公文管理辦法

公文管理制度第一章總則第一條為規(guī)公文管理，提高工作效率，維護公文管理的嚴肅性，結(jié)合公司實際，制定本制度。第二條公文管理職責。（一）綜合部是公司公文的執(zhí)行與監(jiān)督機構，負責公司公文的打印、用印、發(fā)放、立卷、歸檔工作，各單位上報公文和收到外部公文的分類轉(zhuǎn)報、傳遞、立卷、歸檔工作，及檢查各單位的公文處理活動。（二）各部門、單位必須嚴格執(zhí)行公文管理程序，根據(jù)職權圍認真做好公文管理的各項工作，具體負責公司歸口公文的擬稿、打字、校對、核稿、報批，以及本部門、單位公文的擬稿、打字、校對、核稿、報批、打印、用印、發(fā)放、立卷、歸檔工作。第二章公文分類第三條公文根據(jù)發(fā)文主體可分為部公文和外部公文。（一）部公文。公司公文：發(fā)文單位為公司的公文。分公司公文：發(fā)文單位為分公司的公文。職能部門公文：發(fā)文單位為職能部門的公文。（二）外部公文：來自于政府機關、社會團體、協(xié)會、中介機構、集團等外部單位的公文。第四條公文根據(jù)文件容可分為決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等。（一）決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（三）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，以及任免人員等。（四）通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（五）報告：適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復上級單位的詢問，報告不需上級單位答復。（六）請示：適用于向上級單位請求指示、批準，請示事項一般需上級單位給予批復。（七）批復：適用于答復下級單位請示事項。（八）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項，非重要事項也可用函的形式下發(fā)。（九）紀要：適用于記載、傳達會議主要情況和議定事項。第五條公文根據(jù)發(fā)文載體可分為文件和便函。（一）文件：發(fā)文單位為公司，用于發(fā)送公司的決定、意見、通報、通知、制度、請示、報告和批復等重要容。項目部根據(jù)工程實際，可以對業(yè)主、監(jiān)理等外部單位發(fā)送與工程有關的事項的請示、說明、通知等容的文件。（二）便函：發(fā)文單位為分公司、職能部門或直屬項目部，用于發(fā)送分公司、職能部門或直屬項目部的通報、通知等一般容。第三章公文格式第六條公文一般由等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、文件編號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。（一）發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。（二）文件編號由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成：XX1XXXX）X號。發(fā)文單位代字如下：國順集團：國順集團；國順綜合：國順集團綜合部；國順企管：國順集團企業(yè)管理部；國順財務：國順集團財務部；國順物資：國順集團物資部；國順技經(jīng)：國順集團技經(jīng)部；國順監(jiān)察：國順集團監(jiān)察部；國順市場：國順集團市場開發(fā)部；聯(lián)能電力：聯(lián)能電力設計；國順建設：國順工程建設；國順麗城：麗城公共設施投資。年份：全稱用六角括號“〔〕”括入，如“〔2016〕”代表2016年度發(fā)送的公文。發(fā)文順序號：由公文發(fā)放單位分別順序編號，使用阿拉伯數(shù)字標注，發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字，如國順集團2018年發(fā)送的第1號文件，文件編號為“國順〔2018〕1號”。便函編號：同文件編號規(guī)則，但單獨編號，不與文件混編編號主體：公司公文由綜合部統(tǒng)一編號，其他公文由發(fā)文單位負責編號。（三）公文標題應當準確簡要地概括公文主要容并標明公文種類，上行文應當標明發(fā)文單位，下行文可省略發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。（四）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)化簡稱、統(tǒng)稱。（五）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（六）公文除“會議紀要”以外，應當加蓋印章。