時(shí)間管理方法

時(shí)間管理

探討廣西柳州鋼鐵（集團(tuán)）公司

機(jī)動(dòng)工程部2/5/20231為適應(yīng)明年精細(xì)化管理的要求，時(shí)間首當(dāng)其沖就是要管理好的關(guān)鍵資源。所以再次認(rèn)識(shí)時(shí)間：世界上最長(zhǎng)的東西莫過(guò)于時(shí)間，因?yàn)樗鼰o(wú)窮無(wú)盡；最短的也莫過(guò)于時(shí)間，因?yàn)樗屗械挠?jì)劃都來(lái)不及完成。2/5/20232機(jī)動(dòng)工程部古訓(xùn)：智者利用時(shí)間來(lái)創(chuàng)造機(jī)會(huì)，所以他的成功機(jī)會(huì)永遠(yuǎn)比別人多；庸者將時(shí)間拿來(lái)把握機(jī)會(huì)，所以他只有一點(diǎn)點(diǎn)的成功機(jī)會(huì)；愚者則浪費(fèi)時(shí)間來(lái)錯(cuò)過(guò)機(jī)會(huì)，所以他永遠(yuǎn)都沒(méi)有成功的機(jī)會(huì)。2/5/20233機(jī)動(dòng)工程部認(rèn)識(shí)自己的時(shí)間一寸光陰一寸金。（諺語(yǔ)）時(shí)間就是生命，時(shí)間就是速度，時(shí)間就是力量。（郭沫若）放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會(huì)放棄他。（莎士比亞）時(shí)間就是金錢(qián)。（深圳）2/5/20234機(jī)動(dòng)工程部時(shí)間的特點(diǎn)不可替代性：時(shí)間是任何資源都代替不了的。不可逆轉(zhuǎn)性：時(shí)間是一維的，只能按照過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)的方向流逝?？勺冃裕簳r(shí)間既是常數(shù)又是變數(shù)。善用則長(zhǎng)，荒廢則短。2/5/20235機(jī)動(dòng)工程部日常耗時(shí)因素分析過(guò)多電話(huà)不速之客干擾臨時(shí)會(huì)議心靜不下來(lái)缺乏目標(biāo)、時(shí)間規(guī)劃雜亂的辦公室、辦公桌做無(wú)用的嘗試同一時(shí)間想法、嘗試過(guò)多不現(xiàn)實(shí)的時(shí)間期望沒(méi)有溝通或溝通不準(zhǔn)下屬的訓(xùn)練和發(fā)展不充分拖延、猶豫、等待不會(huì)說(shuō)“不”做事不能善始善終2/5/20236機(jī)動(dòng)工程部很少交派下屬做事員工不足或工作不力閑談私事過(guò)多缺乏自我約束缺乏協(xié)調(diào)和團(tuán)隊(duì)精神錯(cuò)誤的傾聽(tīng)缺少反饋憂(yōu)慮、恐懼、焦慮不充分的計(jì)劃錯(cuò)誤的變更等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)差的記憶對(duì)結(jié)果行為的迷惑疲勞、討厭怨天尤人壓力、緊張不充分的工具與設(shè)備信息不準(zhǔn)過(guò)多的文案工作不耐煩、辦事急燥不懂該做先做的事對(duì)交派下去的工作很少檢查2/5/20237機(jī)動(dòng)工程部

請(qǐng)從上述耗時(shí)因素清單中找出自己在時(shí)間損失方面最經(jīng)常出現(xiàn)、最浪費(fèi)時(shí)間的3個(gè)因素。

1、

2、

3、

2/5/20238機(jī)動(dòng)工程部一、時(shí)間管理的致命禁忌沒(méi)有目標(biāo)猶豫不決精力分散消極拖延逃避現(xiàn)實(shí)打擾處理不當(dāng)完美主義2/5/20239機(jī)動(dòng)工程部毛毛蟲(chóng)的悲劇

