第4章電子表格軟件Excel2003

第4章電子表格軟件Excel2003

Excel2003中文版是一個功能強大的數據處理軟件，它具有強大的數據計算與分析功能，可以把數據通過各種統(tǒng)計圖的形式形象地表示出來，被廣泛地應用于財務、金融、經濟、審計和統(tǒng)計等眾多領域。學習目標了解和掌握Excel

2003的基礎知識與基本操作1掌握工作表的建立、編輯以及格式化操作2掌握公式和函數的使用33掌握圖表處理操作4掌握數據庫的應用354.1Excel2003概述4.1.1Excel2003的基本功能4.1.2Excel2003的窗口組成4.1.3管理工作簿Excel20034.1.1Excel2003的基本功能主要功能:表格制作圖表制作數據庫管理4.1.2Excel2003的窗口組成啟動Excel2003通過“開始”→“所有程序”→“MicrosofeOffice”→“MicrosofeOfficeExcel2003”啟動Excel或直接雙擊桌面Excel的快捷圖標，啟動Excel4.1.2Excel2003的窗口組成工作區(qū)控制菜單圖標標題欄常用、格式工具欄編輯欄活動單元格列命令菜單名稱框單元格狀態(tài)欄任務窗格行工作表滾動條4.1.2Excel2003的窗口組成工作簿與工作表工作簿 工作簿是指在Excel環(huán)境中用來存儲并處理工作數據的文件。工作表 工作表是指由“65,536”個行和“256”個列所構成的一個表格。4.1.2Excel2003的窗口組成單元格及區(qū)域單元格是指表格中的一個格子。每個單元格都有自己的行列位子（或稱坐標），單元格的坐標表示方法是：列標+行號。列號：用A、B…AA、AB...IV等表示

EXCEL最多256列行號：用1、2、3…等表示

EXCEL最多65536行注意：先列后行4.1.2Excel2003的窗口組成單元格及區(qū)域通常單元格坐標有三種表示方法：⑴相對坐標（或稱相對地址）：如A1⑵絕對坐標（或稱絕對地址）：如$A$1

⑶混合坐標（或稱混合地址）：如$A1,A$14.1.2Excel2003的窗口組成單元格及區(qū)域區(qū)域是指矩形狀的若干相鄰單元格區(qū)域的表示：對角地址，中間用“:”相隔。例如：a1:c3范例-區(qū)域的概念4.1.2Excel2003的窗口組成使用工具欄工具欄是菜單命令的圖形化形式。用戶只需單擊工具欄中的按鈕，即可快速訪問命令和功能。系統(tǒng)默認顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄顯示或隱藏某個工具欄，請選擇“視圖”菜單中的“工具欄”命令，在“工具欄”級聯菜單中有復選標記的項正顯示在屏幕上。4.1.2Excel2003的窗口組成獲得幫助Excel提供了強大的聯機幫助功能，能夠幫助用戶隨時解決工作中遇到的疑難問題。獲得Excel幫助的常用三種方法：單擊“幫助→MicrosoftExcel幫助”單擊常用工具欄上的“MicrosoftExcel幫助”按鈕按鍵盤上的F1鍵4.1.2Excel2003的窗口組成退出中文Excel可用下列方法之一退出Excel：選擇“文件”菜單中的“退出”命令。按[Alt＋F4]鍵。雙擊Excel標題欄左上角的控制菜單按鈕。單擊Excel標題欄右上角的（關閉）按鈕。

4.1.3管理工作簿工作表的操作BGDEA切換工作表插入工作表重命名工作表復制工作表隱藏/顯示工作表C刪除工作表F移動工作表范例-管理工作簿4.2建立工作表4.2.1選定單元格4.2.2輸入數據4.2.3編輯單元格4.2.4數據輸入的技巧建立工作表4.2.1選定單元格在工作表中，每一個單元格保存有一個數據，當用戶向工作表的單元格輸入數據時，首先需要激活這些單元格。Excel內單元格指針的移動有多種方式:在顯示范圍內移動利用名字框移動使用定位命令使用鍵盤移動(表4-1)

4.2.2輸入數據數據的分類BECDA字符型數據日期型數據數值型數據公式序列數4.2.2輸入數據

1.輸入字符型數據Excel2003中的文字通常是指字符或者是任何數字和字符的組合。輸入文字的默認對齊方式是：單元格內靠左對齊。注：對于全部由數字組成的字符串，在這些輸入項前添加單引號，以避免被Excel誤認為是數字型數據。范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

2.輸入日期型數據在Excel2003中，日期和時間均按數字處理，工作表中日期或時間的顯示取決于單元格中所用的數字格式。如果Excel能夠識別出所鍵入的是日期和時間，則單元格的格式將由“常規(guī)”數字格式變?yōu)閮炔康娜掌诨驎r間格式。如果Excel不能識別當前的輸入的日期或時間，則作為文本處理。日期格式：年/月/日或年-月-日時間格式：時:分:秒范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

