圖書館自動化流通管理

第七章圖書館流通管理系統(tǒng)7.1圖書館流通管理系統(tǒng)分析7.2圖書館流通管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

7.3圖書流通管理系統(tǒng)實(shí)例流通工作是圖書館業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，也是圖書館主要的服務(wù)方式之一。流通系統(tǒng)直接面對讀者，傳播知識和信息,使讀者利用館藏文獻(xiàn)，信息反饋快，發(fā)展也比較快，已逐步形成了一整套流程、方法和制度。自動化技術(shù)的應(yīng)用給流通工作帶來了不可估量的前景，既簡化了借閱手續(xù)，改進(jìn)了管理水平，提高了服務(wù)效率，又為圖書館網(wǎng)上各項(xiàng)服務(wù)的開展創(chuàng)造了條件。7.1圖書館流通管理系統(tǒng)分析7.1.1業(yè)務(wù)分析流通系統(tǒng)處理的是圖書館利用藏書進(jìn)行讀者服務(wù)的全部過程。這個過程主要由三個實(shí)體構(gòu)成:圖書館藏書讀者系統(tǒng)分析主要依據(jù)這三個實(shí)體進(jìn)行。流通工作是一門很復(fù)雜的管理科學(xué)。它以圖書的借、還為主干，把其它各項(xiàng)工作聯(lián)成一體，成為一個完整的系統(tǒng)，統(tǒng)稱為流通管理系統(tǒng)。1.讀者分析讀者是流通系統(tǒng)的服務(wù)對象。讀者有不同的類型和范圍。由于受到藏書條件的限制，圖書館一般采取限定讀者范圍、指定借閱權(quán)限等方法，因此，系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人員必須獲得本系統(tǒng)的讀者類型、讀者范圍、讀者數(shù)量、讀者增長率、讀者借閱權(quán)限等具體數(shù)據(jù)。2.館藏分析藏書是流通工作的保障，任何一個流通部門都有特定的藏書類型和藏書范圍。分析藏書類型、藏書范圍、藏書數(shù)量、藏書增長率、藏書來源、藏書剔舊等有關(guān)藏書工作的各種數(shù)據(jù)。對藏書各種指標(biāo)的分析是設(shè)計(jì)藏書統(tǒng)計(jì)功能的基礎(chǔ)。3.流通服務(wù)分析（1）流通工作分析流通工作主要有借書、還書、續(xù)借、預(yù)約、罰款登記、讀者證件管理、圖書去向查詢及讀者書目查詢等。有哪些統(tǒng)計(jì)報表、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和統(tǒng)計(jì)方法，有哪些輸出產(chǎn)品等，分析中應(yīng)得到具體參數(shù)。（2）借閱規(guī)則分析借閱規(guī)則是流通系統(tǒng)正常運(yùn)行的制度保障，通過對本館借閱規(guī)則分析，確定流通中的各項(xiàng)制度及具體參數(shù)。各類不同讀者及其對應(yīng)的不同的借閱權(quán)限數(shù)據(jù)等，如，讀者類型、文獻(xiàn)類型、借閱數(shù)量、借閱時間（借期和借閱數(shù)量按不同類型的圖書和載體來決定）、續(xù)借次數(shù)、預(yù)約資格、違章停借規(guī)則及罰款條例等。分析中應(yīng)得到具體參數(shù)。7.1.2數(shù)據(jù)類型

