和君創(chuàng)業(yè)-工作分析及職位說(shuō)明書(shū)

工作分析與職位說(shuō)明書(shū)

和君創(chuàng)業(yè)研究咨詢(xún)有限公司2003.3北京1要目一、什么是工作分析二、為什么要做工作分析三、實(shí)施工作分析四、職位說(shuō)明書(shū)的構(gòu)成與撰寫(xiě)五、傳統(tǒng)工作分析的誤區(qū)2一、什么是工作分析工作分析為企業(yè)員工提供了一個(gè)工作行為的“標(biāo)桿”工作分析的基點(diǎn)是“職位”而非任職者工作分析一般假設(shè)目前組織結(jié)構(gòu)是合理的“任務(wù)”“職責(zé)”“職位”“工作”和“職業(yè)”等相關(guān)術(shù)語(yǔ)（見(jiàn)下頁(yè)）3相關(guān)重要術(shù)語(yǔ)任務(wù)(task):指為達(dá)到一個(gè)目的所進(jìn)行的一項(xiàng)活動(dòng).

如:操作一個(gè)計(jì)算機(jī)程序,設(shè)計(jì)一個(gè)方案.職責(zé)(responsibility):指一個(gè)人擔(dān)負(fù)的由一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)組成的活動(dòng).

如:人力資源經(jīng)理的職責(zé)之一是進(jìn)行“工資調(diào)查”,這項(xiàng)任務(wù)職責(zé)是由以下任務(wù)組成的:設(shè)計(jì)調(diào)查問(wèn)卷,調(diào)查,統(tǒng)計(jì)分析等.4相關(guān)重要術(shù)語(yǔ)（續(xù)）職位(position):是在一定的時(shí)間內(nèi),由一個(gè)特定的人及其所擔(dān)負(fù)的一個(gè)或數(shù)個(gè)職責(zé)所組成的.如:市場(chǎng)部經(jīng)理,這是一個(gè)職位.工作(job):指一組主要職責(zé)相似的職位所組成.

如:軟件開(kāi)發(fā).

職業(yè)(profession):指在一定的時(shí)間內(nèi)不同的組織中相似工作的組成.

如:會(huì)計(jì),教師等.5工作分析的結(jié)果職位描述（Jobdescription）：職位描述也被稱(chēng)為職位說(shuō)明，它是以書(shū)面敘述的方式來(lái)說(shuō)明工作中需要從事的活動(dòng)，以及工作中所使用的設(shè)備和工作條件的信息。職位描述是工作分析中工作活動(dòng)和工作條件分析的結(jié)果6工作分析的結(jié)果（續(xù)）職位規(guī)范（Jobspecification）：說(shuō)明對(duì)承擔(dān)這項(xiàng)工作的員工所必須具有的特定技能、工作知識(shí)、能力和其他身體和個(gè)人特征的最低要求。職位規(guī)范是工作要求和任職條件分析的結(jié)果7

二、為什么要做工作分析為人力資源管理工作提供必要的、有效的信息，為人力資源各領(lǐng)域工作提供支撐。提高管理和工作效率。將分析過(guò)的每項(xiàng)工作所包含的任務(wù)、責(zé)任和任職資格用正式的文字明確下來(lái)，保證組織中的每項(xiàng)工作都能按管理要求進(jìn)行分工和工作分配。8工作分析的用途

