函的寫(xiě)作討論

函的寫(xiě)作討論2010年12月15日12

一、函的含義

函有廣義的函和狹義的函兩種。

1．廣義的函

一是指匣、封套。如“書(shū)函”“石匣”“鏡匣”。

二是指信件。如“來(lái)函”“公函”。“函件”“函授”“發(fā)函致謝”“函告”“函購(gòu)”“函售”。信和電報(bào)的總稱(chēng)就叫“函電”。一般說(shuō)的函，就是書(shū)信。函的寫(xiě)作，就是書(shū)信寫(xiě)作的一部分。書(shū)信，是生活、學(xué)習(xí)和工作中用得最廣泛的一種應(yīng)用文，它是人們普遍使用的一種交際工具。

書(shū)信的種類(lèi)很多，常見(jiàn)的有一般書(shū)信和專(zhuān)用書(shū)信兩種。

專(zhuān)用書(shū)信，是指介紹信、證明信、申請(qǐng)書(shū)、建議書(shū)、商務(wù)信函、黨政機(jī)關(guān)函件等，亦即公函。

一般書(shū)信，是指私人間來(lái)往的書(shū)信，亦即私函。3

2．狹義的函

所謂的狹義的函就是諸多種類(lèi)公函。例如，黨政機(jī)關(guān)公文處理法規(guī)規(guī)定的函件，我們企業(yè)因行政事務(wù)或者經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)對(duì)外制發(fā)的函件等等。盡管以函行文的對(duì)象，其行政級(jí)別可能高于或低于本機(jī)關(guān)、本單位，因?yàn)榘l(fā)函與受函的機(jī)關(guān)或單位互相之間并無(wú)隸屬關(guān)系，不存在所謂“上報(bào)”（上行文）或“下發(fā)”（下行文）的概念，仍為平行的行文方向。函是黨政機(jī)關(guān)18種法定公文中唯一的一種只能平行行文的文種。4

3．公函與私函的區(qū)別

⑴公函行文要用公文語(yǔ)言、規(guī)范語(yǔ)言。私函的文字基本上較為隨意，大多是怎么想就怎么寫(xiě)，直抒胸臆，較少人為的修飾。相對(duì)于私函的口語(yǔ)化，公函的語(yǔ)言就顯得更為書(shū)面化。

公函較多使用諸如“均”“系”“茲”“暨”“特此函復(fù)”“收悉”等文言詞和公文專(zhuān)用語(yǔ)，顯得穩(wěn)重老練，給人一種值得信賴(lài)、可以放心的感覺(jué)。5

⑵公函忌用口語(yǔ)，尤其忌用不成熟的網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言。如果用口語(yǔ)化的文字來(lái)寫(xiě)公函，就會(huì)顯得隨便輕浮，給人一種不嚴(yán)肅的感覺(jué)，有損公文的嚴(yán)肅性，如：“×月×日的來(lái)信和隨信寄來(lái)的×××定單一份，我們都已經(jīng)收到了”。這種口語(yǔ)化的文字出現(xiàn)在公函中，就會(huì)使公函顯得很平俗。與其說(shuō)這是一份公函，倒不如說(shuō)這更像是一封家書(shū)。正確的寫(xiě)法應(yīng)該是：“×月×日來(lái)函暨所附×××定單一份均已收悉?！边@樣措辭，一方面體現(xiàn)了發(fā)文者的成熟，值得信賴(lài)，另一方面也表示了對(duì)受文者的尊重。公函如果使用網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言如“玉米”“飯盒”“粉絲”“伊妹兒”等，會(huì)使受函方莫名其妙，以至公函法定效力受損。至于機(jī)關(guān)、單位之間因?yàn)橐庖?jiàn)相左，而在公函中蓄意使用隱晦的不文明的網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言侮辱受函方，是更其要不得的。6

⑶公函忌用寒暄用語(yǔ)。

公函中除了極少使用口語(yǔ)化的文字之外，一般也不能使用針對(duì)個(gè)人的寒暄用語(yǔ)。

公函是談?wù)摴珓?wù)的信件，對(duì)所談的問(wèn)題要力求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，不能繞圈子，更不能在討論公務(wù)的文字中加入諸如“身體好嗎”“工作順利嗎”之類(lèi)的私人之間的寒暄用語(yǔ)。這類(lèi)文字非但無(wú)助于工作的開(kāi)展，相反還會(huì)使嚴(yán)肅的公文庸俗化。另外，在正式的公函中也不能用“此致敬禮”等私函常用的禮貌用語(yǔ)來(lái)結(jié)尾，而要用“特此函告”“特此函復(fù)”之類(lèi)的公函專(zhuān)用語(yǔ)來(lái)收尾。便函則可以用“此致敬禮”來(lái)收尾。7

