《文秘職業(yè)素養(yǎng)研究（論文）》

第一章文秘人員職業(yè)素養(yǎng)概述職業(yè)素養(yǎng)的概念職業(yè)素養(yǎng)是勞動者對社會職業(yè)了解與適應能力的一種綜合體現(xiàn)，其主要表現(xiàn)在職業(yè)興趣、職業(yè)能力、職業(yè)個性及職業(yè)情況等方面。影響和制約職業(yè)素養(yǎng)的因素很多，主要包括：受教育程度、實踐經(jīng)驗、社會環(huán)境、工作經(jīng)歷以及自身的一些基本情況（如身體狀況等）。文秘人員職業(yè)素養(yǎng)的重要性文秘是企業(yè)的重要組成部分,它直接反映了公司的管理、統(tǒng)籌質(zhì)量。在激烈的市場競爭中，間接反映了企業(yè)的整體管理水準和發(fā)展?jié)摿Γ瑢菊碱I市場，贏得更多的顧客青睞和員工贊賞有著重要的作用。秘書接近領導，受命于領導，經(jīng)常被看做領導的代表，其言行和舉止往往被認為是領導意圖的體現(xiàn)，代表領導完成一定的角色，格外引人注意。這就要求秘書在任何時候、任何地點擺正自己的位置，做該做的、說該說的。要求秘書人員傳達指示、傳遞意見、反映情況都要重真實、講客觀，做到準確無誤，不摻雜個人的主觀情緒。否則就可能影響工作的正常開展，影響各項決策的順利進行。也要積極向身邊同志學習、向?qū)嵺`學習、向書本學習。用自己良好的學習態(tài)度，贏得大家的支持，同時要注意在一般場合避免談論關(guān)于工作上的事情。第二章文秘實習工作過程2.1文秘實習單位實習單位：在縣一行政單位辦公室，主要負責辦公室文秘工作。實習目的：提高辦公自動的實際操作能力，鞏固文秘專業(yè)知識，豐富實踐工作和社會經(jīng)驗，把所學知識運用于實際工作。2.2文秘實習工作過程我的工作主要包括處理每天的考勤、接聽電話，接待來訪人員并對來訪人員提出的問題進行解說，管理工作人員的黨員檔案負責打印、復印資料，發(fā)傳真，做好會議記錄，做好工作人員的出勤考核，幫助領導草擬演講稿等。在工作的過程中，既有收獲的喜悅，也有失敗的遺憾。第一天我來到單位，由于我對單位和工作的流程不是很清楚，主任便安排一位有經(jīng)驗的同事來帶我。她先帶我到各個科室看下，熟悉工作環(huán)境以便以后能很好地開展工作。然后交我一些基本辦公用品的操作方法，如：復印機、打印機、傳真機等。最后，跟我講一些關(guān)于實習單位的一些情況，由于本單位是國家下屬單位，為的是老百姓謀福利，解決老百姓的疑難問題，所以她特別強調(diào)我應該有一顆為人民服務之心，樹立一個愛民思想，心里時時刻刻裝著老百姓，盡管我只是本單位的實習生，但應把自己當作一個公職人員來看待，這樣我才能更快地融進單位團體中去。她的話讓我很震撼，我覺得自己很光榮，能夠有機會像雷鋒同志一樣為人民服務了，但同時我又倍感壓力，有種身為新生的無助和迷茫與害怕。工作的前幾天就是整理一些簡單的資料，打印、復印一些資料，接聽電話。雖然工作很簡單，但自己并不能做好，自己打字的速度很慢，工作效率很低，同時Word以Excel辦公軟件運用不熟練，耽誤時間。其次，是對打印機、復印機運用不熟練，搞得自己焦頭爛額的。就像平常所說的，有些東西看似簡單，但還得實踐過之后才能真正掌握。接聽電話，需要自己謹慎對待，做好重要事情的記錄，如：領導通知開會，這些要做好開會的時間、地點、到場的人員等。工作的前幾天就是整理一些簡單的資料，打印、復印一些資料，接聽電話。雖然工作很簡單，但自己并不能做好，自己打字的速度很慢，工作效率很低，同時Word以Excel辦公軟件運用不熟練，耽誤時間。其次，是對打印機、復印機運用不熟練，搞得自己焦頭爛額的。就像平常所說的，有些東西看似簡單，但還得實踐過之后才能真正掌握。接聽電話，需要自己謹慎對待，做好重要事情的記錄，如：領導通知開會，這些要做好開會的時間、地點、到場的人員等。第三章實習中發(fā)現(xiàn)的職業(yè)素養(yǎng)問題3.1學歷水平較低根據(jù)有關(guān)資料顯示，文秘人員在面試過程中，并沒有對學歷做具體要求，本科、專科、職專、職高都沒有界定，而且專業(yè)也沒有明確要求，其中?？粕急壤^大，以貌取人的情況沒有在根本上杜絕。由此帶來的個人素養(yǎng)也是有高有低，難以確保行業(yè)的行業(yè)素養(yǎng)，尤其是最為關(guān)鍵的個人素養(yǎng)，在一定情況下決定了公司的形象，更成為影響一個公司成長壯大的限制性因素。3.2現(xiàn)有職業(yè)教學要求難以滿足實際需求自90年代中期以來，我國企業(yè)發(fā)展迅速。為了確保院校與企業(yè)的正常銜接，就讀文秘專業(yè)的人數(shù)也在短短的幾年內(nèi)迅速膨脹。與之相適應的是各種層次、各種規(guī)模的?？圃盒５某闪⒑蛯I(yè)的設置。在中專這一學歷層次，此專業(yè)大都收費高、教學內(nèi)容匱乏、師資力量薄弱、管理散漫，但這類學校的負責人大多與公司有或多或少的聯(lián)系，學生被選為企業(yè)文秘人員的可能性很大，所以教學環(huán)節(jié)一直未被重視。