職業(yè)/個(gè)人發(fā)展計(jì)劃

工作分析

培訓(xùn)績(jī)效評(píng)估建立激勵(lì)體制組織調(diào)整薪酬崗位評(píng)估招聘9工作分析是人力資源管理工作的基礎(chǔ)工作說(shuō)明書(shū)工作目標(biāo)設(shè)定工作評(píng)估業(yè)績(jī)表現(xiàn)評(píng)定制定薪酬策略和政策員工事業(yè)發(fā)展規(guī)劃公司期望員工能力工作分析10三、實(shí)施工作分析（一）工作分析的方法觀察法面談法問(wèn)卷法工作日志法111、工作分析準(zhǔn)備階段2、工作分析設(shè)計(jì)3、工作調(diào)查和收集信息4、對(duì)信息進(jìn)行分析確認(rèn)5、編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)（二）工作分析的程序121、工作分析準(zhǔn)備階段獲得管理層的批準(zhǔn)和支持取得員工的認(rèn)同確認(rèn)工作分析的目的建立工作分析小組對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)132、工作分析設(shè)計(jì)挑選有代表性的標(biāo)桿職位確定分析方法選擇信息來(lái)源編制工作分析問(wèn)卷選擇工作分析人員143、工作調(diào)查和收集信息準(zhǔn)備好工作分析前所需必要文件安排工作調(diào)查日程選擇信息來(lái)源發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷154、對(duì)信息進(jìn)行分析確認(rèn)165、編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)制定標(biāo)準(zhǔn)工作說(shuō)明書(shū)格式將工作分析結(jié)果，以文件的形式呈現(xiàn)，形成規(guī)范的工作說(shuō)明書(shū)。17

（三）工作分析的人員外部工作分析專(zhuān)家公司人力資源管理專(zhuān)業(yè)人員工作的任職者18四、職位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)與構(gòu)成

任職者填寫(xiě)工作分析問(wèn)卷建立職位描述的初稿任職者認(rèn)同與上司一同討論再確認(rèn)職位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)191、職位存在的目的2、主要應(yīng)負(fù)職責(zé)3、關(guān)鍵的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)指標(biāo)4、職位的影響范圍5、任職資格（素質(zhì)/技能/經(jīng)驗(yàn)等要求）6、工作關(guān)系圖職位說(shuō)明書(shū)的構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)職位說(shuō)明書(shū)201、職位存在的目的對(duì)一個(gè)工作所期望達(dá)成“什么”及“為什么”該工作需要存在的簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確地表述。一般只有1-2句話(huà)，在組織中僅有少數(shù)工作的目的超過(guò)一句話(huà)，也就是那些有“多種職務(wù)角色”的工作。這個(gè)工作為組織整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？該工作對(duì)組織的獨(dú)一無(wú)二的貢獻(xiàn)是什么？到底我們?yōu)槭裁葱枰@個(gè)工作？21職位存在的目的（舉例）銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人

配合市場(chǎng)及利潤(rùn)策略，計(jì)劃、指導(dǎo)及控制銷(xiāo)售部門(mén)，確保實(shí)現(xiàn)所有產(chǎn)品的銷(xiāo)售目標(biāo)。222、主要應(yīng)負(fù)責(zé)任著重于工作所需的最終結(jié)果它回答以下問(wèn)題：為實(shí)現(xiàn)該工作目的，要在哪些主要領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？主要責(zé)任：全面的，綜合的。注重結(jié)果清晰的可衡量的體現(xiàn)崗位特點(diǎn)的23主要責(zé)任（格式）期望的最終結(jié)果通過(guò)行動(dòng)而實(shí)現(xiàn)主要活動(dòng)期望“什么樣”的結(jié)果“如何”達(dá)到（行為動(dòng)詞+目標(biāo)）24最終結(jié)果與具體行為的比較最終結(jié)果是里程碑式的，發(fā)生在特定的時(shí)間內(nèi)是任職者的輸出是最終結(jié)果其本身具體行為是任職者大部分時(shí)間做的事是任職者的輸入是達(dá)成最終結(jié)果的手段25行為動(dòng)詞（舉例）

