合同管理辦法培訓(xùn)

合同管理辦法(bànfǎ)培訓(xùn)北京(běijīnɡ)公司計財部精品資料合同管理辦法的目的(mùdì)和意義1、為了加強合同管理，提高工作效率

2、促進公司對外經(jīng)濟活動的開展，防范公司經(jīng)營風(fēng)險

3、規(guī)范合同起草、會簽、審批、簽章、執(zhí)行、變更、糾紛處理及檔案管理的過程

精品資料適用范圍本合同管理辦法適用北京(běijīnɡ)地產(chǎn)、北京(běijīnɡ)物業(yè)、北京(běijīnɡ)商運：地產(chǎn)：凡涉及金額在5000元人民幣以上的經(jīng)濟事務(wù)（不包括行政稅費），必須簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其它書面文本；物業(yè)：凡涉及金額在3000元人民幣以上的經(jīng)濟事務(wù)（不包括行政稅費），必須簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其它書面文本；金額在5000元以下（物業(yè)3000元以下）的經(jīng)濟事務(wù)，如果是分期付款且涉及到的事務(wù)較復(fù)雜，建議簽署相關(guān)合同、協(xié)議或其他書面文本；精品資料相關(guān)問題(wèntí)解析曾經(jīng)出現(xiàn)的情況：地產(chǎn)公司的采購需求（項目上保安的廚房用具等采購合同），由物業(yè)公司代辦，在物業(yè)OA系統(tǒng)審批出現(xiàn)的問題：合同錄入運營系統(tǒng)，付款(fùkuǎn)階段，地產(chǎn)相關(guān)人員看不到運營系統(tǒng)鏈接的合同，需要授權(quán)；結(jié)論：合同必須由需求的公司提交且在相應(yīng)的OA系統(tǒng)里審批；精品資料崗位職責(zé)綜合管理崗位(gǎngwèi)：計劃財務(wù)部合同管理員負責(zé)審核價格、付款條件、違約責(zé)任是否清楚、明確、有效；負責(zé)審核合同內(nèi)容摘要的費項歸屬，主要是完整性方面的審核。負責(zé)對合同主要條款的合理性做初步判斷；負責(zé)起草、修訂、解釋本管理辦法及附件文檔。精品資料人力資源行政部負責(zé)法律顧問事務(wù)所的選擇、監(jiān)督、評價(píngjià)和日常組織協(xié)調(diào)工作；負責(zé)處理法院、仲裁事務(wù)；負責(zé)對合同會簽過程進行動態(tài)監(jiān)督管理；負責(zé)合同用印、存檔、查閱工作；人才招聘類合同因涉及薪酬保密，人力資源行政部對合同總金額、付款金額、付款時間、付款條件及完成結(jié)果負全責(zé)。計劃財務(wù)部不對3.1.2.1所述內(nèi)容負責(zé)；精品資料相關(guān)(xiāngguān)問題曾經(jīng)出現(xiàn)(chūxiàn)的情況：合同在OA系統(tǒng)已經(jīng)完成所有流程，但合同起草人仍然收到要求其處理合同的待辦通知；原因：合同在OA系統(tǒng)里提交時起草人填寫的合同簽約時間已經(jīng)到了，但該合同仍未蓋章（系統(tǒng)視為未生效），或劉冉已蓋章但未作用印記錄；結(jié)論：催辦劉冉用印或補寫用印記錄；精品資料集團(jítuán)信息中心負責(zé)根據(jù)本辦法及附件文檔將合同類型及模版、崗位(gǎngwèi)審批權(quán)限等在OA系統(tǒng)及運營管理系統(tǒng)中進行設(shè)置及固化。