3.輸入數值型數據有效數字只能包含“0～9十一（）/$％.Ee”等字符。輸入數字時，默認對齊方式為沿單元格右邊對齊。輸入數據時請參照規(guī)則：分隔千分位：用逗號相隔。負數：在數字前加一個負號（-），或者將數字置于括號內。例如，輸入“-20”和“（20）”都可在單元格中得到-20。正數：忽略數字前面的正號（+)。分數(如2/3):先輸入“0”及一個空格，然后輸入“2/3”。范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

4.輸入序列數在輸入一張工作表的時候，可能經常遇到一些輸入一個序列數字的情況。在成績表中，學號是一個序列數；對于一個工資表，工資序號是個序列數；對于一個周銷售統(tǒng)計表來講，每周的每一天是一個日期序列等等。對于這些特殊的數據序列，它們都有一定的特殊規(guī)律。要在每一個單元格中輸入這些數據不僅很煩瑣，而且還會降低工作效率。但使用Excel2003中的“填充”功能，可以非常輕松地完成這一過去很繁瑣的工作。

范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

4.輸入序列數（1）使用命令執(zhí)行“編輯”→“填充”→“序列”命令范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

4.輸入序列數（2）使用鼠標拖動在單元格的右下角有一個填充柄，可以通過拖動填充柄來填充一個數據?？梢詫⑻畛浔蛏?、下、左、右四個方向拖動，以填入數據。其操作方法是：將光標指向單元格填充柄，當指針變成十字光標后，沿著要填充的方向拖動填充柄。松開鼠標按鈕時，數據便填入區(qū)域中。

范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

4.輸入序列數（3）建立自定義序列對于需要經常使用特殊的數據系列，例如產品的清單或中文序列號，可以將其定義為一個序列，這樣，當使用“自動填充”功能時，就可以將數據自動輸入到工作表中。例如：請在自定義序列庫中添加微機硬件名稱序列：主機、顯示器、鍵盤、鼠標范例1-自定義序列4.2.2輸入數據

5.輸入公式在輸入公式時是以一個等號（=）作為開頭。公式中可以包含有：各種運算符號、常量、變量、函數以及單元格引用等。范例1-建立工作表4.2.2輸入數據

5.輸入公式例如：打開“建立工作表”工作表在G4中，輸入=C4+D4+E4+F4按【Enter】,完成第1個同學總分的計算把光標移至G4填充柄的位置，按鼠標左鍵，拖拽至G13單元格，完成所有同學總分的計算

范例1-建立工作表4.2.3編輯單元格

1.編輯單元格數據編輯單元格的所有內容編輯單元格中的部分內容

范例1-編輯4.2.3編輯單元格

2.移動剪切是指把工作表中選定單元格或區(qū)域中的內容復制到目的單元格或區(qū)域中，然后清除源單元格或區(qū)域中的內容，即通常所說的移動數據。利用“剪切”和“粘貼”菜單命令移動數據利用鼠標移動數據

范例1-移動和復制4.2.3編輯單元格

3.復制復制是指把工作表中選定單元格或區(qū)域中的內容復制到目的單元格或區(qū)域中，但源單元格或區(qū)域中的內容并不清除。利用“復制”和“粘貼”菜單命令復制數據選擇性粘貼利用鼠標復制數據

范例1-移動和復制、選擇性粘貼4.2.3編輯單元格

4.清除單元格清除單元格是指刪除單元格中的信息。利用Delete鍵清除單元格的內容利用“清除”菜單命令清除單元格

“編輯”→“清除”

范例1-刪除清除4.2.3編輯單元格

5.刪除單元格刪除單元格是指把單元格真正地從工作表中刪除，而清除單元格只是清除單元格中的信息，但單元格本身還是保留不動的。打個比方，“刪除”命令像個剪刀，而“清除”命令像塊橡皮。刪除單個單元格或區(qū)域刪除整行和整列

“編輯”→“刪除”范例1-刪除清除4.2.3編輯單元格

6.插入單元格插入單個單元格或區(qū)域

“插入”→“單元格”插入整行和整列

“插入”→“行”“插入”→“列”

范例1-插入4.2.3編輯單元格

7.添加批注對工作表中一些復雜的公式或者特殊的單元格可以加入數據批注。給單元格添加批注

“插入”→“批注”隱藏或顯示批注及其標識符

“工具”→“選項”→“視圖”范例1-添加批注4.2.4數據輸入的技巧

1.同時對多個單元格輸入相同的數據如果要對多個單元格輸入相同的數據，其步驟為：選定要輸入數據的單元格區(qū)域。輸入數據同時按下[Ctrl+Enter]。范例1-輸入4.2.4數據輸入的技巧