毛毛蟲(chóng)有一種“跟隨著”的習(xí)慣，總是盲目地跟著前面的毛毛蟲(chóng)走。法國(guó)科學(xué)家約翰.法布爾把若干條毛毛蟲(chóng)首尾相接地放在一只花盆的邊緣上，圍成一圈，在花盆外不到6米處撒了些毛毛蟲(chóng)愛(ài)吃的松針。毛毛蟲(chóng)開(kāi)始一個(gè)跟著一個(gè)，一圈一圈地走，一個(gè)小時(shí)、一天過(guò)去了，毛毛蟲(chóng)還在不停地、堅(jiān)韌地走著。一連走了7天7夜，終于因饑餓和精疲力竭而死去。2/5/202310機(jī)動(dòng)工程部迷惑：我的目標(biāo)是什么人生倘若隨大流，瞎忙空耗，沒(méi)有明確的人生目標(biāo)，那么終究免不了“毛毛蟲(chóng)”的命運(yùn)。目標(biāo)是做事的原動(dòng)力，也是成功的基石。2/5/202311機(jī)動(dòng)工程部猶豫不決：我應(yīng)該做什么？華裔電腦名人王安博士在他5歲時(shí)發(fā)生一件影響他人生的事情：一天，小王安外出玩耍，經(jīng)過(guò)一棵大樹(shù)時(shí)發(fā)現(xiàn)有一個(gè)鳥(niǎo)巢，里面有一只嗷嗷待哺的小鳥(niǎo)。他決定把它帶回家喂養(yǎng)。走到家門(mén)他忽然想起媽媽不允許在家養(yǎng)小動(dòng)物。把鳥(niǎo)放在門(mén)口，急忙進(jìn)屋哀求母親，等母親答應(yīng)后興奮跑到門(mén)口，不料小鳥(niǎo)不見(jiàn)了，只有一只黑貓?jiān)谝猹q未盡的舔著嘴巴。2/5/202312機(jī)動(dòng)工程部精力分散：處理不當(dāng)

從前，有個(gè)富裕的農(nóng)夫花錢(qián)雇了一條能干的狗，幫他看門(mén)、幫烤面包和天天澆灌菜園。那狗謀到了職業(yè)，也盡力想把工作做好。一天農(nóng)夫要去趕集，將家里的事交給狗兒就放心走了。等他回來(lái)一看：菜園沒(méi)有澆灌，面包也沒(méi)有烤，小偷進(jìn)了院子把倉(cāng)庫(kù)偷了個(gè)精光。農(nóng)夫于是痛罵狗兒。狗兒辯解：為了收拾菜園，他把烤面包的事放下；給菜園澆水，可是又到了看門(mén)的時(shí)候；至于錯(cuò)過(guò)小偷，正趕上想去烤面包。2/5/202313機(jī)動(dòng)工程部認(rèn)準(zhǔn)一件事做，不要不恰當(dāng)?shù)刈鲈S多事。大凡做一件事，就要當(dāng)一件事。若是茍且疏忽，定不成一件事。2/5/202314機(jī)動(dòng)工程部消極拖延：等明天消極拖延的原因：

