合同管理辦法培訓(xùn)

合同管理辦法(bànfǎ)培訓(xùn)北京(běijīnɡ)公司計(jì)財(cái)部精品資料合同管理辦法的目的(mùdì)和意義1、為了加強(qiáng)合同管理，提高工作效率

2、促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展，防范公司經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

3、規(guī)范合同起草、會(huì)簽、審批、簽章、執(zhí)行、變更、糾紛處理及檔案管理的過(guò)程

精品資料適用范圍本合同管理辦法適用北京(běijīnɡ)地產(chǎn)、北京(běijīnɡ)物業(yè)、北京(běijīnɡ)商運(yùn)：地產(chǎn)：凡涉及金額在5000元人民幣以上的經(jīng)濟(jì)事務(wù)（不包括行政稅費(fèi)），必須簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其它書面文本；物業(yè)：凡涉及金額在3000元人民幣以上的經(jīng)濟(jì)事務(wù)（不包括行政稅費(fèi)），必須簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其它書面文本；金額在5000元以下（物業(yè)3000元以下）的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，如果是分期付款且涉及到的事務(wù)較復(fù)雜，建議簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其他書面文本；精品資料相關(guān)問(wèn)題(wèntí)解析曾經(jīng)出現(xiàn)的情況：地產(chǎn)公司的采購(gòu)需求（項(xiàng)目上保安的廚房用具等采購(gòu)合同），由物業(yè)公司代辦，在物業(yè)OA系統(tǒng)審批出現(xiàn)的問(wèn)題：合同錄入運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)，付款(fùkuǎn)階段，地產(chǎn)相關(guān)人員看不到運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)鏈接的合同，需要授權(quán)；結(jié)論：合同必須由需求的公司提交且在相應(yīng)的OA系統(tǒng)里審批；精品資料崗位職責(zé)綜合管理崗位(gǎngwèi)：計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同管理員負(fù)責(zé)審核價(jià)格、付款條件、違約責(zé)任是否清楚、明確、有效；負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容摘要的費(fèi)項(xiàng)歸屬，主要是完整性方面的審核。負(fù)責(zé)對(duì)合同主要條款的合理性做初步判斷；負(fù)責(zé)起草、修訂、解釋本管理辦法及附件文檔。精品資料人力資源行政部負(fù)責(zé)法律顧問(wèn)事務(wù)所的選擇、監(jiān)督、評(píng)價(jià)(píngjià)和日常組織協(xié)調(diào)工作；負(fù)責(zé)處理法院、仲裁事務(wù)；負(fù)責(zé)對(duì)合同會(huì)簽過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理；負(fù)責(zé)合同用印、存檔、查閱工作；人才招聘類合同因涉及薪酬保密，人力資源行政部對(duì)合同總金額、付款金額、付款時(shí)間、付款條件及完成結(jié)果負(fù)全責(zé)。計(jì)劃財(cái)務(wù)部不對(duì)3.1.2.1所述內(nèi)容負(fù)責(zé)；精品資料相關(guān)(xiāngguān)問(wèn)題曾經(jīng)出現(xiàn)(chūxiàn)的情況：合同在OA系統(tǒng)已經(jīng)完成所有流程，但合同起草人仍然收到要求其處理合同的待辦通知；原因：合同在OA系統(tǒng)里提交時(shí)起草人填寫的合同簽約時(shí)間已經(jīng)到了，但該合同仍未蓋章（系統(tǒng)視為未生效），或劉冉已蓋章但未作用印記錄；結(jié)論：催辦劉冉用印或補(bǔ)寫用印記錄；精品資料集團(tuán)(jítuán)信息中心負(fù)責(zé)根據(jù)本辦法及附件文檔將合同類型及模版、崗位(gǎngwèi)審批權(quán)限等在OA系統(tǒng)及運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置及固化。