勞動(dòng)保障檔案電子化管理問題與對策,社會(huì)保障論文

勞動(dòng)保障檔案電子化管理問題與對策,社會(huì)保障論文內(nèi)容摘要：勞動(dòng)保障檔案電子化管理，是通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備對在勞動(dòng)保障經(jīng)過中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，這是與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、互相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合。本文在分析了勞動(dòng)保障電子檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，分析了電子檔案在勞動(dòng)保障工作的優(yōu)勢及現(xiàn)實(shí)缺乏的基礎(chǔ)上，有針對性地提出了解決對策，為做好現(xiàn)代勞動(dòng)保障檔案管理、維護(hù)職工合法權(quán)益進(jìn)行了有益探尋求索。本文關(guān)鍵詞語：勞動(dòng)保障;電子檔案管理;應(yīng)用價(jià)值;勞動(dòng)保障是指以保衛(wèi)勞動(dòng)者的基本權(quán)益所采取的一切措施和行為的總和。通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備對在勞動(dòng)保障經(jīng)過中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)，這是與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，互相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合。勞動(dòng)保障電子檔案通常以檀卷為單位。1勞動(dòng)保障電子檔案特點(diǎn)1.1信息存儲(chǔ)的高密度從電子檔案的日常存儲(chǔ)的介質(zhì)來看，主要包括磁盤、軟盤、光盤，這些介質(zhì)具有很高的信息存儲(chǔ)密度。以普通的磁盤為例，一張3.5英寸磁盤可包容1.44兆字節(jié)的存儲(chǔ)量，換算成漢字多達(dá)72萬個(gè)。而光盤的存儲(chǔ)容量就更大，一張CD-ROM光盤的容量為650兆字節(jié)，可存儲(chǔ)約350萬頁紙質(zhì)檔案的文字信息量。1.2存儲(chǔ)內(nèi)容的不穩(wěn)定與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容容易被修改、損壞，且不易被發(fā)覺。即使是聲像檔案資料可以利用音紋鑒定技術(shù)對其能否被修改良行鑒定，而電子檔案的修改則能夠做到不留痕跡。除此之外，光盤、磁盤、軟盤對存儲(chǔ)的環(huán)境要求較高，外界的強(qiáng)磁、高溫、高濕都會(huì)對其使用壽命產(chǎn)生不利影響，最終會(huì)直接影響存儲(chǔ)信息內(nèi)容的穩(wěn)定性。1.3信息讀取的非直讀與紙質(zhì)檔案的直讀性相比，電子檔案由于存儲(chǔ)于專門的磁盤、光盤等介質(zhì)，是以數(shù)字編碼的形式將檔案信息內(nèi)容存儲(chǔ)于特定介質(zhì)載體上，肉眼是無法直接分辨和讀取的，必需要借助計(jì)算機(jī)或者其他專門的信息閱讀軟件，才能夠讀取相關(guān)信息。除此之外，為確保電子檔案信息內(nèi)容安全，常對其作編碼、加密處理，需要后期解碼、解密后方可讀取。1.4設(shè)備軟件的依靠性電子檔案離開計(jì)算機(jī)及其相關(guān)的操作軟件，將無法進(jìn)行有效的讀取、利用。換言之，離開計(jì)算機(jī)及專門的軟件系統(tǒng)，電子檔案信息的辨別、生成、傳遞將難以為繼。這種設(shè)備軟件的依靠性表如今多個(gè)方面，既有對硬件的依靠性，也有軟件和相關(guān)設(shè)備及加密技術(shù)的依靠性，這些設(shè)備在提升電子檔案管理效率的同時(shí)，也使得信息與載體之間密不可分，具有強(qiáng)烈的依靠性。1.5檔案載體的分離性傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案信息與承載其載體的紙張間密不可分，成為不可分離的整體，一旦改變這種整體性，就會(huì)被以為是復(fù)制品，也就失去了檔案的真實(shí)屬性。而電子檔案與其存儲(chǔ)的載體是可分離的，這也是保證電子檔案得以長期保存的重要條件，即，通過適時(shí)的信息遷移〔將電子檔案信息從某一硬件配置轉(zhuǎn)移至另一種配置〕或者刷新來保證電子檔案的長期保存。隨著信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要實(shí)現(xiàn)電子檔案的長期保存勢必需要經(jīng)常性地從一種存儲(chǔ)設(shè)備中向另一種一存儲(chǔ)中進(jìn)行信息遷移、轉(zhuǎn)遞，是信息與載體間脫離-結(jié)合-再脫離-再結(jié)合的動(dòng)態(tài)經(jīng)過。