企業(yè)管理與新型管理信息系統(tǒng)ERP

企業(yè)管理與新型管理信息系統(tǒng)ERP在本世紀(jì)的最后幾年，人類社會(huì)正逐步從工業(yè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)走向知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，企業(yè)對(duì)知識(shí)和信息的有效管理越來越迫切。企業(yè)管理正在進(jìn)入一個(gè)。面對(duì)瞬息萬變的市場(chǎng)競爭，企業(yè)必須做出快速敏捷的反應(yīng)，以適應(yīng)瞬息萬變的客戶需求，建立自己的競爭優(yōu)勢(shì)。這個(gè)時(shí)代的要求催生了信息技術(shù)與企業(yè)管理的結(jié)合――新的管理信息系統(tǒng)ERP。ERP的生命力是什么，能給企業(yè)帶來什么好處，成功實(shí)施ERP需要注意什么？本文試圖對(duì)上述問題作一粗淺的探討。首先，ERP適應(yīng)了企業(yè)管理的新要求

1.更靈活、扁平化的企業(yè)組織構(gòu)造管理要求隨著信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的到來，促使企業(yè)以更快、更靈活的方式滿足市場(chǎng)和客戶不斷變化的需求。與此相適應(yīng)，原有的金字塔形職能層級(jí)組織構(gòu)造越來越成為組織發(fā)展的障礙，將被一種新型的以小組為中心的扁平化流程組織所取代。建立更加靈活的流動(dòng)組織。組織成員來自不同部門，也可能是企業(yè)外部部門的專家和顧問。企業(yè)管理已經(jīng)超越了企業(yè)本身固有的框架。隨著ERP系統(tǒng)的不斷發(fā)展和完善，許多系統(tǒng)具有高度的靈活性，以支持可以隨時(shí)調(diào)整的組織構(gòu)造。

2.供給鏈管理要求企業(yè)越來越重視產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量管理、市場(chǎng)拓展和售后服務(wù)，以在更加激烈的市場(chǎng)競爭**立自己的競爭優(yōu)勢(shì)。但與此同時(shí)，企業(yè)也越來越多。在分工越來越細(xì)、合作越來越開放的時(shí)代，企業(yè)僅僅依靠自身資源參與市場(chǎng)競爭，往往顯得被動(dòng)。相反，他們必須將與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的各個(gè)方面，如上游原材料供給商和下游客戶，納入整個(gè)供給鏈。供給鏈管理表達(dá)了以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，整合了客戶需求、企業(yè)內(nèi)部資源和上游供給商資源。

ERP軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程視為基于企業(yè)價(jià)值鏈的供給鏈，將企業(yè)劃分為制造、財(cái)務(wù)、營銷、品控、人力資源等幾個(gè)相互配合的子系統(tǒng)。ERP可以有效管理供給鏈中的各個(gè)環(huán)節(jié)，如訂單、采購、庫存、計(jì)劃、制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、配送、服務(wù)、維修、財(cái)務(wù)、人事等。現(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)的動(dòng)態(tài)控制，企業(yè)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)利潤和對(duì)實(shí)時(shí)信息的掌握。ERP還強(qiáng)調(diào)對(duì)整個(gè)供給鏈管理中資金流和信息流的控制，從而上升到對(duì)價(jià)值鏈的控制。

3.支撐企業(yè)的全球化和多元化經(jīng)營要求目前，世界經(jīng)濟(jì)一體化和國內(nèi)經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)。一個(gè)國家的企業(yè)走出國門走向世界，跨國經(jīng)營是企業(yè)的發(fā)展方向。實(shí)現(xiàn)多工廠、多地點(diǎn)的跨國經(jīng)營，需要有一個(gè)好的信息管理工具，以便即時(shí)準(zhǔn)確地掌握各地的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨狀況、財(cái)力狀況，以最快的速度滿足客戶的需求。而ERP正是適應(yīng)了這種需求。另一方面，為了適應(yīng)市場(chǎng)的快速變化，企業(yè)也提出了“柔性制造”，從單一生產(chǎn)發(fā)展到混合生產(chǎn)，生產(chǎn)方式多種多樣，需要不同的方法來制定生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃。而ERP正好可以滿足這種生產(chǎn)環(huán)境，滿足企業(yè)多元化經(jīng)營的需求。

