會(huì)展業(yè)導(dǎo)論 第11章 會(huì)展產(chǎn)業(yè)中的法律問題

本章目標(biāo)本章的主要目的是幫助讀者理解和掌握：組織者和供應(yīng)商之間協(xié)商/談判的要點(diǎn)什么是風(fēng)險(xiǎn)管理以及應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的手段稅務(wù)勞動(dòng)法什么是知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及它與會(huì)展產(chǎn)業(yè)間的聯(lián)系道德及其在會(huì)展產(chǎn)業(yè)中的特殊應(yīng)用

第11章會(huì)展產(chǎn)業(yè)中的法律問題幾乎所有的活動(dòng)都會(huì)涉及到合同，而它正變得越來越復(fù)雜。合同冗長復(fù)雜的原因之一是合約雙方試圖盡可能地消除不確定性。在理想狀態(tài)下，合同應(yīng)當(dāng)讓普通人也能一目了然。我們還需考慮國家法、州法和地方法律，這些法律會(huì)影響我們?nèi)绾无k活動(dòng)，如何選用員工以及如何安排娛樂活動(dòng)。這一章將著力探討這類問題，并提供一些與法律問題相關(guān)的見解。11.1引言協(xié)商/談判（negotiation）就是會(huì)議策劃者和酒店代表（或者其他供應(yīng)商）就條款和條件達(dá)成協(xié)議的過程。這些協(xié)議確定了雙方在會(huì)議、大會(huì)、博覽會(huì)或者展覽會(huì)的前、中、后不同階段的關(guān)系。11.2協(xié)商/談判通用談判技巧：做好功課。盡可能地了解對(duì)方的立場。盯住價(jià)格。求同存異、擱置爭議。后發(fā)制人。可虛張聲勢(shì)，但不要撒謊。跳出思維定式往往能找到問題的解決方法。時(shí)機(jī)很重要。時(shí)間越緊，壓力越大。90%的協(xié)商/談判都在最后10%的時(shí)間段里達(dá)成。傾聽，傾聽，再傾聽……不要情緒化。11.2協(xié)商/談判與酒店談判前：了解酒店本身酒店位置——它臨近機(jī)場、市中心或是靠近會(huì)展中心嗎？酒店類型——它是個(gè)有高爾夫球場、網(wǎng)球場和其他設(shè)施的度假酒店；是一個(gè)具備眾多會(huì)議場所的“會(huì)議”酒店；還是會(huì)議設(shè)施有限的小場所？酒店淡旺季酒店主要收入來源——客房收益/餐飲供應(yīng)酒店設(shè)置客房價(jià)格方式——收益管理11.2協(xié)商/談判與酒店談判前：了解各自優(yōu)勢(shì)和需求獲悉會(huì)議的相關(guān)優(yōu)勢(shì)和弱勢(shì)；作為“一項(xiàng)生意”，酒店感興趣可能是：“這樁生意值多少錢？”了解酒店是如何評(píng)估業(yè)務(wù)的。了解酒店所處的競爭市場——例如它的強(qiáng)勢(shì)、弱勢(shì)以及占用模式。運(yùn)用詳盡的信息和先前會(huì)議的資料，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的最佳呈現(xiàn)。有關(guān)酒店（供應(yīng)商）合同的一切都是可以商榷的。判斷在哪些條款上會(huì)議策劃者可以靈活變通。11.2協(xié)商/談判與酒店談判前：了解與酒店談判特殊規(guī)則永遠(yuǎn)不要簽署一份核心條款（比如房間價(jià)格）還尚待協(xié)商/談判的合同。確定特殊房間的價(jià)格，比如員工和演講者的房間；若有價(jià)格上漲，應(yīng)予以告知。當(dāng)我們提倡在合同中設(shè)定有關(guān)特殊會(huì)議和功能房間的規(guī)定時(shí)；所謂的二次協(xié)商/談判應(yīng)根據(jù)第一批推銷郵件的時(shí)間，在距離會(huì)議或活動(dòng)至少12個(gè)月前敲定。凡是合同以及后來的附錄都未做出詳細(xì)闡述的變動(dòng)，皆不可予以贊同。