公文中主題詞標引存在的問題及解決措施

公文中主題詞標引存在的問題及解決措施［摘要］公文主題詞是公文版記要素之一。正確標引便于揭示公文的內(nèi)容和形式，便于歸檔和查詢，也便于辦公自動化和公文處理的規(guī)范化。在實際使用中，卻存在著對標注不重視、標準不統(tǒng)一、標引不規(guī)范等很多問題。本文通過對應用現(xiàn)狀的分析，并針對存在的問題及原因提出了相應的解決措施。［關(guān)鍵詞］公文主題詞；標引規(guī)范；應用現(xiàn)狀；應對措施公文主題詞又叫關(guān)鍵詞，也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組［1］。是公文中代表其內(nèi)容和形式特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞和詞組。目前，作為辦公現(xiàn)代化產(chǎn)物的公文主題詞，在實際標引中，卻存在這樣那樣不盡如人意的地方，使得公文執(zhí)行效率降低，處理成本提高，同時還影響到對公文的歸檔、管理和檢索查詢，影響公文的實效性和交互性，也不利于公文處理規(guī)范化和辦公自動化的進程。一、正確使用公文主題詞的必要性和意義公文具有嚴肅性、規(guī)范性、程序性和工具性等特點，它是各部門在進行黨政管理過程中形成的具有制度效力和規(guī)范體式的文書。正確使用公文主題詞便于揭示公文主要內(nèi)容，便于公文歸檔管理、檢索查詢，便于辦公自動化和公文處理的規(guī)范化。三、當前存在的主要問題遵照國標，相關(guān)行業(yè)和部門也編制了內(nèi)部主題詞表，但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則，加之主題詞的應用、制作又在不斷完善、規(guī)范的過程之中，因此在各級公文主題詞應用和制作中出現(xiàn)很多問題，結(jié)合工作實際，筆者歸納為3個方面：1.不標注公文主題詞。主要表現(xiàn)在下行文時，出于標注者主觀上的原因，不進行標引。2.標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)一是隨意將標題字面進行簡單組配，二是使用表外詞，三是類別詞、類屬詞順序混亂不清，四是詞目過多等。例一，××市人事局、財政局、紀檢委、監(jiān)察局2004年文件“關(guān)于調(diào)整紀檢監(jiān)察辦案人員補貼標準的補充通知”，其主題詞隨意標注為“調(diào)整”、“辦案補貼”、“通知”；例二，××學院2006年文件“關(guān)于印發(fā)《××學院實行安全穩(wěn)定責任制與事故責任追究制的規(guī)定》的通知”，其主題詞標注為“學院”、“安全穩(wěn)定”、“責任制”、“責任追究制”、“規(guī)定”，也是沒有分析公文主題內(nèi)容，從標題中自左到右隨意抽出幾個詞進行組配而成。3.標注不準確。主要表現(xiàn)為對公文分析把握不到位，轉(zhuǎn)換不全面，抽象出的主題詞不能準確揭示主題的內(nèi)容和形式。例三，“××市人民政府、××軍分區(qū)關(guān)于做好2004年冬季征兵工作的通知”一文的主題詞是“軍事”、“征兵工作”、“通知”。根據(jù)國標規(guī)定，抽象出的類別詞標注為“軍事”是不準確的，它只能作為類屬詞。顯然標注者對規(guī)范缺乏了解。正確的應是“國防”、“軍事”、“征兵”、“通知”。例四，“××市人民政府關(guān)于公布第四批取消和第二批調(diào)整的市級政法部門行政審批事項的通知”的主題詞是“行政許可”、“取消”、“調(diào)整”、“通知”，抽象出的主題詞是不準確的，其作為類別詞的“行政許可”在主題詞表中找不到，正確的應該是“行政事務(wù)”、“審批”、“取消”、“調(diào)整”、“通知”。例五，××省教育廳2005年文件“省教育廳關(guān)于舉辦××省第二屆大學生藝術(shù)節(jié)藝術(shù)教育科學論文報告會暨2005年××高校藝術(shù)教育論壇的通知”的主題詞為“高?！?