工程項目會議管理制度

工程項目會議管理制度（一）基本原則1、堅持以多種會議形式貫徹和落實公司各種規(guī)章制度及有關(guān)確定，剛好探討和解決工程建設(shè)管理中存在的問題，多方溝通信息，加快信息反饋的速度，不斷完善和改進管理工作。2、所召開的會議本著既要解決問題，又要縮短時間的原則。盡量精簡會議頻率，可開可不開的會，堅決不開；可在基層現(xiàn)場解決的問題，不在會上探討；屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事情，不開全體會議。必需召開的會議，應(yīng)于會前通報議題，事先打算好供會議探討的重要事項或文件材料。凡涉及對外或需向上級請示的，肯定要在會前做好協(xié)調(diào)和請示等打算工作。要使各種會議開得有內(nèi)容、有決議、有效果。3、各次會議要明確主辦部門，同時明確召集人和會議籌備人員，打算好與會人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會議，原則上各個業(yè)務(wù)部門自行組織召集會議，辦公室協(xié)辦。4、凡涉及到公司會議，或者兩個部門以上參與的會議，以及要求上級領(lǐng)導(dǎo)參與的會議，均需事前報辦公室備案并取得協(xié)調(diào)支配后，始得召開。5、凡會議須要費用開支的，主辦部門必需提前做好會務(wù)方案，特地編制預(yù)算，經(jīng)辦公室、財務(wù)部門審核并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由辦公室統(tǒng)籌支配。6、會議確定的事項由辦公室或會議主辦部門依據(jù)會議紀要逐項負責(zé)落實、督辦，應(yīng)將執(zhí)行狀況剛好向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。7、對會議確定的事項，各部門要堅決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過程中如存在問題，應(yīng)剛好反饋。對各自職責(zé)范圍內(nèi)的問題，要主動協(xié)調(diào)解決；對涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要照實向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映并提取建議，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（二）會議形式工程建設(shè)管理睬議按召開類別主要可分為公司員工大會、公司周辦公例會、部門內(nèi)部工作會、工地現(xiàn)場會、技術(shù)專題研討會、工程重大問題專題會（質(zhì)量、平安、進度）、監(jiān)理協(xié)調(diào)會、工地會議等形式。工程建設(shè)管理睬議召開時間可分為定期會議和臨時會議兩種。定期會議要有固定的議題、時間、參與人員和會議地點。臨時會議一般是指由針對性解決專項問題的專題會議。（三）、會議的組織與落實1、員工大會公司員工大會是臨時會議，主要任務(wù)是傳達公司董事會和公司領(lǐng)導(dǎo)層對建設(shè)項目管理的要求，本項目總體工作支配支配和發(fā)展目標，公司最新決策、決議，以及公司下一步重要工作事項布置等。員工大會一般每季度或半年召開一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員工參與。會議由辦公室負責(zé)籌辦和召集，并擬定會議議程報公司經(jīng)理審定。辦公室負責(zé)會議記錄并在會后3天內(nèi)整理出會議紀要，由總經(jīng)理簽發(fā)并送公司各部門。2、公司周辦公例會周辦公例會，一般在每周初或末召開，會議由總經(jīng)理或托付副總經(jīng)理主持，公司各部門副職以上人員參與，辦公室負責(zé)會議召集并做好會議記錄，會后，需督促各部門主動完成公司布置的各項工作。會議的主要議題是：（1）檢查落實上周公司主要工作完成狀況；（2）各部門提出本周工作重點；（3）對各部門之間的工作協(xié)調(diào)以及重要問題的探討探討；（4）其他須要在工作會議上探討確定的事項。3、部門（項目工作站）內(nèi)部工作會議部門（項目工作站）內(nèi)部工作會議可依據(jù)各部門的工作須要定期或不定期召開，由各部門（項目工作站）負責(zé)人主持，主要是傳達公司領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示和對本部門（項目工作站）的工作要求，探討和解決本部門（項目工作站）工作中存在的問題等。會議需做好會議記錄，以備查核。4、工地現(xiàn)場會議工地現(xiàn)場會議是針對施工現(xiàn)場質(zhì)量、進度、平安等問題的協(xié)調(diào)和探討設(shè)計變更、技術(shù)問題等方面的臨時性會議，一般由監(jiān)理代表擬訂會議議題，書面對公司相關(guān)部門（項目工作站）提出申請，也可由公司有關(guān)部門（項目工作站）提出。公司相關(guān)部門（項目工作站）依據(jù)詳細事項，約定時間、地點，提前24小時書面通知承包人、監(jiān)理代表處和公司有關(guān)部門人員參與，必要時邀請公司領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)人員參與。