2.同時對多個表輸入數據當在多個工作表中的單元格具有相同的數據時，我們可以將其選定為工作表組，之后在其中的一張工作表中輸入數據后，輸入的內容就會反映到其它選定的工作表中。

4.2.4數據輸入的技巧

3.數據有效性的設置在Excel2003中設置了對輸入增加提示信息與數據有效檢驗功能。方法：數據－有效性

4.2.5任務1建立學生成績表建立下圖所示的學生成績表

4.2.5任務1建立學生成績表要求在D3:G22中輸入分數時給出科目的提示，同時進行數據有效性效驗；對C3:C22區(qū)域給出“材料物理，科學教育，通信工程”的下拉列表選擇。操作步驟如下：①選定區(qū)域D3:D22。②執(zhí)行“數據”→“有效數據”命令，出現對話框。4.2.5任務1建立學生成績表操作步驟如下：③單擊“設置”選項卡，在有效條件的列表框上單擊，選擇需要的類型：“整數”。④單擊“輸入信息”選項卡，設置為如圖4-16的結果。⑤單擊“錯誤警告”選項卡，并完成如圖4-17的設置。⑥單擊“確定”按鈕。4.2.5任務1建立學生成績表為單元格增加下拉列表選擇的操作步驟：①選定單元格C3:C22。②執(zhí)行“數據”→“有效數據”命令，出現對話框。③在“允許”欄選“序列”，在來源欄輸入“材料物理，科學教育，通信工程”。④單擊“輸入信息”選項卡，在“輸入信息”欄輸入“從列表中選擇專業(yè)”。⑤按“確定”按鈕。4.3格式化工作表創(chuàng)建的工作表在外觀上是平淡的，千篇一律的字體，單一的顏色，標題和合計之類的文字不夠醒目和突出等。因此要創(chuàng)造一個醒目、美觀的工作表就要對工作進行格式化。工作表的格式化包括數字格式、對齊方式、字體設置等。

4.3格式化工作表

4.３.1

設置數字格式

4.３.3

設置文本和單元格格式

4.３.4

設置文本的對齊方式

4.３.5

設置列寬和行高4.３.6邊框線設置美化工作表4.３.7設置單元格的底紋和圖案4.３.8自動套用格式

4.３.2

條件格式4.３.1設置數字格式

Excel提供了大量的數字格式，例如，可以將數字格式成帶有貨幣符號的形式、多個小數位數，百分數或者科學記數法等。使用“格式”工具欄快速格式化數字“格式”

貨幣樣式百分比樣式千位分隔樣式增加/減少小數位數范例2-數字格式化4.３.1設置數字格式使用“單元格格式”對話框設置數字格式

“格式”→“單元格”→“數字”

范例2-數字格式化4.３.1設置數字格式設置日期和時間格式“格式”→“單元格”→ “數字”→“日期”/“時間”

范例2-日期4.３.1設置數字格式隱藏零值或單元格數據*默認情況下，零值顯示為“0”?？梢愿倪x項使工作表中所有值為零的單元格都成為空白單元格，也可通過設置某些選定單元格的格式來隱藏“0”。實際上，通過格式設置可以隱藏單元格中的任何數據。

“格式”→“單元格”→ “數字”→“自定義”隱藏零值，在“類型”框中輸入“0;0;;@”；隱藏所有數值，在“類型”框中輸入“；；；”（三個分號）。4.３.2

條件格式在Excel2003中，為用戶提供了條件格式，它使用戶可以根據單元格的內容有選擇地和自動地應用單元格的格式，避免人工處理時繁瑣、重復的操作。

“格式”→“條件格式”

范例2-條件格式4.３.3設置文本和單元格格式使用工具欄按鈕設置文本外觀

字體字號字型顏色范例2-文本4.３.3設置文本和單元格格式利用“單元格格式”對話框設置文本格式“格式”→“單元格”→“字體”

范例2-文本4.３.4設置文本的對齊方式默認情況下，單元格中的文本靠左對齊，數字靠右對齊，邏輯值和錯誤值居中對齊。4.３.4設置文本的對齊方式使用“格式”工具欄設置對齊方式

左對齊居中右對齊合并及居中范例2-文本4.３.4設置文本的對齊方式使用“單元格格式”對話框設置對齊方式

“格式”→“單元格”→“對齊”

范例2-文本4.３.5設置列寬和行高

1.設置列寬方法一：使用鼠標在列標處拖動方法二：“格式”→“列”2.設置行高方法一：使用鼠標在行標處拖動方法二：“格式”→“行”范例2-行高列寬4.３.6

邊框線的設置默認情況下,工作表的單元格是沒有格線的，通過邊框線可以強調某一范圍的數據。利用“邊框”按鈕設置單元格的邊框利用“單元格格式”對話框設置單元格的邊框4.３.6