、“大學生”、“藝術(shù)”、“活動”、“通知”，正確的標注應該是“高校”、“藝術(shù)教育”、“科研成果”、“通知”，錯誤的原因除隨意標題字面組配外，對整個文件的主要內(nèi)容是沒有全面把握的，文件核心內(nèi)容主要是強調(diào)“藝術(shù)教育的科研成果”，“藝術(shù)”一詞不存在于主題詞表中，也不能完全代替文件內(nèi)容的“藝術(shù)教育”，“科研成果”這個類別詞沒有抽象出來，簡單的一個“活動”不能說明文件內(nèi)容，而且“大學生”從屬于高校。標注無疑是不準確的。四、原因分析(一)不標注的原因1.由于主體是公文的主要組成部分，占據(jù)版心的大部分位置，主體對公文質(zhì)量的好壞起著決定性的作用，因此許多人過分強調(diào)公文主體的完整性、規(guī)范性和用詞的準確性，認為一份公文只要具備公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、發(fā)文印章和附注等7個要素，就是完整合格的公文。出于這個觀念，很多人不能清醒地認識公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用，忽略了主題詞存在的必要性和重要性，認為主題詞和公文的關(guān)系不大，標與不標、標對標錯無關(guān)緊要。恰恰相反，缺少了眉首和版記，無論七要素如何完整，行文如何準確流暢，它首先是不完整的公文，就不可能合格和規(guī)范［6］。2.覺得按照主題詞表來標引過于麻煩，或者為圖省事，使得制發(fā)的公文只有主體部分，沒有主題詞，或者上行文不得已使用主題詞，下行文時主題詞長期不用或完全消失。（二）標注不規(guī)范的原因1.標注的主題詞不是在相關(guān)的公文主題詞表中選定的，而是根據(jù)標注者的意愿，隨便在文件中抽出幾個詞匯來標注。這種情況比較普遍，如例一。2.也有很多人依據(jù)公文的標題，從前向后依次標引。這是產(chǎn)生不規(guī)范的主要原因。如例二錯誤的原因是沒有掌握公文的主題內(nèi)容和主題詞的體系結(jié)構(gòu)，不清楚主題詞的作用和意義，隨意而盲目地把標題完整地搬到后面作為主題詞來標引。很顯然，作為一個學院的下行文也好，上行文也好，“學院”是不能作為主題詞標注的。3.在實際的標注中，還不同程度地存在標注詞目過多和位置放置錯誤等情況存在，這也屬于標注的不規(guī)范。4.各行業(yè)使用各自的主題詞表，在為標引者提供便利的同時，又會因為主題詞表種類多，使標引者不知如何選擇，也是形成標注不統(tǒng)一、不規(guī)范的原因［5］34。（三）標注不準確的原因1.標注者對文件理解不深，抽象出的主題概念不準。2.實際工作經(jīng)驗不足，對主題詞的標注規(guī)則缺乏了解，造成標注的主題詞缺乏準確性和一致性，這是造成標注不準確的關(guān)鍵原因。如例一，根據(jù)國務(wù)院公文主題詞表明確規(guī)定標引順序是“先標類別詞，再標類屬詞，在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞”的規(guī)定，“調(diào)整”肯定不能作為類別詞，“辦案補貼”作為類屬詞也不完整，正確的類別詞應為“財政”，類屬詞中作為文件內(nèi)容的為“辦案補貼”、作為文件形式的應該是“調(diào)整”，最后標注作為文種的“通知”。例三、四、五均是標注不準確的典型例子。五、解決問題的措施及要求（一）高度重視對主題詞的正確標引隨著信息社會的飛速發(fā)展，各單位對內(nèi)對外事務(wù)的加大，信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，公文使用頻率的增強和管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，各級各單位領(lǐng)導，特別是主管公文制發(fā)的部門和工作人員，應高度重視公文主題詞標注工作。