因此，很多文秘人員受到的專業(yè)教育欠缺，嚴重影響了文秘人員的教學和素養(yǎng)培養(yǎng)的質(zhì)量。第四章加強秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)4.1加強秘書人員職業(yè)道德素養(yǎng)一是要恪盡職守顧全大局，堅持團結(jié)。做秘書，最根本的一條就是實事求是、盡心盡責的工作。秘書的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業(yè)的精神、不計報酬待遇的精神。決不在領導人之間說不利于團結(jié)的話，不在上下級之間辦無原則的事，堅持正派公允，不感情用事，不撥弄是非。

二是加強規(guī)范遵紀守法。嚴格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實事求是的精神，忠實地體現(xiàn)組織意志；準確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領導意圖，是秘書撰擬公文最基本的要求，是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎。嚴格按黨和國家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰擬公文時必須遵循的準繩。三是要嚴守秘密。保守秘密關(guān)系到黨和國家的根本利益，關(guān)系到國家的安全和社會主義現(xiàn)代化建設的順利進行。保守秘密具有普遍性，是每個公民義不容辭的責任，而處于樞紐地位的秘書和秘書部門則顯得尤其必要和重要，它不僅是秘書和秘書部門的重要職能，而且還是秘書工作的重要原則和重要紀律之一。作為一名稱職的秘書，必須強化保密意識，明確新時期保密工作的方針和特點，遵守保密紀律，執(zhí)行保密制度，切實做好保密工作。保密意識。無論在機關(guān)，還是在企業(yè)，秘書是離領導身邊最近的人?？梢哉f，秘書不僅充分熟悉領導的工作習慣、工作作風，還在一定程度上懂得領導許多私事。這就要求秘書要有保密意識，懂得什么事情該說，什么話該說，什么事情和什么話不該說。一般情況下，對那些領導在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，秘書一定要謹慎再謹慎，不能隨意下結(jié)論，逢人就說，到處宣揚。同樣，對領導的一些私事和外出行徑，除領導交代可以告訴其他人外，秘書也不能隨便告訴別人，要注意保密。對于領導的工資和待遇，秘書更加不能把它透露給別人。四是要實事求是。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。如果秘書人員在工作中不負責任，辦事拖拉，得過且過，勢必會給工作帶來損失，給單位帶來影響，同時也是缺乏道德素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。4.2加強秘書人員的業(yè)務素養(yǎng)秘書人員的業(yè)務素養(yǎng)集中體現(xiàn)在工作能力和工作方法上，一個秘書人員只有在平時工作中勤于學習、勤于鉆研、勤于調(diào)查、善于總結(jié)，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養(yǎng)，認識問題的能力，對現(xiàn)行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎知識、文字能力等等。這是秘書業(yè)務素養(yǎng)的土壤和肥料，也是業(yè)務素養(yǎng)的構(gòu)成部分。那么，秘書人員的業(yè)務素養(yǎng)在工作中是如何加強的呢？下面就5點加以探討：一是在學習內(nèi)容上，側(cè)重學政策、學理論、學業(yè)務、學經(jīng)濟、學法律、學寫作、學計算機、學現(xiàn)代市場與科技知識，以拓寬知識面；同時，還要在實踐中學習，邊工作、邊學習、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿充實生動；向領導學習，學習領導講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領導語言、工作方式達到高度和諧；向同事學習，取人之長，補己之短，努力做一個多專、多能的合格秘書。二是不斷鍛煉辦事能力。秘書要提高自己的辦事能力，要求坐到：能正確理解和領會領導的意圖、指示，熟悉職權(quán)范圍，知曉辦事渠道，遵循辦事程序，了解有關(guān)業(yè)務，掌握工作規(guī)律，區(qū)分輕重緩急，抓住工作要害，并具有較強的交際能力、應變能力，能審時度勢，因勢利導，駕馭局勢，將繁雜的機關(guān)、單位的事物處理的井井有條。盡可能地安排秘書人員深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛獲取第一手資料?