職位說明書結構

職位說明書的結構

編制方法

工作設計第四課：目錄職位說明書的結構職位說明書的編制方法工作分析職位說明書（JobDescriptionbooklet）也稱職務說明書，崗位說明書是對企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度和考核評價等內(nèi)容給予的定義性說明。它是職務分析的結果，是經(jīng)職務分析形成的書面文件。職位說明書的構成主要由兩個方面構成：職位描述：主要對職位的工作內(nèi)容進行概括

工作規(guī)范：主要對任職人員的標準和規(guī)范進行概括完整的職位說明書職位標識職位概要履行職責業(yè)績標準工作關系使用設備工作的環(huán)境和工作條件任職資格2.工作規(guī)范其他方面1.職位描述職位標識：職位編號——編號HR-03-06，其中HR表示人力資源部，03表示主管級，06表示人力資源部全部員工的順序編號。

職位薪點——確定該職位基本工資標準的基礎。職位名稱所屬部門直接上級職位概要用一句或者幾句比較簡練的話來說明這一職位的主要工作職責。例子：例如人力資源部經(jīng)理的職位概要可以這樣描述，“制定、實施公司的人力資源戰(zhàn)略和年度規(guī)劃，主持制定完善人力資源管理制度以及相關政策，指導解決公司人力資源管理中存在的問題，努力提高員工的績效水平和工作滿意度，塑造一支敬職敬業(yè)、團隊協(xié)助的員工隊伍，為實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標和戰(zhàn)略意圖提供人力資源支持。”

履行職責：就是職位概要的具體細化，要描述出這一職位承擔的職責以及每項職責的主要任務活動。業(yè)績標準：就是職位上每項職責工作業(yè)績的衡量要素和衡量標準，衡量要素是指對于每項職責，應當從哪些方面來衡量它是完成的好還是完成的不好；衡量標準則是指這些要素必須達到的最低要求，這一標準可以是具體的數(shù)字，也可以是百分比。例如：對于銷售經(jīng)理這一職位，工作完成的好壞主要表現(xiàn)在銷售收入、銷售成本方面，因此它的業(yè)績衡量要素就是銷售收入和銷售成本；只有收入要達到多少、成本要控制在多少就屬于衡量標準的范疇了，可以規(guī)定銷售收入每月100萬元，銷售成本每月30萬元。再比如對于人力資源的薪酬主管，衡量其工作完成的好壞主要看薪酬發(fā)放是否準確、及時，因此其業(yè)績要素就是薪酬發(fā)放的準確率和及時性；至于準確率要達到多少、及時性如何表示就是衡量標準的范疇了，可以規(guī)定準確率要達到98％，薪酬遲發(fā)的時間最多不能超過2天。例如：人力資源經(jīng)理的業(yè)績標準包括員工滿意度、空崗率、培訓計劃完成率等。工作關系：主要是指某一職位在正常工作的情況下主要與企業(yè)內(nèi)部哪些部門和哪些職位發(fā)生工作關系，以及需要于企業(yè)外部哪些部門和人員發(fā)生工作關系。使用設備：就是工作過程中需要使用的各種儀器、工具、設備等等。工作的環(huán)境和工作條件：包括工作的時間要求、工作的地點要求、工作的物理環(huán)境條件等等。任職資格一般來說任職資格應包括以下幾項內(nèi)容：學歷及專業(yè)要求所需資格證書經(jīng)驗：一般經(jīng)驗、專業(yè)經(jīng)驗、管理經(jīng)驗知識：基礎知識、業(yè)務知識、政策知識、相關知識技能要求：即完成本崗位工作所需要的專業(yè)技術水平一般能力要求：如計劃、協(xié)調(diào)、實施、組織、控制、領導、沖突管理、公共關系、信息管理等能力及需求強度個性要求：如情緒穩(wěn)定性、責任心、外向、內(nèi)向、支配性、主動性等性向特點招聘專員的任職資格職務名稱：招聘專員所屬部門：人力資源部職務代碼：XL-HR-021工資等級：9～13直接上級職務：人力資源部經(jīng)理一、知識和技能要求1、學歷要求：本科及以上2、工作經(jīng)驗：3年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗3、專業(yè)背景：從事人力資源招聘工作2年以上4、英文水平：達到國家四級水平5、計算機水平：熟練使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、語言表達能力：能夠準確、清晰、生動地向應聘者介紹企業(yè)情況；準確、巧妙地解答應聘者提出的各種問題2、文字表述能力：能夠準確、快速地將希望表達的內(nèi)容用文字表述出來，對文字描述很敏感3、觀察能力：能夠很快的把握應聘者的心理4、處理事務能力：能夠?qū)⒍囗棽⑿械氖聞瞻才诺镁袟l三、綜合素質(zhì)1、有良好的職業(yè)道德，能夠保守企業(yè)人事秘密2、獨立工作能力強，能夠獨立完成布置招聘會場、接待應聘人員、應聘者非智力因素評價等任務3、工作認真細心，能準確的把握同行業(yè)的招聘情況四、其他要求1、能夠隨時出差2、假期一般不超過一個月職位說明書編寫職務說明書的寫作應該使用簡潔的、直接的方法和語言，充分反映出職務的特征。編寫內(nèi)容要：清晰——避免使用原則性的評價，專業(yè)難懂詞匯須解釋清楚。

