公文寫作輔導(dǎo)講座課件

公文寫作輔導(dǎo)講座主講人：XXX

魯迅先生在談自己的寫作體會時曾說：“文章應(yīng)該怎樣做，我說不出，因為自己的作文，是由于多看和練習(xí)，此外并無心得和方法的。”

本人從事文字工作已經(jīng)好多年了，期間，當(dāng)過戰(zhàn)士、文書、指導(dǎo)員、參謀、秘書、編輯、主任，回顧這些年來的經(jīng)歷，我感到，機(jī)關(guān)工作就是搞文字工作，無論上情下達(dá)，交流情況，推廣經(jīng)驗，都離不開公文寫作。做機(jī)關(guān)工作必須要過文字關(guān)，過不了關(guān)，肯定不行。第一部分公文處理基本常識第二部分寫作材料的搜集和使用第三部分消息信息公文寫作輔導(dǎo)

第一部分公文處理基本常識一、公文概念和種類二、公文格式三、行文規(guī)則四、發(fā)文辦理和收文辦理2000年8月24日，國務(wù)院以國發(fā)﹝2000﹞23號文件發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，這是迄今為止法律效力和權(quán)威性最高的一個關(guān)于公文處理的辦法，具有行政法規(guī)性質(zhì)。2000年12月21日，公安部辦公廳印發(fā)了《公安部公文審核辦法》(公辦[2000]103號)，對公安機(jī)關(guān)公文處理和公文審核，提出了明確要求。2001年12月28日，廳辦公室結(jié)合廳機(jī)關(guān)實際，修訂了《江蘇省公安廳公文處理辦法》（蘇公辦﹝2001﹞46號）。2003年6月4日，省廳印發(fā)了《江蘇省公安廳工作規(guī)則》（蘇公發(fā)﹝2003﹞52號），對公文審批作了具體要求。此外，1999年6月23日省廳下發(fā)的《江蘇省公安廳產(chǎn)生的國家秘密事項》（蘇公發(fā)﹝1999﹞249號），2001年6月12日《江蘇省公安廳關(guān)于認(rèn)真貫徹<公安機(jī)關(guān)警務(wù)工作秘密具體范圍的規(guī)定>的通知》（蘇公廳﹝2001﹞211號），分別對國家秘密和警務(wù)工作秘密作了具體規(guī)定。上述6個文件，都是做好省公安廳公文處理工作必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握的規(guī)范性文件。

第一節(jié)公文概念和種類行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。因此，機(jī)關(guān)中產(chǎn)生的大量簡報、信息類材料，不是嚴(yán)格意義上的公文。根據(jù)上述公文的定義，行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等13個文種。適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。“命令”和“令”是一個文種，“令”可視為“命令”的簡稱。什么時候用“命令”，什么時候使用“令”，要視情況。命令（令）是下行文，法定文種。《人民代表大會和地方各級人民政府組織法》的規(guī)定，國務(wù)院、國務(wù)院各部委、地方各級人民政府（包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府）和地方各級政府所屬的工作部門可以發(fā)布命令。國務(wù)院的命令（令）主要用于頒布行政法規(guī)和宣布實行重大強(qiáng)制性行政措施，如頒布《中華人民共和國國務(wù)院令》，宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施的《國務(wù)院關(guān)于在北京部分地區(qū)實行戒嚴(yán)的命令》。（一）命令（令）國務(wù)院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府、國務(wù)院批準(zhǔn)的較大市政府可以通過命令（令）的形式頒布行政規(guī)章。如《中華人民共和國公安部令》、《江蘇省人民政府令》、《南京市人民政府令》。各級行政機(jī)關(guān)嘉獎有關(guān)單位和人員也可以用命令（令）的形式：如《關(guān)于給吳明忠同志記功的命令》、《關(guān)于給揚(yáng)州市公安局“10.11”專案組記功的命令》。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。下行文，法定文種。各級國家行政機(jī)關(guān)均可使用。如《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》、《國務(wù)院關(guān)于設(shè)立中華人民共和國澳門特別行政區(qū)的決定》、《公安部關(guān)于向任長霞同志學(xué)習(xí)的決定》、《關(guān)于表彰2003年度省公安廳直管領(lǐng)導(dǎo)保衛(wèi)部門先進(jìn)集體先進(jìn)個人的決定》、《江蘇省監(jiān)察廳關(guān)于對×××停職審查的決定》。（三）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（四）通告（五）通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。下行文，也可以是平行文。

如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)審計署關(guān)于審計民政事業(yè)費(fèi)報告的通知》、《江蘇省公安廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<公安部關(guān)于大力推進(jìn)縣市公安機(jī)關(guān)110、119、122“三臺合一”工作的通知>的通知》一是轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件要逐級轉(zhuǎn)發(fā)，省公安廳不得直接轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院文件。二是不提倡兩個轉(zhuǎn)發(fā)，遇此情況，可翻印、提貫徹意見、改寫等。

三是轉(zhuǎn)發(fā)文件，如果沒有結(jié)合本單位、本系統(tǒng)實際，提出具體貫徹要求，可以直接翻印，不得以省廳名義三言兩語起草通知轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)公文。對公安部局級單位的公文，一律以各相應(yīng)處級單位名義轉(zhuǎn)發(fā)，不得以省廳名義轉(zhuǎn)發(fā)公安部局單位的公文。公安部督察委員會的公文，聯(lián)系本省實際如確需轉(zhuǎn)發(fā)，可提出具體貫徹要求以廳名義轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)部傳真電報和密碼電報，尤其是對公安部辦公廳以內(nèi)部傳真電報下發(fā)的電視電話會議通知，建議改寫，不提倡以電報轉(zhuǎn)發(fā)電報。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省財政廳關(guān)于行政事業(yè)性收費(fèi)的有關(guān)要求的通知》、《江蘇省公安廳關(guān)于進(jìn)一步做好涉及外資企業(yè)群體性事件預(yù)防和處置工作的通知》、《江蘇省公安廳關(guān)于召開全省公安工作會議的通知》、《關(guān)于楊衛(wèi)平通知職務(wù)任免的通知》。（六）通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者通報重要工作的情況。下行文，各級行政機(jī)關(guān)均可使用。如《公安部關(guān)于近期各地公安機(jī)關(guān)成功破獲一批重大刑事案件的情況通報》、《公安部關(guān)于河北省晉州市公安局發(fā)生刑訊逼供致人死亡案件情況的通報》、《外交部辦公廳關(guān)于朱镕基訪日情況的通報》、《關(guān)于全省公安機(jī)關(guān)開展服務(wù)“兩個率先”、建設(shè)“平安江蘇”活動的情況通報》。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。在廳機(jī)關(guān)工作涉及不到。（八）報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。上行文。如《江蘇省公安廳關(guān)于全省公安機(jī)關(guān)開展嚴(yán)打整治斗爭的總結(jié)報告》、《關(guān)于全省經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)公安經(jīng)費(fèi)情況的調(diào)查報告》、《江蘇省公安廳關(guān)于查處丹陽市公安局呂城派出所不履行職責(zé)問題的情況報告》?！皥蟾妗钡倪m用范圍刪去了“提出意見或者建議”，“報告”中不得再提意見和建議，向上級機(jī)關(guān)提出意見和建議，可使用“意見”這個新文種。適用于向上級機(jī)關(guān)請示指示、批準(zhǔn)有關(guān)事項。上行文。