，F(xiàn)今的時代，秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響，應該具有較強的主動性和能動性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應有思考的獨立性。作為一名秘書人員，應該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據(jù)，在領導決策后正確領會其意圖。當然，秘書人員在強化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統(tǒng)一。三是加強辦理業(yè)務能力。作為一名成功的文秘人員，我自認為能讓領導滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業(yè)務技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對問題的理解，分析和處理能力，應變能力，社交能力，在實際生活中表現(xiàn)為替領導出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領導更借東風，在逆境中能幫領導力挽狂瀾。由此可見，秘書人員應該具備一定的“謀略”，應是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素養(yǎng)，倘能謀劃得當，受到領導的嘉獎，定能在文秘路上綻放異彩。4.3加強秘書人員的心理素養(yǎng)一是要平衡心理控制情緒。情緒，指人的情感較強烈、帶沖動性的外部表現(xiàn)。是一種高度擴散的興奮或抑制狀態(tài)。沖動性、情景性、短暫性和不穩(wěn)定性是情緒的突出特征。秘書的情緒，是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。它是秘書實踐活動主觀方面的前提條件，受到自然環(huán)境、自身健康狀況和社會環(huán)境等因素的影響和制約。要求秘書本身盡可能的冷靜地對待社會環(huán)境、輿論評價等的影響，能駕馭和控制自己的情緒，經(jīng)常保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的情緒。二是要有堅韌的意志。秘書工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取決于秘書意志的強弱。具有堅韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時也肯努力奮斗?？墒牵趧e人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對于一個既要參與政務，又要管理事務的秘書，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的信心和意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達理想的彼岸。三是要完善自身性格。性格，指人對顯示態(tài)度及相應的習慣行為方式中比較穩(wěn)定的、獨特的心理特征的總和。秘書的性格，是秘書在個性生活過程中所形成的、對顯示穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相對應的習慣化的行為方式，是表現(xiàn)在態(tài)度和行為上比較穩(wěn)定的心理特征。秘書的工作性質(zhì)，要求秘書具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短，既要敏捷，又要沉著；既要活潑，又要嚴肅；既要善于交際，又要保守秘密。秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求是自信開朗、意志堅強、敏捷穩(wěn)健、堅毅謙虛、幽默風趣和友愛合作。所以說秘書是一個富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須在情感的基礎上，上升為意志，才能激勵秘書在到達目標的山路上攀爬。作為秘書，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動的心理，而以積極的進取心來迎接一切。在建設有中國特色社會主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級黨政機關(guān)需要有大批精明能干的秘書，才能適應現(xiàn)代社會高效率的管理。盡管秘書人員級別不同，行業(yè)各異，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，其秘書心理素養(yǎng)不能不增強，不能不控制。有良好的心理素養(yǎng)，秘書功能才能得到最