政策制定/目標(biāo)設(shè)定工作的執(zhí)行較低的任務(wù)制定指導(dǎo)建立控制計(jì)劃準(zhǔn)備分析達(dá)到估價(jià)實(shí)施評(píng)估預(yù)測(cè)確認(rèn)落實(shí)提高增加安裝維護(hù)監(jiān)控談判建議回顧明確訂立查驗(yàn)校對(duì)分配收集運(yùn)作加工生產(chǎn)提供提交263、關(guān)鍵績(jī)效衡量指標(biāo)“崗位的產(chǎn)出”可以衡量任職者在崗位上如何有效地體現(xiàn)績(jī)效可以定量的，也可以定性的名詞著重于最主要的績(jī)效指標(biāo)274、職位的影響范圍獲得對(duì)崗位有直接或間接影響的定量描述了解崗位的本質(zhì)與范圍顯示與工作相聯(lián)的活動(dòng)的范圍28崗位的影響范圍大小以數(shù)字的形式進(jìn)行概括（大部分為財(cái)務(wù)方面），例如：年度預(yù)算年度花費(fèi)運(yùn)營(yíng)成本年度銷(xiāo)售額年度凈收入下屬的數(shù)量（直接與間接）客戶(hù)數(shù)項(xiàng)目數(shù)295、任職者的資格條件學(xué)歷要求學(xué)術(shù)職稱(chēng)/專(zhuān)業(yè)資格要求知識(shí)技能工作經(jīng)驗(yàn)工作經(jīng)驗(yàn)的長(zhǎng)短工作經(jīng)驗(yàn)的類(lèi)型素質(zhì)要求（個(gè)性與工作的匹配）306、工作關(guān)系圖31五、傳統(tǒng)工作分析的誤區(qū)1、脫離大的組織背景，尤其是脫離組織的變革與創(chuàng)新，對(duì)某一特定的工作進(jìn)行工作分析與設(shè)計(jì)?！氨仨殞⒐ぷ鞣治雠c設(shè)計(jì)置于整個(gè)組織結(jié)構(gòu)和組織變革的環(huán)境下進(jìn)行。組織結(jié)構(gòu)是在構(gòu)成組織的工作之間所存在的各種相對(duì)穩(wěn)定并且是正式的縱向和橫向的連接網(wǎng)絡(luò)。只有當(dāng)我們真正了解了一項(xiàng)工作同上層（監(jiān)督人員）、下層（下屬）以及處于不同職能領(lǐng)域中（銷(xiāo)售部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)），但屬于同一層面的其他工作之間到底是如何聯(lián)系在一起的，我們才能做出明智的決策，以確定如何才能以利益最大化的方式對(duì)組織進(jìn)行再設(shè)計(jì)或者改善?！薄度肆Y源管理：贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)》雷蒙德?A?諾伊32進(jìn)行工作分析應(yīng)考慮的組織因素橫向跨度與縱向?qū)蛹?jí)集權(quán)管理與分權(quán)管理規(guī)范化與靈活性正式組織與非正式組織33橫向跨度與縱向?qū)蛹?jí)橫向跨度：橫向業(yè)務(wù)細(xì)分能夠使員工更為專(zhuān)業(yè)化，從而提高工作效率。但是，橫向跨度的增加往往會(huì)導(dǎo)致員工過(guò)多地關(guān)注于本部門(mén)或本團(tuán)隊(duì)的成本和質(zhì)量，從而使企業(yè)在整體溝通和全面規(guī)劃等方面更為困難?？v向?qū)蛹?jí)：增加縱向?qū)蛹?jí)能夠更好地加強(qiáng)業(yè)務(wù)控制，但往往會(huì)造成企業(yè)決策效率下降并形成官僚作風(fēng)。橫向跨度

縱向?qū)蛹?jí)

34集權(quán)管理與分權(quán)管理集權(quán)管理：集權(quán)管理體系使企業(yè)高層管理人員能夠直接協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保企業(yè)將主要精力集中于首要目標(biāo)，并使資源分配和控制更為有效。但是，集權(quán)管理可能會(huì)造成企業(yè)高層管理人員被淹沒(méi)在大量的日常運(yùn)作決策中，從而使企業(yè)的日常反應(yīng)速度大為降低，同時(shí)戰(zhàn)略性決策也會(huì)受到嚴(yán)重影響。

