家具采購質量管理過程

家具與木制品新工藝——家具采購質量管理過程參考文獻《實木家具》，暨南大學出版社，張屹《家具制造企業(yè)規(guī)范化管理操作范本》，人民郵電出版社，孫宗虎、喬志華《物料控制實務大全》，經(jīng)濟管理出版社，張屹，潘利平《現(xiàn)場管理實務大全》，經(jīng)濟管理出版社，張屹《家具制造業(yè)木材、板材、薄片采購》，暨南大學出版社，潘利平《EDI知識與應用》，海天出版社，牛魚龍《ERP知識與應用》，海天出版社，牛魚龍《采購管理流程設計與工作標準》，人民郵電出版社，李育蔚《供應鏈管理流程標準》，清華大學出版社，王國文、佟文立等譯《家具企業(yè)的管理現(xiàn)狀與實施ISO9001:2000實務指南》，中國標準出版社，聶薇，鄧榮發(fā)常見的采購管理誤區(qū)1.采購價格越低越好2.只要保證“貨比三家”就行了3.需要經(jīng)常更換采購人員，以防止腐敗4.采購就是拼命催貨，否則供方不能及時送貨目錄一、家具行業(yè)背景二、研究采購質量管理的目的及意義三、采購及采購質量四、采購質量管理過程五、采購過程注意點六、總結一、家具行業(yè)背景2013年1-7月，家具行業(yè)規(guī)模以上企業(yè)（下同）累計利潤總額同比增長16.63%。7月與往年相同，較6月有所下降。當月利潤增速提高至21.05%。2013年8月，我國共出口家具及其零件38.1億美元，同比下降4.5%，環(huán)比下降8.0%。2013年1-8月，我國出口家具及其零件335億美元，同比增長8.5%。一、家具行業(yè)背景從以上數(shù)據(jù)看出，家具行業(yè)的出口總額及行業(yè)利潤都處于增長趨勢。但是對比近年的利潤增長率，結合中國輕工業(yè)經(jīng)濟運行及預測預警系統(tǒng)，家具行業(yè)利潤景氣指數(shù)仍處于“漸冷區(qū)間”，如下圖：二、研究采購質量管理的目的及意義對采購質量進行管理，實質就是對產(chǎn)品質量及產(chǎn)品利潤的先行管理。對于產(chǎn)品質量而言，符合質量要求的原材料是產(chǎn)品質量保證的先決條件，及后期的質量都依賴于原材料的質量。對于利潤率的提升，降低采購成本無疑是最直接有效的途徑。二、研究采購質量管理的目的及意義某家具公司的銷售收入為1000萬元，假設其稅前利潤率為8%（80萬），采購成本為銷售收入的50%（500萬）。如果采購成本降低1%（5萬），則利潤提升為85萬，提高了12.5%；增加的利潤相當于增加125萬的銷售額所帶來的利潤。二、研究采購質量管理的目的及意義采購是供應鏈中的重要一環(huán)，對家具企業(yè)的生產(chǎn)、利潤率等方面都有著極大的影響。高質量的采購能夠增加企業(yè)競爭力，是家具企業(yè)在面對瞬息萬變的市場時有更強的應對能力。由此可見，采購質量的管理對于家具企業(yè)來講有非常重要的意義。三、采購及采購質量采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為自己的資源，為滿足自身需要或保證生產(chǎn)、經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。什么是采購？采購簡單來說就是買東西回來用。三、采購及采購質量生產(chǎn)原材料、刀具等消耗品、機械設備、外包服務、開發(fā)采購、一般性采購家具生產(chǎn)企業(yè)的采購對象三、采購及采購質量>生產(chǎn)原材料包括：實木、板材、輔料、通用件、五金、軟包、油漆及包裝材料等>外包服務包括加工外包及物流外包>開發(fā)采購指為了獲取成本優(yōu)勢，采購部門參與早期產(chǎn)品的研發(fā)或提供市場上的一些新型材料>一般性采購指辦公用品和勞保用品等三、采購及采購質量>生產(chǎn)原材料包括：實木、板材、輔料、通用件、五金、軟包、油漆及包裝材料等>外包服務包括加工外包及物流外包>開發(fā)采購指為了獲取成本優(yōu)勢，采購部門參與早期產(chǎn)品的研發(fā)或提供市場上的一些新型材料>一般性采購指辦公用品和勞保用品等三、采購及采購質量什么是采購質量？采購質量不等同于材料質量采購質量包括：