酒店合同中最容易忽視也是最為重要的一點(diǎn)就是合同雙方的署名11.2協(xié)商/談判合同除了叫合同，還可以被稱為“協(xié)議”，或者“協(xié)議書”，或者“諒解備忘錄”；有時(shí)候，還被稱為“意向書”或“提議”。文檔或協(xié)議的標(biāo)題并不重要，重要的是內(nèi)容。雙方在合同中就具體事宜應(yīng)該做（或不應(yīng)該做）的意圖進(jìn)行明細(xì)，進(jìn)而達(dá)成協(xié)議。11.3合同合同的基本要素是:一方提出報(bào)盤另一方接受對(duì)方提出的報(bào)盤通常在簽署合同時(shí)完成。對(duì)價(jià)（如協(xié)商/談判的價(jià)格和支付協(xié)議）。盡管對(duì)價(jià)往往以財(cái)務(wù)條款呈現(xiàn)，但也有例外。舉個(gè)例子，在有效合同中，相互允諾通常被視為對(duì)價(jià)。有效的書面合同必須包含：雙方的身份、對(duì)主題和協(xié)議條款的鑒定或詳述以及對(duì)價(jià)闡述。一旦決定以完善的書面合同為合約雙方權(quán)利和義務(wù)做最終陳述時(shí)，先前有關(guān)口頭或書面協(xié)議的證明和同時(shí)期的口頭協(xié)議，在闡述合同上皆不被法庭認(rèn)可。11.3合同11.3.1口頭證據(jù)口頭證據(jù)/口頭協(xié)議證明（parolevidence）在有限情況下可以使用，特別是當(dāng)書面文檔中存在含糊不清的語句時(shí)。書面文檔持有方在法庭上通常不占優(yōu)勢(shì)。特別地，當(dāng)單詞或詞組的打印形式與手寫形式發(fā)生沖突時(shí)，后者占上風(fēng)。11.3.2損失損失條款（attritionclauses，有時(shí)也稱執(zhí)行或滑移條款（slippageclauses）要求會(huì)議組織者在未能充分利用合同規(guī)定的房間而使酒店遭受損失的情況下支付賠償金。11.3合同11.3.3撤銷當(dāng)會(huì)議因合同規(guī)定之外的因素被取消時(shí)，存在于同一條或終止條款中的撤銷條款將對(duì)損害賠償做出要求。通常情況下，酒店單方面提出的協(xié)議中會(huì)含有這一項(xiàng)。某些情況下，在會(huì)議前指定時(shí)間(例如兩到三年)內(nèi)撤銷預(yù)訂是不用賠償金的。因?yàn)榫频暝谶@種情況下，有充足的機(jī)會(huì)來轉(zhuǎn)售房間。撤銷引起的賠償金有時(shí)會(huì)根據(jù)滑動(dòng)費(fèi)率來計(jì)算，距離會(huì)議越近的時(shí)候撤銷，其損害賠償?shù)慕痤~越大。11.3合同11.3.4解約解約條款有時(shí)被叫做不可抗力（forcemajeure）或天災(zāi)條款（ActofGodclause），當(dāng)任意一方因不可控事件而無法履行協(xié)議中的相關(guān)義務(wù)時(shí)，可以選擇終止合同。這通常包括罷工、惡劣天氣和交通困難等因素。該條約還涉及了撤銷條款中提到的“不合時(shí)宜或不切實(shí)際的”情況。11.3合同11.3.5調(diào)解糾紛無論合同寫得多么嚴(yán)謹(jǐn)，爭端還是可能會(huì)發(fā)生。當(dāng)出現(xiàn)分歧時(shí)，雙方往往采取任何高效且有利于維系業(yè)務(wù)關(guān)系的方式私底下解決?！皺?quán)利受到不法侵害的”的一方有三種選項(xiàng)：對(duì)解決方案不報(bào)任何幻想，直接繞過該問題到法院起訴通過其他方式來解決爭端（如仲裁）11.3合同11.4.1什么是風(fēng)險(xiǎn)？什么是風(fēng)險(xiǎn)管理？風(fēng)險(xiǎn)：指遭受損失或損害的可能性。風(fēng)險(xiǎn)管理：涉及評(píng)估、分析、緩解和控制風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)包含：日常事件、突發(fā)事項(xiàng)、自然災(zāi)害、危機(jī)和災(zāi)難引起的損失或損害。11.4風(fēng)險(xiǎn)管理11.4.1