分權(quán)管理：分權(quán)管理體系通過(guò)給予基層管理人員現(xiàn)場(chǎng)決策權(quán)而提高組織的反應(yīng)速度和應(yīng)變能力，并且能夠鼓勵(lì)基層管理人員勇于承擔(dān)更大的責(zé)任，面對(duì)更大的風(fēng)險(xiǎn)。此外，一些管理人員還能夠得到展示個(gè)人才能的機(jī)會(huì)。但是，當(dāng)?shù)玫礁鞣N授權(quán)的管理人員數(shù)量較多，并且存在一些內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)的情況時(shí)，組織整體的規(guī)劃和協(xié)調(diào)工作將變得比較困難。35規(guī)范化與靈活性規(guī)范管理：規(guī)劃化的管理體系有利于組織進(jìn)行預(yù)測(cè)和控制，并且能夠依據(jù)既定程序?qū)蛻?hù)需求和外部環(huán)境變化做出標(biāo)準(zhǔn)化的反饋。但規(guī)范化管理可能難以處理特殊的客戶(hù)需求和非常規(guī)的外部環(huán)境變動(dòng)。靈活管理：靈活應(yīng)變式的管理體系有助于發(fā)揮員工的創(chuàng)造力,但也會(huì)造成組織行為的不一致性，并可能造成某些管理人員形成獨(dú)斷的作風(fēng)。企業(yè)中有一些業(yè)務(wù)和部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范化的管理體系，例如會(huì)計(jì)部門(mén)和法律事務(wù)相關(guān)部門(mén)，同時(shí)另一些部門(mén)的管理體系卻應(yīng)當(dāng)具有足夠的靈活性，例如研發(fā)部門(mén)和營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)。36正式組織與非正式組織管理人員應(yīng)當(dāng)建立和維護(hù)一個(gè)非正式組織和相應(yīng)的組織文化，這種非正式組織和組織文化有時(shí)和企業(yè)的正式組織之間存在著沖突。非正式組織往往是最難塑造和改變的，其蘊(yùn)含的深層次的信念和行為規(guī)范將圍繞在管理人員周?chē)?。組織中出現(xiàn)的一些矛盾及其相應(yīng)的解決方案往往受到非正式組織和組織文化的影響，如果要形成有效運(yùn)作的組織結(jié)構(gòu)，非正式組織和正式組織以及兩者體現(xiàn)的文化應(yīng)當(dāng)能夠相互包容。372、脫離業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)與工作流程對(duì)某一特定的工作進(jìn)行分析與設(shè)計(jì)，從而使組織內(nèi)部的交易成本增加，組織速度下降，組織的業(yè)務(wù)導(dǎo)向非客戶(hù)化。

工作分析與設(shè)計(jì)應(yīng)基于對(duì)組織流程的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)與理解上。傳統(tǒng)工作分析的誤區(qū)（續(xù)）

戰(zhàn)略與工作設(shè)計(jì)系統(tǒng)圖業(yè)務(wù)流程與部門(mén)結(jié)構(gòu)及職能圖工作活動(dòng)分析的流程圖38戰(zhàn)略與工作設(shè)計(jì)系統(tǒng)圖企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和組織發(fā)展戰(zhàn)略業(yè)務(wù)線布局各業(yè)務(wù)線業(yè)務(wù)流程職能部門(mén)配置各業(yè)務(wù)線相關(guān)資源業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)劃分關(guān)鍵崗位職責(zé)界定職能部門(mén)管理流程各部門(mén)人員配備職能部門(mén)職責(zé)劃分39流程中近似的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)構(gòu)成部門(mén)經(jīng)營(yíng)單位制造采購(gòu)銷(xiāo)售流程40結(jié)構(gòu)優(yōu)化