流通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要有四種類型．分別是（1）圖書數(shù)據(jù)（2）讀者數(shù)據(jù)（3）流通數(shù)據(jù)（4）流通系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)以上四種類型數(shù)據(jù)中，有些數(shù)據(jù)是固定不變的，有些數(shù)據(jù)是經(jīng)常變動的，所以這些數(shù)據(jù)常常處在兩種不同的狀態(tài)，一般把這兩種狀態(tài)的數(shù)據(jù)也叫做靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。1.圖書數(shù)據(jù)主要描述流通圖書本身的各種信息，用于圖書館工作人員對流通圖書的控制，建立流通書目。流通系統(tǒng)存儲的圖書數(shù)據(jù)主要指圖書館的流通館藏，書目記錄中流通所需的內(nèi)容是：索書號、題名等。復(fù)本記錄提供了圖書館每一種圖書所擁有復(fù)本的記錄，這種復(fù)本記錄包括書的條形碼、復(fù)本館藏地點(diǎn)等。對流通系統(tǒng)來說，這是基本的、必須的，因?yàn)閳D書館流通的是圖書的復(fù)本而不是書目實(shí)體。圖書數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)，以方便流通工作為主，主要有：索書號、登錄號、書名、作者、價格、復(fù)本數(shù)、館藏地點(diǎn)、借閱的限定條件（如只供某一范圍的讀者使用）等。2.讀者數(shù)據(jù)該數(shù)據(jù)描述讀者本身的信息，用以建立讀者文檔，每一位讀者必須有較完整的數(shù)據(jù)以表明讀者身份，便于從多種途徑統(tǒng)計(jì)讀者借閱情況，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的管理。讀者數(shù)據(jù)主要有：借書證號、姓名、性別、年齡、職業(yè)、職稱、通信地址、電話號碼、E-mail地址、辦證日期、有效期限、證件狀態(tài)、借閱權(quán)限等。對于通信地址和電話號碼等信息，應(yīng)經(jīng)常注意其變動情況。隨時修改，以便使圖書催詢工作和圖書預(yù)約工作能順利進(jìn)行。

3.流通數(shù)據(jù)該數(shù)據(jù)反映圖書借閱中讀者和圖書之間的各種相互關(guān)系，是對讀者和圖書的控制?？煞譃橐韵赂鞑糠郑?1)流通狀態(tài)數(shù)據(jù)描述讀者或圖書在時間上和空間上的位置。(2)預(yù)約數(shù)據(jù)預(yù)約數(shù)據(jù)描述預(yù)約狀態(tài)，數(shù)據(jù)包括預(yù)約人姓名、預(yù)約時間、預(yù)約書名、預(yù)約人借書證號等。(3)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)描述讀者管理、藏書管理和流通管理過程中的各種數(shù)據(jù)，供統(tǒng)計(jì)使用．統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的項(xiàng)目主要包括在圖書數(shù)據(jù)和讀者數(shù)據(jù)中。如：某讀者在某一時刻借閱處于什么狀態(tài)（已借滿、可再借、在處罰中等）；某一本書在某一時刻處于什么狀態(tài)（書在架位上、已借出、等待預(yù)約者、已丟失、已損壞等）。預(yù)約工作一旦完成，預(yù)約數(shù)據(jù)便失去意義。但為了對預(yù)約借書進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也可以保留一段時間。例如：統(tǒng)計(jì)月預(yù)約人數(shù)、預(yù)約書的種數(shù)等，統(tǒng)計(jì)完后，打印出報表存檔，預(yù)約數(shù)據(jù)可不再保留。如圖書拒借次數(shù)、圖書周轉(zhuǎn)率、讀者借閱率、讀者到館率、藏書利用率等．不同層次讀者借閱情況等。4.流通系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)為滿足不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需要，流通系統(tǒng)可采用高度參數(shù)化的方法完成各項(xiàng)流通事務(wù)的處理。通過這些參數(shù)設(shè)置，能有效提高系統(tǒng)的通用性和靈活性。如，讀者條碼、文獻(xiàn)條碼、文獻(xiàn)類型、讀者類型、借閱權(quán)限、借閱期限、預(yù)約有效時間、到書保留時間、超期天數(shù)停借、超期冊數(shù)停借、罰款金額、圖書館假期期限、周休息日、工作時間、圖書歸還地址、允借地址等。7.1.3流通系統(tǒng)的基本流程①讀者的借書處理在辦理借書手續(xù)時，工作人員首先檢查讀者的借書證是否有效，借書的數(shù)目是否超過，如該讀者所借的書已出借，即可為讀者辦理預(yù)約手續(xù)。②還書處理只要用光筆掃入圖書上的條形碼，立即更新數(shù)據(jù)庫，即可完成還書手續(xù)，同時檢索預(yù)約庫，為該書做預(yù)約處理。③續(xù)借若讀者要求續(xù)借，應(yīng)先檢查該書是否能續(xù)借，一般在沒有其他讀者預(yù)約該書時，才可續(xù)借。當(dāng)有讀者預(yù)約該書不能續(xù)借時，應(yīng)收回此書，并發(fā)送預(yù)約通知單。④讀者證件管理主要是為讀者辦理發(fā)放新證、補(bǔ)證、掛失、注銷及學(xué)生辦理離校手續(xù)（高校圖書館）。⑤圖書管理和統(tǒng)計(jì)圖書的調(diào)整、剔舊工作，并每年做圖書利用率的統(tǒng)計(jì)，并做新書入庫檢查、驗(yàn)收、分配工作。7.2圖書館流通管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)7.2.1流通管理系統(tǒng)的基本功能7.2.1基本功能1.讀者管理2.流通管理3.查詢4.押金管理與罰款5.閱覽管理6.流通統(tǒng)計(jì)7.網(wǎng)上續(xù)借與預(yù)約8.館際互借9.打印管理10.參數(shù)設(shè)置