（七）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。（八）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。（九）公文應當標注主題詞，上行文按照上級單位的要求標注主題詞。（十）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。第七條公文用紙一般采用國際標準A4（21OmmX297mm），表頭向上、向左，左側(cè)裝訂。第四章行文規(guī)則第八條行文應當確有必要，注重效用。第九條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權圍確定，一般不得越級請示和報告。第十條公司可以直接向上級主管單位、下級單位行文。各分公司、職能部門在自己的權限圍，可相互行文，但不得對外行文。第十一條“請示”應當一文一事。一般只寫一個主送單位需要同時發(fā)送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。下行文和平行文應同時抄報發(fā)文單位的上級領導和分管領導?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項，請示事項不得以“意見”上報。第十二條對上級單位的來文，公司如無具體貫徹意見，可按要求原文翻?。◤陀。┘由w轉(zhuǎn)發(fā)部門章下發(fā)，不再重復行文轉(zhuǎn)發(fā)，收文單位應按照執(zhí)行。第五章公文簽發(fā)審批權限第十三條發(fā)文單位為公司的，須報總經(jīng)理審批，涉及公司重大人事調(diào)整、組織架構調(diào)整及制度下發(fā)的，須報董事長審批。第十四條發(fā)文單位為分公司、職能部門或直屬項目部的，須報分公司、職能部門或直屬項目部負責人審批，涉及公司重大事項的，須報分管領導審核、總經(jīng)理審批。第十五條集團或公司授權管理制度另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第六章發(fā)文辦理第十七條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括擬稿、打字、校對、審核、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)等程序。以公司名義發(fā)文，具體包括：公司主辦單位負責人擬稿，分管領導審核，送總經(jīng)理簽發(fā)，綜合部編號、蓋章、裝訂、分發(fā)，有關單位負責人會簽。印制前由主辦單位承辦人負責校對。發(fā)文的擬稿紙由綜合部負責存檔。（一）擬稿、打字：擬稿人根據(jù)上級部門要求、直接領導安排進行擬稿、打字，填寫《發(fā)文簽批單》并簽字。草擬公文應當做到：符合國家的法律、法規(guī)和公司規(guī)章制度，做到合法、合理、科學。觀點明晰、表述準確、結(jié)構嚴謹、條理清楚、措辭精煉，字詞規(guī)、標點正確。公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引文件編號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。5?結(jié)構層次序數(shù)。對于四層結(jié)構的文件序數(shù)為第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”第四層為“⑴”；對于三層結(jié)構的文件序數(shù)為第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”；對于兩層結(jié)構的文件序數(shù)為第一層“一、”，第二層“1.”；第一層用黑體字，第二層、第三層和第四層用仿宋體字（對外報送且有格式要求的從其要求）。主標題為二號字，正文為四號字。應當使用國家法定的計量單位。文使用非規(guī)化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構層次序數(shù)，在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。（二）校對：核稿人對《發(fā)文簽批單》容進行校對，校對其字詞、標點是否準確，行文是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合公司的規(guī)定等，不符合要求的退回擬稿人修改，直至無誤。（三）核稿：核稿人根據(jù)上級或領導要求的精神實質(zhì)進行核稿，并在《發(fā)文簽批單》上簽字，核稿人一般為擬稿人、打字人的直接上級。在不改變原意的情況下，核稿人可對文稿進行刪節(jié)和文字加工。