如：《關(guān)于將臺灣居民吳銘仁列入不準(zhǔn)入境人員名單的請示》（主送：公安部）。（九）請示（十）批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。下行文。

如：《關(guān)于同意徐州市公安局銷毀槍支的批復(fù)》、《關(guān)于同意鎮(zhèn)江市公安局京口分局丹徒派出所更名的批復(fù)》。（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”，可以是上行文，也可以是下行文，還可以是平行文。如：《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)公安信訪工作的意見》、《關(guān)于對蘇州市公安局建立繞城高速公路交巡警大隊的意見》、《關(guān)于對邳州陸夫年信訪案件有關(guān)情況的意見》。（十二）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。平行文。如：《關(guān)于商請解決機(jī)場高速公路監(jiān)控系統(tǒng)信息共享的函》、《省政府法制辦關(guān)于征求對<森林法（修改草案）>修改意見的函》、《江蘇省公安廳關(guān)于報送<森林法（修改草案）>修改意見的復(fù)函》、《關(guān)于申請免交固體廢棄物費(fèi)用的函》、《關(guān)于對南通港公安局車輛服裝進(jìn)行管理的復(fù)函》。（十三）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。下行文。如：《江蘇省公安廳廳務(wù)會議紀(jì)要》、《江蘇省公安廳廳長辦公會議紀(jì)要》等。

以上是我國行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行的13種公文，黨內(nèi)公文種類另有規(guī)定（詳見《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》）。行政機(jī)關(guān)公文已成為我國專用公文外的通用公文，群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位都在使用。此外，外交、軍事（《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例》）、司法等方面均有各自的專用公文。公文的分類按照公文的行文方向，上述公文可分為上行文、平行文、下行文三類。

上行文是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示、意見；

平行文是平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的往來公文，如函、意見；

下行文市上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)所發(fā)的公文，如命令、決定、意見、通知、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要等。按公文作者的性質(zhì)分，有黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文。按公文辦理時間的要求分，有特急公文、急辦公文、常規(guī)公文，簡稱為特急件、急件、平件。按公文涉密程度分，有絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文，簡稱為絕密件、機(jī)密件、秘密件和平件。按公文的收發(fā)分，有收件和發(fā)文。一是將“總結(jié)”、“綜述”作為文種

如相當(dāng)一部分處室以處室名義印發(fā)《2003年全省××工作總結(jié)》、《2004年上半年××工作綜述》，均為錯誤，遇此情況，如主送單位為上級機(jī)關(guān)，可用“報告”這個文種；如主送單位為下級機(jī)關(guān)，可用“通報”這個文種。二是向省財政廳、省發(fā)改委、省人事廳等申請資金、項目、人員時，出于尊重，用“請示”文種，遇此情況，應(yīng)當(dāng)用“函”。三是“請示”與“報告”混淆使用，該用“請示”的，卻用“報告”。省廳各處級單位在使用文種時，易出錯的：第二節(jié)公文格式

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等十六個部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)表明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密”級公文按要求都應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。密級分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”，與“保密期限”一起標(biāo)注在公文首頁右上角。份數(shù)序號標(biāo)注在公文首頁左上角?！懊芗墶焙汀氨Ｃ芷谙蕖敝g用五星隔開。密級公文如不標(biāo)注保密期限，視為按照《國家秘密保密期限的規(guī)定》（國家保密局1990年第2號令）第九條執(zhí)行，即“凡未標(biāo)明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機(jī)密級事項二十年、秘密級事項十年認(rèn)定”。警務(wù)工作秘密是指公安機(jī)關(guān)在警務(wù)活動中產(chǎn)生的，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)的人員知悉，泄露會給警務(wù)工作造成被動或者損害的事項。凡屬警務(wù)工作秘密的公文、資料，須在首頁右上角標(biāo)注“內(nèi)部文件”、“內(nèi)部資料”或“內(nèi)部”字樣。絕密級公文不得轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)其他涉密公文和涉及警務(wù)工作秘密的公文，應(yīng)在轉(zhuǎn)發(fā)首頁標(biāo)明相應(yīng)的密級。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。電報的緊急程度增加了“特提”，即“特急提前”。公文的緊急程度標(biāo)注在右上角。如果遇到“密級”和“緊急程度”需同時標(biāo)識時，先標(biāo)“密級”，再在下一行標(biāo)“緊急程度”。