工地現(xiàn)場會議由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門（項目工作站）負責(zé)人或授權(quán)人主持，監(jiān)理代表處負責(zé)召集，并負責(zé)會議記錄和整理睬議紀要，經(jīng)會議主辦部門（項目工作站）審查后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)（或授權(quán)項目工作站負者人）簽發(fā)，在會后3天內(nèi)發(fā)布。5、技術(shù)專題研討會議技術(shù)專題研討會議就是工程建設(shè)中重大技術(shù)問題和重要施工方案探討而召開的臨時會議，由公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門書面提出申請（包括會議議題、時間、地點、參與人員、擬邀請專家名單、會議費用預(yù)算等），經(jīng)總工程師審查后報總經(jīng)理批準后召開。會議由總工程師主持，辦公室負責(zé)籌辦及會務(wù)工作，相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員參與會議。技術(shù)質(zhì)量部負責(zé)會議記錄和整理睬議紀要，報總工程師審定后，由總經(jīng)理簽發(fā)。會后5天內(nèi)發(fā)布。6、工程重大問題專題會議工程重大問題專題會議是指工程建設(shè)中，為加強施工質(zhì)量、平安、進度管理，開展勞動競賽活動等特地召開的大型動員、總結(jié)會議。由總經(jīng)理主持，各監(jiān)理代表處、各承包人及有關(guān)建設(shè)協(xié)作單位代表、公司各部門主管以上人員參與。必要時請董事長及上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)參與。辦公室負責(zé)會議籌辦和召集工作，提前3天預(yù)訂和布置會場，擬訂會議議程報總經(jīng)理審定，發(fā)出書面會議通知。會議開支預(yù)算由辦公室專題簽報批準。辦公室負責(zé)會議記錄和整理睬議紀要，會后天內(nèi)發(fā)布。7、監(jiān)理協(xié)調(diào)會監(jiān)理協(xié)調(diào)會是項目工作站與監(jiān)理代表處針對工程施工管理問題進行溝通的會議，由項目工作站負責(zé)主持，每月下旬在各監(jiān)理代表處分別定期召開。要求監(jiān)理代表處總監(jiān)、駐地高監(jiān)及專業(yè)監(jiān)理工程師參與，工程管理部門負責(zé)人及有關(guān)主管參與，公司領(lǐng)導(dǎo)酌情參與。主要議程：（1）各合同段駐地高監(jiān)匯報各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作狀況和存在問題，提出有關(guān)工作方面的建議和看法；（2）總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作，對公司管理工作提出建議和改進看法；（3）項目工作站和公司各工程管理有關(guān)部門負責(zé)人對監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進看法，并溝通工作體會；（4）項目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負責(zé)人對監(jiān)理代表處提出的問題和看法進行答復(fù)。8、工地會議工地會議分第一次工地會議和常規(guī)工地會議（一下簡稱工地例會），由監(jiān)理代表處組織召開。第一次工地會議是在各合同段正式開工前必需召開的會議，會議由監(jiān)理代表處總監(jiān)主持，參與人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各工程相關(guān)管理部門負責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計代表、監(jiān)理代表處專業(yè)工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包人授權(quán)代表、合同段項目經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人及當?shù)卣淼?。會議主要議程如下：（1）介紹各方人員及組織機構(gòu)（包括地址及通訊）①公司應(yīng)向監(jiān)理工程師授權(quán)，并聲明自己仍保留哪些權(quán)利；宣布公司職能機構(gòu)、主要人員及職責(zé)范圍。監(jiān)理工程師將授權(quán)書、監(jiān)理組織機構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。②承包人應(yīng)書面提交工地代表（項目經(jīng)理）授權(quán)書、主要人員名單、項目經(jīng)理部職能機構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及有關(guān)人員的資料材料，以取得監(jiān)理工程師的批準；監(jiān)理工程師應(yīng)在本次會議中進行審查并口頭予以批準（或有保留的批準），會后正式予以書面確認。