公司公文處理實(shí)施細(xì)則

公文處理實(shí)施細(xì)則□總則第一條為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制定本實(shí)施細(xì)則。第二條各部門(mén)的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告狀況、溝通閱歷的重要工具，必需認(rèn)真做好公文處理工作。第三條各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條公文處理必需做到及時(shí)、準(zhǔn)確、平安。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條各單位的公文處理工作，必需實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國(guó)家隱秘?！豕姆N類(lèi)第六條公文種類(lèi)主要有：(一)請(qǐng)示請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用"請(qǐng)示"。(二)報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映狀況，用"報(bào)告"。(三)指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用"指示"。(四)布告、公告、通告對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用"布告"。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，"用公告"。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用"通告"。(五)批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用"批復(fù)"。(六)通知傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用"通知"。(七)通報(bào)表?yè)P(yáng)好人好事，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要狀況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用"通報(bào)"。(八)確定、決議對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出支配，用"確定"。經(jīng)過(guò)會(huì)議爭(zhēng)論??通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用"決議"。(九)函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向關(guān)于主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，用"函"。(十)會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求關(guān)于單位共同遵守執(zhí)行的，用"會(huì)議紀(jì)要"。□公文格式第七條公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)、主題詞等。(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類(lèi)。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性資料文件外，公文標(biāo)題一般不加書(shū)名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(二)向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位；如需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。(三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。(四)公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、挨次號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。(五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱(chēng)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)。(六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫(xiě)單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。(七)文字一律從左至右橫寫(xiě)橫排。第八條公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小，依據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。第九條對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。第十條對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條內(nèi)部行文，可按問(wèn)題的種類(lèi)和性質(zhì)，用分公司或部門(mén)名義行文。分公司、各部門(mén)不得聯(lián)合行文，部門(mén)之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問(wèn)題。第十二條各單位一般不得越級(jí)行文。因特殊狀況，必需越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。第十三條向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)；向下級(jí)單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。第十四條依照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門(mén)，不直接發(fā)到下級(jí)子公司。第十五條發(fā)文應(yīng)依據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)?！豕奶幚沓绦虻谑鶙l收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。(一)上級(jí)發(fā)來(lái)的資料文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料文件資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的資料文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，馬上送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。(二)承辦人應(yīng)依據(jù)資料文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，支配傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。(三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批建議或意見(jiàn)，再分送給關(guān)于部門(mén)辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無(wú)需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可依據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批關(guān)于部門(mén)閱辦。各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回資料文件，一般要辦理的資料文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退資料文件，最遲未能超過(guò)15天。需要爭(zhēng)論??而未能立刻處理的，也要先書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。(四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的資料文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門(mén)對(duì)上級(jí)發(fā)出的資料文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行狀況的，要及時(shí)檢查反饋。(五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的資料文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議資料文件交文秘人員立卷歸檔。第十七條發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。(一)草擬公文的要求：1.要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的關(guān)于規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來(lái)的關(guān)于政策相銜接，并加以說(shuō)明。2.狀況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清晰，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要準(zhǔn)確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。3.引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。4.草擬公文必需使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，資料文件字跡要清晰，文面應(yīng)保持潔凈，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。5.數(shù)字的寫(xiě)法。正式資料文件中，除資料文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、方案表、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必需用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外，其他用漢字書(shū)寫(xiě)。6.章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法。一般應(yīng)按下列挨次排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第三層為"1"，第四為"(1)"。7.不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。年月日、人名、地名、資料文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)。(二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草資料文件部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核的重點(diǎn)：1.是否需要行文。2.是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿嫞瑯?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否準(zhǔn)確。審核時(shí)如發(fā)覺(jué)不妥之處，必需進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問(wèn)題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動(dòng)過(guò)大的，要重新抄正。(三)公文簽發(fā)。公司行政資料文件，由分管副總經(jīng)理簽署建議或意見(jiàn)后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會(huì)、社團(tuán)的一般性資料文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要資料文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。(四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。(五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必需重新送簽。(六)公文簽發(fā)后，由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印資料文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊堅(jiān)固，不漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、粘頁(yè)。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁(yè)無(wú)空檔，可另起一空白頁(yè)注上日期蓋章，并在該頁(yè)的左上方標(biāo)明"此頁(yè)無(wú)正文"字樣。(七)公文校對(duì)以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動(dòng)原文。校對(duì)未發(fā)覺(jué)的差錯(cuò)，由校對(duì)人員負(fù)責(zé)；校對(duì)后，打字員沒(méi)有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。第十八條公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得擅自保存應(yīng)存檔的資料文件?！踬Y料文件的管理第十九條各單位要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好資料文件的管理工作。嚴(yán)禁將隱秘資料文件帶往公共場(chǎng)所或家中。資料文件傳遞過(guò)程中，必需辦理登記、簽收、注銷(xiāo)等手續(xù)，并依照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。第二十條各單位工作中形成的文書(shū)，包括資料文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、