三、函的特點(diǎn)

1．溝通性。函充分體現(xiàn)平行文文種的功能，能在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間起溝通作用，這是其它法定公文所不具備的特點(diǎn)。

2．靈活性。一是行文靈活?？上蚋呒?jí)別機(jī)關(guān)行文，可向平級(jí)機(jī)關(guān)行文，也可向低級(jí)別機(jī)關(guān)行文，不受其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活?！肮币础秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定以“信函式格式”行文。但“便函”比較靈活自便,可以不用眉首，不編制發(fā)文字號(hào)，不擬標(biāo)題，結(jié)尾如未用習(xí)慣結(jié)束語(yǔ)，也可用“此致敬禮”這類(lèi)書(shū)信禮貌用語(yǔ)。

3．單一性。類(lèi)似于請(qǐng)示文種一文一事的特點(diǎn)，一函宜寫(xiě)一個(gè)事項(xiàng)。

4．懇切性。鑒于函是在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間起溝通作用的平行文文種，因此函的語(yǔ)言更加注意緩和懇切。8

四、公函的分類(lèi)

1、按形式分，可分為公函和便函

公函屬于正式公文，發(fā)文時(shí)要按正式公文的格式和規(guī)則辦理；便函聯(lián)系的事情一般為具體業(yè)務(wù)，不屬于正式公文，發(fā)文時(shí)一般使用便函紙。

2、按行文關(guān)系分，可分為發(fā)函和復(fù)函

3、按內(nèi)容分，可分為告知函、商洽函、詢(xún)問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)批函和批復(fù)函

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（1）“商洽函”如：

濟(jì)南市人民政府《關(guān)于在北京市設(shè)立辦事處的函》（兩個(gè)市政府互為不相隸屬機(jī)關(guān)）

南京市人民政府交通局《關(guān)于建議對(duì)×××路立交橋設(shè)計(jì)作局部修改致市規(guī)劃局的函》（兩個(gè)局同為一個(gè)市政府下屬的平級(jí)機(jī)關(guān)）。（2)“請(qǐng)批函”如：

2002年12月12日《南京市軟件發(fā)展辦公室（致南京市政府的）關(guān)于振興軟件產(chǎn)業(yè)行動(dòng)綱要的函》（市政府與市政府軟件發(fā)展辦公室不是直接上下級(jí)關(guān)系）。（3)“批復(fù)函”如：

2000年12月1日《青島市物價(jià)局關(guān)于青島市住房貨幣化分配軟件系統(tǒng)收取直接成本費(fèi)（致青島市住房委員會(huì)辦公室）的復(fù)函》（市物價(jià)局與市住房委員會(huì)辦公室互為不相隸屬機(jī)關(guān)）。10（4)“詢(xún)問(wèn)函”如：

《南京市化工園管委會(huì)關(guān)于園區(qū)內(nèi)合資獨(dú)資企業(yè)享受免稅待遇有關(guān)問(wèn)題（致南京市稅務(wù)局）的函》。（5)“答復(fù)函”如：南京市稅務(wù)局《關(guān)于南京市化工園園區(qū)內(nèi)合資獨(dú)資企業(yè)享受免稅待遇有關(guān)問(wèn)題（致南京市化工園管委會(huì)）的復(fù)函》。

（6)“告知函”如：

《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于支持做好國(guó)家中長(zhǎng)期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃制定有關(guān)工作的函》（國(guó)辦函〔2004〕1號(hào)）11

五、函的例文

函的正文總體上都是由發(fā)函或復(fù)函緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾三部分構(gòu)成。

1.緣由。即發(fā)函的目的理由。正文一開(kāi)頭不僅要有所交代，而且要交代得清楚明白、合情合理。

2.事項(xiàng)。就是發(fā)函要辦理的公務(wù)?；蛞糖?、詢(xún)問(wèn)、請(qǐng)批的事項(xiàng)，或要回答、批準(zhǔn)的問(wèn)題，要說(shuō)得明確、具體、實(shí)在。