邊框線的設置利用“邊框”按鈕設置單元格的邊框單擊范例2-邊框14.３.6

邊框線的設置利用“單元格格式”對話框設置單元格的邊框

“格式”→“單元格”→“邊框”第一步：先選樣式和顏色第二步：作用的地方范例2-邊框24.３.7設置單元格的底紋和圖案為單元格設置不同的底紋和圖案，可以突出某些單元格或區(qū)域的顯示效果。利用“填充色”按鈕設置底紋利用“單元格格式”對話框設置圖案和底紋

4.３.7設置單元格的底紋和圖案利用“填充色”按鈕設置底紋

單擊范例2-底紋4.３.6設置單元格的底紋和圖案利用“單元格格式”對話框設置圖案和底紋

“格式”→“單元格”→“圖案”范例2-底紋利用“格式”工具欄中的“填充色”按鈕可以快速為選擇的單元格設置不同的底紋。如果還想為單元格設置不同的圖案，請用該方法。4.３.8自動套用格式在顯示某些表格數據時，可能會經常用到某些固定的表格格式。Exce1提供了17種預定義的標準表格格式，供用戶選用。

“格式”→“自動套用格式”說明：如果我們想保留原表格某些方面的格式，則可單擊“選項”按鈕，清除相應的復選框。范例2-自動套用4.３.9

任務２美化學生成績表對任務一中建立的“學生成績表”進行修飾，使表格既美觀又清晰

4.4公式與函數作為功能強大的電子表格軟件，除了進行一般的表格處理外，最主要的還是它的數據計算功能。在Excel2003中，可以在單元格中輸入公式或者使用Excel提供的函數來完成對工作表數據的計算與分析。Excel2003包含許多內置的公式，稱之為函數。4.4公式與函數4.4.1創(chuàng)建公式4.4.2單元格的引用

4.4.4常用函數公式與函數4.4.3公式中的錯誤信息4.4.1創(chuàng)建公式公式是在工作表中對數據進行分析的等式。它可以對工作表數值進行加法、減法和乘法等運算。公式可以引用同一工作表的單元格，同一工作簿不同工作表中的單元格或者其他工作簿的工作表中的單元格。

4.4.1創(chuàng)建公式1.輸入公式輸入公式時是以一個等號（=）作為開頭。在一個公式中可以包含有各種運算符號、常量、變量、函數以及單元格引用等。公式輸入完畢，在單元格中顯示出計算結果，在編輯欄中仍然顯示當前單元格的公式。

4.4.1創(chuàng)建公式2.編輯公式單擊包含要修改公式的單元格。在編輯欄中對公式進行修改。此時，被公式所引用的所有單元格都以彩色顯示在公式單元格中，使你很容易發(fā)現哪個單元格引用錯了。編輯完畢后，按[Enter]鍵確定。4.4.1創(chuàng)建公式3.公式中的運算符算術運算符文本運算符比較運算符引用運算符4.4.1創(chuàng)建公式算術運算符算術運算符包括加號(+),減號(-),星號(*)，斜杠(/)，百分號(％)以及脫字符(^)注意：公式中{}[]()

范例3-+-4.4.1創(chuàng)建公式文本運算符

文本運算符:&

例如:=“ABC”&“DEF”結果為:“ABCDEF”范例3-連接4.4.1創(chuàng)建公式比較運算符比較運算符可以比較兩個數值并產生邏輯值：TRUE或FALSE。

比較運算符包括=(等于)、<(小于)、>(大于)、<>(不等于)、<=(小于等于)、>=(大于等于)例如:范例3-比較4.4.1創(chuàng)建公式一個引用位置代表工作表上的一個或者一組單元格，引用位置告訴Excel在哪些單元格中查找公式中要用的數值。SUM(C2:E2)C2,D2,E2SUM(A1:A3,D1:D3)A1,A2,A3,D1,D2,D3SUM(B2:D3C1:C4)C2,C3引用運算符4.4.1創(chuàng)建公式運算符的優(yōu)先級(由高到低排列)4.4.2

單元格的引用相對地址引用絕對地址引用混合地址引用三維引用4.4.2

單元格的引用相對地址引用

所謂相對地址是指：如果將含有單元地址的公式復制或移動到別的單元格時，這個公式中的單元格引用將會根據公式移動的相對位置作相應的改變。4.4.2

單元格的引用絕對地址引用

所謂絕對地址引用是指：對于包括絕對引用的公式，無論將公式復制到什么位置，總是引用那些單元格。4.4.2

單元格的引用混合地址引用單元格的混合引用是指公式中參數的行采用相對引用，列采用絕對引用；或列采用絕對引用、行采用相對引用，如$A3，A$3。當含有公式的單元格因插入、復制等原因引起行、列引用的變化，公式中相對引用部分隨公式位置的變化而變化，絕對引用部分不隨公式位置的變化而變化。