（三）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。機(jī)關(guān)代字、年份、序號是“發(fā)文字號”的三要素。機(jī)關(guān)代字，即發(fā)文機(jī)關(guān)的代字，機(jī)關(guān)代字應(yīng)準(zhǔn)確，盡量減少字?jǐn)?shù)。年份應(yīng)寫全稱，例如“2001”，不得寫成“01”，用方括號括起來，不可用圓括號。序號是發(fā)文的流水號，序號不編虛位（如“1”不編為“001”），不加“第”字標(biāo)注在“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識”下方紅色橫線以上居中位置。如蘇公發(fā)﹝2004﹞1號。（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號?！昂灠l(fā)人姓名”標(biāo)注在發(fā)文字號右側(cè)，“簽發(fā)人”后標(biāo)冒號，冒號后標(biāo)簽發(fā)人的姓名。凡標(biāo)注簽發(fā)人的公文，發(fā)文字號不再居中了，與簽發(fā)人在同一行，移至左側(cè)?！奥?lián)系人”應(yīng)當(dāng)是熟悉文稿的具體負(fù)責(zé)人。以省公安廳向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報送“請示”為例，聯(lián)系人應(yīng)是負(fù)責(zé)審核該“請示”的業(yè)務(wù)處室的負(fù)責(zé)人。（五）上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話?！鞍l(fā)文機(jī)關(guān)”、“主要內(nèi)容”、“文種”稱為公文標(biāo)題的三要素，下行文的標(biāo)題，三要素缺一不可，上行文的標(biāo)題，有時可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)，數(shù)字、年份不能回行。從廳機(jī)關(guān)情況看，“蘇公發(fā)”文號的公文，標(biāo)題需加發(fā)文機(jī)關(guān)“江蘇省公安廳”，如《江蘇省公安廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<公安部關(guān)于向任長霞通知學(xué)習(xí)的決定>的通知》，“蘇公廳”文號及各處級單位文號的公文則不需加，如《關(guān)于改革公安車輛購置等手續(xù)及登記程序的通知》。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

主送機(jī)關(guān)名稱的簡稱、統(tǒng)稱要規(guī)范。以省公安廳名義普發(fā)下行文的主送機(jī)關(guān)的規(guī)范化統(tǒng)稱為：各市公安局或各市、縣公安局，城市公安局。

（七）主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱?！案郊f明”標(biāo)注在正文之后，成文日期之前，有兩個以上附件的，不僅應(yīng)注明附件名稱，而且應(yīng)注明附件順序號。附件一般應(yīng)與正文裝訂在一起，附件首頁左上角應(yīng)注明附件順序號，如“附件1”，“附件2”等等；如果附件與正文不能一起裝訂，附件首頁左上角應(yīng)注明正文的發(fā)文字號和附件的順序號，如“蘇公廳﹝2004﹞18號附件1”。（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。印章包括公章和領(lǐng)導(dǎo)人名章。公章位置上不壓正文，下壓成文日期，并盡量使年月日露出，只蓋一個公章的，不再落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。領(lǐng)導(dǎo)人名章，一般蓋在職務(wù)之后，成文日期上方（如：公安廳長黃明）。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個公章時，應(yīng)將成文日期拉開，兩個公章平行排列，上不壓正文，下壓成文日期，主辦機(jī)關(guān)印章在左側(cè)。只蓋兩個公章的，也不再落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。當(dāng)聯(lián)合行文需蓋三個以上公章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱），主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，公章對應(yīng)蓋在機(jī)關(guān)名稱之上。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（九）公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合印發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)使用漢字寫明年月日。附件是在正文中不宜說明的事項，如“此件可見報”、“此件不得翻印”、“此件發(fā)至縣團(tuán)級”等等?！罢埵尽睒?biāo)注聯(lián)系人的姓名和電話也標(biāo)于此?！案郊蔽恢?，居左空兩字、成文日期下一行。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。因此，文件均應(yīng)標(biāo)注主題詞。省公安廳文件使用公安部辦公廳編制的《公安主題詞表》。一份文件標(biāo)注的主題詞詞目，除類別詞外最多不超過5個主題詞?！爸黝}詞”三個字居左頂格用黑體字在“抄送機(jī)關(guān)”之上，每個主題詞空一字。先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。一份文件如果有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如：《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟(jì)管理”，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)”；最后標(biāo)“通知”。（十三）抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。“抄送機(jī)關(guān)”標(biāo)注在主題詞下一行，在抄送機(jī)關(guān)上下各畫一條相互平行的橫線?！俺汀眱蓚€字居左空一個字，“抄送”后標(biāo)冒號，再排印抄送機(jī)關(guān)名稱；抄送機(jī)關(guān)名稱回行時與上一行抄送機(jī)關(guān)名稱對齊，右側(cè)空一個字；各抄送機(jī)關(guān)名稱之間用逗號隔開，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱之后用句號。根據(jù)各行政機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，有的抄送機(jī)關(guān)之間也用頓號，如省委辦公廳、省政府辦公廳之間用頓號，省政府辦公廳與公安部辦公廳之間用逗號。命令和會議紀(jì)要用分送。抄送機(jī)關(guān)排列一般按黨委、人大、政府、政協(xié)、政府部門、群眾團(tuán)體、本機(jī)關(guān)的排列順序?！疤K公廳”文號的下行文公文一般抄送范圍是：省委辦公廳、省政府辦公廳，公安部辦公廳，省委政法委。本廳黨委成員，巡視員、助理巡視員，各處級單位?！疤K公發(fā)”文號的下行文一般抄送范圍是：省委辦公廳、省人大常委會辦公廳、省政府辦公廳、省政協(xié)辦公廳，公安部辦公廳，省委政法委。本廳黨委成員，巡視員、助理巡視員，各處級單位，南京、徐州鐵路公安處，南京海關(guān)緝私局、省維穩(wěn)辦，江蘇警官學(xué)院。上述抄送范圍要視公文內(nèi)容而定，并不是每一份公文都要抄送這些單位。（十四）有關(guān)公文字體、字號和排行的規(guī)定根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的有關(guān)規(guī)定，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，密級、緊急程序和“主題詞”用3號黑體字，簽發(fā)人的姓名用3號楷體字，公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，主題詞的詞目用3號小標(biāo)宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號仿宋體字。一般每面排22行，每行排28個字。一是公文組成部分不完整。相當(dāng)一部分單位送來審核的公文該標(biāo)注密級的沒有標(biāo)注密級、該標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的沒有標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)、該標(biāo)注主題詞的沒有標(biāo)注主題詞，有的甚至連頁碼都沒有，有的單位在擬稿紙上填寫抄送機(jī)關(guān)，正文卻沒有，不利于修改。二是把附件說明標(biāo)注在日期下面、抄送機(jī)關(guān)上面，位置搞錯。三是將密級標(biāo)注在印發(fā)的斗爭方案或行動方案上，首頁卻不標(biāo)注。四是少數(shù)處室的公文沒有主送單位，只有抄送單位。五是印章位置不正確，有的蓋的過高，成為空白章；有的直接蓋在年月日上；有的只蓋一個公章的，同時落款發(fā)文單位名稱。在公文格式方面，省廳公文易出錯的地方第三節(jié)行文規(guī)則