1、認(rèn)為做某事要花費(fèi)的時(shí)間太多；

2、認(rèn)為長(zhǎng)期性工作可以拖延；

3、對(duì)某事認(rèn)識(shí)不足，主觀(guān)不重視；4、某事現(xiàn)時(shí)對(duì)自己不重要；

5、沒(méi)有承諾去做某事；

6、現(xiàn)在沒(méi)有興趣做事；

7、沒(méi)有完成工作的期限；

8、看不到做某工作的利益。2/5/202315機(jī)動(dòng)工程部消極拖延的表現(xiàn)：

1、希望不做或發(fā)生奇跡，取消做某事的責(zé)任；

2、我就是開(kāi)不了頭。當(dāng)頭棒喝

曲侖登的司令雷爾交人送信給愷撒，報(bào)告華盛頓已率領(lǐng)軍隊(duì)渡過(guò)特拉華河。信使把信送給愷撒，此時(shí)他正在和朋友們玩牌。等玩完牌后再閱讀時(shí)情知不妙，等他急忙召集軍隊(duì)已經(jīng)太晚。最后全軍被俘，連自己的性命也喪失在敵人手里，付出慘痛的代價(jià)。2/5/202316機(jī)動(dòng)工程部逃避：躲進(jìn)幻想世界該做的事不做，卻去做其他零散的事。這就如同“從老鼠身上擠奶一般”，花費(fèi)最大的努力卻得到最少的成果。2/5/202317機(jī)動(dòng)工程部打擾處理不當(dāng)不知道誰(shuí)在打擾自己沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分是否是打擾沒(méi)有打一次電話(huà)多談幾個(gè)問(wèn)題面談問(wèn)題不能簡(jiǎn)單扼要沒(méi)能及時(shí)說(shuō)“不”2/5/202318機(jī)動(dòng)工程部完美主義：花去過(guò)多的時(shí)間我全力以赴，但我想那還不夠好我付出所有，但我猜那還不夠多丘吉爾的“反駁”