--業(yè)務(wù)管理流程與部門(mén)結(jié)構(gòu)及職責(zé)用選定的工藝進(jìn)行新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的試驗(yàn)

評(píng)估并制定新產(chǎn)品計(jì)劃

管理產(chǎn)品檔案及處理

開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品現(xiàn)有產(chǎn)品的調(diào)整計(jì)劃及實(shí)施

分析客戶(hù)信用產(chǎn)品調(diào)度發(fā)運(yùn)開(kāi)發(fā)票并回收貨款

制定產(chǎn)品策略

運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)客戶(hù)服務(wù)

研究、分析、確定市場(chǎng)/客戶(hù)要求

服務(wù)需求和能力調(diào)整

服務(wù)時(shí)間安排

提供服務(wù)

保證質(zhì)量和服務(wù)到位

制定服務(wù)策略

提供客戶(hù)培訓(xùn)

客戶(hù)問(wèn)詢(xún)管理

提供現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和支持

管理客戶(hù)文件

處理客戶(hù)退貨、保單及折扣進(jìn)行市場(chǎng)和客戶(hù)研究廣告、促銷(xiāo)管理和銷(xiāo)售服務(wù)

制定產(chǎn)品價(jià)格

銷(xiāo)售人員報(bào)酬及激勵(lì)

建立并維護(hù)客戶(hù)關(guān)系

開(kāi)發(fā)并確定客戶(hù)需求

管理客戶(hù)報(bào)價(jià)

制定市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)和銷(xiāo)售計(jì)劃

預(yù)測(cè)訂單數(shù)量

銷(xiāo)售完成

客戶(hù)詢(xún)價(jià)、訂單處理和合同簽訂

產(chǎn)品配套服務(wù)

與供應(yīng)商簽訂合同并維持關(guān)系

制定采購(gòu)政策、管理采購(gòu)文件

制定并執(zhí)行采購(gòu)策略

制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

產(chǎn)品生產(chǎn)原材料和服務(wù)的采購(gòu)

訂單管理

市場(chǎng)策劃與產(chǎn)品銷(xiāo)售新產(chǎn)品/服務(wù)的開(kāi)發(fā)

技術(shù)和工藝的研究開(kāi)發(fā)

新產(chǎn)品上市的計(jì)劃、新聞發(fā)布及試銷(xiāo)

采購(gòu)原材料和服務(wù)

驗(yàn)收原材料和服務(wù)

向供應(yīng)商付款

生產(chǎn)計(jì)劃

訂單調(diào)整和生產(chǎn)檔案

產(chǎn)品生產(chǎn)

制定生產(chǎn)策略

工藝控制和產(chǎn)品質(zhì)量管理

產(chǎn)品包裝排產(chǎn)機(jī)動(dòng)原料采購(gòu)

建立、跟蹤、管理進(jìn)出庫(kù)文件及過(guò)程儲(chǔ)存、運(yùn)輸并管理庫(kù)存

處理廢棄和有害原料制定運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)和供應(yīng)策略

制定原料控制策略

供應(yīng)需求和能力調(diào)整

處理不合規(guī)格原料

技術(shù)部銷(xiāo)售部供應(yīng)部生產(chǎn)部

銷(xiāo)售部

41結(jié)構(gòu)優(yōu)化

--業(yè)務(wù)管理流程與部門(mén)結(jié)構(gòu)及職責(zé)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃

改善經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)

計(jì)劃、監(jiān)督并改善業(yè)績(jī)質(zhì)量

制定經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略監(jiān)督經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)

工廠維修、保管資料文檔

制定工廠房維修計(jì)劃

維修時(shí)間安排

計(jì)劃、進(jìn)行設(shè)施維修并做出記錄

實(shí)施工廠維修

維修原因分析

項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目安排

項(xiàng)目方案與可行性研究

項(xiàng)目實(shí)施

公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)管理行政服務(wù)管理

提供法律/法規(guī)影響服務(wù)