1．讀者管理讀者管理為流通管理準(zhǔn)備著一個必不可少的數(shù)據(jù)——讀者數(shù)據(jù)。主要功能包括：

?讀者登記（包括規(guī)定該讀者的借書權(quán)限，借書證的有效期等）

?讀者數(shù)據(jù)批接入?讀者證注銷?讀者證掛失?讀者驗(yàn)證

?讀者信息修改?讀者證恢復(fù)

?讀者控制信息處理（有關(guān)過期、預(yù)約逾期不取的處罰變更等）

2.流通管理流通管理是流通工作自動化的核心，基本功能包括：?借書與續(xù)借

?

還回與罰款

?

預(yù)約管理

①借書與續(xù)借◆此模塊的主要操作之一是讀者資格審查?！糇x者凡具有借書量達(dá)到借閱極限、借有逾期書等違規(guī)情況之一者，系統(tǒng)自動拒借；◆讀者借書證凡屬掛失，注銷或已超過有效期的，系統(tǒng)也自動拒借；◆若所借的圖書已有其他讀者預(yù)約，系統(tǒng)也自動拒借?！粼撃K一般提供兩種顯示功能：一是簡單信息，只顯示條形碼號；另一個是同時顯示書名、索書號等。◆用光筆掃入讀者借書證上的條形碼，再掃入圖書上的條形碼，即可完成借書或續(xù)借的手續(xù)。

②還回與罰款

◆還書時，若無此書，系統(tǒng)將自動顯示報警?！羧舸藭腥祟A(yù)約，系統(tǒng)將自動顯示有人預(yù)約，提示管理人員交此書陳列在預(yù)約架上?！羧舸藭^期或損壞，系統(tǒng)將自動計(jì)算罰款金額。及丟失處理等?！糁灰霉夤P掃入圖書上的條形碼，立即更新數(shù)據(jù)庫，即可完成還書手續(xù)。③預(yù)約管理

◆只要用光筆掃入讀者借書證上的條形碼后，鍵入所需預(yù)約圖書的索書號，就完成預(yù)約手續(xù)。也可進(jìn)行取消某書的預(yù)約?！糇x者也可以在網(wǎng)上檢索的基礎(chǔ)上自行預(yù)約和取消預(yù)約?！舢?dāng)讀者所預(yù)約的書歸還的時候，系統(tǒng)會自動打印預(yù)約到書通知單?！暨€可在參數(shù)文件中設(shè)定讀者最多預(yù)約書數(shù)目、預(yù)約書保留時間及不同類型讀者優(yōu)先級。

3.查詢▲分為讀者和管理人員兩級查詢?！x者可查其已借書、預(yù)約、過期書、罰款等功能?！芾韱T可查讀者注冊、借書情況、所有預(yù)約、過期、罰款等情況，某書的去向和某種書的狀態(tài)等功能?！鴮χ杏⑽膱D書，還可以通過書的條形碼和索書號，查找書名作者，也可以通過書名、作者等查書的編目信息。4.押金管理與罰款

▲押金管理主要分交付（含補(bǔ)交）押金和退還押金?！鴪D書館可通過押金限制讀者借閱文獻(xiàn)的總價值，避免因押金與讀者借閱文獻(xiàn)的總價值相差懸殊而造成的文獻(xiàn)有去無回?！鴮^期、丟失、損壞等進(jìn)行罰款扣除。5.閱覽管理▲對只閱不借的閱覽室，讀者持證進(jìn)入閱覽室，▲輸入讀者證號后，計(jì)算機(jī)自動查驗(yàn)讀者證的有效性，查驗(yàn)合格則準(zhǔn)入閱覽，并記錄在案以便統(tǒng)計(jì)。