（2）宣布承包人的施工進度支配在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應(yīng)就施工進度支配作出如下說明：①施工進度支配可于何日批準或哪些分項已獲得批準；②依據(jù)批準或?qū)⒁鷾实氖┕みM度支配，承包人何時可以起先哪些工程施工打算，有無其他條件限制；③有哪些重要或困難的分項工程還應(yīng)單獨編制進度支配提交批準。（3）檢查承包人的施工打算承包人應(yīng)就施工打算狀況按如下主要內(nèi)容提出陳述報告，監(jiān)理工程師應(yīng)逐項予以澄清、檢查和評述。①主要施工管理人員和施工人員（含項目經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人、部門負責(zé)人、主要技術(shù)人員及主要機械操作人員）是否進場或?qū)⒑稳者M場，并應(yīng)提交進場人員支配及名單；②用于工程的進場材料、機械、儀器和設(shè)備是否進場或?qū)⒂诤稳者M場，是否將會影響施工，并應(yīng)提交進場支配及進場清單；③用于工程的本地材料來源是否落實，并應(yīng)提交料源分布圖、供料支配清單及向甲方供應(yīng)的供材支配；④施工進度及臨時工程的進展，并應(yīng)提交駐地及臨時工程建設(shè)支配和布置圖；⑤工地試驗室、流淌試驗室及其設(shè)備是否安裝就緒或?qū)⒂诤稳瞻惭b就緒，并應(yīng)提交試驗室布置圖、流淌試驗室分布圖及儀器設(shè)備清單；⑥施工測量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實并經(jīng)過復(fù)核，施工測量是否進行或?qū)⒂诤稳胀瓿?，并提?yīng)交施工測量支配及有關(guān)資料；⑦其他與開工條件有關(guān)的內(nèi)容及事項。（4）檢查業(yè)主負責(zé)的開工條件公司應(yīng)就工程占地、拆遷以及其他與開工條件有關(guān)的問題進行說明；監(jiān)理工程師應(yīng)依據(jù)批準或?qū)⑴鷾实氖┕みM度支配支配，對上述事項提出建議及要求。（5）明確施工監(jiān)理例會程序在第一次工地會議上，監(jiān)理工程師應(yīng)溝通與承包人的聯(lián)系渠道，明確工作例行程序，提出有關(guān)表格及說明：①計量限制的主要程序、表格及說明；②支配進度限制的主要程序、圖表及說明；③計量支付的主要程序、證書、報表及說明；④延期與索賠的主要程序、報表及說明；⑤工程變更的主要程序、圖表及說明；⑥工程質(zhì)量事故及平安事故的報告程序、表格及說明；⑦函件的往來傳遞交接程序、格式及說明；⑧確定工地例會的時間、地點及程序。（6）檢查探討與開工條件有關(guān)的其它事項。第一次工地會議由監(jiān)理代表處負責(zé)會議記錄和整理睬議紀要，由總監(jiān)簽發(fā)，在會后3天分別送各有關(guān)單位。工地例會時依據(jù)“FIDIC”條款和合同管理要求，在建設(shè)施工中各參建方進行協(xié)調(diào)的定期會議。它應(yīng)在工程開工后的整個施工活動期內(nèi)定期實行，每一個月召開一次，每次半天或一天，其詳細時間間隔可依據(jù)施工中存在問題的緩急程度由監(jiān)理工程師確定，工地例會由監(jiān)理代表處或駐地監(jiān)理辦組織召開，參與人員為項目工作站、公司工程管理相關(guān)部門、監(jiān)理工程師及承包人的相關(guān)人員，每月月底召開。承辦人項目經(jīng)理部各工程管理有關(guān)部門負責(zé)人也必需參與會議。各承包人應(yīng)在會議召開前48小時提交書面匯報材料（統(tǒng)一格式）。在工地例會中如出現(xiàn)延期、索賠及工程事故等重大問題，可另行召開特地會議協(xié)調(diào)處理。工地例會應(yīng)按既定的例行議程進行，一般應(yīng)由承包人逐項進行陳述并提出問題和建議措施；監(jiān)理工程師應(yīng)逐項組織探討并作出確定或決議的意向。工地例會一般包括主要議程如下：（1）落實和確定上次工地例會所確定事項的完成狀況，征詢看法并在本次會議進一步落實未完成事項；（2）承包人匯報上月工程支配完成狀況和質(zhì)量、平安狀況，以及施工中存在的問題和緣由分析。依據(jù)合同規(guī)定向監(jiān)理和公司提出工程實施中急需解決的問題和要求，并對下月的工程支配作出支配；（3）審查工程進度：主要是關(guān)鍵線路上的施工進展狀況及影響施工進度的因素和對策；（4）審查現(xiàn)場狀況：主要是現(xiàn)場機械、材料、勞力的數(shù)額以及對進度和質(zhì)量的適應(yīng)狀況并提出解決措施；（5）審查工程質(zhì)量：主要應(yīng)針對工程缺陷和質(zhì)量事故，就執(zhí)行限制標準、施工工藝、檢查驗收等方面提出問題及解決措施；（6）審查財務(wù)事項：主要是期中支付、價格調(diào)整、額外的臨時金額等發(fā)生或?qū)l(fā)生的問題及初步處理看法或意向；（7）審查平安事項：主要是對發(fā)生的平安事故或隱藏的擔心全因