具體——在措詞上，應盡量選用一些具體的動詞，如“安裝”、“加工”、“傳遞”、“分析”、“設計”等?？烧{(diào)整性——內(nèi)容可根據(jù)崗位分析目的進行調(diào)整，可簡可繁。對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作。不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設定崗位需要。針對崗位而不是人。歸納而非羅列。招聘助理的職務說明書職務頭銜：招聘助理部門：人力資源管理部職務陳述：在員工招聘、選拔、測量、定向、轉(zhuǎn)移、員工人力資源檔案的保存領域，完成專業(yè)的人力資源工作。在完成指派工作中有義務執(zhí)行創(chuàng)造性的和獨立判斷。崗位職責：1、制訂招聘計劃，交主管人員審核2、準備招聘文件和招聘廣告3、檢查郵寄的申請書和履歷表初步篩選申請人4、準備與安排面試5、對申請人進行背景調(diào)查等甄別工作6、在招聘方面與地區(qū)經(jīng)理日常工作關系7、評估招聘活動8、執(zhí)行由人力資源經(jīng)理安排的有關事項任職資格：1、大專或本科，人力資源管理，企業(yè)行政或工業(yè)心理學；或在經(jīng)驗、教育、和訓練方面與此相同。2、具備選拔和人事安排的知識3、書面和口頭的表達能力4、獨立計劃和組織自己活動的能力5、人力資源計算機應用的知識要編制一個崗位的職業(yè)說明書對這個崗位進行全面的了解，這就要求我們必須對該崗位進行職位分析，即工作分析。那么：什么是工作分析？工作分析的含義