什么是風(fēng)險(xiǎn)？什么是風(fēng)險(xiǎn)管理？

風(fēng)險(xiǎn)管理的階段有：準(zhǔn)備：展覽會(huì)組織者可以在策劃階段評(píng)估和分析潛在風(fēng)險(xiǎn)。緩解：在緩解階段，制定和實(shí)施應(yīng)急措施緩解風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的后果。應(yīng)對(duì)：弄清何時(shí)要應(yīng)對(duì)以及如何應(yīng)對(duì)?；謴?fù)：風(fēng)險(xiǎn)帶來的損害包括財(cái)產(chǎn)損失、人員傷亡或其他相對(duì)無形的東西，需要向未到場的參展商或與會(huì)者返還費(fèi)用，或者向保險(xiǎn)公司申請(qǐng)賠償。11.4風(fēng)險(xiǎn)管理11.4.2風(fēng)險(xiǎn)管理如何影響會(huì)議與活動(dòng)預(yù)防和緩解：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析有助于策劃者確定應(yīng)該采取什么樣的緩解手段。一些常見的緩解手段包括：合同、保險(xiǎn)、安全。應(yīng)對(duì)：策劃者負(fù)責(zé)明確風(fēng)險(xiǎn)是什么、會(huì)對(duì)會(huì)議或活動(dòng)造成什么樣的影響以及如何采取措施來降低風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響。根據(jù)不同風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)，采取不同的策略?；謴?fù)：恢復(fù)同樣取決于風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)。在恢復(fù)階段可能會(huì)涉及保險(xiǎn)上的索賠。

11.4風(fēng)險(xiǎn)管理按照聯(lián)邦法律規(guī)定，歧視殘疾人或未對(duì)其提供“合理安排”的行為皆屬于違法行為。在此基礎(chǔ)上通過了1990年的《美國殘疾人法案》（AmericanswithDisabilitiesAct，簡稱ADA）。該法案要求公共設(shè)施的所有者和運(yùn)營商承擔(dān)為各種類型的殘疾人提供合理安排的責(zé)任。11.5

《美國殘疾人法案》著作權(quán)是指包括文學(xué)、戲劇、音樂、美術(shù)作品和其他智力成果的作者對(duì)其作品所享有的權(quán)利。對(duì)發(fā)言人進(jìn)行錄音或者錄像會(huì)議組織方總是希望能夠?qū)μ囟òl(fā)言人或是特定項(xiàng)目做音頻或者視頻記錄，這要么是用于存檔，要么是為了向未到場的會(huì)議人員出售復(fù)制品。發(fā)言人或者項(xiàng)目參與者在演講時(shí)，享有普通法律規(guī)定的著作權(quán)益。因此，需在獲得演講者的許可之下才可進(jìn)行錄制、存檔、出售等行為。11.6知識(shí)產(chǎn)權(quán)為會(huì)議和商業(yè)展示會(huì)安排現(xiàn)場工作往往需要大量時(shí)間，并且會(huì)任用一些臨時(shí)或兼職人員來獲取管理及其他方面的支持。因此，組織方很有必要了解聯(lián)邦勞工法律要求對(duì)上述情況的影響。需要關(guān)注：最低工資加班費(fèi)11.7勞工問題道德在我們的個(gè)人生活與職業(yè)生涯中起著指導(dǎo)作用。在任何行業(yè)包括會(huì)展產(chǎn)業(yè)，道德問題與個(gè)人行為都扮演著重要角色。11.8會(huì)展產(chǎn)業(yè)中的道德策劃者和供應(yīng)商之間的關(guān)系營銷在未來會(huì)愈發(fā)得到重視，誠實(shí)、道德的行為將引領(lǐng)日后的商業(yè)活動(dòng)。策劃者和供應(yīng)商的可能會(huì)產(chǎn)生的道德問題：涉及所有權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用的問題送禮物拉攏業(yè)務(wù)（買家）體驗(yàn)游策劃者利用影響力和權(quán)力獲得特殊的報(bào)酬