精品資料合同(hétong)承辦部門負責(zé)本部門合同起草、會簽、校稿、審核、批準、生效的全過程管理；負責(zé)審核合同內(nèi)容的合理性、合法性、嚴密性及有效性，包括但不限于合同要素及條款是否齊備，當(dāng)事人雙方(shuāngfāng)的權(quán)責(zé)和義務(wù)是否明確，合同文字及數(shù)字的表述是否準確規(guī)范；負責(zé)建立和管理部門各類合同的示范模板;負責(zé)對本部門員工進行合同管理辦法及應(yīng)用的培訓(xùn);精品資料相關(guān)(xiāngguān)問題可能出現(xiàn)的情況：OA系統(tǒng)里的合同類別不能滿足要求；舉例：財務(wù)合同-擔(dān)保合同（對外擔(dān)保，審批流程到吳總），現(xiàn)在有一個合同是其他公司為我公司擔(dān)保（被擔(dān)保合同，審批流程到邵總就行），合同類別中沒有；解決辦法：反映情況給合同管理員，由合同管理員告知(ɡàozhī)集團信息中心馮馳，增加此合同類別；精品資料合同(hétong)承辦部門合同承辦部門在合同承辦過程應(yīng)注意：A.如果合同對應(yīng)費項跨部門，需要添加其他部門負責(zé)人會簽；B.業(yè)務(wù)部門辦理職責(zé)包括注明合同對應(yīng)費項和對應(yīng)項目；C.特別應(yīng)注意規(guī)范合同付款審批詳細說明并形成標準格式，應(yīng)在付款說明中寫明要求支付(zhīfù)的金額，此次付款是合同的第幾筆付款，占合同總金額的比例，本次合同的付款約定，相關(guān)文檔包含的內(nèi)容，費項歸屬，費用所屬部門等內(nèi)容精品資料相關(guān)(xiāngguān)情況介紹相關(guān)合同對應(yīng)(duìyìng)費項跨部門：例如營銷合同需求，由造價部采購提交合同，需添加營銷部門負責(zé)人會簽；付款申請的相關(guān)說明部分不能放空，且付款節(jié)點說明與合同付款約定嚴格保持一致；如果與合同付款約定不一致，請先添加邵總會簽；精品資料舉例(jǔlì)BJ20070305005，北京龍湖順義新城牛欄山組團東南部土地一級開發(fā)工程項目第一、二標段監(jiān)理合同；情況說明(shuōmíng)：根據(jù)合同本應(yīng)路基完成次月支付27萬元,但由于電桿拆遷影響,目前已完成85%,監(jiān)理已進場3個月,為了不影響其工作積極性,建議先支付27萬元的10萬,剩余部分在通常情況下月中下旬支付.精品資料舉例(jǔlì)問題1：詳細說明沒有填寫；問題2：付款請求與合同約定不符處理：要求添加邵總會簽，邵總回復(fù)(huífù)添加柴總和王勇會簽，柴總回復(fù)(huífù)：駁回；精品資料舉例(jǔlì)BJ20070305005，北京龍湖順義新城牛欄山組團東南部土地一級開發(fā)工程項目第一、二標段監(jiān)理合同；詳細(xiángxì)說明闡述清楚添加柴總、王勇會簽；處理：直接通過精品資料舉例(jǔlì)BJ20070305005，北京龍湖(lónɡhú)順義新城牛欄山組團東南部土地一級開發(fā)工程項目第一、二標段監(jiān)理合同；精品資料合同(hétong)基本內(nèi)容和格式基本內(nèi)容：包括標的物（施工、采購、服務(wù)等）、數(shù)量和質(zhì)量、價款(jiàkuǎn)（大小寫）、付款節(jié)點和相應(yīng)的支付條件、履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任，維保服務(wù)等主要條款；合同格式要求：必須在合同插入頁碼和總頁數(shù)，格式是“第x頁，共x頁”精品資料合同(hétong)名稱命名原則(yuánzé)：必須包括“公司發(fā)布的項目標準名稱+事項”精品資料推薦學(xué)習(xí)(xuéxí)的知識北京龍湖項目名稱管理辦法（2007年版）北京龍湖項目名稱表（2007年版）查找路徑：OA首頁-協(xié)同辦公管理-地產(chǎn)知識管理-知識管理-知識查詢(cháxún)-搜索精品資料合同起首(qǐshǒu)部分寫明合同各方的全稱，且必須與公司印章名稱保持一致；正確選擇甲方合同主體，不同(bùtónɡ)項目