3.結(jié)尾。即正文的結(jié)束語(yǔ)。不同種類(lèi)的函，有不同的慣用結(jié)束語(yǔ)。

商洽函的發(fā)函、詢(xún)問(wèn)函、請(qǐng)批函，常用“請(qǐng)函復(fù)”“可否,請(qǐng)函復(fù)”；

回函，不論是答復(fù)詢(xún)問(wèn)或是批準(zhǔn)，常用“特此函復(fù)”“專(zhuān)此函復(fù)”。12【例文1】商洽函關(guān)于商借教室的函××中學(xué)：□□我市為貫徹國(guó)家公務(wù)員制度，擬對(duì)全市事業(yè)單位在職干部進(jìn)行不脫產(chǎn)培訓(xùn)。因培訓(xùn)人員較多，場(chǎng)地不夠，所以想向你校借用教室。時(shí)間是今年9-10月份的所有雙休日，每天上午8時(shí)至下午6時(shí)；教室數(shù)目是8間。每次上完課，我局會(huì)派人打掃衛(wèi)生；消耗水電等的費(fèi)用，我局將如數(shù)支付。此次培訓(xùn)，關(guān)系到提高我市在職干部的素質(zhì)，希望能得到你們的支持。是否同意，請(qǐng)研究后及時(shí)答復(fù)我們?！酢醮酥戮炊Y

××市人事局

××××年×月×日□□□□13

【例文1簡(jiǎn)析】本例發(fā)函的目的是“商借教室”，一開(kāi)頭就把“商借”的原因說(shuō)得清清楚楚：要培養(yǎng)公務(wù)員，要培養(yǎng)的人較多，場(chǎng)地不夠。接著就提出“借用教室”，而且把借用的時(shí)間、數(shù)目和有關(guān)費(fèi)用等的處理說(shuō)得實(shí)實(shí)在在。這就容易得到對(duì)方積極的配合，滿意的回復(fù)。由于本函處理的是“商借教室”這一類(lèi)較為一般的事項(xiàng)，所以就沒(méi)有編列發(fā)文字號(hào)，明顯是以“便函”形式行文的。也因?yàn)槭且浴氨愫毙问叫形牡?，結(jié)尾又用了“此致敬禮”這類(lèi)書(shū)信禮貌用語(yǔ)，則不應(yīng)再用“特此函告”或“特此函復(fù)”之類(lèi)的習(xí)慣結(jié)束語(yǔ)結(jié)尾。函的語(yǔ)言要得體，有分寸，注意誠(chéng)懇合作、尊重對(duì)方、平等待人。本函的發(fā)函機(jī)關(guān)××市人事局與受函單位××中學(xué)，雖然互相之間是互不隸屬的單位，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但是，單位級(jí)別高低懸殊是明顯的。而發(fā)函機(jī)關(guān)市人事局在函中行文態(tài)度十分誠(chéng)懇，語(yǔ)言更其平和，處處尊重別人，沒(méi)有半點(diǎn)我“高”你“低”的味道，值得學(xué)習(xí)！

14【例文2】商洽函南京揚(yáng)子石化金浦橡膠有限公司：□□茲有我校高分子化學(xué)及工藝學(xué)專(zhuān)業(yè)學(xué)生畢業(yè)實(shí)習(xí)即將開(kāi)始。經(jīng)研究分配2008屆（一）班學(xué)生到貴公司實(shí)習(xí)，望能妥善安排?？煞瘢?qǐng)迅速回音。（秦淮工業(yè)大學(xué)印章）二○○七年六月一日□□□□【例文2簡(jiǎn)析】函，輕便快捷，使用廣泛，因此，寫(xiě)作時(shí)，除了要注意內(nèi)容的清楚明白，還要注意方法上的直敘其事，語(yǔ)言的得體與分寸感。否則，會(huì)影響公務(wù)的辦理。本例無(wú)標(biāo)題商洽函就是一個(gè)典型的反例（或者說(shuō)是病例）。本函涉及的事項(xiàng)是秦淮工業(yè)大學(xué)與不相隸屬的南京揚(yáng)子石化金浦橡膠有限公司商洽聯(lián)系安排該校學(xué)生的畢業(yè)實(shí)習(xí)問(wèn)題。

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例文2商洽函起碼應(yīng)該注意兩個(gè)問(wèn)題：

1.行文要說(shuō)清緣由、事項(xiàng)