有人曾批評(píng)英國(guó)首相丘吉爾做事“不夠盡善盡美”，對(duì)此老丘說(shuō)了個(gè)故事：在普利茅斯港有位船夫救了個(gè)即將溺死的少年。一星期后，一位太太叫住這位船夫：“上星期救我孩子一命的人是不是您？”船夫說(shuō)：“是的，太太?！保芭?，我找您好幾天了，我孩子當(dāng)時(shí)戴的帽子呢？”2/5/202319機(jī)動(dòng)工程部二、時(shí)間管理方法第一代時(shí)間管理：面面俱到第二代時(shí)間管理：未雨綢繆第三代時(shí)間管理：明確目標(biāo)第四代時(shí)間管理：系統(tǒng)管理2/5/202320機(jī)動(dòng)工程部面面俱到：備忘錄管理形式：備忘錄。用途：適用于小作坊、小店管理。優(yōu)點(diǎn)：便于防止掛一漏萬(wàn)。缺點(diǎn)：沒(méi)有優(yōu)先的觀(guān)念，對(duì)突發(fā)事件無(wú)助，人們只是簡(jiǎn)單地對(duì)進(jìn)入其意識(shí)狀態(tài)的事物即感到明顯要做的事作出反應(yīng)，通常完成的只是必要而非重要的事。2/5/202321機(jī)動(dòng)工程部未雨綢繆：計(jì)劃效率手冊(cè)形式：事先做好計(jì)劃安排用途：適合一般企業(yè)車(chē)間、事業(yè)單位優(yōu)點(diǎn)：對(duì)時(shí)間有了更多的控制，而不是隨波逐流，沒(méi)有目的。缺點(diǎn)：與企業(yè)工作價(jià)值脫節(jié)，依然未解決對(duì)事情進(jìn)行輕重緩急的劃分問(wèn)題。2/5/202322機(jī)動(dòng)工程部明確目標(biāo)：授權(quán)、抓規(guī)劃形式：規(guī)范的制度和四象限時(shí)間管理用途：各大小企業(yè)、事業(yè)單位優(yōu)點(diǎn)：依據(jù)輕重緩急設(shè)定長(zhǎng)、中期和短期目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)逐日制定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取高效率。缺點(diǎn)：易造成短視，日常關(guān)注的是“現(xiàn)在、緊急的事”；沒(méi)有考慮活動(dòng)本身的準(zhǔn)則、個(gè)人使命、作用和目標(biāo)的重要性，易因小失大；2/5/202323機(jī)動(dòng)工程部四象限時(shí)間管理活動(dòng)不緊急的緊急的重要的II防患未然、改進(jìn)產(chǎn)能規(guī)劃、學(xué)習(xí)、發(fā)掘新機(jī)會(huì)、人際溝通I危機(jī)、急迫的問(wèn)題、有期限的計(jì)劃、任務(wù)、影響單位信譽(yù)的情況不重要的III繁瑣的事務(wù)性工作、某些電話(huà)、浪費(fèi)時(shí)間的事、一些有趣的活動(dòng)、某些信件IV不速之客、某些電話(huà)某些會(huì)議、一些問(wèn)題受歡迎的活動(dòng)2/5/202324機(jī)動(dòng)工程部偏重第一象限：在危機(jī)中生活結(jié)果：經(jīng)常應(yīng)急、筋疲力盡、危機(jī)處理、忙于救火。導(dǎo)致忙碌的原因：工作分配不合理、優(yōu)柔寡斷、行動(dòng)遲緩、過(guò)多的電話(huà)、低效的會(huì)議、草率從事、過(guò)分計(jì)劃、考慮過(guò)多、沒(méi)有考慮工作價(jià)值。對(duì)策：抓緊做、勤規(guī)劃。行動(dòng)并不等于成就！2/5/202325機(jī)動(dòng)工程部偏重于第二象限：有效生活結(jié)果：有遠(yuǎn)見(jiàn)、有洞察力、平衡、自律、控制、危機(jī)較少。原因：做正確的事，注重時(shí)間的價(jià)值考慮、為明天做準(zhǔn)備、有條件對(duì)第三、四現(xiàn)象的活動(dòng)說(shuō)“不”。2/5/202326機(jī)動(dòng)工程部偏重于第三、四現(xiàn)象：不負(fù)責(zé)任的生活結(jié)果：忙于瑣碎小事、短視近利、危機(jī)處理、人際關(guān)系浮泛、巧言令色、沒(méi)有責(zé)任心、依靠他人或其他機(jī)構(gòu)維持基本生存。原因：輕視目標(biāo)與規(guī)劃、缺乏自制力、怪罪他人、自我定位不準(zhǔn)、不考慮時(shí)間的價(jià)值和效率。對(duì)策：不花或少花時(shí)間、授權(quán)。2/5/202327機(jī)動(dòng)工程部系統(tǒng)管理：價(jià)值與效率以四象限時(shí)間管理為基礎(chǔ)，注重二象限。以原則為重心，配合企業(yè)價(jià)值理念和對(duì)工作使命的認(rèn)識(shí)，規(guī)劃個(gè)人工作時(shí)間。主張人比事更重要，強(qiáng)調(diào)進(jìn)行個(gè)人管理。以周?chē)鷨挝贿M(jìn)行時(shí)間組織，根據(jù)優(yōu)先順序安排日程。通過(guò)每周的角色、目標(biāo)設(shè)定和活動(dòng)日程安排等來(lái)使工作、生活獲得平衡。2/5/202328機(jī)動(dòng)工程部有效的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)一致：個(gè)人理想與使命、角色與標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)先事項(xiàng)與計(jì)劃、欲望與自治之間和諧。平衡：兼顧生活、事業(yè)、健康、家庭、個(gè)人發(fā)展等重要人生層面。有重心：關(guān)注雖不緊迫卻極重要的事。重人性：先人后事。能變通：能根據(jù)情況調(diào)整、修正。2/5/202329機(jī)動(dòng)工程部時(shí)間管理進(jìn)階規(guī)劃長(zhǎng)期目標(biāo)的步驟規(guī)劃每周目標(biāo)的步驟制定使命確定關(guān)鍵角色確定目標(biāo)確定關(guān)鍵角色選擇目標(biāo)安排日程每日調(diào)適2/5/202330機(jī)動(dòng)工程部三、時(shí)間管理之道在最佳狀態(tài)是用正確的方式做正確的事！效率和效益正確的事恰當(dāng)?shù)姆绞阶罴褷顟B(tài)2/5/202331機(jī)動(dòng)工程部最佳狀態(tài)

人體生物節(jié)律的識(shí)別和應(yīng)用正確的事

目標(biāo)設(shè)定、價(jià)值判斷恰當(dāng)?shù)姆绞?/p>

4D原則、授權(quán)、ABC分析法、零存整取2/5/202332機(jī)動(dòng)工程部1.正確的事“鵝與金蛋”的啟示目標(biāo)設(shè)定有趣的時(shí)間管理試驗(yàn)ABC分析法核心