所謂行文規(guī)則，是各行政機(jī)關(guān)之間行文時所應(yīng)遵循的原則。主要是指行文原則、行文方向和行文要求等三個方面。（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

一個機(jī)關(guān)的行文關(guān)系是根據(jù)該機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。行文關(guān)系是各級行政機(jī)關(guān)相互之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。每個機(jī)關(guān)各自都有一定的職權(quán)范圍，各處于一個組織系統(tǒng)之中，從而構(gòu)成相互之間的不同的組織關(guān)系，例如：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的上下級關(guān)系；指導(dǎo)與被指導(dǎo)的上下級關(guān)系；同等級別的平行關(guān)系；有業(yè)務(wù)往來而不相隸屬的關(guān)系。這種組織關(guān)系及各機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍決定各機(jī)關(guān)的行文關(guān)系。而行文規(guī)則，是根據(jù)行文關(guān)系確定的，也是規(guī)范行文關(guān)系的。請示和報告只能向有隸屬上下級關(guān)系的上一級機(jī)關(guān)行文，不得越過自己的直接上級機(jī)關(guān)請示和報告工作。不得越級上報公文原則，也是行文規(guī)則中的一個重要原則。（三）省公安廳與省級機(jī)關(guān)各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。如有重要文件，可抄送各直轄市政府。省公安廳內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。省公安廳內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)可以相互行文。

省公安廳如果確需向下一級政府以“文件形式”行文，應(yīng)經(jīng)省政府批準(zhǔn)，行文時應(yīng)注明經(jīng)省政府同意。（四）省公安廳與各直轄市政府可以聯(lián)合行文，與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文，與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。這一條主要說明經(jīng)常聯(lián)合行文的幾種情況。行政機(jī)關(guān)不得對黨組織作指示、發(fā)號令。（五）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。“請示”一文一事，就是在一個請示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事。請示只能寫一個主送機(jī)關(guān)，即主管機(jī)關(guān)，不得多頭主送，協(xié)管機(jī)關(guān)可以抄送，但不可抄送下級機(jī)關(guān)。如以省辦公廳名義的請示不得抄送本廳各處級單位，不得抄送各市公安局。（六）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。第四節(jié)發(fā)文辦理和收文辦理

發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等八個程序。（一）草擬公文的基本要求

闡述草擬公文的基本要求，提出了九項規(guī)范。

草擬公文必須做到不違法、不違規(guī)、不違反政策、不違反上級機(jī)關(guān)的規(guī)定。省公安廳請示省政府批轉(zhuǎn)的公文和代擬的省政府發(fā)文稿，如提出新的政策、規(guī)定，應(yīng)在向省政府的請示中加以說明。

（1）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（2）文風(fēng)要求：情況確實，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。情況確實：就是反映、引述的情況真實可靠，實事求是，不夸大，不縮小，實話實說。觀點(diǎn)明確：觀點(diǎn)，包括公文的總觀點(diǎn)和分觀點(diǎn)。公文的總觀點(diǎn)即公文的主旨或主題，也就是公文內(nèi)容所表達(dá)的基本觀點(diǎn)和中心思想。公文的分觀點(diǎn)就是說明公文總觀點(diǎn)的各個觀點(diǎn)。明確，就是正確、清晰、集中。一篇公文，不論是上行文，還是下行文，不能讓人看后不知所云。表述準(zhǔn)確：正確使用語言文字，語句符合文法，敘述頭緒清楚，交代明白，詳略得當(dāng)，人稱得體，概念明確，判斷推理正確。結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：結(jié)構(gòu)，即公文的正文內(nèi)部構(gòu)造，也叫公文的“骨架”，是對材料具體恰當(dāng)?shù)慕M織和安排。結(jié)構(gòu)的內(nèi)容包括段落和層次、開頭和結(jié)尾、過渡和照應(yīng)。嚴(yán)謹(jǐn)：結(jié)構(gòu)能夠正確地反映公務(wù)活動的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，結(jié)構(gòu)能夠為表達(dá)主題服務(wù)，結(jié)構(gòu)符合各種公文的不同體式?？傊?，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)當(dāng)做到眉目清晰，合乎邏輯。條理清楚：進(jìn)一步講結(jié)構(gòu)。是指公文各層內(nèi)容表達(dá)的次序要有條理。安排層次結(jié)構(gòu)必須注意各層次之間內(nèi)在的邏輯聯(lián)系。如：并列關(guān)系層次，應(yīng)是同類事物并列，不可將不同類或彼此矛盾的事物并列在一起；進(jìn)層關(guān)系層次，應(yīng)確實有逐步深入的層次關(guān)系，不能有混雜交錯關(guān)系或其他關(guān)系；時間先后順序關(guān)系層次，應(yīng)完全符合各層次間的時序，不能搞亂時序。每一層還應(yīng)做到：層意相對獨(dú)立完整，每一層意思表達(dá)不能欠缺；層意相對集中、突出，不能層意分散、重復(fù)。直述不曲：即開門見山，平鋪直敘地表述事情發(fā)展始末。多用直筆，忌用曲筆，不組織波瀾、懸念和曲折。多用直言義，不用婉言義，更不用雙關(guān)語。在句式方式，多用平實得體的語句，少用或不用具有描繪性的語言形式。如某省報國務(wù)院的公文“請國務(wù)院體察民情”，暗含批評國務(wù)院有官僚主義作風(fēng)。公文不能有言外之意、弦外之音。字詞規(guī)范：不寫錯別字，不生造詞語，不濫用不規(guī)范簡稱。標(biāo)點(diǎn)正確：正確使用標(biāo)點(diǎn)符號。省廳公文中常見的標(biāo)點(diǎn)符號錯誤是用錯分號，句內(nèi)括號和句外括號不分。篇幅力求簡短：篇幅簡短，是公文的特點(diǎn)。做到公文篇幅簡短，一是要堅持一文一事；二是凡是與公文主題無關(guān)的內(nèi)容不寫；三是去掉一切官話、套話、空話、廢話。雖然正確但沒有用的話也應(yīng)去掉，達(dá)到“削盡冗繁留清瘦”；四是精煉文字，做到言簡意賅，文約事豐，去一字不可，多一字冗余。草擬公文要準(zhǔn)確地使用文種。文種是根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)行文關(guān)系確定的。如：同是請求批準(zhǔn)，報直接上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，用“請示”；報不相隸屬機(jī)關(guān)，用“函”。