對應(yīng)不同(bùtónɡ)的合同主體；一般情況下一份合同一個合同主體，若一份合同多個合同主體需要說明不同(bùtónɡ)主體對應(yīng)的標的物及金額（舉例：營銷、造價合同）精品資料舉例(jǔlì)所屬項目(xiàngmù)：香醍漫步-北京龍湖慶華置業(yè)有限公司，滟瀾山-北京龍湖置業(yè)有限公司精品資料合同正文(zhèngwén)部分基本信息應(yīng)包括但不限于：產(chǎn)品名稱、牌號、商標、廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等；質(zhì)量要求、技術(shù)標準、供方對質(zhì)量負責(zé)的條件和期限(qīxiàn)，必須符合國家行業(yè)相關(guān)政策規(guī)范；計量單位、計量方法、自然損耗率等；運輸方式及運費承擔(dān)責(zé)任（舉例：造價合同）；交（提）貨期限(qīxiàn)、地點及驗收方法；精品資料舉例(jǔlì)問題：之前簽訂的合同總價包含了貨物、包裝費和運費，貨物和包裝物的付款是直接付給乙方（乙方開出發(fā)票），運費是付給運輸(yùnshū)公司（運輸(yùnshū)公司開出發(fā)票，與合同約定收款人不一致）；解決辦法：合同總價不再包含運輸(yùnshū)費或運輸(yùnshū)費由乙方承擔(dān)；精品資料合同(hétong)正文部分合同必須有違約責(zé)任，違約責(zé)任應(yīng)明確約定違約金數(shù)額、比例及計算方法，以及合同解除的條件，具體內(nèi)容由合同承辦部門確定；各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)特點，總結(jié)一些本部門常見的違約責(zé)任標準條款；一般情況下，任何合同都不能缺乏違約條件，應(yīng)杜絕“乙方是長期合作單位，不會出意外，不必考慮(kǎolǜ)違約條款”的觀念，“甲方有權(quán)保留追溯損失的權(quán)利”之類的說法不能代替具體的違約條款；精品資料合同正文(zhèngwén)部分一般情況下，合同必須有質(zhì)保金、質(zhì)保期及維保服務(wù)方式，以保證合同后期服務(wù)的正常進行(jìnxíng)；一般情況下，合同爭議處理的機構(gòu)應(yīng)為甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院或仲裁委員會；一般情況下，合同應(yīng)有明確的起止時間及簽約地點；精品資料合同(hétong)結(jié)尾部分雙方都必須使用合法的印章（公章或合同專用章），不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合法印章（舉例(jǔlì)）；落款應(yīng)包含簽訂時間、法定代理人及委托代理人、開戶銀行及帳號、聯(lián)系人及電話；應(yīng)在合同結(jié)尾注明合同正副本各幾份，甲乙雙方分別持有幾份等信息；精品資料舉例(jǔlì)情況：輸電公司是電力公司下屬企業(yè)（分公司，不是子公司），合同(hétong)和輸電公司簽，但由于輸電公司沒有公章或合同(hétong)專用章，所以蓋的是電力公司的章；付款時發(fā)現(xiàn)輸電公司提供的開戶銀行和銀行帳號都是電力公司的；分析及結(jié)論：和分公司簽訂合同(hétong)時蓋母公司的章是可以的（要求是：合同(hétong)方與蓋章嚴格保持一致），付款時付給母公司也沒有問題，但需要提供有母公司蓋章的證明（說明是其分公司而非子公司，且分公司同意把錢付給母公司）精品資料合同(hétong)結(jié)尾部分應(yīng)在合同結(jié)尾處注明合同附件的名稱和份數(shù)；如果(rúguǒ)合同結(jié)尾部分的合作雙方信息是另取一頁應(yīng)在此頁左上角注明此頁無正文；精品資料格式化的合同(hétong)包括國家規(guī)定的格式(géshi)合同和某些壟斷機構(gòu)的格式(géshi)合同，由經(jīng)辦人按要求填寫，在合同中應(yīng)盡量通過其它說明事項或補充條款等方式為甲方爭取公平的權(quán)益，同時，經(jīng)辦人員應(yīng)在OA系統(tǒng)審批的合同摘要中對格式(géshi)合同予以明示；精品資料問題(wèntí)掃描鏈接上來的必須保證方向正確、內(nèi)容(nèiróng)可以看的清楚；最好對掃描文件進行重命名，表明次序，方便相關(guān)人員會簽審批；精品資料境外合同(hétong)必須明確約定(yuēdìng)稅費的承擔(dān)人，稅費交納手續(xù)的辦理人、國內(nèi)段工作涉及的合同金額或比例；鑒于稅務(wù)局有權(quán)質(zhì)疑合同約定(yuēdìng)的國內(nèi)段、國外段的金額分攤比例，故合同應(yīng)約定(yuēdìng)“最終稅費以稅務(wù)局認可金額為準”；鑒于境外合同付款周期的特殊性，故合同約定(yuēdìng)的付款時間應(yīng)考慮充分，如在收到發(fā)票后20個工作日，并應(yīng)強調(diào)付款遇中華人民共和國法定節(jié)假日順延；精品資料境外合同(hétong)與代理方所簽合同中應(yīng)包括對代理方票據(jù)(piàojù)的要求；凡涉及境外付款的合同需添加計劃財務(wù)部稅務(wù)專員會簽；精品資料合同(hétong)流轉(zhuǎn)流程基本流程：起草→會簽→校稿→審核→批準→用印→存檔/抄送(chāosònɡ)（OA系統(tǒng)）會簽、審核、批準、審批精品資料起草(qǐcǎo)合同承辦人對合同簽訂的及時性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性承擔(dān)主要責(zé)任，即第一責(zé)任；合同承辦人在會簽過程中應(yīng)嚴格按合同會簽權(quán)限添加相關(guān)人員參與(cānyù)會簽，不得隨意添加合同會簽權(quán)限以外的人員參與(cānyù)會簽（目的是提高合同會簽效率、明確分工和責(zé)任、控制合同流傳范圍）；精品資料起草(qǐcǎo)若發(fā)生多版本情況，應(yīng)說明版本之間的差異，明確修訂的內(nèi)容(nèiróng)（目的是提高會簽效率，保證版本的有效性）；合同承辦人不得隨意跳過系統(tǒng)默認的會簽人員直接校稿，如有特殊情況，必須在辦理說明中明示；（常見問題舉例：把校稿當(dāng)成修改鍵）合同承辦人不能找到合適的合同類別，如何處理？（前面已說明）精品資料起草(qǐcǎo)若合同涉及的費用，超過合同審批(shěnpī)人權(quán)限時，均需提交總經(jīng)理審批(shěnpī)（OA操作：選擇特殊合同審批(shěnpī)，手工選擇會簽人，系統(tǒng)將默認部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準）；精品資料會簽(huìqiān)會簽人對合同內(nèi)容提出本部門工作需求和專業(yè)意見，承擔(dān)相關(guān)專業(yè)責(zé)任，負責(zé)提供專業(yè)標準規(guī)范或技術(shù)要求條款給合同起草人；合同承辦人必須逐條明確回復(fù)會簽人意見、直到(zhídào)意見達成一致；涉外合同：合同承辦人必須自行添加會計組主管參加會簽（是否涉外合同以乙方是否境外單位為判斷標準，不以是否外幣付款為標準）；精品資料審核(shěnhé)合同審核人負責(zé)對校稿版本的合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性進行全面審核，承擔(dān)合同簽定的第二責(zé)任；根據(jù)各個部門的情況，可設(shè)定多級審核；合同審核人必須(bìxū)檢查會簽記錄，