4.4.2

單元格的引用混合地址引用4.4.2

單元格的引用三維引用三維引用包含一系列工作表名稱和單元格或單元格區(qū)域引用。三維引用的一般格式為：

“工作表標簽！單元格引用”“[工作簿名稱]工作表標簽！單元格引用”例如，如果想引用“Sheet1”工作表中的單元格B2，則應輸入“Sheetl!B2”。例如，[Book1]Sheet1!B2例如，求Sheet1到Sheet5中區(qū)域A2:A5的和,輸入:=SUM(Sheet1:Sheet5!A2:A5)4.4.3

公式中的錯誤信息輸入計算公式之后，經常會因為輸入錯誤，使系統(tǒng)看不懂該公式，這時系統(tǒng)會在單元格中顯示錯誤信息。4.4.4

函數的使用當用戶在設計一張工作表時，經常要進行一些比較繁雜的運算，因此Excel提供一些可以執(zhí)行特別運算的公式，即函數。為了方便用戶使用，Excel提供了11大類的函數，其中包括數學與三角函數、統(tǒng)計函數、數據庫函數、財務函數、日期與時間函數、邏輯處理函數和字符處理函數等。1統(tǒng)計函數范例3-統(tǒng)計11統(tǒng)計函數（1）求和函數SUM格式:SUM（number1,number2,…）其中:number1，number2等表示參數。功能:計算參數中數值的總和。說明:每個參數可以是數值、單元格引用坐標或函數。例:=SUM（80，70，65，95）

=SUM（B2：E2）

=SUM（B2，E2）

=SUM（B2：E2，B3：E3）范例3-統(tǒng)計11統(tǒng)計函數（2）求平均值函數AVERAGE格式:AVERAGE(number1,number2,…)功能:計算參數中數值的平均值。范例3-統(tǒng)計11統(tǒng)計函數（3）求最大值函數MAX格式:MAX(number1,number2,…)功能:求參數中數值的最大值。（4）求最小值函數MIN格式:MIN(number1,number2,…)功能:求參數中數值的最小值。范例3-統(tǒng)計21統(tǒng)計函數（5）求數字個數函數COUNT格式:COUNT(value1,value2,...)功能:求參數中數值數據的個數。1統(tǒng)計函數（6）求空值的數目函數COUNTA格式:COUNTA(value1,value2,...)功能:返回參數組中非空值的數目。1統(tǒng)計函數(7)求滿足特定條件的單元格數目COUNTIF格式:COUNTIF(range,criteria)功能：計算給定區(qū)域內滿足特定條件的單元格的數目。說明：criteria是條件，其形式可以為數字、表達式或文本，還可以使用通配符。條件一般要加引號，但用數字作條件時，可加引號，也可以不加。范例3-統(tǒng)計2,3,4數據所在區(qū)域條件1統(tǒng)計函數(8)對滿足條件的若干單元格求和函數SUMIF格式:SUMIF(range,criteria,sum_range)功能:根據指定條件對若干單元格求和說明：range：用于條件判斷的單元格區(qū)域；criteria：條件；sum_range：需要求和的實際單元格。只有當range中的單元格滿足條件時，才對sum_range中相應的單元格求和。范例3-統(tǒng)計2,3,41統(tǒng)計函數（9）排位函數RANK格式：RANK(number,ref,order)功能：返回一個數值在一組數據中的排位。說明：number為需要排位的數字。ref為數據區(qū)域。如果order為0或省略，按降序進行排位。范例3-排位2數學函數2數學函數（1）INT函數格式：INT(number)功能：返回不大于number的最大整數。例如：INT(3.56)=3INT(-3.56)=-42數學函數（2）π函數格式：PI()

功能：返回數字3.14159265358979，即數學常數π，精確到小數點后15位。2數學函數（3）四舍五入函數ROUND格式：ROUND(number,n)功能：將number進行四舍五入,保留n位小數。說明：number需要進行舍入的數字。n指定的位數，按此位數進行舍入。例如：ROUND(2.15,1)=2.2ROUND(52.9,0)=53ROUND(52.9,-1)=502數學函數（4）隨機函數RAND格式：RAND()功能：返回大于等于0小于1的均勻分布隨機數，每次計算工作表時都將返回一個新的數值。范例3-隨機2數學函數（5）平方根函數格式：SQRT(number)功能：返回number正平方根說明：Number為需要求平方根的數字，如果該數字為負，則函數SQRT返回錯誤值#NUM!。例如：SQRT(16)等于4SQRT(-16)等于#NUM!2數學函數（6）截尾函數TRUNC格式：TRUNC(number,n)功能：保留n指定位數的小數。n缺省值為0，返回整數。例如：TRUNC(0.99,1)=0.9TRUNC(3.56)=32數學函數（7）余數函數MOD格式：MOD(number,divisor)功能：返回兩數相除的余數。結果的正負號與除數相同。說明：number為被除數。divisor為除數。如果divisor為零，函數MOD返回錯誤值#DIV/0!。例如：

