檔案知識培訓

經(jīng)理辦公室楊雪

2014年2月27日檔案為企業(yè)服務珍存企業(yè)記憶；提升公司價值，構建知識平臺，實現(xiàn)信息共享主要授課內(nèi)容

圍繞《中國石油天然氣集團公司檔案工作規(guī)定》，按照開展檔案工作的步驟主要講以下幾方面的內(nèi)容：一、檔案的概念二、中國石油天然氣集團公司檔案工作規(guī)定

三、檔案的分類規(guī)則四、檔案的收集、整理與歸檔

五、檔案的利用；六、檔案的業(yè)務流程檔案的概念

問題一：什么是檔案？檔案的概念

這里所指的檔案時各單位資產(chǎn)在生產(chǎn)建設、科學研究、經(jīng)營管理、等各項工作活動中形成的，具有查考利用價值的，并且經(jīng)過專門保管機構整理后集中保管的各種載體的原始記錄。檔案的概念

特殊載體檔案聲像檔案實物檔案資料檔案的概念

資料由檔案部門收集和管理的，不屬于直接記錄和反映本單位活動，不作為檔案整理和保管的文件材料，包括上級文件和其他外單位發(fā)文、圖書、報刊和各種匯編材料等。檔案的概念

特殊載體檔案與紙質(zhì)檔案的載體類型、尺寸大小和保管要求有著顯著的區(qū)別，以物理形式存在的檔案實體，如照片、磁帶、掉片、光盤、底圖、巖心、巖屑、無實體、其他等。檔案的概念

是影像、聲音和圖像為主要反映形式，記錄和反映本單位（部門）重要事件，具有保存和查考利用價值的原始記錄聲像檔案檔案的概念

指在各項工作中作出顯著成績的單位及個人受到上級部門表彰和獎勵而獲得的獎章、獎狀、獎旗、獎牌、證書、印章、紀念品和上級領導和社會知名人士的題詞等具有保存和查考利用價值的實物。實物檔案檔案的分類

檔案有哪些分類呢？檔案的分類

序號一級類目名稱一級類目代字二級類目代號及名稱1文書類W2產(chǎn)品類E3科學技術研究類F4建設項目類G5設備儀器類H6會計類I01會計憑證；02會計賬簿；03會計報告；04其他7職工檔案類J8油氣勘探開發(fā)類K01綜合；02單井；03物探；04巖心巖屑9聲像類S01視頻；02音頻；圖像10實物類R01榮譽；02印章；03禮品紀念品；04其他檔案管理

收集齊全整理科學整合信息利用滿意歸檔部門的職責

12做好本單位（部門）各類文件材料的手機、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、真實可靠3執(zhí)行集團公司檔案工作的各項管理制度；接收檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督將對當工作納入本單位（部門）的工作計劃，納入本單位（部門）的工作流程，納入本單位（部門）人員的業(yè)績考核和崗位職責。歸檔范圍確認制與備案審批制

歸檔范圍確認制就是歸檔單位（部門）及檔案部門經(jīng)過認真分析各對黨單位的基本只能、主要業(yè)務流程和理念對黨情況，即使、研究檔案材料的形成規(guī)律，擬定出各位檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容。參照基本歸檔范圍，集合大事記、各項工作計劃和工作實際，指定單位(部門）具體的歸檔范圍，再反饋到歸檔單位（部門）進行核實，并由歸檔單位（部門）負責人及檔案員簽字確認后交檔案部門存檔

歸檔范圍備案審批制就是要求各級檔案部門將業(yè)已確認完善的歸檔范圍逐級備案審批。各級檔案部門以上級審批通過的歸檔范圍作為檔案收集是否齊全完整的依據(jù)。具體歸檔范圍

分公司檔案歸檔范圍文書檔案建設項目檔案設備儀器檔案會計檔案實物檔案檔案的歸檔

歸檔方式歸檔時間歸檔整理實體檔案的歸檔時間

建設項目檔案：項目鑒定或竣工后三個月內(nèi)歸檔2會計檔案：會計年度終了，暫由會計機構保管一年后，在第一季度內(nèi)歸檔3設備儀器檔案：在設備開箱驗收登記或安裝調(diào)試后一個月內(nèi)歸檔4聲像實物檔案：可結合本單位實際情況隨時歸檔5文書檔案：本年度辦結的文件材料于次年的上半年歸檔1實體檔案的歸檔要求

1、歸檔文件材料必須齊全、完整、準確。（1）齊全是指按照歸檔范圍應歸檔的文件材料全部歸檔；（2）完整是指每件文件材料的正文與附件、正文與定稿、請示與批復件、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件、實體檔案與相應的歸檔電子文件齊全；（3）準確是指對黨文件材料內(nèi)容真實，簽署和用印符合文書規(guī)范，實體檔案與相應對應的歸檔文件在內(nèi)容、相關說明和描述上保持一致性；2、實體檔案的載體和字跡必須符合耐久性要求，裝訂應使用不易生銹的材料。電子文件歸檔方式和時間

電子文件歸檔可以采用系統(tǒng)歸檔和手工歸檔兩種方式.1、遵循電子文件先歸，實體檔案后歸的原則2、先行歸檔的電子文件應包括正文和附件，著錄信息及背景等信息內(nèi)容，在辦理完畢后實時歸檔。3、對于管理大數(shù)據(jù)的應用系統(tǒng)，可以只歸條目信息，不歸電子文件，但需要該系統(tǒng)滿足對電子文件保管和利用的相應要求。4、與文物部門因?qū)ο到y(tǒng)歸檔的電子文件進行確認，并定期抽查。電子文件歸檔方式和時間

電子文件歸檔可以采用系統(tǒng)歸檔和手工歸檔兩種方式.1、遵循電子文件、實體檔案同時歸檔的原則。2、“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”，由歸檔單位（部門）將條目主要信息錄入到檔案管理系統(tǒng)，同時上載相應的電子文件。歸檔的整理

.1、文書檔案：以件為單位進行整理，并按歸檔時間順序排列。件內(nèi)排列順序為：各單位制發(fā)的文件，正文在前，發(fā)文稿紙劇中，底稿附后；歸檔的收文，收文處理單在前，正文在后。2、建設項目檔案：以項目為保管單元，進行組卷或按件整理。卷內(nèi)文件排列順序為：管理型文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按慣例、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按已舉行、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列；卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。歸檔的整理

.3、會計檔案：應保持原卷（冊）的封裝，以卷為單位進行整理。個別破損、缺頁、裝訂不牢固的賬冊應進行修補和重新裝訂，對未了結的債權、債務憑證和原始單據(jù)要抽出，由會計機構單獨保管，待了結后再歸檔。4、聲像和實物檔案：按照歸檔單位（部門）、時間先后順序排列。5、設備儀器檔案：以單臺（套）為保管單位，進行組卷或按件整理，按照使用說明書、圖樣、操作規(guī)程、裝箱單、配件目錄的順序進行排列。隨機文件較多時，可按照部件、組件為單位進行整理。歸檔移交

1、檔案部門應制定歸檔計劃，確