GB/T 34112-2017信息與文獻文件管理體系要求

ICS35040

A14.

中華人民共和國國家標準

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

信息與文獻文件管理體系要求

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—Requirements

(ISO30301:2011,IDT)

2017-07-31發(fā)布2017-11-01實施

中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布

中國國家標準化管理委員會

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

組織背景

4…………………1

了解組織及其背景

4.1…………………1

業(yè)務(wù)法律和其他要求

4.2、………………2

界定文件管理體系的范圍

4.3…………2

領(lǐng)導力

5……………………2

管理承諾

5.1……………2

方針

5.2…………………3

組織的崗位職責和權(quán)限

5.3、……………3

總則

5.3.1……………3

管理職責

5.3.2………………………3

業(yè)務(wù)職責

5.3.3………………………3

規(guī)劃

6………………………3

應對風險和機遇的措施

6.1……………3

文件管理的目標和計劃

6.2……………4

支持

7………………………4

資源

7.1…………………4

能力

7.2…………………4

意識和培訓

7.3…………………………5

溝通

7.4…………………5

證明性文檔

7.5…………………………5

總則

7.5.1……………5

證明性文檔的控制

7.5.2……………5

運行

8………………………6

運行計劃和控制

8.1……………………6

文件過程的設(shè)計

8.2……………………6

文件系統(tǒng)的實施

8.3……………………6

績效評估

9…………………7

監(jiān)控測評分析和評估

9.1、、……………7

內(nèi)部體系審計

9.2………………………7

改進

10………………………8

Ⅰ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

不符合項控制和糾正措施

10.1…………8

持續(xù)改進

10.2……………8

附錄規(guī)范性附錄過程與控制

A()………………………9

附錄資料性附錄和

B()GB/T19001,GB/T24001,GB/T22080GB/T34112—2017

的對應關(guān)系

………………………12

附錄資料性附錄自評估檢查表

C()……………………16

參考文獻

……………………18

圖文件管理體系標準結(jié)構(gòu)

1……………Ⅳ

圖文件管理體系結(jié)構(gòu)

2…………………Ⅴ

Ⅱ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

前言

本標準按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標準使用翻譯法等同采用信息與文獻文件管理體系要求

ISO30301:2011《》。

本標準與相比做了以下編輯性修改

ISO30301:2011,:

補充了本標準中的文件管理人員包括檔案管理人員及知識管理人員

———。

本標準由全國信息與文獻標準化技術(shù)委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本標準起草單位中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局中國科學技術(shù)信息研究所中國電

:、、、

子文件管理部際聯(lián)系會議辦公室中國電子技術(shù)標準化研究院南開大學商學院電子政務(wù)云計算應用

、、、

技術(shù)國家工程實驗室

。

本標準主要起草人安小米杜梅王紅敏張楠劉春燕孫舒揚朱莉白文琳張靜高麟鵬連樟文

:、、、、、、、、、、、

朱葉吉潘星星

、。

Ⅲ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

引言

組織的成功主要依賴于管理體系的實施和維護以持續(xù)改進績效并滿足所有利益相關(guān)方的需求

,。

管理體系為實現(xiàn)組織目標提供了制定決策和管理資源的方法論

。

文件的創(chuàng)建和管理是任何組織活動業(yè)務(wù)過程和信息系統(tǒng)的有機組成并能提高業(yè)務(wù)有效性加強

、,,

問責管控風險并保證業(yè)務(wù)連續(xù)性促使組織將信息資源視為業(yè)務(wù)資產(chǎn)商業(yè)資產(chǎn)和知識資產(chǎn)進行資本

、,、

化管理有利于保存集體記憶應對全球化和數(shù)字化環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)

,,。

在鼓勵良好業(yè)務(wù)實踐的組織環(huán)境中管理體系標準為高層管理者提供了系統(tǒng)的可評測的用以管控

,、

組織的工具

。

文件管理體系標準旨在幫助各種類型規(guī)模的組織或者有共同業(yè)務(wù)活動的組織團體建立實施和

,、,、

持續(xù)改進有效的文件管理體系文件管理體系對組織制定并實現(xiàn)文件方針和目標進行指導和控制通

。,,

過以下措施達到上述宗旨

:

明確崗位及其職責

a);

系統(tǒng)化的過程

b);

測量和評估

c);

評審和改進

d)。

基于組織要求合理實施文件方針和目標可以確保業(yè)務(wù)活動形成的證據(jù)和相關(guān)的權(quán)威可靠的信息

,、

得以形成和有效管理并為有需要的人在需要的時候提供利用文件方針及目標的成功實施能使文件

,。

和文件系統(tǒng)適宜地滿足組織的全部宗旨

。

在組織內(nèi)實施文件管理體系也有助于保證決策的透明度和可追溯性這些決策是通過責任化管理

,

和明確規(guī)定問責來實現(xiàn)的

。

文件管理體系系列標準是在管理體系標準框架下完成的與其他管理體系標準保持兼容見附錄

,(B),

并使用了相同的要素和方法論文件管理體系標準結(jié)構(gòu)如圖所示

。1。

圖1文件管理體系標準結(jié)構(gòu)

Ⅳ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

圖2文件管理體系結(jié)構(gòu)

Ⅴ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

信息與文獻文件管理體系要求

1范圍

本標準規(guī)定了文件管理體系應滿足的要求以支持組織實現(xiàn)其職權(quán)使命戰(zhàn)略和目標本標準為

,、、。

建立實施文件方針目標考評監(jiān)測文件管理的績效提供指南

、、,、。

建立文件管理體系的可以是單個組織也可以是擁有共同業(yè)務(wù)活動的多個組織本標準所指組

,?！?/p>

織不局限于單個組織還包括其他類型的組織結(jié)構(gòu)

”,,。

本標準適用于有下列需求的任意類型的組織

:

建立實施維護與改進文件管理體系以支持其業(yè)務(wù)

a)、、;

確保組織的文件管理體系與其規(guī)定的文件方針保持一致

b);

通過以下方式來證明與本標準的一致性

c):

開展自我評估和自我鑒定

1);

通過外部第三方來證實自我鑒定

2);

通過外部第三方來認證文件管理體系

3)。

本標準可以與其他管理體系標準同步實施且尤為有效地呈現(xiàn)了與其他管理體系標準的證

(MSS),

明性文檔和文件要求的一致性

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版