精品資料合同(hétong)承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同起草、會(huì)簽、校稿、審核、批準(zhǔn)、生效的全過(guò)程管理；負(fù)責(zé)審核合同內(nèi)容的合理性、合法性、嚴(yán)密性及有效性，包括但不限于合同要素及條款是否齊備，當(dāng)事人雙方(shuāngfāng)的權(quán)責(zé)和義務(wù)是否明確，合同文字及數(shù)字的表述是否準(zhǔn)確規(guī)范；負(fù)責(zé)建立和管理部門各類合同的示范模板;負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行合同管理辦法及應(yīng)用的培訓(xùn);精品資料相關(guān)(xiāngguān)問(wèn)題可能出現(xiàn)的情況：OA系統(tǒng)里的合同類別不能滿足要求；舉例：財(cái)務(wù)合同-擔(dān)保合同（對(duì)外擔(dān)保，審批流程到吳總），現(xiàn)在有一個(gè)合同是其他公司為我公司擔(dān)保（被擔(dān)保合同，審批流程到邵總就行），合同類別中沒(méi)有；解決辦法：反映情況給合同管理員，由合同管理員告知(ɡàozhī)集團(tuán)信息中心馮馳，增加此合同類別；精品資料合同(hétong)承辦部門合同承辦部門在合同承辦過(guò)程應(yīng)注意：A.如果合同對(duì)應(yīng)費(fèi)項(xiàng)跨部門，需要添加其他部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；B.業(yè)務(wù)部門辦理職責(zé)包括注明合同對(duì)應(yīng)費(fèi)項(xiàng)和對(duì)應(yīng)項(xiàng)目；C.特別應(yīng)注意規(guī)范合同付款審批詳細(xì)說(shuō)明并形成標(biāo)準(zhǔn)格式，應(yīng)在付款說(shuō)明中寫明要求支付(zhīfù)的金額，此次付款是合同的第幾筆付款，占合同總金額的比例，本次合同的付款約定，相關(guān)文檔包含的內(nèi)容，費(fèi)項(xiàng)歸屬，費(fèi)用所屬部門等內(nèi)容精品資料相關(guān)(xiāngguān)情況介紹相關(guān)合同對(duì)應(yīng)(duìyìng)費(fèi)項(xiàng)跨部門：例如營(yíng)銷合同需求，由造價(jià)部采購(gòu)提交合同，需添加營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；付款申請(qǐng)的相關(guān)說(shuō)明部分不能放空，且付款節(jié)點(diǎn)說(shuō)明與合同付款約定嚴(yán)格保持一致；如果與合同付款約定不一致，請(qǐng)先添加邵總會(huì)簽；精品資料舉例(jǔlì)BJ20070305005，北京龍湖順義新城牛欄山組團(tuán)東南部土地一級(jí)開(kāi)發(fā)工程項(xiàng)目第一、二標(biāo)段監(jiān)理合同；情況說(shuō)明(shuōmíng)：根據(jù)合同本應(yīng)路基完成次月支付27萬(wàn)元,但由于電桿拆遷影響,目前已完成85%,監(jiān)理已進(jìn)場(chǎng)3個(gè)月,為了不影響其工作積極性,建議先支付27萬(wàn)元的10萬(wàn),剩余部分在通常情況下月中下旬支付.精品資料舉例(jǔlì)問(wèn)題1：詳細(xì)說(shuō)明沒(méi)有填寫；問(wèn)題2：付款請(qǐng)求與合同約定不符處理：要求添加邵總會(huì)簽，邵總回復(fù)(huífù)添加柴總和王勇會(huì)簽，柴總回復(fù)(huífù)：駁回；精品資料舉例(jǔlì)BJ20070305005，北京龍湖順義新城牛欄山組團(tuán)東南部土地一級(jí)開(kāi)發(fā)工程項(xiàng)目第一、二標(biāo)段監(jiān)理合同；詳細(xì)(xiángxì)說(shuō)明闡述清楚添加柴總、王勇會(huì)簽；處理：直接通過(guò)精品資料舉例(jǔlì)BJ20070305005，北京龍湖(lónɡhú)順義新城牛欄山組團(tuán)東南部土地一級(jí)開(kāi)發(fā)工程項(xiàng)目第一、二標(biāo)段監(jiān)理合同；精品資料合同(hétong)基本內(nèi)容和格式基本內(nèi)容：包括標(biāo)的物（施工、采購(gòu)、服務(wù)等）、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款(jiàkuǎn)（大小寫）、付款節(jié)點(diǎn)和相應(yīng)的支付條件、履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，維保服務(wù)等主要條款；合同格式要求：必須在合同插入頁(yè)碼和總頁(yè)數(shù)，格式是“第x頁(yè)，共x頁(yè)”精品資料合同(hétong)名稱命名原則(yuánzé)：必須包括“公司發(fā)布的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)名稱+事項(xiàng)”精品資料推薦學(xué)習(xí)(xuéxí)的知識(shí)北京龍湖項(xiàng)目名稱管理辦法（2007年版）北京龍湖項(xiàng)目名稱表（2007年版）查找路徑：OA首頁(yè)-協(xié)同辦公管理-地產(chǎn)知識(shí)管理-知識(shí)管理-知識(shí)查詢(cháxún)-搜索精品資料合同起首(qǐshǒu)部分寫明合同各方的全稱，且必須與公司印章名稱保持一致；正確選擇甲方合同主體，不同(bùtónɡ)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)不同(bùtónɡ)的合同主體；一般情況下一份合同一個(gè)合同主體，若一份合同多個(gè)合同主體需要說(shuō)明不同(bùtónɡ)主體對(duì)應(yīng)的標(biāo)的物及金額（舉例：營(yíng)銷、造價(jià)合同）精品資料舉例(jǔlì)所屬項(xiàng)目(xiàngmù)：香醍漫步-北京龍湖慶華置業(yè)有限公司，滟瀾山-北京龍湖置業(yè)有限公司精品資料合同正文(zhèngwén)部分基本信息應(yīng)包括但不限于：產(chǎn)品名稱、牌號(hào)、商標(biāo)、廠家、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、花色、是否成套產(chǎn)品等；質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、供方對(duì)質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限(qīxiàn)，必須符合國(guó)家行業(yè)相關(guān)政策規(guī)范；計(jì)量單位、計(jì)量方法、自然損耗率等；運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)承擔(dān)責(zé)任（舉例：造價(jià)合同）；交（提）貨期限(qīxiàn)、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法；精品資料舉例(jǔlì)問(wèn)題：之前簽訂的合同總價(jià)包含了貨物、包裝費(fèi)和運(yùn)費(fèi)，貨物和包裝物的付款是直接付給乙方（乙方開(kāi)出發(fā)票），運(yùn)費(fèi)是付給運(yùn)輸(yùnshū)公司（運(yùn)輸(yùnshū)公司開(kāi)出發(fā)票，與合同約定收款人不一致）；解決辦法：合同總價(jià)不再包含運(yùn)輸(yùnshū)費(fèi)或運(yùn)輸(yùnshū)費(fèi)由乙方承擔(dān)；精品資料合同(hétong)正文部分合同必須有違約責(zé)任，違約責(zé)任應(yīng)明確約定違約金數(shù)額、比例及計(jì)算方法，以及合同解除的條件，具體內(nèi)容由合同承辦部門確定；各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，總結(jié)一些本部門常見(jiàn)的違約責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)條款；一般情況下，任何合同都不能缺乏違約條件，應(yīng)杜絕“乙方是長(zhǎng)期合作單位，不會(huì)出意外，不必考慮(kǎolǜ)違約條款”的觀念，“甲方有權(quán)保留追溯損失的權(quán)利”之類的說(shuō)法不能代替具體的違約條款；精品資料合同正文(zhèngwén)部分一般情況下，合同必須有質(zhì)保金、質(zhì)保期及維保服務(wù)方式，以保證合同后期服務(wù)的正常進(jìn)行(jìnxíng)；一般情況下，合同爭(zhēng)議處理的機(jī)構(gòu)應(yīng)為甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院或仲裁委員會(huì)；一般情況下，合同應(yīng)有明確的起止時(shí)間及簽約地點(diǎn)；精品資料合同(hétong)結(jié)尾部分雙方都必須使用合法的印章（公章或合同專用章），不得使用財(cái)務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合法印章（舉例(jǔlì)）；落款應(yīng)包含簽訂時(shí)間、法定代理人及委托代理人、開(kāi)戶銀行及帳號(hào)、聯(lián)系人及電話；應(yīng)在合同結(jié)尾注明合同正副本各幾份，甲乙雙方分別持有幾份等信息；精品資料舉例(jǔlì)情況：輸電公司是電力公司下屬企業(yè)（分公司，不是子公司），合同(hétong)和輸電公司簽，但由于輸電公司沒(méi)有公章或合同(hétong)專用章，所以蓋的是電力公司的章；付款時(shí)發(fā)現(xiàn)輸電公司提供的開(kāi)戶銀行和銀行帳號(hào)都是電力公司的；分析及結(jié)論：和分公司簽訂合同(hétong)時(shí)蓋母公司的章是可以的（要求是：合同(hétong)方與蓋章嚴(yán)格保持一致），付