2電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的優(yōu)勢將電子檔案管理形式應(yīng)用于勞動(dòng)保障中，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。突出表如今：2.1提升勞動(dòng)保障工作效率勞動(dòng)保障牽涉勞動(dòng)者權(quán)益的各個(gè)方面，而檔案又具有憑據(jù)性、真實(shí)性，在維護(hù)勞動(dòng)者權(quán)益保障方面離不開檔案的支持。電子檔案管理，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，實(shí)現(xiàn)了勞動(dòng)保障檔案電子化、信息化，檔案查詢、利用突破了時(shí)間、空間的限制，極大地提升了檔案管理工作的效率。通過快速、精準(zhǔn)地查閱勞動(dòng)保障電子檔案信息，能夠在第一時(shí)間里為勞動(dòng)者合法權(quán)益的保障和實(shí)現(xiàn)提供有力支撐。2.2便于勞動(dòng)保障實(shí)際應(yīng)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式下，信息的讀取完全依靠人力，效率低、精準(zhǔn)度不高，將勞動(dòng)保障檔案進(jìn)行電子化管理，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)了勞動(dòng)保障檔案信息在不同群體之間的傳輸和應(yīng)用，無論是用人企業(yè)，還是用工監(jiān)管部門，還是勞動(dòng)者本人，均能夠快速地查閱到所需的檔案信息，便于在開展勞動(dòng)權(quán)益保障時(shí)的實(shí)際應(yīng)用。2.3擴(kuò)大勞動(dòng)保障社會(huì)影響一直以來，傳統(tǒng)的勞動(dòng)保障檔案管理形式下的檔案信息主要應(yīng)用于勞動(dòng)保障部門，社會(huì)利用率低，知曉度低，很多勞動(dòng)者權(quán)益被損時(shí)不清楚通過何種渠道調(diào)閱相關(guān)材料。而將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化管理，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠擴(kuò)大勞動(dòng)保障檔案的社會(huì)影響力，在解決勞動(dòng)者權(quán)益爭端時(shí)發(fā)揮重要作用。3勞動(dòng)保障檔案電子化管理面臨的問題3.1思想上不夠重視勞動(dòng)保障工作內(nèi)容多、牽涉面廣、業(yè)務(wù)性強(qiáng)，重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象不同程度存在。勞動(dòng)保障檔案電子化管理缺少必要的人、財(cái)、物的支持。3.2系統(tǒng)上缺乏標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)前，我們國家勞動(dòng)保障電子檔案管理領(lǐng)域缺乏一套統(tǒng)一的電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，無論是勞動(dòng)保障電子化的收集范圍，還是電子檔案的歸檔原則、后期的查詢利用程序等，均不夠明確，一定程度上影響了勞動(dòng)保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.3制度上不夠規(guī)范當(dāng)前，勞動(dòng)保障檔案管理尚缺乏一套全國范圍內(nèi)有效的檔案管理規(guī)范，仍然沿用的是(企業(yè)職工檔案管理規(guī)定〕，已經(jīng)無法知足電子化、信息化時(shí)代的勞動(dòng)保障工作的發(fā)展。4電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的應(yīng)用對策勞動(dòng)保障檔案電子化管理是形勢發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，也是維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益的重要信息支撐，應(yīng)注重發(fā)揮好電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的實(shí)際應(yīng)用，切實(shí)維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益和社會(huì)大局的和諧穩(wěn)定。4.1加快勞動(dòng)保障檔案數(shù)字化進(jìn)程各級勞動(dòng)保障部門應(yīng)高度重視勞動(dòng)保障檔案電子化管理工作。無論是存量還是增量，都應(yīng)加快數(shù)字化進(jìn)程。