既然要請(qǐng)托人家安排自己的學(xué)生實(shí)習(xí)，就得把學(xué)校的要求說(shuō)清楚，就得把該班學(xué)生的有關(guān)情況說(shuō)清楚。比如：秦淮工業(yè)大學(xué)需要安排到南京揚(yáng)子石化金浦橡膠有限公司實(shí)習(xí)的學(xué)生有多少人？男女各多少？實(shí)習(xí)時(shí)間多長(zhǎng)？實(shí)習(xí)主要內(nèi)容是什么？有沒(méi)有專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)老師帶隊(duì)？要不要橡膠公司負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)？要不要解決住宿和吃飯問(wèn)題？有關(guān)經(jīng)費(fèi)如何計(jì)算和支付？等等，都是應(yīng)該說(shuō)清楚的。

但是，函里壓根兒沒(méi)有說(shuō)，就叫橡膠公司“妥善安排”。眾所周知，橡膠公司是個(gè)年輕的合資公司，2005年7月28日才成立,2006年年底實(shí)現(xiàn)機(jī)械竣工，2007年一季度剛剛投入運(yùn)行，自身穩(wěn)定生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、人員培訓(xùn)還有大量的工作要做，有沒(méi)有余力“安排”、能不能“安排”外來(lái)實(shí)習(xí)學(xué)生都無(wú)法決定，怎么能做到“妥善”呢？

事項(xiàng)說(shuō)不清道不明，是這個(gè)商洽函的第一個(gè)毛病也是最根本的毛病。16

2.行文用語(yǔ)要注意分寸

商洽函應(yīng)有商洽的口氣，要考慮受函者的心理感受。本例函讓人看到的卻是語(yǔ)言不得體，說(shuō)話沒(méi)分寸。函與其他公文文種比較，“莊嚴(yán)度”不太高。但作為辦理公務(wù)的工具，“方便”不是“隨便”，寫(xiě)作中應(yīng)注意的事情還得注意。辦理公務(wù)，不論是辦理“你有求于我的事”，還是“我有求于你的事”，無(wú)論是高級(jí)別機(jī)關(guān)要求低級(jí)別機(jī)關(guān)辦事，還是低級(jí)別機(jī)關(guān)要求高級(jí)別機(jī)關(guān)辦事，都是為人民辦事，都要誠(chéng)懇合作、尊重對(duì)方、平等待人，不可以居高臨下命令式，更不可以頤指氣使擺布式。

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但本例發(fā)函單位秦淮工業(yè)大學(xué)卻擺出一付“老大”的面孔，對(duì)與自己沒(méi)有隸屬關(guān)系的南京揚(yáng)子石化金浦橡膠有限公司“交代”“任務(wù)”，一是“茲有”，二是“經(jīng)研究”，三是“望能妥善安排”，四是“請(qǐng)迅速回音”，簡(jiǎn)直沒(méi)有一點(diǎn)商量余地，沒(méi)有半點(diǎn)“平等”意味，好像別人是只能聽(tīng)?wèi){擺布的“小弟弟”“小妹妹”似的。請(qǐng)?jiān)O(shè)想，以這樣的態(tài)度，這樣的語(yǔ)言，跟人家“商量”辦事，碰壁恐怕在所難免，會(huì)把本來(lái)可以辦也可以辦好的事，變成不能辦或辦不好。我們強(qiáng)調(diào)函的寫(xiě)作行為語(yǔ)言要得體，并不是說(shuō)可以不分上下左右，而是說(shuō)要在平等待人、尊重別人的基礎(chǔ)上注意分寸。對(duì)上，不必恭維逢迎，但宜多用尊敬語(yǔ)

；對(duì)下，不可自傲訓(xùn)人，但可多用強(qiáng)調(diào)語(yǔ)以示嚴(yán)肅；對(duì)平行單位，更要講究真誠(chéng)合作，以禮待人。這樣，就可以從一個(gè)方面保證函發(fā)揮其應(yīng)有的作用。18【例文3】請(qǐng)批函

關(guān)于請(qǐng)求解決我縣枯水期用電指標(biāo)的函×府函(1989)××

號(hào)××市供電局：（注：例文3和例文4的發(fā)文字號(hào)應(yīng)標(biāo)識(shí)在眉首，這里是匯編示意）

□□1984年以來(lái)，我縣利用本地水利資源發(fā)展小水電，每年豐水期輸入國(guó)家大電網(wǎng)的電達(dá)3000-6000萬(wàn)度，每度電價(jià)0.05元。而枯水期我縣則嚴(yán)重缺電，以每度電價(jià)0.32元購(gòu)進(jìn)1500萬(wàn)度電，仍然不能保證城鎮(zhèn)居民生活用電。幾間水泥廠、糖廠或因缺電或因電價(jià)過(guò)高企業(yè)用不起電而停產(chǎn)。為此，我縣請(qǐng)求從1989年起每年11月1日至次年3月31日的枯水期內(nèi)，每天配給我縣基數(shù)電10萬(wàn)度。□□可否，請(qǐng)予函復(fù)。（××縣人民政府印章）一九八九年六月三十日□□□□