（四）簽發(fā)：審批人按簽發(fā)審批權限審批，并在《發(fā)文簽批單》上簽字。（五）打?。捍蛴∪藢φ针娮影嫖募蛯徟蟮摹栋l(fā)文簽批單》進行打印、裝訂紙質(zhì)文件，打印前需檢查兩者是否一致，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)、符合公文格式要求等。（六）用?。捍蛴∪藢⒋蛴『蟮奈募B同《發(fā)文簽批單》報印鑒保管人，根據(jù)經(jīng)簽批的《發(fā)文簽批單》用印并作用印登記。（七）發(fā)放：發(fā)放人根據(jù)經(jīng)簽批的發(fā)放文件并作發(fā)文登記。（八）立卷、歸檔：公文發(fā)放完畢，發(fā)放人將《發(fā)文簽批單》和公文正本整理立卷，并按公司有關規(guī)定進行歸檔。第七章收文辦理第十八條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦等程序。（一）簽收：綜合部收到文件一般應履行簽收手續(xù)，但傳真、電子及不需簽收的，可以不辦簽收手續(xù)，其他部門收到外部文件一律轉(zhuǎn)綜合部處理，并履行簽收手續(xù)。（二）登記：綜合部公文管理人員對外部來文進行順序登記，如文件編號、發(fā)文單位、文件標題、收文時間等；歸口業(yè)務部門收到對于須報請上級領導審批的部來文，本單位公文管理人員進行順序登記。（三）擬辦：綜合部負責人或歸口業(yè)務部門負責人根據(jù)文件容、特征提出擬辦意見，填寫《文件會簽單》，由公文管理人員送領導批示。（四）批辦：領導批示后，公文管理人員根據(jù)領導批示，對來文跟進辦理：對需要辦理的事項，督促承辦人按批示辦理；對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式進行傳達；對需要傳閱的文件送達給相關責任人，并做傳閱登記，對于需要領導傳閱、批閱的文件，應先送第一應閱人，第一應閱人退回后，再送第二應閱人，由送閱人采取一送一退的辦法交領導依次傳閱；對于閱知性文件一般按領導的排序傳閱；對于閱批性文件，則按領導排序自后往前傳閱。（五）承辦：承辦人對需要辦理的事項應及時辦理。凡屬承辦單位職權圍可以答復的事項，承辦單位應當直接答復呈文單位；凡涉及其他部門業(yè)務圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協(xié)商辦理。（六）督辦：綜合部有權對承辦情況進行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環(huán)節(jié)，根據(jù)事項的緊急程度隨時或者定期向領導反饋辦理情況。第十九條時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均須按要求時限辦理；其中，普通件辦理控制在兩天，急件辦理控制在一天，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間圍向公司領導、綜合部反饋辦理情況。第二十條各分公司、職能部門、直屬項目部收到其他單位的通知、通報等一般容的部來文應及時處理，由本單位公文管理人員填寫《文件會簽單》交單位負責人閱示、相關人員閱辦后填寫處理結(jié)果并整理、立卷、歸檔。第八章公文第二十一條公司公文的等級分為“秘密”、“”、“絕密”三級。（一）秘密。不得向公司以外公開。（二）。不得向部門負責人、基層管理人員及業(yè)務相關人員以外者公開。（三）絕密。不得向部門負責人、基層管理人員以及特別指明的最小圍的相關工作人員及承辦人員以外者公開。第九章公文的保管與銷毀第二十二條公文的整理與保管。（一）處理完畢的公司文件，由企業(yè)管理部進行整理、立卷、歸檔。（二）各部門形成的部文件，應由本部門指定的公文管理人員負責妥善保管。（三）涉密文件必須存放在保險柜或者帶鎖的文件柜里。（四）任何個人不得保存公司文件，員工離職時應將文件和記錄本清理移交。第二十三條公文的銷毀。（一）不具備保存價值的文件，須填寫《文件銷毀審批單》，經(jīng)相關部門負責人簽字確認，報請分管領導審核、總經(jīng)理批準后，方可銷毀。（二）保存期滿或沒有必要繼續(xù)保存的文件，企業(yè)管理部填寫《文件銷毀審批單》，注明銷毀原因，經(jīng)分管領導審核、總經(jīng)理批準后方可銷毀。（三）文件銷毀可采取碎紙機粉碎或者直接焚燒的方式，銷毀密級文件時必須安排兩名以上人員進行監(jiān)督，確保不丟失、不漏銷。（四）銷毀文件必須登記造冊，以備查考。第十章罰則第二十四條各單位、責任人在執(zhí)行本制度過程中出現(xiàn)差錯的，視情況處以20-200元罰款；造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的，除賠償經(jīng)濟損失外，并處以200-2000元罰款。第十一章附則第二十五條本制度最終解釋權歸綜合部。第二十六條本制度自公布之日起實施，原公