艾森豪威爾原理2/5/202333機(jī)動(dòng)工程部“鵝與金蛋”的啟示

從前有個(gè)很幸運(yùn)的人，他有一只會(huì)下蛋的金鵝。然而，這人并不滿(mǎn)足于這只鵝每天之下一個(gè)金蛋，希望能盡快地聚斂更多的財(cái)富。一天，他動(dòng)手殺死了這只鵝，剖開(kāi)肚子指望能找到更多的金蛋。誰(shuí)知，金鵝與其它的鵝并沒(méi)有兩樣，更沒(méi)有滿(mǎn)肚子的金蛋。2/5/202334機(jī)動(dòng)工程部目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)的作用：

1.幫助個(gè)體設(shè)定明確的行動(dòng)方向

2.明確行動(dòng)優(yōu)先次序及相應(yīng)的時(shí)間規(guī)劃

3.促使個(gè)體未雨綢繆，珍惜今天，把握現(xiàn)在，“RightNow,RightHere”

4.幫助評(píng)估行動(dòng)效率與效果設(shè)定目標(biāo)意味著自覺(jué)地遵循某一方針、朝著某一方向行動(dòng)。2/5/202335機(jī)動(dòng)工程部5.給個(gè)體以持續(xù)的信心、熱情與動(dòng)力一般不愿為自己設(shè)定目標(biāo)的原因：1.恐懼。怕達(dá)不到目標(biāo)會(huì)有失敗感。2.無(wú)此意愿。為何要設(shè)目標(biāo)？每天過(guò)得好好的就可以了。3.誤將行動(dòng)當(dāng)成就。每天只要忙來(lái)忙去心里就很踏實(shí)，其實(shí)行動(dòng)不等于成就，有好的結(jié)果才算。人無(wú)遠(yuǎn)慮，必有近憂(yōu)2/5/202336機(jī)動(dòng)工程部哈佛大學(xué)一項(xiàng)長(zhǎng)達(dá)25年的追蹤研究數(shù)量對(duì)比初始狀態(tài)（25年前）終末狀態(tài)（25年后）27％沒(méi)有目標(biāo)生活在社會(huì)最底層，過(guò)得極不如意60％目標(biāo)模糊生活在社會(huì)中層，衣食雖無(wú)憂(yōu)，但無(wú)突出成就10％有清晰但比較短期的目標(biāo)生活在社會(huì)的中上層，穩(wěn)步上升，行業(yè)知名人士3％有清晰且長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)幾乎都成為了社會(huì)各界頂尖成功人士2/5/202337機(jī)動(dòng)工程部目標(biāo)設(shè)定的SMART原則具體的明確的目標(biāo)：Specific目標(biāo)可以量化考核:Measurable目標(biāo)的可執(zhí)行性:Actable目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)合理性:Realistic目標(biāo)的完成期限:Time

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢2/5/202338機(jī)動(dòng)工程部有趣的時(shí)間管理試驗(yàn)正確的順序?yàn)椋葫Z卵石、小碎石、沙子、水。先處理主要的東西：“鵝卵石”，否則就錯(cuò)過(guò)了。實(shí)驗(yàn)材料實(shí)驗(yàn)要求容量1升的廣口瓶、水、鵝卵石、沙子、小碎石一桶用到全部實(shí)驗(yàn)材料盡可能地填滿(mǎn)廣口瓶正確的填充順序？有何啟示？2/5/202339機(jī)動(dòng)工程部ABC分析法的核心A級(jí)任務(wù)B級(jí)任務(wù)C級(jí)任務(wù)極其重要數(shù)量占15％價(jià)值占65％自己干不授權(quán)重要性一般數(shù)量占20％價(jià)值占20％策略性規(guī)劃規(guī)定期限不太重要數(shù)量占65％價(jià)值占15％授權(quán)、刪減2/5/202340機(jī)動(dòng)工程部艾森豪威爾原理B級(jí)任務(wù)戰(zhàn)略性規(guī)劃安排時(shí)間A級(jí)任務(wù)立即干（本人）D級(jí)任務(wù)（廢紙簍）C級(jí)任務(wù)減少授權(quán)重要性緊急性2/5/202341機(jī)動(dòng)工程部2.恰當(dāng)?shù)姆绞蕉≈^巧復(fù)皇命4D原則劉邦得天下的奧秘運(yùn)用工作日程表時(shí)間規(guī)劃技巧零存整取不講空話(huà)具體時(shí)間管理方法2/5/202342機(jī)動(dòng)工程部丁謂巧復(fù)皇命宋真宗年間，皇宮失火，燒毀了幾座殿堂，皇帝命令宰相丁謂限時(shí)修復(fù)。丁謂有三難：宮中無(wú)土、無(wú)竹木材料以及要處理大量的破磚廢石。怎么辦？經(jīng)過(guò)苦苦思索，設(shè)計(jì)了一個(gè)巧妙的施工方案：先把宮前的大路挖成深溝，就地取土燒磚筑宮墻；然后引河水入溝中，用船把建材運(yùn)到工地；修好皇宮后，將垃圾填到溝中，修復(fù)大路。2/5/202343機(jī)動(dòng)工程部4D原則丟掉不管或珊減它（DropitorDeleteit）