（3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

要求實事求是地確定緊急程度，不可濫用“特急”，尤其不可濫用“特提”。（4）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程序。（5）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確：人名、地名、數(shù)字、引文，最易出錯，要認(rèn)真核對，切忌憑印象、憑想當(dāng)然。公文中的數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號：引用公文要規(guī)范。第一次引用，不可只引標(biāo)題，或只引發(fā)文字號；應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在標(biāo)題后用圓括號括起來。法律法規(guī)應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱，如《中華人民共和國行政許可法》（以下簡稱《行政許可法》）。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日：一是盡量少用“今年”、“明年”、特別是在年末年初，不要用“今年”、“明年”；二是年份要寫完整，如：“2001年”，不可寫成“01年”。

因為公文的篇幅力求簡短，四個層次夠用了。（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

嚴(yán)格執(zhí)行《國務(wù)院關(guān)于在我國統(tǒng)一實行法定計量單位的命令》。常見的錯誤是仍然使用市斤作為重量的計量單位。（7）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

規(guī)范化簡稱不必注，因為已經(jīng)約定俗稱。國際組織外文名稱或其縮寫形式，必須注明中文譯名，如“WTO（世界貿(mào)易組織）”。（8）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（9）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。成文日期用漢字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)中的第一層“一、”第二層“（二）”用漢字。在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字，也就是說數(shù)字在上述情況下作詞素的，必須用漢字。詞素是語言中最小的有意義的單位。在詞中作詞素的如“三九”、“三伏”（冬練三九，夏練三伏）“三通”、“四至”這類詞中的數(shù)字必須使用漢字；在詞組中作詞素的如“三心二意”、“四平八穩(wěn)”、“九牛一毛”這些詞組中的數(shù)字必須使用漢字；在慣用語中作詞素的如“十八般武藝”、“三八式”、“三朝元老”、“三寸不爛之舌”這些慣用語中的數(shù)字必須用漢字；在縮略語中作詞素的如“五講四美三熱愛”、“三講”、“三個代表”這些縮略語中的數(shù)字必須用漢字；在具有修辭色彩的語句中作為詞素的如“人們?nèi)齼蓛傻卦诤舆吷⒉健边@個具有修辭的語句中的數(shù)字必須用漢字。整數(shù)一到十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致，如“一個人”、“兩本書”，其中“兩”不得寫成“二”。除上述情況外，公文中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（二）公文審核公文審核是指：廳發(fā)公文除廳領(lǐng)導(dǎo)有專門交代的以外，擬文單位應(yīng)當(dāng)將文稿經(jīng)本單位文秘部門初審，交單位領(lǐng)導(dǎo)審簽，然后送廳辦公室審核。由廳辦公室送廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其中涉及法律、政策問題的，應(yīng)先送法制處審核；涉及公安隊伍建設(shè)和人事工作的政策性問題，邊防、消防、警衛(wèi)部隊警務(wù)管理工作，表揚(yáng)或批評下級公安機(jī)關(guān)和公安民警內(nèi)容的，應(yīng)先送政治部審核，其中涉及領(lǐng)導(dǎo)人姓名和職務(wù)的，如《關(guān)于調(diào)整全省派出所等級評定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知》，須先送政治部人事處審核；涉及公安經(jīng)費(fèi)、裝備的政策性內(nèi)容的，先應(yīng)送后勤管理處審核，然后送廳辦公室審核。文稿改動較大，應(yīng)由擬稿部門清稿。廳辦公室審核后應(yīng)當(dāng)在發(fā)文稿紙上加蓋“辦核”章并注明日期。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合公文處理規(guī)定等。一是審核確定是否需要行文（例如各處級單位代擬的以省公安廳名義行文的文稿，不論是上報公安部的請示、報告，還是下發(fā)的決定、通知，都應(yīng)問清楚以省公安廳文件行文的依據(jù)，應(yīng)當(dāng)向誰行文，以什么形式行文，如對省信訪局轉(zhuǎn)來的人民來信的核查情況，應(yīng)用“復(fù)函”而不用“通報”）。二是審核是否符合行文規(guī)則，即前面所講的效用原則，不越級報文原則，部門不得對下一級政府正式行文原則，部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文原則，聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)排列在前原則，發(fā)文不升級原則，主送機(jī)關(guān)不升級原則，協(xié)商會簽原則，一文一事原則，請示與報告分開原則，不直送原則，等等。三是審核是否符合擬制公文的基本要求，即草擬公文的九項規(guī)范，把住內(nèi)容關(guān)、政策法規(guī)關(guān)、文字關(guān)、會簽關(guān)。四是審核公文格式，把住公文體例格式關(guān)，即是否符合公文格式及《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求，檢查公文的組成部分有無遺漏，標(biāo)識是否規(guī)范。

一是審批簽發(fā)手續(xù)是否完備；二是檢查文稿是否齊全，有無落項、丟頁等等；三是審核格式，按《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定審核，特別要檢查涉密公文是否標(biāo)注密級，上行文是否標(biāo)注簽發(fā)人姓名，公文附件有無遺漏、附件標(biāo)識是否規(guī)范，公文主題詞標(biāo)注是否正確，等等。復(fù)核公文，不得對文稿內(nèi)容進(jìn)行實質(zhì)性修改，因為復(fù)核的文稿是已經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批過的。確有錯誤，需進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按發(fā)文辦理程序征得審核部門同意后報廳領(lǐng)導(dǎo)審定。（三）公文正式印制前，各單位文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。（四）收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等七個程序。收到下級機(jī)關(guān)上報的需要辦理的公文（主要是指請示、意見和報告），文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī)則（如是否越級請示或請示性公文一文數(shù)事）；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職權(quán)的事項是否協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范（如需要批復(fù)的用“報告”這個文種或“請示”沒有簽發(fā)人姓名）。收到涉密公文，首先要清點(diǎn)頁數(shù)是否正確，有無漏頁、重頁。對不符合公文辦理辦法的公文，經(jīng)辦公室或本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。（五）收到上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。