起草和會簽流程是否正確；精品資料批準(pīzhǔn)批準人在審核的基礎(chǔ)上批準該合同的執(zhí)行，對簽訂合同承擔(dān)決策責(zé)任，不承擔(dān)因合同的及時性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性等具體條款所涉及(shèjí)的相關(guān)責(zé)任；精品資料審批(shěnpī)審批人同時兼任審核和批準(pīzhǔn)，承擔(dān)第二責(zé)任和決策責(zé)任精品資料合同(hétong)的變更、解除變更、解除經(jīng)濟合同，一律必需采用書面形式，并通過行政部檔案管理員在OA系統(tǒng)上作出處理。合同轉(zhuǎn)讓原則上必須有三方協(xié)議；因變更、解除合同而使公司利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)的以外，均應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中予以明確(míngquè)；（常見問題舉例：營銷合同終止）精品資料舉例(jǔlì)情況介紹：此合同由于乙方的工作不能達到我方要求，工作已實際終止，但未簽訂終止協(xié)議；預(yù)付了85600元；處理：相關(guān)責(zé)任人推進與合作方簽訂終止協(xié)議的工作，如合同有明確規(guī)定合同終止時的結(jié)算事宜則按合同約定執(zhí)行；如果合同沒有明確，則根據(jù)實際情況對對方提出退還預(yù)付款(fùkuǎn)的要求（根據(jù)實際情況結(jié)算）；終止協(xié)議簽訂后，根據(jù)協(xié)議結(jié)算（付款(fùkuǎn)或退回預(yù)付款(fùkuǎn)，可沖賬或沖抵其他合同付款(fùkuǎn)）；通知合同管理員對此合同進行終止的異常管理；精品資料合同(hétong)的變更、解除變更、解除經(jīng)濟合同，需同樣按合同審批流程辦理手續(xù)；一般情況下,合同變更金額應(yīng)小于原合同總價的≤5%，如果超過這個比例應(yīng)簽訂補充協(xié)議；一般情況下,合同變更應(yīng)只限于(xiànyú)合同金額的變更，如果變更涉及合同內(nèi)容，應(yīng)該簽署補充協(xié)議；精品資料合同的變更(biàngēng)、解除合同變更、終止、解除、簽署補充協(xié)議等此類合同的名稱標準(biāozhǔn)格式是“原合同名稱+變更協(xié)議或終止協(xié)議或解除協(xié)議或補充協(xié)議”精品資料合同(hétong)類別及權(quán)限表公司對合同進行(jìnxíng)分類管理，不同類別的合同對應(yīng)不同的起草人、會簽人、審核人、審批人和抄送人，詳見《北京龍湖合同類別及權(quán)限表（2007版）》精品資料合同(hétong)示范模板合同示范模板是各部門業(yè)務(wù)(yèwù)經(jīng)驗的積累，是各部門進行業(yè)務(wù)(yèwù)培訓(xùn)的重要工具，由合同承辦部門負責(zé)建立和管理本部門合同的示范模板；精品資料合同示范(shìfàn)模板的基本流程途徑：工作聯(lián)系單模塊——合同范本類——**部門合同范本流程：計劃財務(wù)部合同管理員參加會簽，承辦部門經(jīng)理審批，抄送集團(jítuán)信息中心系統(tǒng)管理員；應(yīng)用：系統(tǒng)管理員將其對應(yīng)設(shè)置到每一個合同類別下；合同示范模板的內(nèi)容和格式：各部門自行確定，但必須符合本辦法規(guī)定之相關(guān)內(nèi)容和格式，且易于使用，能有效提高合同辦理的效率；精品資料其他(qítā)先做事情后補合同屬特例管理，合同承辦人在提交該類合同時必須自行申明屬于先做事情后補合同的情況(qíngkuàng)，同時說明補辦合同的原因以