凡是對(duì)企業(yè)沒(méi)有幫助或使自己偏離重要工作的活動(dòng)，都應(yīng)該說(shuō)“不”。延后（Delayit）

1.精神滿(mǎn)足方面的活動(dòng)，因其最耗時(shí)間又要長(zhǎng)期處理；

2.次優(yōu)先性的活動(dòng)，給最優(yōu)先的活動(dòng)讓路；

3.信息資料不完善的工作，一次就做好最省時(shí)。2/5/202344機(jī)動(dòng)工程部授權(quán)（Delegateit）

1.這項(xiàng)工作能否由他人代替自己去做；

2.其他人是否可能比自己做得更好？

3.把這項(xiàng)工作委派給下去是否有利于培養(yǎng)下屬的成長(zhǎng)和發(fā)展？親自做（Doit）

1.工作日程安排應(yīng)簡(jiǎn)單明了；

2.每天下午安排好明天的日程。2/5/202345機(jī)動(dòng)工程部劉邦得天下的奧秘

運(yùn)籌帷帳之中，決勝千里之外，吾不如子房。鎮(zhèn)國(guó)家、撫百姓、給饋餉，不絕于道，吾不如蕭何。連百萬(wàn)之軍，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。此三人者，皆人杰，吾能用之，此吾所以取天下也。

項(xiàng)羽有一范增而不能用，此其所以為我擒也。

2/5/202346機(jī)動(dòng)工程部有效運(yùn)用工作時(shí)間表規(guī)劃每天工作的內(nèi)容。分析每項(xiàng)工作的性質(zhì)、排出優(yōu)先次序。擬定處理對(duì)策。2/5/202347機(jī)動(dòng)工程部時(shí)間規(guī)劃模式日常行動(dòng)只規(guī)劃60％左右。對(duì)不期而遇的活動(dòng)規(guī)劃約20％的時(shí)間。大約20％的時(shí)間留給突發(fā)性的活動(dòng)。60％計(jì)劃好的20％未納入計(jì)劃的20％突發(fā)的2/5/202348機(jī)動(dòng)工程部零存整取歐陽(yáng)修的“三上”

為后世留下諸多錦繡文章的宋代文學(xué)家歐陽(yáng)修認(rèn)定：“余平生所做文章，多在三上：馬上、枕上、廁上。董遇的“三余”

三國(guó)董遇讀書(shū)的方法是“三余”，即冬者歲之余；夜者日之余；陰雨者晴之余。2/5/202349機(jī)動(dòng)工程部愛(ài)因斯坦方程式A=X+Y+ZA：成功；X：艱苦的勞動(dòng)；Y：正確的方法；Z：不講空話(huà)。2/5/202350機(jī)動(dòng)工程部老鼠的智慧一群老鼠吃盡貓的苦頭，召開(kāi)全體大會(huì)，號(hào)召獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。老鼠苦思冥想：培養(yǎng)貓吃雞、加緊研制毒貓藥……最后，一老奸巨猾的老鼠出主意讓大家佩服地五體投地：在貓的脖子上系個(gè)鈴鐺，貓一動(dòng)鈴就響。這一方案被通過(guò)，但一直