訂單跟蹤管理辦法

訂單跟蹤管理辦法制度名稱 訂單跟蹤管理辦法

受控狀編 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 編修部第1章總則第1條 目的為促進(jìn)訂單正常執(zhí)行，滿足公司物資需求，保持合理的庫存量，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。第2條 適用范圍本辦法適用于公司采購部所有采購訂單的跟蹤工作。第2章訂單跟蹤的重點(diǎn)及內(nèi)第3條 區(qū)分重點(diǎn)跟蹤對象1．對于一般供應(yīng)商，采取定期和不定期檢查的方式。對于那些長期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行訂單跟蹤或減少跟蹤工作量。對一些重要或緊急的采購單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤第4條 訂單狀態(tài)監(jiān)督1．采購跟單員需跟蹤掌握供應(yīng)商生產(chǎn)或備貨過程。如供應(yīng)商備貨中途出現(xiàn)相關(guān)變更的，需立刻解決，不得延誤。解決疑難問題，保證物資供應(yīng)及時。采購跟單員需及時跟蹤物資運(yùn)輸過程，確保及時進(jìn)行到貨檢驗(yàn)和入庫工作第5條 物資檢驗(yàn)跟蹤跟單員確定到貨日期，通知質(zhì)量管理部檢驗(yàn)人員進(jìn)行物資檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題時應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系并協(xié)商處理檢驗(yàn)問題。第6條 物資入庫跟蹤采購跟單員負(fù)責(zé)收貨接收工作，參與辦理物資入庫第7條 付款跟蹤采購部按照合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款。采購跟單員進(jìn)行付款跟蹤，督促付款人員按合同約定辦理。第3章催貨管理第8條 明確催貨目的催貨的目的是使供應(yīng)商在必要的時期送達(dá)所采購的物料，使公司的經(jīng)營成本降低第9條 催貨方法采購跟單員在跟單催貨作業(yè)時，可采用以下四種方法。訂單跟催。按訂單預(yù)定的到貨日期提前一定時間進(jìn)行跟催。聯(lián)單法。將訂單按日期順序排列，提前一定時間進(jìn)行跟催。統(tǒng)計(jì)法。將訂單統(tǒng)計(jì)成報表，提前一定時間進(jìn)行跟催。定期跟催。每周固定時間將跟催的訂單進(jìn)行整理，打印成報表，定期統(tǒng)一跟催第10條 進(jìn)度落后處理如果供應(yīng)商沒有按時交貨，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，采購部跟單員應(yīng)該采取以下措施。具體如下圖所示。◎聯(lián)系供應(yīng)商，獲得確切的交貨時間◎及時通知需求部門準(zhǔn)確的到貨時間處理 ◎咨詢技術(shù)人員、材料工程師等，看有無可替代物措施 ◎供應(yīng)商交貨超期或質(zhì)量差，且短期內(nèi)無法改善的，采購部應(yīng)該尋求其它供應(yīng)貨源◎?qū)嵤┚o急采購作業(yè)交貨進(jìn)度落后所采取的措施第4章供應(yīng)商跟蹤管理第11條 供應(yīng)商交貨狀況分析供應(yīng)商交貨基本狀況一覽表編號：日期：年月日序供應(yīng)商供應(yīng)商名稱所屬交貨合格特采退貨交貨號1編號（簡稱）行業(yè)批數(shù)批數(shù)批數(shù)批數(shù)評分223審核人：填表人：第12條 供應(yīng)商獎懲措施1．給予按時或提早交貨的供應(yīng)商一定的獎勵，如比較優(yōu)厚的付款條件等。2．在采購合同中，盡可能地加重對供應(yīng)商違約或單方面解約的懲罰。第13條 跟單注意事項(xiàng)跟單員必須保持對供應(yīng)商的尊重，在跟單與催貨的過程中，必須注意自己的言行舉止，自覺維護(hù)公司的良好形象。5章附則第14條 本辦法由采購部制定