一方面，對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)勞動(dòng)保障檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件，并將數(shù)字文件輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，建立專門的數(shù)據(jù)庫。另一方面，要做好增量的電子化。即，將勞動(dòng)保障工作與日常的辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，使得日常勞動(dòng)保障工作經(jīng)過中產(chǎn)生的電子文件信息及時(shí)的歸檔。勞動(dòng)保障檔案數(shù)字化進(jìn)程的提速，能夠不斷夯實(shí)勞動(dòng)保障檔案信息電子化根基，為勞動(dòng)權(quán)益糾紛發(fā)生時(shí)在第一時(shí)間里提供相關(guān)信息。4.2做好勞動(dòng)保障檔案分類管理根據(jù)勞動(dòng)保障檔案的不同類型，對其進(jìn)行分類別、分系統(tǒng)、成體系的管理，這樣做有利于后期的查找和利用，也有利于數(shù)據(jù)信息的歸類整理，能夠防止發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失或收集缺漏。詳細(xì)來講，首先要根據(jù)勞動(dòng)保障工作實(shí)際，確定相應(yīng)的立卷原則，嚴(yán)格根據(jù)勞動(dòng)保障檔案文件資料的構(gòu)成規(guī)律，建立電子文檔之間的內(nèi)在聯(lián)絡(luò)，建立科學(xué)的勞動(dòng)保障檔案分類。其次是建立電子檔案歸檔形式，電子檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理，并確定好文件資料的收集范圍。再次是要合理劃分勞動(dòng)保障電子檔案的保存期限，將勞動(dòng)保障電子檔案劃分為永久長期短期等，便于查找和利用。4.3統(tǒng)籌建立全國社保管理系統(tǒng)電子檔案在勞動(dòng)保障工作的應(yīng)用離不開頂層設(shè)計(jì)。為此，人力資源與社會(huì)保障部應(yīng)統(tǒng)籌建立全國統(tǒng)一的勞動(dòng)保障檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)為指導(dǎo)，根據(jù)多層架構(gòu)的應(yīng)用管理平臺(tái)，建立勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)組件、勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施層次，并構(gòu)建以電子檔案信息安全、數(shù)據(jù)監(jiān)控和管理為體系的全國統(tǒng)一的勞動(dòng)保障電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置全國統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)在線查詢接口，實(shí)如今線查詢網(wǎng)絡(luò)化，突破傳統(tǒng)檔案管理時(shí)的時(shí)空界線。4.4統(tǒng)一設(shè)置勞動(dòng)保障檔案號借鑒引入社保賬號的形式，將勞動(dòng)者的個(gè)人檔案號與其社保賬號、勞動(dòng)保險(xiǎn)賬號或者身份證號碼統(tǒng)一起來，由人力資源與社會(huì)保障部及其省市縣分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)屬地管轄的原則，及時(shí)更新勞動(dòng)者的電子檔案信息。綜上，信息化時(shí)代要求勞動(dòng)保障部門做好檔案管理工作的電子化、信息化和數(shù)字化，以適應(yīng)新時(shí)期勞動(dòng)保障工作。電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的應(yīng)用，是一項(xiàng)復(fù)雜的、長期的系統(tǒng)性工程，需要做好頂層制度設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、軟件系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，也離不開各省市縣的通力合作，在實(shí)踐中探尋求索，在探尋求索中創(chuàng)新，不斷探尋求索電子檔案與勞動(dòng)保障業(yè)務(wù)工作的有機(jī)銜接，維護(hù)廣大職工的合法權(quán)益。以下為參考文獻(xiàn)[1]王霞.淺談電子檔案在勞動(dòng)保障工作中的應(yīng)用[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2021(8):294.[2]崔霞.淺議電子檔案管理在勞動(dòng)保障