2023年春電大辦公室管理專形成性考核冊(cè)答案

辦公室管理（專)形成性考核冊(cè)答案辦公室管理作業(yè)1一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表序號(hào)國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。２文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書解決在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。４檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù),并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。７信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料;替上司收集演講或報(bào)告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職工等。接待來賓和員工的來訪。9接待工作接待來訪來賓；替公司來賓訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職工或速記員。12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄;為上司安排旅行或考察。1３平常事務(wù)閱讀并分類信件；自動(dòng)解決例行的事務(wù);替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話;照料上司身邊的瑣事。1４辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理;保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng);執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。１6替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。二、公用易耗品重要涉及哪些？答：辦公用易耗品重要有：（1)信封、紙張；（２）軟盤、光盤等；(3）鉛筆；(4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆;(6）修正液或修正帶;(7)印盒；（8）各種小型機(jī)器,如訂書機(jī)（涉及訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（涉及裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等;(9）小刀；(1０)日歷等；（11）其他,如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何?答:文員工作分為三個(gè)環(huán)節(jié)：計(jì)劃、實(shí)行和檢查。（1)計(jì)劃的環(huán)節(jié),要充足了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。（2）實(shí)行的環(huán)節(jié)，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要對(duì)的地實(shí)行;配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的環(huán)節(jié),要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異,并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。另一方面，說明三個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃,付諸實(shí)行,然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)行——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)行,并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。四、按照“優(yōu)先順序”解決工作原則,虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù)）計(jì)劃書。優(yōu)先順序表審核1、送弟弟上學(xué)2、和同事ｘxｘ聯(lián)絡(luò)今天的工作告知變更３、陪母親去醫(yī)院做身體檢查4、復(fù)印明天需要的身份證印件５、準(zhǔn)備明天上午所需要的會(huì)議資料6、上網(wǎng)收集資料7、整理檔案8、制作明天的工作流程９、約朋友ｘxx會(huì)面１0、上網(wǎng)看新聞五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ慕Y(jié)識(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法；３.受意方法；4．傳達(dá)方法;５．進(jìn)言方法；6.變通方法和擋駕方法；7.分工方法與合作方法。答：受意就是文員接受和領(lǐng)略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤?即領(lǐng)略上司在會(huì)議發(fā)言、文獻(xiàn)批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領(lǐng)略)和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其別人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和見解等）。受意方法要注意:(１）善于領(lǐng)略上司意圖,不要曲解上司意圖;（2)備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；(3）注意傾聽,專心判斷指示的用意；(4)必要時(shí)可以提問,直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（５)如有不批準(zhǔn)見，可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;(6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)行。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結(jié)識(shí)到,在受意時(shí)，充足做好記錄的重要性。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介,內(nèi)容要涉及四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí),我沒有經(jīng)驗(yàn),沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力,而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根本就不行。后來,我再次向總經(jīng)理詢問,并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。辦公室管理作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。答：同:（1）都應(yīng)先問好,再傳達(dá)自己的信息;（2)都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己快樂的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異:（１）打電話應(yīng)一方面查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。(2)打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。