產(chǎn)品自身質量

提供的服務（附加值）三、采購及采購質量產(chǎn)品自身質量包括：價格、材質、品質、性能、工藝等提供的服務包括：結算方式、供應、實力、地點、送貨等四、采購質量管理過程要對采購質量進行管理，首先要了解采購的過程。部門設置人員設置供應商選擇供應商維護內部訂單建立訂單發(fā)送供應商反饋送貨質檢入庫四、采購質量管理過程1.部門設置：根據(jù)企業(yè)規(guī)模的大小不同，采購部門在企業(yè)內的行政劃分也有不同合適的組織形式是采購活動能否順利開展的前提條件，家具企業(yè)需要根據(jù)自身規(guī)模和實際情況確定自己的采購組織形式，以實現(xiàn)最順暢的采購流程。四、采購質量管理過程A.直線型經(jīng)營者（管理者）崗位：原料采購崗位：加工制造崗位：原料存儲崗位：銷售管理直線型結構式一種低復雜性、低正規(guī)化和權力高度集中的組織結構形式。這種結構對于規(guī)模較小的家具制造業(yè)來說，是比較適合的。四、采購質量管理過程B.直線職能型隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，個人管理越來越受到個人能力等方面的限制，并客觀的刺激了直線職能型的組織出現(xiàn)。這種組織結構式對職能型組織結構的優(yōu)化，它克服了職能型結構多頭管理的缺點。中等規(guī)模的家具制造企業(yè)可以采用。廠長生產(chǎn)部采購部采購經(jīng)理采購員采購員采購員銷售部品管部四、采購質量管理過程C.事業(yè)部型事業(yè)部型的結構適合較大規(guī)模的家具制造企業(yè)。它使企業(yè)實現(xiàn)了多元化的經(jīng)營，并能良好的應對市場競爭。其特點是“集中政策”、“分散經(jīng)營”，增加了企業(yè)的靈活性。董事會總經(jīng)理事業(yè)部事業(yè)部采購生產(chǎn)銷售會計事業(yè)部四、采購質量管理過程D.項目型對于大型家具制造企業(yè)來說，當企業(yè)接到大型的訂單或較大的項目時，可以考慮采用這種模式，一方面能夠優(yōu)化組合企業(yè)資源，提高組織效率，另一方面也使組織更加靈活?？偨?jīng)理項目經(jīng)理A采購制造銷售項目經(jīng)理B采購制造銷售四、采購質量管理過程根據(jù)業(yè)務實施方不同，將采購大致分為內部采購和采購外包。