計(jì)劃、實(shí)施年并維護(hù)環(huán)境與安全風(fēng)險(xiǎn)管理

制定員工交流制度并進(jìn)行管理

經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)績(jī)管理

交易流程管理

總帳管理

結(jié)帳

稅收管理

財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理

公司風(fēng)險(xiǎn)管理

實(shí)施內(nèi)部、外部審計(jì)

控制和風(fēng)險(xiǎn)管理

資產(chǎn)管理

資本性支出管理

管理支持服務(wù)

人力資源的招聘、選拔、培養(yǎng)信息資源管理

制定信息資源需求計(jì)劃

制定信息技術(shù)戰(zhàn)略

計(jì)劃、實(shí)施并維護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

計(jì)劃、實(shí)施并維護(hù)應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

計(jì)劃、組織人力資源

管理職位空缺與招聘新員工

員工培訓(xùn)向員工提供指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)并聽(tīng)取反饋

薪酬管理

獎(jiǎng)勵(lì)制度及留住優(yōu)秀人才

員工福利管理

計(jì)劃、實(shí)施并維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)

計(jì)劃、實(shí)施并維護(hù)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)動(dòng)營(yíng)

提供信息用戶(hù)支持

計(jì)劃、實(shí)施并維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件結(jié)構(gòu)資產(chǎn)核算

成本分?jǐn)偱c成本分析

客戶(hù)與產(chǎn)品盈利性分析

財(cái)務(wù)報(bào)告并財(cái)務(wù)報(bào)表分析

流動(dòng)性管理計(jì)劃和管理預(yù)算

資本結(jié)構(gòu)管理

稅收計(jì)劃

財(cái)務(wù)政策與會(huì)計(jì)政策

項(xiàng)目核算

決策支持和財(cái)務(wù)管理

發(fā)展部財(cái)務(wù)部人事部發(fā)展部子公司施工部總經(jīng)辦

42工作流程分析原始投入需要什么樣的原材料、數(shù)據(jù)以及信息？設(shè)備需要什么樣的特殊設(shè)備、設(shè)施以及系統(tǒng)？人力資源完成這些任務(wù)的人需要具備哪些知識(shí)、技能和能力？活動(dòng)再生產(chǎn)產(chǎn)出的過(guò)程中需要完成哪些任務(wù)？產(chǎn)出提供了什么樣的產(chǎn)品、信息或服務(wù)？如何對(duì)這些產(chǎn)出進(jìn)行衡量？工作投入分析工作過(guò)程分析工作產(chǎn)出分析43組織變革與業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)職能管理

流程管理局部整體分工

以顧客為導(dǎo)向整合流程內(nèi)外部分割

由外而內(nèi)工序輕重不分

以關(guān)鍵流程為重點(diǎn)建立工序服從關(guān)系（市場(chǎng)與顧客、設(shè)計(jì)與服務(wù)、生產(chǎn)與推出）44業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)1）將幾道工序合并，歸一人完成；例：（舊）用戶(hù)承修員線路檢查員

公司總機(jī)技術(shù)員調(diào)度員服務(wù)技術(shù)員（最后完成修理任務(wù)）（新）用戶(hù)用戶(hù)維護(hù)員（檢查線路、查找問(wèn)題、進(jìn)行修理）服務(wù)技術(shù)員（進(jìn)行特殊修理）報(bào)修檢測(cè)、反饋匯總查索、分配報(bào)修如果無(wú)法馬上解決，通知通知2）將幾道工序的人員組合成團(tuán)隊(duì)，構(gòu)造新流程；3）將連續(xù)和（或）平行式路程改成同步流程。453、將工作分析與工作設(shè)計(jì)割裂或混為一談。工作分析與工作設(shè)計(jì)是人力資源管理的兩項(xiàng)