MOD(3,2)等于1MOD(-3,2)等于1MOD(3,-2)等于-1MOD(-3,-2)等于-12數學函數（8）絕對值函數ABS格式：ABS(number)功能：返回參數的絕對值例如：ABS(-2)等于23字符函數3字符函數（1）LEFT函數格式：LEFT(text,n)功能：取字符串左邊n個字符。說明：Text是包含要提取字符的文本串。n指定要由LEFT所提取的字符數。n必須大于或等于0。如果n大于文本長度，則LEFT返回所有文本。如果忽略n，則假定其為1。范例3-字符13字符函數（2）RIGHT函數格式：RIGHT(text,n)功能：取字符串右邊n個字符說明：Text是包含要提取字符的文本串。n指定要由RIGHT所提取的字符數。n必須大于或等于0。如果n大于文本長度，則RIGHT返回所有文本。如果忽略n，則假定其為1。范例3-字符13字符函數（3）MID函數格式：MID(text,n,p)功能：從字符串中第n個字符開始連續(xù)取p個字符說明：如果n大于文本長度，則MID返回""（空文本）。如果n小于文本長度，但n加上p超過了文本的長度，則MID只返回至多直到文本末尾的字符。如果n小于1，則MID返回錯誤值#VALUE!。3字符函數（3）MID函數格式：MID(text,n,p)例如：MID("MicrosoftExcel",1,5)="Micro"MID("MicrosoftExcel",11,20)="Excel"MID("1234",5,5)=""（空文本）范例3-字符23字符函數（4）LEN函數格式：LEN(text)功能：返回字符串的字符個數說明：text是要計算其長度的文本，空格將作為字符進行計數。例如：LEN("MicrosoftExcel")等于153字符函數（5）TRIM函數格式：TRIM(text)功能：除了單詞之間的單個空格外，清除文本中所有的空格。例如：TRIM（"MicrosoftExcel"）="MicrosoftExcel"3字符函數（6）VALUE函數格式：VALUE(text)功能：將代表數字的文字串轉換成數字。說明：text可以是MicrosoftExcel中可識別的任意常數、日期或時間格式。如果text不為這些格式，則函數VALUE返回錯誤值#VALUE!。例如：VALUE("$1,000")=1,0003字符函數（7）FIND函數格式：FIND(find_text,within_text,start_num)功能：從within_text串的start_num位子開始找子串find_text，返回字符的編號。說明：區(qū)分大小寫。例如：FIND("M","MiriamMcGovern",3)=83字符函數（8）SEARCH函數格式：SEARCH(find_text,within_text,start_num)功能：從within_text串的start_num位子開始找子串find_text，返回字符的編號。說明：與FIND函數相同，但不區(qū)分大小寫。例如：SEARCH("M","MiriamMcGovern",3)=6FIND("M","MiriamMcGovern",3)=83字符函數（9）FIXED函數格式：FIXED(number,decimals,no_commas)功能：按指定的小數位數進行四舍五入，利用句點和逗號，以小數格式對該數設置格式，并以文字串形式返回結果。例如：FIXED(1234.567,1)="1234.6"4日期函數4日期函數（1）DATEDIF函數格式：DATEDIF(開始日期，結束日期，單位代碼)功能：計算兩個日期之間的天數、月數和年數4日期函數DATEDIF(開始日期，結束日期，單位代碼)說明：DATEDIF函數源自Lotus1-2-3，出于兼容考慮，Excel提供了這個函數，由于某種原因，Microsoft希望對這個函數保密。因此在粘貼函數表中沒有提到該函數。但它確實是一個十分方便的函數，可以計算兩個日期之間的天數、月數和年數。4日期函數單位代碼

返回值"Y"整年數"M"整月數"D"

天數

"MD"

天數差（忽略日期的年和月數）"YM"

月份差（忽略日期的年和天數）"YD"

天數差（忽略日期的年數）

DATEDIF(開始日期，結束日期，單位代碼)其中：開始日期必須比結束日期早，否則返回錯誤值。DATEDIF函數中單位代碼與返回值關系：4日期函數DATEDIF(開始日期，結束日期，單位代碼)例如：DATEDIF(“2001/1/1”,“2003/1/1”,“Y”)=2