內部采購指由企業(yè)內部采購部門實施采購的過程。大部分采購屬于這種類型。

采購外包包括第三方采購或第四方采購，指根據(jù)企業(yè)的實際情況，如采購大型進口設備的時候，家具企業(yè)缺乏國際采購經(jīng)驗的話可以采用采購外包，委托專業(yè)的采購公司進行采購，可以節(jié)省人力物力甚至財力。四、采購質量管理過程2.人員配置：根據(jù)家具企業(yè)的業(yè)務類型或實際情況，采購員的分工可以按地域、供應商或材料類型進行劃分。但都應具備以下基本條件：1） 具備家具原材料的基礎知識、懂家具結構；2） 具有一定談判、應變能力；3） 合同制定與管理能力；4） 有市場調研、分析能力；5） 具有較強的職業(yè)操守和工作責任心。四、采購質量管理過程3.供應商的選擇：供應商的選擇是整個采購環(huán)節(jié)較為重要的部分，往往能決定整個采購質量的好壞。所以供應商的確定需要采購經(jīng)理或以上職位的人員確認。選擇供應商的過程是一個綜合評判的過程，需要考慮的因素有很多，如技術、質量、響應能力與交付等。但無論何種情況，都應選擇最具競爭力的供應商。四、采購質量管理過程4.供應商的維護：采購部門應注意搜集優(yōu)秀的潛在供應商并存檔。以面對突發(fā)性的供應短缺或市場波動。另外當現(xiàn)有供應商市區(qū)供應資格或某些物資需要分散采購的時候可以從備選供應商目錄里選擇并重新驗證。供應商的維護還包括現(xiàn)有供應商的定期審查。四、采購質量管理過程5.訂單的制定：訂單包含的信息基本來自其他部門，因此采購部門需要和其他部門保持密切的聯(lián)系。但個別數(shù)據(jù)人需要采購部門確認并修改。一份訂單最主要的信息是材料的數(shù)量。要求采購部門在收到采購需求后，結合當前的倉庫庫存、最小包裝量、在途時間及安全庫存，對采購需求的數(shù)量進行修改。四、采購質量管理過程6.訂單的發(fā)送對于中大型的家具企業(yè)，可以采用電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)（EDI），建立一種數(shù)據(jù)傳輸機制，時訂單直接通過采供雙方的計算機系統(tǒng)傳輸和接受。EDI系統(tǒng)另一個重要的作用是可以使供應商看到采購方未來一段時間內的生產(chǎn)計劃，這樣就有利于供應商備貨，保證供應有序，且可以減少不必要的庫存，節(jié)省了大量資金。采購部門也可通過該系統(tǒng)實時了解訂單的處理過程，并跟蹤材料的發(fā)送狀態(tài)。四、采購質量管理過程7.供應商的反饋：無論是否使用EDI系統(tǒng)，供應商的反饋都是十分必要的。采購部門也應及時了解供應商的反饋信息并作出積極應對。如供應商部門滿足當前訂單的數(shù)量或交貨期的時候，采購部門應及時制定應對策略：1） 詢問供應商是否短期問題2） 聯(lián)系生產(chǎn)部門是否能微調生產(chǎn)計劃3） 分散采購的材料應立即聯(lián)系其他供應商4） 啟動緊急采購，聯(lián)系儲備供應商四、采購質量管理過程EDI(electronicdatainterchange)電子數(shù)據(jù)交換EDI(electronicdatainterchange)ERP(enterpriseresourceplanning)SCM(supplychainmanagement)四、采購質量管理過程EDI(electronicdatainterchange)電子數(shù)據(jù)交換理解EDIEDI是一種技術&資金密集型技術EDI是針對不同企業(yè)、事業(yè)單位之間的商業(yè)數(shù)據(jù)和信息的傳遞EDI是計算機之間的交流EDI是面對商業(yè)文件的，如：訂單、貨運單、報關單等四、采購質量管理過程應用EDI技術的直接效益1.縮短交易時間，提高工作效率2.減少文件處理成本3.員工成本的減少4.可以減少庫存5.避免重復操作，減少人為差錯，提高工作質量6.時間價值效益7.其他效益（加強與供應商的聯(lián)系…）四、采購質量管理過程應用EDI技術的一般效益1.從兩個方面降低成本：A.提高效率，降低成本

B.可以從以下三個方面降低費用：

a.勞動力成本

b.原材料成本

c.通訊成本四、采購質量管理過程應用EDI技術的一般效益2.提供了事務處理中減少錯誤的途徑3.從三種途徑減少儲存

A.減少關鍵時間（訂貨提前期）

B.降低關鍵時間的不確定性

C.改變儲存策略（JIT等依賴快速、準確的信息傳輸）4.充分有效的利用人力資源四、采購質量管理過程應用EDI技術的一般效益5.提高了信息傳輸速度和質量6.更有效的客戶服務

