淺析人力資源管理信息化的必要性

淺析人力資源管理信息化的必要性隨著經(jīng)濟全球化、信息化時代的到來，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應市場經(jīng)濟的高速發(fā)展。加強人力資源管理的信息化建設，提高人力資源管理水平已勢在必行。一、人力資源管理信息化應用人力資源管理信息化是以信息技術和先進的人力資源管理思想相結合應用為基礎，依賴信息技術對人力資源進行優(yōu)化配置的一種管理方式。信息技術作為管理工具，應用于管理制度的制定、業(yè)務流程的設計、員工溝通、人力資源報告分析等，并根據(jù)既定制度與流程完成對客觀事務的處理，大大提高了人力資源管理部門的工作效率。其主要表現(xiàn)在以下三個方面。一是辦公自動化應用是人力資源管理信息化的基礎任務。 手工辦公方式與不斷增長的辦公業(yè)務量之間的矛盾日益尖銳， 人力資源信息量迅速膨脹與信息的社會需求迅猛增長之間的矛盾更加突出， 依靠手工管理，利用人工手段進行龐大的人力資源信息的收集、處理、分析及科學決策已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的要求。因此，改變辦公模式，將辦公業(yè)務的處理、流轉、管理過程電子化、信息化，是人力資源管理現(xiàn)代化建設必備條件。二是軟硬件基礎應用。軟硬件基礎設施建設是加強人力資源管理現(xiàn)代化的前提，是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。軟件設備主要涉及文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像處理系統(tǒng)以及各種數(shù)據(jù)庫、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)的開發(fā)、新建、完善、推廣或升級。軟件投入將是信息化的重點。硬件設備主要有計算機設備、通信設備、信息存儲設備等。為了實現(xiàn)信息化，購買必要的硬件設備是最基本的環(huán)節(jié)。三是網(wǎng)絡設施應用。人力資源管理信息化的核心是網(wǎng)絡建設。要利用現(xiàn)代信息技術來改善管理模式，架構一個共享資源的平臺，提高計算機和網(wǎng)絡技術在人力資源管理中的應用程度，逐步提高人力資源管理信息化水平。信息化以大力推進各級人力資源部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設和連接各單位的外部網(wǎng)建設為基礎， 建立人力資源網(wǎng)站或主頁， 為人力資源工作公開和人力資源信息的更好服務開辟新的渠道。人力資源信息網(wǎng)絡建設，可以更好地提高工作的透明度，降低辦公費用，提高辦公效率，大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。二、人力資源管理信息化建設的必要性（一）信息化推動了人力資源管理轉型信息化人力資源管理實現(xiàn)了開放式管理， 實現(xiàn)部分功能的外包以及虛擬組織的設立，最終目的是達到革新企業(yè)的管理理念，優(yōu)化人力資源管理。當人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動、多方位、全面、專業(yè)化的方向發(fā)展的過程中，人力資源的管理理念逐步提升，人力資源部門逐漸成為組織的核心部門。 信息化人力資源管理的實施不但使人力資源向人力資本轉變成為可能，使人力資源部門創(chuàng)造的價格得到認可，更促進了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過程中處于被動地位的狀況，形成了新的互動管理的局面。信息化人力資源管理使人力資源管理部門從提供簡單的人力資源信息轉變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識和解決方案，隨時隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門積累知識和管理經(jīng)驗的體系。信息化人力資源管理的實施轉變了傳統(tǒng)的人力資源部門為成本部門的印象，通過成本分析，人力資源部門創(chuàng)造的價值可以以定量的形式表示出來。通過授權員工進行自助服務、外協(xié)及服務共享，使人力資源部門日益從瑣碎的行政事務中解脫出來，扮演起組織的戰(zhàn)略性合作伙伴的角色。（二）信息化有利于整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本。信息化人力資源管理作為一種基于網(wǎng)絡結構的全員信息系統(tǒng)， 其一大功能優(yōu)勢就是縮短了各級員工的反饋時間，開辟了更加豐富的溝通渠道，員工可以不拘泥于公司傳統(tǒng)的層級管制，可跨部門、跨級別表達和傳遞各種思想。這種技術特點，最終轉變了組織的管理模式和組織結構，促進了組織機構的扁平化，組織的反應也更加靈敏。網(wǎng)絡技術的應用，還可以為人力資源管理部門之外的其他管理人員及員工提供各種形式服務， 例如，組織的高層管理人員可以在網(wǎng)上查看人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源成本的分析、員工績效等等；對部門經(jīng)理而言，可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工，例如，可以在授權范圍內(nèi)修改屬下員工的考勤記錄、審批休假申請、進行績效管理等等；對于普通員工，可以在網(wǎng)上看本月薪資明細、累計福利、內(nèi)部股票價值、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個人考勤休假情況、注冊內(nèi)部培訓課程等等。 