6.流通統(tǒng)計(jì)

▲以圖書館藏書和讀者為對象，▲對一段時間內(nèi)的流通情況按不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行動態(tài)統(tǒng)計(jì)，▲是圖書館了解一段時間藏書利用情況和讀者利用圖書館情況的重要途徑。流通統(tǒng)計(jì)不同于一般的統(tǒng)計(jì)，其顯著標(biāo)志就是必然存在時間范圍，統(tǒng)計(jì)時往往按日、月、年歸并，以便相互比較。主要包括：

?文獻(xiàn)借閱統(tǒng)計(jì)?讀者借閱統(tǒng)計(jì)?讀者到館統(tǒng)計(jì)?押金統(tǒng)計(jì)?罰款統(tǒng)計(jì)?工作量統(tǒng)計(jì)

7.網(wǎng)上續(xù)借與預(yù)約▲由于網(wǎng)上檢索在圖書館自動化中越來越顯得重要，▲相應(yīng)地續(xù)借和預(yù)約也從圖書館的內(nèi)部業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)為網(wǎng)上服務(wù)的一項(xiàng)內(nèi)容?！x者在網(wǎng)上檢索到自己所借文獻(xiàn)后續(xù)借是最直接、也是最可能產(chǎn)生的需求。▲讀者當(dāng)然有權(quán)在圖書館允許的范圍內(nèi)對自己所借文獻(xiàn)進(jìn)行續(xù)借?！x者在網(wǎng)上檢索到所需文獻(xiàn)，希望能得到而又無復(fù)本可借時進(jìn)行預(yù)約是最合理的選擇?！鴪D書館待讀者還回后再通知預(yù)約者來館取書。

8.館際互借▲圖書館之間根據(jù)協(xié)定相互利用對方館藏，以滿足本館讀者需求的文獻(xiàn)外借方式?！鴪D書館根據(jù)讀者需要，經(jīng)查證其他館確有需要的文獻(xiàn)，通過規(guī)定的方式向?qū)Ψ桨l(fā)出借閱請求，▲對方按照協(xié)商好的方法，如采用常規(guī)的郵遞手段、復(fù)制技術(shù)以及最新的電子技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向請求方返回所需信息或文獻(xiàn)實(shí)體。▲館際互借必須與計(jì)算機(jī)網(wǎng)上檢索緊密結(jié)合，請求、獲取、返還處理都要借助各種技術(shù)，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行全面管理。9．打印管理▲預(yù)約到書通知單▲罰款通知單▲催還通知單▲各種統(tǒng)計(jì)報表等。10.參數(shù)設(shè)置▲最能表明流通系統(tǒng)特點(diǎn)的是體現(xiàn)流通制度的各類參數(shù)，▲合理、具體、靈活的參數(shù)能夠使流通系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)自如?！?jì)算機(jī)流通系統(tǒng)要有通用性和靈活性，能滿足不同類型的圖書館和圖書館流通政策變化的需要，系統(tǒng)采用高度參數(shù)化的方法完成各項(xiàng)流通事務(wù)的處理。兩種類型的參數(shù)文件▲一種是永久參數(shù)文件，▲一種是讀者類型和圖書類型參數(shù)文件。①永久參數(shù)文件一般對某單位一次定義后不再修改。②讀者類型和圖書類型參數(shù)文件用以定義各種類型的圖書和讀者的借閱權(quán)限、借期、正常罰款率、金額和附加罰款率、金額、讀者預(yù)約優(yōu)先級等，特別應(yīng)注意的是一旦系統(tǒng)運(yùn)行后，此參數(shù)文件的款目不予刪除，但可修改。在建立讀者文檔前，應(yīng)根據(jù)圖書館的規(guī)定條例，設(shè)置好該參數(shù)文件。例讀者和圖書、現(xiàn)刊、過刊合訂本條形碼的首字符和條形碼長度。匯文系統(tǒng)的幾種參數(shù)設(shè)置：館藏地讀者類型借閱規(guī)則流通操作館藏地代碼讀者類型定義圖書類型定義讀者注冊管理流通規(guī)則設(shè)計(jì)7.2.2流通管理系統(tǒng)中的文檔設(shè)計(jì)1.讀者文檔●讀者文檔存儲的是讀者的個人信息●每條記錄表示一位讀者的信息●它包括讀者個人檔案信息和管理需要的控制信息。一般包括：