A.減少時間延遲

B.提供的信息更精確

C.提供更新的服務7.獲得競爭優(yōu)勢，鞏固競爭地位四、采購質量管理過程應用EDI技術的一般效益8.改進內部流程

A.事務流程的評估、改進

B.將其他管理技術與EDI結合使用

C.系統(tǒng)的集成9.更好的供應鏈管理10.改進單據(jù)的處理流程四、采購質量管理過程實施EDI采取的步驟達成某種商業(yè)協(xié)議選取某種增值網(wǎng)商業(yè)伙伴訂購或自己編寫客戶軟件，對雙方所使用的兩種數(shù)據(jù)集合的格式進行映射每當有新的商業(yè)伙伴加入時，都要編寫新的軟件，以便將發(fā)送方的數(shù)據(jù)集合翻譯成接收方所能識別的格式四、采購質量管理過程應用EDI技術需要解決的問題網(wǎng)絡通信的傳輸標準交易業(yè)務格式標準化語言文字標準化企業(yè)內部計算機信息系統(tǒng)獲得較好的應用EDI技術中心的建立與規(guī)范管理權威性與合法性安全保密性人才的培訓四、采購質量管理過程汽車制造行業(yè)的EDI實施汽車制造行業(yè)可能是全世界最早大規(guī)模實施EDI的行業(yè)。主要的原因就是汽車制造行業(yè)集成裝配的生產(chǎn)特征要求零部件的供應要準確和適時，EDI的運用正好能夠滿足這個要求。早在1980年代，英國的汽車制造行業(yè)就開始規(guī)劃EDI的實施，例如Motornet、INS和Istel等就是英國較早開展EDI業(yè)務的行業(yè)EDI服務提供商。目前，在歐洲的至少20幾家汽車制造商中，幾乎所有的制造商都已經(jīng)實施了適時管理控制的EDI。四、采購質量管理過程對于需求方，實施步驟：1.發(fā)布——準確地通知供應商需要什么產(chǎn)品和何時需要。2.接收——認可供應商的回復并報告貨物缺損。3.支付——決定應付的金額并支付給供應商。四、采購質量管理過程對于供應方，實施步驟：1.訂單管理——從客商收到訂單和初步的細目表信息。2.生產(chǎn)制造——通知客商已裝運了什么和何時應當送達。這包括條形碼處理的定義，以用于對部件和集裝箱的自動識別。3.貨款進帳——通知客商一筆貨款已到期，并使客商支付到可接收的帳號上。四、采購質量管理過程8.送貨檢驗入庫：質檢是材料入庫前最重要的步驟。如發(fā)生品質問題，采購部門應第一時間聯(lián)系供應商補發(fā)，并聯(lián)合供應商調查該問題的發(fā)生原因，作出整改，減少再次發(fā)生的機率。訂單發(fā)送的同時，采購部門也應通知倉儲部門，特別是大宗物資，倉儲部門需要提前整理倉位和安排裝卸。直到材料入庫，采購流程才算告一段落。五、采購過程注意點1.與企業(yè)內其他部門的關系采購部門是一個內部服務性部門，與其相關的部門有：生產(chǎn)部門、倉儲部門、質檢部門、研發(fā)部門等。采購生產(chǎn)倉儲質檢研發(fā)財務五、采購過程注意點2.與供應商的關系傳統(tǒng)的采購理論，供應商的利潤就是采購方的成本。于是采購方千方百計的壓縮供方的利潤。往往導致的情況就是材料質量也隨著悄悄的降下來了?，F(xiàn)代采購認為，供應商也是供應鏈的一環(huán)，是合作伙伴。只有保證供方有合理的利潤，品質、服務等才能得到保證。也有利于供應鏈的健康發(fā)展。五、采購過程注意點3.迂回采購迂回采購是指采購部門未參與供需雙方之間合同制定的采購活動。具體指：1）在采購部門不參與的情況下選擇或確定供應商合同，或對供應商做出采購承諾；2）在沒有簽署具體合同的情況下，或合同沒有生效前訂購或使用物資或服務。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)驗期間，不可避免會產(chǎn)生一些緊急采購，繞過采購部門進行采購，會有潛在質量或法律風險。采購部門需要對迂回采購進行管理，分析原因，盡量避免其發(fā)生。五、采購過程注意點4.采購風險采購風險通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風險、經(jīng)濟風險和自然風險。具體說來，如采購預測不準導致物料難以滿足生產(chǎn)要求或超出預算、供應商群體產(chǎn)能下降導致供應不及時、貨物不符合訂單要求、呆滯物料增加、采購人員工作失誤或和供應商之間存在不誠實甚至違法行為。這些情況都會影響采購質量。五、采購過程注意點采購風險分