辦理上級機(jī)關(guān)來文必須送給領(lǐng)導(dǎo)先作批示，然后再承辦，不能先承辦后報告。擬辦意見的內(nèi)容：一是明確牽頭承辦的部門。二是來文中如有要求制定實施方案、向省委、省政府、公安部、省委政法委報告貫徹落實情況等內(nèi)容的，要在擬辦意見中列出，明確由主辦部門牽頭辦理。三是提出辦理時限。第二部分寫作材料的搜集和使用一、從事寫作的人必須重視材料的積累二、材料的分類三、材料的使用

收集、積累材料是從事寫作的人的一項基本功。它就像工廠里儲備原料，原料豐富，生產(chǎn)才會有比較雄厚的基礎(chǔ)。從事寫作的人一定要像蜜蜂那樣，善采百花，釀出佳蜜。第一節(jié)從事寫作的人必須重視材料的積累1、再好的媳婦也要找米下鍋2、材料對文章起著不可或缺的支撐作用3、材料的搜集方法4、材料的收集要求（1）再好的媳婦也要找米下鍋

作為文秘人員、黨政領(lǐng)導(dǎo)干部，以及其他從事寫作的人員，無論進(jìn)行機(jī)關(guān)公文、日常應(yīng)用文、新聞報道還是各種論文的撰寫，都離不開對寫作材料的搜集和儲備。要完成好一篇文章的寫作，我們必須通過引述多種有關(guān)材料，說明事實和道理，以表達(dá)自己的見解。我們寫文章，特別是寫一些高質(zhì)量、有分量的文章，不可能什么都從零開始，總是要在繼承前人成果或知識的基礎(chǔ)上加以借鑒、吸收、創(chuàng)新和發(fā)展。因此，搜集、積累寫作材料，建立起自己的材料庫，是我們寫作的前提和寫好文章的保證。否則，“巧婦難為無米之炊”，是不可能搞好寫作、寫出好文章來的。沒有寫作材料，寫作無法進(jìn)行，硬寫出來的文章，也是干的。（2）材料對文章起著不可或缺的支撐作用（a）材料是文章的“血肉”。寫作材料是為寫文章而預(yù)先搜集和準(zhǔn)備的材料。材料對文章的支撐作用可以這樣概括：動筆之前，材料是形成觀點(diǎn)或靈感的“支柱”?？梢姏]有材料就寫不出文章來。如果寫一篇文章的主題是“靈魂”，那么，材料就是這個靈魂賴以生存的“血肉”。沒有材料，主題就沒有形成的確立的基礎(chǔ)，更無從表現(xiàn)；相反，沒有主題，材料再多、再豐富也形不成一篇好的文章，二者相互依存，不可或缺。所以，材料就是文章的根基，沒有材料就生產(chǎn)不了觀點(diǎn)，也表現(xiàn)不了觀點(diǎn)；沒有材料，構(gòu)思就缺乏依據(jù)；沒有材料，立論就站不住腳，作者頭腦里空空如也，拿起筆來“硬寫”，再怎么搜腸刮肚，也會限于終難成篇的困境。（b）材料是文章主題形成的基礎(chǔ)。任何文章都是要提出一個科學(xué)的，富有新意的主題。材料是支撐、形成主題的基礎(chǔ)和依據(jù)。搜集、提煉材料的過程，也正是主題逐步形成和確定后，同時，又起著統(tǒng)帥材料的作用。主題形成和確定后，就有一個選取最有力的材料把主題表現(xiàn)出來的問題。作者只有積累了豐富的材料，再認(rèn)真的分析材料、認(rèn)識材料，才能從中形成思想觀點(diǎn)，確立寫作意圖。（c）材料是表現(xiàn)主題的物質(zhì)依托。沒有材料這一物質(zhì)依托，主題就無法確立。形象地說，材料與主題有關(guān)系，就如同《莊子·逍遙游》所說的水與舟的關(guān)系：“水之積也不厚，則其負(fù)大舟也無力。”一篇文章的主題，只有用大量準(zhǔn)確的材料作為依據(jù)，才能鮮明突出，令人信服。(3)材料的搜集方法（1）卡片式。一旦從書籍、雜志、報紙等書刊上發(fā)現(xiàn)某一觀點(diǎn)、某一實例、某項數(shù)據(jù)，或古今中外名人名言有“可用性”，即可采用做“卡片”的方式將這些材料摘錄在卡片上。摘錄的觀點(diǎn)、實例、數(shù)據(jù)、名言等要忠于原文，保證內(nèi)容準(zhǔn)確。此外，還要將原文的題目、作者、書刊名稱、出版社、出版日期、原文所占頁碼（版面）等項內(nèi)容準(zhǔn)確地寫清楚，以便日后查找。（2）索引式。有時所需要搜集材料原文過長，可以采用“索引”方式搜索。具體做法是：先用自己的語言寫清這份材料的特點(diǎn)、用途，然后清楚地記下原文所占頁碼（版面）等項內(nèi)容，以便日后用時在去翻看原文。（3）剪貼式。有些書刊上的有用材料可以用“剪貼”的方式來搜集儲備。剪貼時要注意三點(diǎn)：第一，同一專題的材料剪貼在一起；第二，要在被剪貼材料的適當(dāng)位置上寫清報刊名稱、日期、頁碼（版面）；第三，粘貼用紙要選擇質(zhì)地較好、規(guī)格同一的白紙，裝訂時要加封面和目錄頁，可按標(biāo)題立目。（4）備忘錄式。在平時工作中發(fā)現(xiàn)一個新的信息材料，就隨手記在備忘錄上。出差或外出工作時也應(yīng)該隨聽隨看，記下新的信息材料，然后再歸列到上述三種儲備材料的材料庫中。（5）做讀書筆記。為了獲取寫作材料，讀書要做讀書筆記。讀書，要眼到、心到、手到，隨時做讀書筆記或札記。讀書筆記最好用大小一式的本子。積累的材料多了，可以編號，按類分置，便于查找使用，也可以在自己的藏書中夾上紙簽，簽端注明題目或主題詞。（4）材料的收集要求（1）要全面詳盡。寫作要求作者占有大量豐富的材料，搜集材料的多少決定著寫作的成敗。因此，搜集材料一個主要的要求就是“多”，要博采廣積，多多益善。唐代大文學(xué)家韓愈提出：“貪多務(wù)得，細(xì)大不捐”，“俱收并蓄，待用無遺”?，F(xiàn)代大文學(xué)家矛盾也說：“采集之時，貪多務(wù)得……不厭其多?！比嗣褡骷依仙嵴f：“先搜集材料，越多越好?！敝骷抑芰⒉ㄒ舱f：“材料是不怕多的，材料少了不好辦?！睆?qiáng)調(diào)占有大量豐富的材料，是古今作家共同的經(jīng)驗。這看起來是一個數(shù)量要求，實際上也是一個質(zhì)量要求。因為，沒有一定的數(shù)量積累，就沒有一定的質(zhì)量可言。有一個日本的新聞記者說，要寫一百行的報道，就要積累兩千行的素材墊底。兩千行與一百行，就是“二十比一”，這樣，文章的“底”就墊得非常厚實了。在論文寫作中，有人估計說，初學(xué)寫作者寫一篇一二萬字的論文，大體上要用60個工作日閱讀材料。每天研究記錄卡片、筆記二至三千字，大約會有十幾萬字的材料積累。搜集特別要善于抓住關(guān)鍵性的材料。在搜集材料的過程中，有些可能無法一下子辨別清楚某一材料的用處和價值，開始覺得沒有用的可能有用的，最后用不上的，在形成觀點(diǎn)、主題時也可能起作用。像這類材料也應(yīng)先搜集起來。搜集材料時雖也有選擇，但總的原則是“兼收并蓄”，盡量全面詳盡?！安牧稀钡牟蛔悖瑒荼貙?dǎo)致整個寫作活動的阻滯或解體，勢必限制作者的思路和視眼。許多時候，寫作的失敗往往并不是在動筆之時，而恰恰是在動筆之前！對每個作者來說，根據(jù)自己的寫作需要，建立自己的“材料庫”尤其必要。用心去記，用手勤寫，經(jīng)常剪輯報刊材料，日積月累，材料庫自然會豐富起來，這樣作者便會感覺到寫作并非難事。（2）要有一定的方向范圍。搜集材料要在充分占有的前提下突出重點(diǎn)，也就是要處理好“多與廣”和“少而精”的關(guān)系。搜集材料必須要有一定的方向范圍。常用的有兩種方法，一是按工作單位、部門、系統(tǒng)搜集，結(jié)合所從事的工作。此外，還有一種是按課題或?qū)ｎ}搜集。（3）要經(jīng)常分類整理、分析研究。材料光記在本子上、卡片上，包括搜集的各種剪報，都是死材料，要變?yōu)榛畈牧希偷媒?jīng)常分類整理，才能便于使用，也可以在一個較長時期后，淘汰掉一些確實不再用得上或陳舊過時的材料。（4）要對材料進(jìn)行鑒別。搜集材料以后，必須鑒別、整理。鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r值，可以從來源地可靠性、作者的情況、學(xué)術(shù)界對有關(guān)文獻(xiàn)的評價以及材料本身的科學(xué)性等幾方面入手。第二節(jié)材料的分類