此類服務的提供， 使得人力資源管理從以前的相對封閉變得開放， 滯后管理變成超前管理， 這些好處無疑可以改善人力資源管理部門對最高決策者以及全體員工的服務質(zhì)量， 并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動中來，從而優(yōu)化了管理結構，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。信息系統(tǒng)的投入， 減輕了手工作業(yè)造成的查詢、 統(tǒng)計等方面繁重的計算工作，縮短了各職能工作的時間， 特別是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)資料的保存變?yōu)檩p松。隨著 lnternet、大型關系數(shù)據(jù)庫、視頻系統(tǒng)、電子郵件、OA系統(tǒng)等軟件及硬件設備和相關基礎設施的出現(xiàn)，信息化人力資源管理系統(tǒng)也真正投入現(xiàn)實。 它克服了人類自身的局限性，充分利用信息技術快速、準確、互動、海量存儲的特點，對人力資源管理專業(yè)理論在企業(yè)管理實踐中的應用起到關鍵性的推動作用。傳統(tǒng)的手工管理時期， 人力資源部門不管是設計工作、 組織培訓、招聘人員，還是工資發(fā)放、 檔案管理等瑣碎的具體工作都必須依靠手工操作，效率低并且容易出錯。 信息化可以減少人力資源管理工作的操作成本、降低員工流動率、減少通訊費用等，從而降低組織的管理成本。三、人力資源管理信息化存在的不足由于我國信息化人力資源管理起步較晚，因此與發(fā)達國家相比，存在不少問題。一是目前人力資源管理軟件大都處于事務型管理階段， 軟件偏重一般性，不能完全涵蓋企業(yè)特有的管理活動，應用范圍受到限制。同時，軟件中的某些附加功能并非組織所需，這便增加了組織的負擔，造成浪費。二是動態(tài)數(shù)據(jù)的本來作用是提供即時信息，供管理層進行決策，這便要求動態(tài)數(shù)據(jù)能隨時進入數(shù)據(jù)庫，然而，一些組織的動態(tài)數(shù)據(jù)并沒做到隨時更新，動態(tài)數(shù)據(jù)沒有及時進入數(shù)據(jù)庫，整個人力資源管理系統(tǒng)無法為管理決策提供支持。三是從數(shù)據(jù)庫結構看，數(shù)據(jù)庫的設計一定要根據(jù)組織的具體情況，滿足特定要求。比如，一家企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中有一個子模塊，專門記錄人員流動狀況，可這個模塊僅記錄員工進入企業(yè)和員工退休或死亡，忽略了員工在企業(yè)內(nèi)部各個部門間的流動，而這個流動率的計算對人力資源計劃又是至關重要的。顯然，在設計數(shù)據(jù)庫時，軟件人員沒考慮到這個因素。主要原因是計算機軟件人員對人力資源管理領域不夠熟悉，而企業(yè)的人力資源管理者又缺乏理論的支撐。四是目前的人力資源管理系統(tǒng)往往表現(xiàn)為工資的記錄器，它應有的作用遠未發(fā)揮出來，作為一個管理工具，人力資源管理系統(tǒng)不僅要能記錄所發(fā)生的數(shù)據(jù)，而且更重要的是它能整理和分析這些數(shù)據(jù)，并提出有價值的報告。比如，通過對員工考核數(shù)據(jù)的分析，組織可了解到目前的整體績效狀況；通過對工資結構的分析，可提出成本控制的建議等。四、推進人力資源管理信息化采取的措施（一）優(yōu)化人力資源配置通過合理配置人力資源，真正實現(xiàn)組織呼喚多年的“能者上，庸者下、平者讓”的人力資源管理新局面；建立干部能上能下、員工能進能出的靈活競爭機制，實行公開、公平、公正的用人自主權，競爭上崗，擇優(yōu)錄取，海爾的“賽馬競爭機制”就可以借鑒；建立健全合理的員工準入、使用、退出機制，推行從業(yè)人員職業(yè)化進程，并根據(jù)不同崗位、不同層次，設計不同的用工期待和待遇，形成正常的流動機制，有效地促進人才市場，吸引高素質(zhì)、高學歷人才；對組織的老員工要妥善安置，充分發(fā)揮其從業(yè)經(jīng)驗和智慧的優(yōu)勢，賦予其咨詢顧問或督察職位。（二）選擇適用軟件，強化以人為本組織需要根據(jù)自身特點，選擇合適的人力資源管理軟件，同時避免對管理軟件的依賴。“以人為本”的管理思想不僅僅是傳統(tǒng)管理所需求的，即使組織實施人力資源管理信息化，這一思想仍要被重視。管理軟件是“一把手”，人性管理也是“一把手”，一定要兩只手一起抓，兩手都要硬，只有這樣才能使企業(yè)更好更快的適應信息化，提高人力資源管理的工作效率。（三）培訓要形成制度首先要加大資金投入， 完善培訓體系。 組織要在激勵競爭的市場經(jīng)濟中獲勝，一定要擁有高素質(zhì)的人才，而員工的培訓是提高員工素質(zhì)必不可少的關鍵一環(huán)。在人力資源培訓上的重金投入，既可滿足員工個人發(fā)展的需要， 又可滿足組織知識積累和創(chuàng)新的需要， 為組織帶來長期的發(fā)展和巨大的創(chuàng)效潛力。 因此，組織必須千方百計籌集資金、加大投資力度，完善培訓體系。其次，要對員工進行技能開發(fā)，以提高其綜合能力。要根據(jù)組織的實際情況和需要， 切實加強員工的技能開發(fā)， 并通過相關制度