工作分析是指了解組織內(nèi)的一種職位并以一種格式把與這種職位有關的信息描述出來，從而使其他人能了解這種職位的過程。工作分析提供的信息可以用6W1H1S來概括，具體如下：Who，誰來完成這些工作？When，工作的時間安排是什么？What，這一職位的具體工作內(nèi)容是什么？Where，這些工作在哪里進行？Why，從事這些工作的目的是什么？How，如何進行這些工作？Forwho，這些工作的服務對象是誰？Skill，所需技術如何(程度)？工作分析的作用1、工作分析為人力資源開發(fā)與管理活動提供依據(jù)為人力資源規(guī)劃提供了必要的信息；為人員的招聘錄用提供了明確的標準；為人員的培訓開發(fā)提供了明確的依據(jù)；為科學的績效管理提供了幫助；為制定公平合理的薪酬政策奠定了基礎；2、工作分析為組織職能的實現(xiàn)奠定基礎1）通過工作分析，有助于員工本人反省和審查自己的工作內(nèi)容和工作行為，以幫助員工自覺主動地尋找工作中存在的問題，圓滿實現(xiàn)職位對于組織的貢獻；2）在工作分析過程中，人力資源管理人員能夠充分地了解組織經(jīng)營的各個重要業(yè)務環(huán)節(jié)和業(yè)務流程，從而有助于人力資源管理職能真正上升到戰(zhàn)略地位；3）借助于工作分析，可以發(fā)現(xiàn)職位之間的職責交叉和職責空缺現(xiàn)象，并通過職位及時調(diào)整，提高組織的協(xié)同效應。工作分析的系統(tǒng)模型工作分析的方法主要有：問卷調(diào)查法訪談法觀察法工作日記法資料分析法任務調(diào)查表法關鍵事件法工作實踐法問卷調(diào)查法是工作分析中最常用的一種方法，由有關人員事先設計出一套職務分析的問卷，由工作的員工來填寫問卷，也可由工作分析人員填寫，最后再將問卷加以歸納分析，做好詳細的記錄，并據(jù)此寫出工作職務描述。優(yōu)點：能夠從眾多員工處迅速得到信息，節(jié)省時間和人力，費用員工填寫工作信息的時間較為寬裕，不會影響工作時間適用于在短時間內(nèi)對大量人員進行調(diào)查的情形結構化問卷所得到的結果可由計算機處理缺點：問卷的設計需要花費時間、人力和物力，費用較高單向溝通方式，所提問題可能不為員工理解造成誤會填寫者不認真填寫，影響調(diào)查的質(zhì)量問卷調(diào)查法訪談法訪談法又稱為面談法，是一種應用最為廣泛的職務分析方法。是指工作分析人員就某一職務或者職位面對面地詢問任職者、主管、專家等人對工作的意見和看法。優(yōu)點：被廣泛采用、能相對簡單、便捷的搜集信息適用面較廣經(jīng)常被作為其他信息收集方法的輔助能探察到一些管理層不知曉的內(nèi)容（如工作態(tài)度和工作動機）能拉近訪談者與員工的關系缺點：對訪談者技巧要求高，不能作為工作分析的唯一方法。打斷被訪問人員的正常工作，有可能造成生產(chǎn)的損失;可能會因問題不夠明確或不夠準確而造成雙方誤解或信息失真觀察法是一種傳統(tǒng)的職務分析方法，指的是工作分析人員直接到工作現(xiàn)場，針對特定對象（一個或多個任職者）的作業(yè)活動進行觀察，收集、記錄有關工作的內(nèi)容、工作間的相互關系、人與工作的關系以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖標形式記錄下來，然后進行分析與歸納總結的方法。優(yōu)點：操作較靈活、簡單易行，直觀、真實給崗位分析人員直接的感受能獲得的較準確的信息可以了解廣泛的信息，如工作活動內(nèi)容、工作中的正式非正式行為，工作人員的士氣等缺點：適用范圍較小耗時長容易對員工工作產(chǎn)生干擾觀察法工作日記法工作日志法又稱工作寫實法，指任職者按時間順序詳細記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程，然后經(jīng)過歸納、分析，達到工作分析的目的的一種方法。為降低工作分析的成本，應當盡量利用原有資料，例如責任制人本等人事文件，以對每個項工作的任務、責任、權利、工作負荷、任職資格等有一個大致的了解，為進一步調(diào)查、分析奠定基礎。資料分析法任務調(diào)查表法任務調(diào)查表法是通過發(fā)放任務調(diào)查表獲得的與工作相關的數(shù)據(jù)和信息進行分析的方法。任務調(diào)查表法是用來收集工作信息或職業(yè)信息的調(diào)查表，該調(diào)查表上列明了每一條檢查項目或評定項目，形成了任務或工作活動一覽表，其內(nèi)容包括所要完成的任務、判斷的難易程度、學習時間、與整體績效的關系等。關鍵事件法關鍵事件法要求分析人員、管理人員、本崗位員工，將工作過程中的“關鍵事件”詳細地加以記錄，可在大量收集信息后，對崗位的特征要求進行分析研究的方法（關鍵事件是使工作成功或失敗的行為特征或事件，如成功與失敗、盈利或與虧損、高效與低產(chǎn)等）。缺點：收集、歸納事例并加以分類要耗費大量時間很難對平均的工作行為形成總的概念工作實踐法工作實踐法是分析人員親自從事所要分