根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)對材料進(jìn)行分類，可以分出不同種類。了解這些種類，可以開闊搜集材料的視野和思路，有利于從更廣闊的范圍和更深遠(yuǎn)的層次上搜集材料、把握材料。根據(jù)材料的特點(diǎn)劃分，可分為思想材料和事實材料；根據(jù)材料的來源情況劃分，可分為第一手材料、第二手材料及發(fā)展材料；根據(jù)材料的性質(zhì)劃分，可分為正面材料和反面材料；根據(jù)材料的時間劃分，可分為歷史材料和現(xiàn)實材料；根據(jù)材料的表達(dá)方式劃分，可分為個別材料的綜合材料等。（1）思想材料和事實材料。思想材料，又稱：理論材料，指那些經(jīng)過歷史和現(xiàn)實檢驗并具有一定影響和權(quán)威且被實現(xiàn)證明的正確觀點(diǎn)的思想成果，也就是道理和觀點(diǎn)。它具體包括名人名言、定理公式、諺語格言、法規(guī)政策等。占有這些材料，即客觀存在的具體事物，或文刊、史籍中提供的事實材料。它包括人、事、物三個方面。事實勝于雄辯，事實材料是最有說服力的。（2）第一手材料、第二手材料及發(fā)展材料。①第一手材料，又稱直接材料，是作者通過自身的觀察和實踐直接得到的原始材料。它們都是直接來源于生活事實的，是新聞寫作、紀(jì)實文章的主要材料，是作者通過閱讀書籍、報刊文獻(xiàn)等文字記載而且得到的材料。②第二手材料，又稱書面材料或間接材料，是作者通過閱讀書籍、報刊、文獻(xiàn)等文字記載而得到的材料。它的來源是書面文字。搜集別人的有關(guān)論述，也是很重要的。我們可以從這些論述中得到啟發(fā)，可以借鑒他人研究問題的方法，還可以引用某些經(jīng)過考證的事實材料作為旁證。但是在參考他人的文章時應(yīng)該以己為主，堅持獨(dú)立研究，不要被人家的框框束縛。在搜集他人的有關(guān)論述時，充分利用圖書材料是十分重要的。這就要求我們了解和掌握檢索各種文獻(xiàn)報刊、書目的多種途徑及方法，還要求我們了解各種大型工具書，如《辭?！?、《大百科全書》等的主要特點(diǎn)及使用方法。③發(fā)展材料是作者在搜集直接材料、間接材料的基礎(chǔ)上，通過思維想象創(chuàng)造出來的材料。虛構(gòu)的作品中大多使用發(fā)展材料。理論文章中有時也用虛擬、假設(shè)的材料，借以預(yù)測與展望。（3）正面材料和反面材料。①正面材料，是指能夠支持作者觀點(diǎn)的新人新事、成功經(jīng)驗等材料，它往往是作者樹立觀點(diǎn)、形成思想基石的依據(jù)。②反面材料，是指存在問題、失敗教訓(xùn)等，是作者所要揭露、批評、貶斥的觀點(diǎn)材料。它往往是作者駁斥反面或不贊成的觀點(diǎn)的基礎(chǔ)。（4）歷史材料和現(xiàn)實材料。①歷史材料，是指距文章寫作時間較為久遠(yuǎn)的，能夠反映歷史面貌、基本情況、事物發(fā)展過程的材料。②現(xiàn)實材料，是指反映現(xiàn)狀的材料。（5）個別材料和綜合材料。①個別材料，又稱點(diǎn)上的材料，它指的是重點(diǎn)、具體的情況，也可以是單獨(dú)存在和使用的材料。它有助于了解事物的具體情況，便于表現(xiàn)主題的深度。②綜合材料，又稱面上的材料，指的是對若干個別材料進(jìn)行綜合、歸納而形成的材料，能夠幫助人們了解事物全貌，便于表現(xiàn)文章主題的廣度。材料的這些種類存在著重疊或交叉，一個具體的材料，可以同時屬于直接材料、事實材料、正面材料等。第三節(jié)材料的使用1、“精”用材料2、學(xué)用材料3、活用材料4、升華材料