即時間段中有兩個整年。DATEDIF(“2001/6/1”,“2002/8/15”,“D”)=440

即在2001年6月1日和2002年8月15日之間有440天。DATEDIF(“2001/6/1”,“2002/8/15”,“YD”)=75

即在6月1日與8月15日之間有75天，忽略日期中的年。范例3-工齡5邏輯函數

IF條件函數

AND函數

OR函數

NOT函數IF條件函數格式：IF(logical_test,valuel_if_true,value_if_false)其中：logical_test:條件表示

Valuel_if_true:條件成立時取的值；

Value_if_false:條件不成立時取的值。

10范例3-條件1IF條件函數注：條件是可以嵌套的

范例3-條件1AND函數格式：AND(logical1,logical2,...)說明：

Logical1,logical2,...為待檢測的1～30個條件值，各條件值或為TRUE，或為FALSE。功能：所有參數運算的邏輯值為真時返回TRUE；只要一個參數的邏輯值為假即返回FALSE。范例3-條件1OR函數格式：OR(logical1,logical2,...)說明:Logical1,logical2,...為待檢測的1～30個條件值，各條件值或為TRUE，或為FALSE。功能:所有參數運算的邏輯值為假時返回FALSE；只要一個參數的邏輯值為真即返回TRUE。范例3-條件1NOT函數格式：NOT（logical-test)功能：返回參數邏輯值的反。例：not(“as”>”ab”)

falsetruenot(false)6選擇函數CHOOSE格式：CHOOSE（index_num,value1，value2,...valuen）注：index-num必須是1-29之間的數。12…n…例如：CHOOSE(3,5,46,47,89,90)CHOOSE(5,5,,SUM(2,4),AVERAGE(5,6),90)=47=906選擇函數CHOOSE范例3-選擇

8財務函數FV函數功能:該函數是用于計算基于固定利率及等額分期付款方式，返回某項投資的未來值。格式：FV(rate,nper,pmt,pv,type)

8財務函數說明：FV(rate,nper,pmt,pv,type)Rate

為各期利率。Nper

為總投資期，即該項投資的付款期總數。Pmt

為各期所應支付的金額，其數值在整個年金期間保持不變。通常pmt包括本金和利息，但不包括其他費用及稅款。如果忽略pmt，則必須包括pv參數。Pv

為現值，即從該項投資開始計算時已經入帳的款項，或一系列未來付款的當前值的累積和，也稱為本金。如果省略PV，則假設其值為零，并且必須包括pmt參數。Type 數字0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末。如果省略type，則假設其值為零。如果支付時間在期末取0，期初取1。

8財務函數格式：FV(rate,nper,pmt,pv,type)例如:年利率為12%，付款期總數為12，各期應付金額1000元，在這樣的條件下投資的未來值是多少呢？可用以下公式求得：=PV(12%/12,12,-1000)未來值為12,682.5。

8財務函數PMT函數功能:該函數用于計算基于固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每期付款額。格式：PMT(rate,nper,pv,fv,type)

8財務函數說明:PMT(rate,nper,pv,fv,type)Rate

貸款利率。Nper

該項貸款的付款總數。Pv

現值，或一系列未來付款的當前值的累積和，也稱為本金。Fv

為未來值，或在最后一次付款后希望得到的現金余額，如果省略fv，則假設其值為零，也就是一筆貸款的未來值為零。Type

數字0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末。如果支付時間在期末取0，期初取1。

8財務函數格式：PMT(rate,nper,pv,fv,type)例如：年利率為8%，支付的月份數為10個月，貸款額為10000元，那么在這樣的條件下貸款的月支付額是多少呢？可用以下公式求得：=PMT(8%/12,10,10000)結果為(-1,037.03)，即每月應還貸款1,037.03元

使用公式選項板輸入函數由于Excel提供了大量的函數，并且有許多函數不經常使用，很難記住它們的參數。使用“公式選項板”能夠通過自動更正常見的錯誤和提供即時幫助來協助用戶工作。公式選項板是幫助用戶創(chuàng)建或編輯公式的工具，當在公式中輸入函數時，公式選項板會顯示函數的名稱，它的每個參數、函數功能和參數的描述。函數的當前結果和整個公式的結果。

“插入”→“函數”單擊編輯欄上的“插入函數”按鈕4.5 圖表的應用4.5.1圖表的基本概念4.5.2建立圖表4.5.3“圖表”工具欄4.5.4圖表的編輯圖表的應用