(3)打出電話應(yīng)考慮打電話的時(shí)間是否合適,接聽電話一般沒有選擇。二、如何做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，重要做法有哪些?答:（1)文秘人員在說了迎接詞,對(duì)方發(fā)出聲音后,就能迅速辯聽出對(duì)方，這應(yīng)是一種專業(yè)技巧。(2)除了分辨聲音之外,文秘人員對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相稱的把握,新上任的文秘人員特別要在這方面下工夫。(３)來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來電目的,然后再通報(bào)上司。如上司不愿接此電話，應(yīng)找個(gè)理由搪塞過去,如上司不能立即來接，應(yīng)告知對(duì)方,如上司不在辦公室，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方留言,文秘人員做好電話記錄。(4)有時(shí)候上司過于繁忙,規(guī)定文秘人員編制一些“美麗的謊言”以應(yīng)付那些上司不想接待的人，或請(qǐng)對(duì)方留下口信,待上司作選擇性的回復(fù)。（5）應(yīng)鑒別來電者的問題,根據(jù)對(duì)方的身份和來電目的分別解決,聰明地轉(zhuǎn)接電話,吧來電轉(zhuǎn)接給真正能解決該事的人。（6）文秘人員經(jīng)常會(huì)接到推銷電話，要完全避開這些電話是不也許的。(7)文秘人員對(duì)待投訴電話要有禮貌、有責(zé)任心。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。答:(1）按照收件人的姓名分揀，只適合于人數(shù)較少的公司或部門.(2）按照收件部門的名稱分揀，這種方法可以和第一種發(fā)放結(jié)合起來用,先按部門的名稱分揀,然后根據(jù)姓名歸類．(3)按照郵件的重要性分揀，文員可按兩方面判斷：一是重要來信人的姓名或單位名稱;二是郵件上出現(xiàn)的掛號(hào)郵件等特殊的郵件標(biāo)記，電報(bào)，電傳和傳真也是重要的。按照重要性分揀標(biāo)準(zhǔn)可以和按收件人,部門名稱分揀標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合的方法，先根據(jù)重要性分揀，然后再按其他標(biāo)準(zhǔn)分揀.四、如何解決上司不在時(shí)的郵件?答：(1）文秘人員把需要上司親自解決的信件先保存下來,并告知發(fā)信人信已收到,告訴對(duì)方何時(shí)也許得到答復(fù)。（２）上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件轉(zhuǎn)送某個(gè)部門或人員解決。（3）上司授權(quán)文秘人員解決一些應(yīng)由他解決的郵件。(4)假如郵件很多,文秘人員還可以制作郵件摘要表。(5)假如上司習(xí)慣于天天給辦公室打電話,文秘人員應(yīng)當(dāng)把需要上司解決的每封信的內(nèi)容大體記錄一下,這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司報(bào)告。(6）假如上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話，文秘人員在解決郵件時(shí)碰到棘手的事情，應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng)示。(７）把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)，這樣上司就會(huì)知道你寄的郵包是否所有到齊了。(8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的信件”“需要您解決的信件”“需要讀的信件”“報(bào)告”“一般閱讀材料”五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？答:應(yīng)盡也許向?qū)Ψ奖磉_(dá)上司不能接見的理由以免來訪者發(fā)生誤會(huì)，并誠懇地看著對(duì)方的眼睛致歉。①上司正在開會(huì)時(shí)—“讓您久等,抱歉,他正在緊急會(huì)議中,無法離開,可不可以讓代理人與你先談？②上司繁忙時(shí)—真對(duì)不起，某某現(xiàn)在正忙，放不下手邊的事，您看這樣好不好，改日再與您聯(lián)系，實(shí)在麻煩您,很抱歉;③上司即將外出—對(duì)不起，某某先生已經(jīng)安排好有事外出,現(xiàn)在正忙著，沒法與您見面，我們上司說:讓您白跑一趟，真是不好意思,能否由我轉(zhuǎn)達(dá)留言。④遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪—先告訴來訪者他即將外出，再去通報(bào)上司。辦公室管理作業(yè)3一、提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意哪些方面,請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。答：(１)遵循法律法規(guī),會(huì)議的目的、議題、程序即形成的決議是否符合國家的政策和法律法規(guī),這是安排會(huì)議必須遵循的基本原則.（2)合理擬定會(huì)議目的,會(huì)議目的的擬定:一方面必須考慮它在公司事業(yè)單位總體目的過程中的地位和作用，保持它與總體目的在方向上的一致性，另一方面,必須使會(huì)議目的具有實(shí)際的可行性、可操作性.(3）擬定必要的與會(huì)者,哪一類的會(huì)議應(yīng)由哪些人參與，有助于提高會(huì)議效率.實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的，會(huì)議效率是由出席人員的群體功能體現(xiàn)的，合理的群體結(jié)構(gòu)才干產(chǎn)生最佳的群體功能和最佳的會(huì)議效率，否則則相反.（4)減少會(huì)議數(shù)量，會(huì)議過多過濫，擾亂了正常的生產(chǎn)和生活秩序,助長某些人的官僚主義作風(fēng)．（５）縮小會(huì)議規(guī)模，盡也許精簡(jiǎn)人數(shù),節(jié)約成本，提高效率，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持開小會(huì).(６）簡(jiǎn)化會(huì)議過程，應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題的需要,要去掉一些無實(shí)質(zhì)性質(zhì)內(nèi)容的形式主義做法.(7)縮短會(huì)議時(shí)間,效率＝價(jià)值/時(shí)間，即在會(huì)議產(chǎn)生的價(jià)值不變的情況下，時(shí)間與效率成反比，會(huì)議時(shí)間越長效率越低.（8)控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，一是,會(huì)前應(yīng)當(dāng)做出科學(xué)的嚴(yán)格的預(yù)算;二是，會(huì)間要嚴(yán)格的控制使用；三是,會(huì)后要及時(shí)的結(jié)算,發(fā)現(xiàn)超支應(yīng)立即找出因素總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn).（9）分析會(huì)議成本，對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行分析是一種先進(jìn)的會(huì)議管理和控制方法，也是提高會(huì)議效率極好的方式．會(huì)議成本涉及：①參與會(huì)議人員花費(fèi)在會(huì)議活動(dòng)的時(shí)間價(jià)值。②會(huì)議活動(dòng)后勤工作等實(shí)際經(jīng)費(fèi)的開支.二、日程安排計(jì)劃表的種類大體有幾種?試以其中一種為例,編制一份××預(yù)定表。答:日程安排計(jì)劃表的種類:（１）年預(yù)定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)建紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再告知各部門。(2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃,以一個(gè)月為單位,填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更具體。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位,具體地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。編制的預(yù)定表可以去百度搜索(或參照課本隨便改下)三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。答：(１）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、交通工具，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況.旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔.(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)當(dāng)涉及：城市和省的名稱,日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。（3)為商務(wù)洽談收集資料.把上司旅行中將要解決的每一個(gè)問題的文獻(xiàn)準(zhǔn)備好,如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料,分類整理準(zhǔn)備好.(4）決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單,避免漏掉.旅行用品一覽表?信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票?筆記本?地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼?日歷卡?世界各地時(shí)間表?國際電話號(hào)碼表?文獻(xiàn)夾?商業(yè)名片?聲像材料?手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等?鈔票、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡?相關(guān)檔案?旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹?日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表?護(hù)照、簽證等?鋼筆、鉛筆?回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子?圖章和印泥盒?急救藥盒（5）行李問題（6）安排差旅費(fèi)(7）建立旅行——旅館信息資料庫(8)辦理旅行保險(xiǎn)四、文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？答:（1）提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。（2）私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,此外是上司身邊的純粹私事:①特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但認(rèn)為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充足的便利。②純私人性請(qǐng)求時(shí)——碰到這種情形，就把它當(dāng)作上司運(yùn)用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。(3)財(cái)物管理。涉及:①薪金收入管理——薪金收入達(dá)成一定的金額，或有兩種以上收入來源者,以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得,或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。②支票往來的管理——最重要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（4）其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要做哪些工作,那個(gè)列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作,做出較為具體的說明。答:記住客人才是宴會(huì)的主角，要慎重準(zhǔn)備(1）客人的選擇(2)擬定期間（3)會(huì)場(chǎng)的選擇（４)擬定菜單（5)寄發(fā)請(qǐng)柬（６)席次的排列如：會(huì)場(chǎng)的選擇決定舉行宴會(huì)后,要及早選定會(huì)場(chǎng),會(huì)場(chǎng)的選擇應(yīng)配合宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目以及預(yù)算費(fèi)用等,假如是新建筑物落成，多半在自己公司舉行,應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1）宴會(huì)的形式與氣氛（2）交通十分方便（3)場(chǎng)地大小是否合適(4）菜式（５）有無停車場(chǎng)辦公室管理作業(yè)4一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇原則。答:合適的話題涉及:(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2)一般人喜聞樂見的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;（3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題,如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(６)風(fēng)趣、風(fēng)趣的小故事，無傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題涉及：(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。(2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（３)過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。(4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。(5)夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。(7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。二、印章的使用重要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?答：印章的使用的重要形式為:(1)落款章；(2)更正章；(3）證見章;（4）騎縫章；(5）騎邊章；（6）密封章;(7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:（１)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻(xiàn)的有效性。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。三、簡(jiǎn)要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。答:收文解決的程序：簽收和拆封—登記—分送—擬辦—批辦—承辦—催辦—注辦。分送的基本原則：(1)屬于方針政策性的,關(guān)系