（1）“精”用材料

古人云，寫文章“貴乎精要”。搜集材料要“廣”，選用材料要“嚴(yán)”，搜集材料“以十當(dāng)以”，選用材料則應(yīng)“以一當(dāng)十”。選用材料，貴在一個“嚴(yán)”字，貴在一個“少”而“精”。要索道內(nèi)容精要，在動筆之前就要善于分析和研究材料，對收集的全部材料和數(shù)據(jù)加以科學(xué)的分析、比較歸納和綜合，進(jìn)行去粗取精、去偽存真的工作，以便從中篩選出最精當(dāng)?shù)牟牧?。凡是?yōu)秀的文章，即內(nèi)容豐富、內(nèi)涵深刻、有功底的文章，都有一個共同的特點(diǎn)，即在寫出的文字后面常常還有大量材料沒有用上，別看這些材料沒有用上，但它卻是強(qiáng)大的“后盾”，“后盾”越豐富，“篩選”出來的東西就越有力。正如魯迅先生所說：“舊形式的采取，必有所刪除，既有刪除，必有所增益?！薄斑@些采取，并非斷片的古董的雜陳，必須溶于新作品中，那是不必贅說的事，恰如吃用牛羊，棄去蹄毛，留其精華，以滋養(yǎng)及發(fā)展新的生體，決不因此就會‘類乎'牛羊的。”因此，在寫作時，一定要注意“避免一切多余的東西”。一切多余的、一般化的材料都要舍得“割愛”，要沙里淘金。（2）學(xué)用材料

對于搜集到的材料，要經(jīng)常熟悉，仔細(xì)翻閱。這樣做的目的是消化材料內(nèi)容，做到溫故而知新。通過消化吸收，一方面可以將材料整理變成一種有用的信息，記憶在頭腦中的一定位置，需要的時候就信手拈來，為我所用；一方面可以學(xué)習(xí)其中的思想觀點(diǎn)，掌握其中的寫作技巧，體會其中的思想境界，從中汲取營養(yǎng)。這樣，既加深了對材料內(nèi)容的理解和記憶，又會學(xué)到許多知識和本領(lǐng)。（3）活用材料

積累材料的目的是為了利用材料，如何用活這些材料，其中大有學(xué)問。對于理論性較強(qiáng)的材料，雖然作者頭腦中也有零星的儲備，但沒有這些文章講得深、講得透，就借鑒過來；對于知識性較強(qiáng)的材料，在寫某些材料時，可以拿過來活用，以擴(kuò)大讀者或聽眾的知識面；對于紀(jì)實性較強(qiáng)的材料，可以在文章的某個觀點(diǎn)的下面恰當(dāng)應(yīng)用，起到理論聯(lián)系實際的作用；對于數(shù)據(jù)性較強(qiáng)的材料，則用以增強(qiáng)事實的說服力；對于趣味性較強(qiáng)的材料，主要用于增強(qiáng)幽默感，以活躍氣氛；對于富有哲理性的各種警句，可以恰到好處的運(yùn)用，以增強(qiáng)文章的感染力。例如，起草一份關(guān)于安全管理方面的講話稿時，就可以通過引用一些案例和數(shù)據(jù)，來說明安全管理方面存在的問題和面臨的形勢，從而提醒各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清形勢，保持清醒的頭腦，扎扎實實地做好本單位的安全管理工作。這樣的講話稿既講道理，又講事實，講起來有理有據(jù)，聽起來不那么枯燥，也容易讓人信服。（4）升華材料

積累材料的過程不僅是一個學(xué)習(xí)前人和他人知識的過程，而且也是一個發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造的過程。要把對材料的運(yùn)用過程，當(dāng)作再思考、再拓展、再創(chuàng)造的過程，不去死用材料，而是從搜集的相關(guān)材料中啟發(fā)思路，豐富內(nèi)容，升華自己的思想，最終形成自己的見解。有一位部領(lǐng)導(dǎo)讓張秘書修改一份機(jī)關(guān)大院管理工作總結(jié)表彰大會的講話稿，其中第三部分的要求需要重寫。寫些什么呢？張秘書一時心里沒譜。在翻閱管理教育方面的材料時，張秘書看到一位總部領(lǐng)導(dǎo)在全軍管理教育工作座談會上，強(qiáng)調(diào)對部隊要實行嚴(yán)格管理、群眾管理、經(jīng)常管理、系統(tǒng)管理。看到這里，張秘書一下子激發(fā)了靈感，這“四個管理”不僅適用于部隊，同樣也適用于機(jī)關(guān)大院管理，把這“四個管理”作為機(jī)關(guān)大院管理的四條要求來寫完全可以。于是，張秘書結(jié)合機(jī)關(guān)大院管理工作的實際，給這“四個管理”賦予了新的內(nèi)容，重新作了如下概括和提煉：重新作了如下概括和提煉：一是要嚴(yán)格管，就是機(jī)關(guān)大院的管理工作要體現(xiàn)在“嚴(yán)”字上，在嚴(yán)格落實各項規(guī)章制度上下功夫，在嚴(yán)格遵紀(jì)守法上下功夫，在嚴(yán)格賞罰上下功夫；二是要群