①識別數(shù)據(jù)

②控制數(shù)據(jù)③統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)④聯(lián)系數(shù)據(jù)⑤系統(tǒng)數(shù)據(jù)包括讀者證號、讀者名稱、身份證號、其他編號（工作證號、學(xué)號）、密碼；讀者證件當(dāng)前狀態(tài)、讀者流通類型（與流通制度掛鉤的讀者類別）、借書權(quán)限、讀者可借書數(shù)、證件有效期、讀者違章標(biāo)識字段、讀者欠款字段、以及讀者證的狀態(tài)等讀者職務(wù)、職稱、文化程度、職業(yè)專業(yè)、出生年月單位、電話、E一mail;聯(lián)系地址過期次數(shù)、丟失文獻(xiàn)次數(shù)、損壞文獻(xiàn)次數(shù)、預(yù)約狀態(tài)、預(yù)約逾期不取書的次數(shù)、聲明丟失文獻(xiàn)次數(shù)、最近借閱日期、最近到館日期以及累計(jì)借書數(shù)等2．流通事務(wù)文檔主要揭示流通過程中的圖書借還情況的動態(tài)信息。是以冊為單位記載的。它是實(shí)現(xiàn)流通系統(tǒng)的關(guān)鍵文檔。也是查詢讀者借閱情況和圖書出借情況的根據(jù)。主要信息字段有：①圖書條形碼字段：它是區(qū)別每冊書的信息及與流通制度掛鉤的文獻(xiàn)類別，每冊書有一個條形碼號；②讀者條形碼字段：它是用來標(biāo)識某一讀者，并與讀者文檔連接的字段；③應(yīng)還日期字段：根據(jù)參數(shù)文件的設(shè)置，計(jì)算出應(yīng)還日期，其中還要扣除閉館日和假期；④索書號字段：所借圖書的索書號和語種字段；⑤續(xù)借次數(shù)：用于續(xù)借控制；⑥操作員字段：該文檔是動態(tài)變化的，根據(jù)每天的借、還書的變化而變化。⑦累計(jì)借數(shù)：用于統(tǒng)計(jì)。3.預(yù)約文檔預(yù)約文檔主要用來處理預(yù)約情況。主要信息字段有：①讀者條形碼②預(yù)約標(biāo)識③預(yù)約日期④發(fā)預(yù)約單日期⑤催書單標(biāo)識它是與流通事務(wù)文檔及讀者文檔關(guān)聯(lián)的字段。據(jù)此，可查出某讀者的流通情況。它可對一種預(yù)約書的具體情況進(jìn)行標(biāo)識，例如可分為正常預(yù)約、預(yù)約書到、預(yù)約單未發(fā)、書已借出、解除預(yù)約等不同情況。預(yù)約日期記錄讀者預(yù)約時間。在一種書的所有預(yù)約者中，可以按預(yù)約日期最早者，首先得到圖書借閱權(quán)。為了在發(fā)送預(yù)約單后，對超出圖書館允許保留的期限，而不來借書的讀者，程序能自動取消此讀者的預(yù)約權(quán)對有預(yù)約的圖書，打印催還通知單，記錄用來說明是否已打印催書單。4.罰款文檔罰款文檔主要用來處理讀者借書逾期而產(chǎn)生的罰款。各館可根據(jù)本館的情況，在系統(tǒng)參數(shù)文檔中設(shè)定逾期罰款的金額數(shù)，同時，也可將遺失賠書和損壞賠書的功能放在該文檔一并處理。遺失或損壞賠書時，根據(jù)簡書目和流通事務(wù)文檔中的書目信息和讀者信息，計(jì)算賠書罰款金額。罰款文檔的主要數(shù)據(jù)字段有：①讀者條形碼號②圖書條形碼號③罰款的金額字段④罰款類型字段⑤押金字段建立罰款、押金記錄有利于全面掌握讀者罰款、押金處理的