4.5.1圖表的基本概念圖表是指將工作表中的數據用圖形表示出來。1．數據點所謂數據點，它是圖表中繪出的單個值，一個數據點對應一個單元格中的數值。范例4-基本概念

4.5.1圖表的基本概念2．數據系列一個數據系列是圖表中所繪出的一組相關數據點，它們來自工作表的一行或一列。3．分類用“分類”來組織數據系列中的值。每個數據系列中數據點的個數等于分類數。范例4-基本概念4.5.1圖表的基本概念4．坐標軸標記

x軸上的文字叫作x坐標軸上的標記，它用來標示x軸。5．圖例圖例用來指示圖表中所用到的各種數據標示。說明：坐標軸標記和圖例文字一般來自繪圖數據區(qū)首行和首列中的文字。范例4-基本概念4.5.2建立圖表圖表的類型：內嵌圖表和獨立圖表單擊向下箭頭，從“圖表類型”下拉表中選擇一種圖表類型，即可快速建立一個內嵌圖表4.5.2建立圖表1.一步創(chuàng)建默認圖表說明：若當前窗口沒有“圖表”工具欄，請選擇“視圖”菜單中的“工具欄”命令，從級聯菜單中選擇“圖表”，以顯示“圖表”工具欄。范例4-1單擊工具欄上的圖表向導按鈕4.5.2建立圖表2.用圖表向導建立圖表或“插入”-“圖表”按圖表向導的引導完成4個步驟的設置。范例4-2,3,4,54.5.3“圖表”工具欄圖表區(qū)格式按行斜排文字圖表對象圖表類型數據表圖例按列4.5.4圖表的編輯圖表的移動、復制、刪除和調整大小增加和刪除圖表數據改變圖表數據改變圖表文字、顏色、圖案改變數據的繪制方式改變圖表的類型范例44.6數據清單的管理4.6.1建立數據清單4.6.2使用記錄單管理數據4.6.3數據的排序4.6.4數據的分類匯總4.6.5數據的篩選數據清單4.6.7數據的透視表4.6.6數據庫統(tǒng)計函數

4.6數據清單的管理在Excel中，可以通過創(chuàng)建一個數據清單來管理數據。當數據被組織成一個數據清單后，就可以對數據進行查詢、排序，篩選以及分類匯總等。

4.6.1建立數據清單數據清單是包含相關數據的一系列工作表數據行。在Excel中，Excel認為數據清單就是一個數據庫。清單中的列被認為是數據庫的字段，清單中的列標題認為是數據庫的字段名，清單中的每一行被認為是數據庫的一條記錄列標題字段名每一行一條記錄每一列一個字段字段數<=256記錄數<=65535

4.6.2使用記錄單管理數據如果想輸入或編輯數據清單中的記錄，我們可以用鼠標雙擊要編輯的單元格，然后輸入新的內容。但為了方便在一個數據清單中輸入和編輯記錄，Excel提供了記錄單的功能，它可以顯示經過組織以后的數據視圖，并使整個記錄的輸入變得更容易、更精確。“數據”→“記錄單”1.使用記錄單添加記錄2.使用記錄單修改記錄3.使用記錄單刪除記錄4.使用記錄單查找記錄4.6.2使用記錄單管理數據記錄單4.6.3數據的排序1.默認排序順序在按升序排序時，Excel使用如下順序：數字從最小的負數到最大的正數排序。文本以及包含數字的文本，按0～9、A～Z順序排序。在邏輯值中，FALSE排在TRUE之前。所有錯誤值的優(yōu)先級等效?？崭衽旁谧詈?。

升序降序4.6.3數據的排序2.根據一列的數據對數據行排序想快速根據一列的數據對數據行排序，可以利用“常用”工具欄中提供了兩個排按鈕：“升序”和“降序”。排序練習4.6.3數據的排序3.根據多列的數據對數據行排序“數據”→“排序”排序練習4.6.3數據的排序4.對自定義數據清單排序“數據”→“排序”→“選項”

→“自定義排序次序”排序練習

4.6.3數據的排序5.根據行數據對數據列排序默認情況下，我們對一列或多列中的數據進行排序。如果想根據某一行中的數據進行排序，則：“數據”→“排序”→“選項”

→“方向”“按行排序”→“確定”再選擇主次關鍵字排序練習

4.6.4分類匯總在清單中，可以對記錄按某一字段分類。把該字段值相同的連續(xù)記錄做為一類，然后對每一類做統(tǒng)計工作。步驟如下：①按分類字段對清單中的所有記錄排序②“數據”

→“分類匯總”設置“分類匯總”對話框（下圖）。4.6.4分類匯總分類匯總4.6.4分類匯總取消分類匯總：“數據”

→“分類匯總”→“全部刪除”

4.6.5數據的篩選當篩選一個數據清單時，Excel只顯示那些符合條件的記錄，而將其他記錄從視圖中隱藏起來。