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【例文4】批復(fù)函

××市供電局關(guān)于同意解決部分基數(shù)電給××縣人民政府的復(fù)函×供函(1989)××號(hào)××縣人民政府：（注：例文3和例文4的發(fā)文字號(hào)年份未用六角括號(hào)，是歷史原因）□□你縣×府函(1989)××號(hào)收悉。（按規(guī)定，此引述來(lái)文方式不規(guī)范，但這是歷史）□□近年來(lái)我市各縣的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快，工業(yè)用電供求矛盾比較尖銳，每年秋冬兩季尤為突出。為顧全大局和用電需要，同時(shí)也充分考慮到你縣給國(guó)家輸電的貢獻(xiàn)，同意從1989年起至1991年止，每年11月15日至次年2月15日，每天配給你縣基數(shù)電6萬(wàn)度?！酢鯇?zhuān)此函復(fù)。（××市供電局印章）一九八九年七月二十日□□□□

20【例文5】告知函

關(guān)于推薦律師行風(fēng)監(jiān)督員的函蘇司律〔2007〕88號(hào)各有關(guān)單位：□□為了完善律師工作制度，規(guī)范律師執(zhí)業(yè)行為，切實(shí)加強(qiáng)律師隊(duì)伍建設(shè)，經(jīng)省司法廳、省律師協(xié)會(huì)研究，擬在省人大、省政協(xié)及政府有關(guān)部門(mén)和司法機(jī)關(guān)聘請(qǐng)律師行風(fēng)監(jiān)督員，監(jiān)督指導(dǎo)工作?，F(xiàn)請(qǐng)貴單位推薦一名律師行風(fēng)監(jiān)督員（推薦表附后）。請(qǐng)?jiān)?月15日前將推薦表郵寄我廳律師管理處。（南京市北京西路28號(hào)，郵編210024）□□附件：1.江蘇省司法廳、江蘇省律師協(xié)會(huì)聘請(qǐng)律師行風(fēng)監(jiān)督員辦法□□□□□2.江蘇省司法廳、江蘇省律師協(xié)會(huì)律師行風(fēng)監(jiān)督員推薦表（江蘇省司法廳印章）（江蘇省律師協(xié)會(huì)印章）

□□□□□□□二○○七年五月二十九日□□□□□□□

21【例文6】茶葉報(bào)價(jià)函茶葉報(bào)價(jià)函×××公司：□□貴方5月8日詢(xún)價(jià)函收悉，謝謝?，F(xiàn)將貴方詢(xún)問(wèn)內(nèi)容，詳細(xì)報(bào)價(jià)如下：□□商品：君山毛尖茶□□規(guī)格：一級(jí)□□容量：每包100克□□單價(jià)：每包×元（含包裝費(fèi)）□□包裝：標(biāo)準(zhǔn)紙箱，每箱100包□□結(jié)算方式：商業(yè)匯票□□交貨方式：自提□□交貨日期：收到訂單后10日內(nèi)發(fā)貨□□我方所報(bào)價(jià)格極具競(jìng)爭(zhēng)力，如貴方訂貨量在1000包以上，我方可按96%的折扣收款?！酢跞缳F方認(rèn)為我們的報(bào)價(jià)符合貴公司的要求，請(qǐng)?jiān)缛沼嗁?gòu)?！酢豕Ш蚣岩?/p>

×××茶葉廠

××××年××月××日□□□□

22【例文7】訂購(gòu)函訂購(gòu)函×廠：□□貴廠5月7日?qǐng)?bào)價(jià)單收悉，謝謝。貴方報(bào)價(jià)比較合理，我方能夠接受。茲向貴廠訂購(gòu)如下貨物：□□××牌型號(hào)SAW--39計(jì)算機(jī)鼠標(biāo)500只單價(jià)20元總計(jì)10000元。□□××牌型號(hào)ADV--58計(jì)算機(jī)鍵盤(pán)300臺(tái)外觀尺寸