款時(shí)付給母公司也沒(méi)有問(wèn)題，但需要提供有母公司蓋章的證明（說(shuō)明是其分公司而非子公司，且分公司同意把錢付給母公司）精品資料合同(hétong)結(jié)尾部分應(yīng)在合同結(jié)尾處注明合同附件的名稱和份數(shù)；如果(rúguǒ)合同結(jié)尾部分的合作雙方信息是另取一頁(yè)應(yīng)在此頁(yè)左上角注明此頁(yè)無(wú)正文；精品資料格式化的合同(hétong)包括國(guó)家規(guī)定的格式(géshi)合同和某些壟斷機(jī)構(gòu)的格式(géshi)合同，由經(jīng)辦人按要求填寫，在合同中應(yīng)盡量通過(guò)其它說(shuō)明事項(xiàng)或補(bǔ)充條款等方式為甲方爭(zhēng)取公平的權(quán)益，同時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)在OA系統(tǒng)審批的合同摘要中對(duì)格式(géshi)合同予以明示；精品資料問(wèn)題(wèntí)掃描鏈接上來(lái)的必須保證方向正確、內(nèi)容(nèiróng)可以看的清楚；最好對(duì)掃描文件進(jìn)行重命名，表明次序，方便相關(guān)人員會(huì)簽審批；精品資料境外合同(hétong)必須明確約定(yuēdìng)稅費(fèi)的承擔(dān)人，稅費(fèi)交納手續(xù)的辦理人、國(guó)內(nèi)段工作涉及的合同金額或比例；鑒于稅務(wù)局有權(quán)質(zhì)疑合同約定(yuēdìng)的國(guó)內(nèi)段、國(guó)外段的金額分?jǐn)偙壤屎贤瑧?yīng)約定(yuēdìng)“最終稅費(fèi)以稅務(wù)局認(rèn)可金額為準(zhǔn)”；鑒于境外合同付款周期的特殊性，故合同約定(yuēdìng)的付款時(shí)間應(yīng)考慮充分，如在收到發(fā)票后20個(gè)工作日，并應(yīng)強(qiáng)調(diào)付款遇中華人民共和國(guó)法定節(jié)假日順延；精品資料境外合同(hétong)與代理方所簽合同中應(yīng)包括對(duì)代理方票據(jù)(piàojù)的要求；凡涉及境外付款的合同需添加計(jì)劃財(cái)務(wù)部稅務(wù)專員會(huì)簽；精品資料合同(hétong)流轉(zhuǎn)流程基本流程：起草→會(huì)簽→校稿→審核→批準(zhǔn)→用印→存檔/抄送(chāosònɡ)（OA系統(tǒng)）會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)、審批精品資料起草(qǐcǎo)合同承辦人對(duì)合同簽訂的及時(shí)性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性承擔(dān)主要責(zé)任，即第一責(zé)任；合同承辦人在會(huì)簽過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按合同會(huì)簽權(quán)限添加相關(guān)人員參與(cānyù)會(huì)簽，不得隨意添加合同會(huì)簽權(quán)限以外的人員參與(cānyù)會(huì)簽（目的是提高合同會(huì)簽效率、明確分工和責(zé)任、控制合同流傳范圍）；精品資料起草(qǐcǎo)若發(fā)生多版本情況，應(yīng)說(shuō)明版本之間的差異，明確修訂的內(nèi)容(nèiróng)（目的是提高會(huì)簽效率，保證版本的有效性）；合同承辦人不得隨意跳過(guò)系統(tǒng)默認(rèn)的會(huì)簽人員直接校稿，如有特殊情況，必須在辦理說(shuō)明中明示；（常見(jiàn)問(wèn)題舉例：把校稿當(dāng)成修改鍵）合同承辦人不能找到合適的合同類別，如何處理？（前面已說(shuō)明）精品資料起草(qǐcǎo)若合同涉及的費(fèi)用，超過(guò)合同審批(shěnpī)人權(quán)限時(shí)，均需提交總經(jīng)理審批(shěnpī)（OA操作：選擇特殊合同審批(shěnpī)，手工選擇會(huì)簽人，系統(tǒng)將默認(rèn)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)）；精品資料會(huì)簽(huìqiān)會(huì)簽人對(duì)合同內(nèi)容提出本部門工作需求和專業(yè)意見(jiàn)，承擔(dān)相關(guān)專業(yè)責(zé)任，負(fù)責(zé)提供專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范或技術(shù)要求條款給合同起草人；合同承辦人必須逐條明確回復(fù)會(huì)簽人意見(jiàn)、直到(zhídào)意見(jiàn)達(dá)成一致；涉外合同：合同承辦人必須自行添加會(huì)計(jì)組主管參加會(huì)簽（是否涉外合同以乙方是否境外單位為判斷標(biāo)準(zhǔn)，不以是否外幣付款為標(biāo)準(zhǔn)）；精品資料審核(shěnhé)合同審核人負(fù)責(zé)對(duì)校稿版本的合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性進(jìn)行全面審核，承擔(dān)合同簽定的第二責(zé)任；根據(jù)各個(gè)部門的情況，可設(shè)定多級(jí)審核；合同審核人必須(bìxū)檢查會(huì)簽記錄，起草和會(huì)簽流程是否正確；精品資料批準(zhǔn)(pīzhǔn)批準(zhǔn)人在審核的基礎(chǔ)上批準(zhǔn)該合同的執(zhí)行，對(duì)簽訂合同承擔(dān)決策責(zé)任，不承擔(dān)因合同的及時(shí)性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性等具體條款所涉及(shèjí)的相關(guān)責(zé)任；精品資料審批(shěnpī)審批人同時(shí)兼任審核和批準(zhǔn)(pīzhǔn)，承擔(dān)第二責(zé)任和決策責(zé)任精品資料合同(hétong)的變更、解除變更、解除經(jīng)濟(jì)合同，一律必需采用書面形式，并通過(guò)行政部檔案管理員在OA系統(tǒng)上作出處理。合同轉(zhuǎn)讓原則上必須有三方協(xié)議；因變更、解除合同而使公司利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)的以外，均應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中予以明確(míngquè)；（常見(jiàn)問(wèn)題舉例：營(yíng)銷合同終止）精品資料舉例(jǔlì)情況介紹：此合同由于乙方的工作不能達(dá)到我方要求，工作已實(shí)際終止，但未簽訂終止協(xié)議；預(yù)付了85600元；處理：相關(guān)責(zé)任人推進(jìn)與合作方簽訂終止協(xié)議的工作，如合同有明確規(guī)定合同終止時(shí)的結(jié)算事宜則按合同約定執(zhí)行；如果合同沒(méi)有明確，則根據(jù)實(shí)際情況對(duì)對(duì)方提出退還預(yù)付款(fùkuǎn)的要求（根據(jù)實(shí)際情況結(jié)算）；終止協(xié)議簽訂后，根據(jù)協(xié)議結(jié)算（付款(fùkuǎn)或退回預(yù)付款(fùkuǎn)，可沖賬或沖抵其他合同付款(fùkuǎn)）；通知合同管理員對(duì)此合同進(jìn)行終止的異常管理；精品資料合同(hétong)的變更、解除變更、解除經(jīng)濟(jì)合同，需同樣按合同審批流程辦理手續(xù)；一般情況下,合同變更金額應(yīng)小于原合同總價(jià)的≤5%，如果超過(guò)這個(gè)比例應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議；一般情況下,合同變更應(yīng)只限于(xiànyú)合同金額的變更，如果變更涉及合同內(nèi)容，應(yīng)該簽署補(bǔ)充協(xié)議；精品資料合同的變更(biàngēng)、解除合同變更、終止、解除、簽署補(bǔ)充協(xié)議等此類合同的名稱標(biāo)準(zhǔn)(biāozhǔn)格式是“原合同名稱+變更協(xié)議或終止協(xié)議或解除協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議”精品資料合同(hétong)類別及權(quán)限表公司對(duì)合同進(jìn)行(jìnxíng)分類管理，不同類別的合同對(duì)應(yīng)不同的起草人、會(huì)簽人、審核人、審批人和抄送人，詳見(jiàn)《北京龍湖合同類別及權(quán)限表（2007版）》精品資料合同(hétong)示范模板合同示范模板是各部門業(yè)務(wù)(yèwù)經(jīng)驗(yàn)的積累，是各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)(yèwù)培訓(xùn)的重要工具，由合同承辦部門負(fù)責(zé)建立和管理本部門合同的示范模板；精品資料合同示范(shìfàn)模板的基本流程途徑：工作聯(lián)系單模塊——合同范本類——**部門合同范本流程：計(jì)劃財(cái)務(wù)部合同管理員參加會(huì)簽，承辦部門經(jīng)理審批，抄送集團(tuán)(jítuán)信息中心系統(tǒng)管理員；應(yīng)用：系統(tǒng)管理員將其對(duì)應(yīng)設(shè)置到每一個(gè)合同類別下；合同示范模板的內(nèi)容和格式：各部門自行確定，但必須符合本辦法規(guī)定之相關(guān)內(nèi)容和格式，且易于使用，能有效提高合同辦理的效率；精品資料其他(qítā)先做事情后補(bǔ)合同屬特例管理，合同承辦人在提交該類合同時(shí)必須自行申明屬于先做事情后補(bǔ)合同的情況(qíngkuàng)，同時(shí)說(shuō)明補(bǔ)辦合同的原因以