1.主管公文制發(fā)部門的領(lǐng)導把主題詞標注水平作為衡量公文制作質(zhì)量的一條重要標準，并以此評判公文制作者的工作能力［7］127，杜絕標注的隨意性，保證標注的準確性和一致性。2.制定統(tǒng)一的內(nèi)部公文主題詞表和標注規(guī)則。各單位除參照國務(wù)院公文主題詞表和本行業(yè)試用的公文主題詞表外，應該根據(jù)自身的特色和需要，制定內(nèi)部通用的公文主題詞，并根據(jù)發(fā)展和需要，及時增補和刪減詞目，便于單位內(nèi)部各部門遵照使用。目前一些行業(yè)如教育部門等已制定了屬于自己的公文主題詞表。3.建立先進的內(nèi)網(wǎng)公文檢索體系。標引公文主題詞是建立機關(guān)辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件，應由各單位辦公室公文制發(fā)部門和檔案管理部門聯(lián)合，按規(guī)范的公文主題詞建立一致、先進的公文檢索體系，有利于在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件，輔助領(lǐng)導同志決策，便于各部門工作人員查詢使用。主題詞檢索方法可以彌補分類檢索方法的不足，使檢索更自由，查找跨度更大。4.加強對文秘人員的培訓。為提高公文主題詞標引的質(zhì)量和公文的整體水平，各部門應每年定期對各級文秘人員和檔案管理人員開展公文處理業(yè)務(wù)培訓，使其掌握正確的標注方法，熟悉相關(guān)規(guī)則和要求，準確規(guī)范標注主題詞。如本文例二，掌握該公文的主要內(nèi)容并參照《國務(wù)院公文主題詞表》和《教育部公文主題詞表》（試行）正確的應為“學校管理”、“綜合治理”、“安全事故”、“責任追究”、“規(guī)定”。其中“安全事故”、“責任追究”在主題詞表中找不出來，規(guī)范的還應在這兩個詞下面加上“△”，并把它加到本單位制定的公文主題詞表中。針對多文種情況，如例二“規(guī)定”要標注，否則只標第二個文種“通知”即可。5.保證文秘和檔案人員的相對穩(wěn)定性，以保證公文處理的連續(xù)性，也是保障公文主題詞標引規(guī)范化的有效途徑。（二）具體工作人員要加強學習，加強責任心，熟練掌握正確標引規(guī)范和方法，提高標注水平1.提高對公文主題詞嚴肅性的認識。對于公文制作者而言，主題詞標注之前，首先應理解公文的主題，即主要內(nèi)容，不能圖省事隨便從標題中選取幾個詞完事，也不能隨意從文中抽出幾個詞來隨意組合，要在先把握公文主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上參照規(guī)范再行標注。一旦標注完成后不要隨意改變。2.增強公文工作的責任感，提高對主題詞重要性和必要性的認識，各單位公文制作者要把公文主題詞標注工作當作責無旁貸的分內(nèi)事，把主題詞當作公文的完整要素規(guī)范標注，不斷提高標注工作水平［7］128。3.熟練掌握標引規(guī)范，分工負責。公文制作者要熟練掌握國務(wù)院、本行業(yè)和單位內(nèi)部的標引規(guī)范和要求，嚴格遵照規(guī)范要求，認真標注。標引的每個主題詞，必須從公文主題詞表中選用最專指、最恰當?shù)脑~或詞組，一般不得采用主題詞表以外的詞或詞組；負責計算機技術(shù)的文秘人員應根據(jù)主題詞建立文件主題檢索系統(tǒng)，并及時上傳內(nèi)部網(wǎng)；而檔案管理人員應嚴格按照主題詞對文件進行分類管理。4.加強學習和積累，不斷提高標注業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。主題詞標注工作是個系統(tǒng)、繁瑣，又在不斷發(fā)生變化的工作，因此，具體的工作人員除了要懂公文制作基礎(chǔ)知識，學習標注規(guī)范外，還要不斷加強政治理論、行業(yè)管理及相關(guān)知識的學