4.知識(shí)管理的要求在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，知識(shí)管理越來越受到企業(yè)家的重視。知識(shí)管理是企業(yè)共享顯性知識(shí)和隱性知識(shí)等各種知識(shí)資源的一種便捷、安全的方式。它的目標(biāo)是試圖在最合適的時(shí)間將最合適的知識(shí)傳遞給最合適的人，以便他們做出最正確決策。顯性知識(shí)易于管理和存儲(chǔ)，而隱性知識(shí)是員工經(jīng)驗(yàn)的表達(dá)，卻難以掌握，這是企業(yè)面臨的重要問題。知識(shí)型企業(yè)能夠快速響應(yīng)外部需求，明智地利用企業(yè)資源，預(yù)測(cè)外部市場(chǎng)的發(fā)展和變化。實(shí)施知識(shí)管理，建立能夠交流信息的技術(shù)系統(tǒng)是根底，ERP正在提供這個(gè)根底。在這個(gè)越來越強(qiáng)調(diào)協(xié)作和溝通的時(shí)代，ERP和ISO9000一樣，已經(jīng)成為企業(yè)選擇合作伙伴的必備條件之一。ERP是21世紀(jì)企業(yè)建立全球競爭力的通行證。

二、中國企業(yè)ERP實(shí)施步驟及應(yīng)注意的問題

ERP是一套整合了組織內(nèi)外所有相關(guān)資源的軟件系統(tǒng)。根據(jù)已實(shí)施企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，ERP所需的人力、物力、財(cái)力是相當(dāng)可觀的。企業(yè)在應(yīng)用ERP時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況，科學(xué)合理地實(shí)施ERP，使ERP發(fā)揮最正確的經(jīng)濟(jì)效益。結(jié)合作者在某高科技公司實(shí)施SAPR/3系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，論述了我國企業(yè)實(shí)施ERP普遍要經(jīng)歷的幾個(gè)階段以及每個(gè)階段應(yīng)注意的問題。

第一階段:企業(yè)自身診斷需求階段。

ERP系統(tǒng)不僅是一個(gè)先進(jìn)的信息技術(shù)系統(tǒng)，也表達(dá)了管理思想在具體管理中的應(yīng)用。同時(shí)，ERP的實(shí)施需要各部門的配合。為了使ERP系統(tǒng)符合本企業(yè)的管理特點(diǎn)和要求，我們還必須對(duì)本企業(yè)開展徹底的需求。這一階段要做的工作通常包括:

(1)管理思想和觀念的自我檢查和轉(zhuǎn)變

目前大型的ERP系統(tǒng)都是國外的軟件產(chǎn)品，但是中國企業(yè)的管理模式、管理制度、企業(yè)文化與國外企業(yè)有很大的不同。很多企業(yè)在引進(jìn)和實(shí)施ERP的過程中，都有這樣一個(gè)目的——學(xué)習(xí)ERP中包含的國外企業(yè)的先進(jìn)管理思想；其實(shí)即使沒有這么明確的目的，這種效果也會(huì)潛移默化的到達(dá)。但另一方面，不要認(rèn)為國外的一切都是對(duì)的，都是好的；要注意企業(yè)管理和企業(yè)文化的差異，在二次開發(fā)中結(jié)合自己的管理特點(diǎn)，取其精**我所用。從實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)來看，高層管理者在項(xiàng)目實(shí)施前開展自我檢查尤為必要，知道企業(yè)想要什么，不想要什么，這也有利于整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施。當(dāng)然，相應(yīng)地宣傳管理思想的轉(zhuǎn)變也是必要的。

(2)企業(yè)系統(tǒng)的功能需求

這項(xiàng)工作是這個(gè)階段的重點(diǎn)工作，通常需要相當(dāng)大的精力。系統(tǒng)功能需求是指企業(yè)在生產(chǎn)制造、市場(chǎng)營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各個(gè)方面的管理特點(diǎn)和系統(tǒng)功能需求。主要針對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的缺陷和所需信息，編制企業(yè)的系統(tǒng)功能需求計(jì)劃報(bào)告，用以指導(dǎo)系統(tǒng)選型和定制二次開發(fā)。很多企業(yè)在決定實(shí)施ERP之前，往往可能是總裁需要一份即時(shí)動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)報(bào)表或者人力資源報(bào)表，但是對(duì)于項(xiàng)目組來說，企業(yè)系統(tǒng)的功能需求會(huì)直接影響ERP實(shí)施的成敗和經(jīng)濟(jì)效益，所以需要各部門通力合作，做大量的調(diào)研工作，反復(fù)修改方案。有條件的企業(yè)可以請(qǐng)專門的機(jī)構(gòu)開展咨詢，或者借鑒已經(jīng)實(shí)施ERP的企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，但是大量的工作必須由了解企業(yè)管理狀況的項(xiàng)目組成員來完成。在共性的根底上，要考慮企業(yè)管理的獨(dú)特要求，深化企業(yè)管理。這樣才不會(huì)在系統(tǒng)試運(yùn)行后發(fā)現(xiàn)具體管理要求沒有到達(dá)，浪費(fèi)財(cái)力物力。從經(jīng)驗(yàn)來看，企業(yè)系統(tǒng)功能需求越詳細(xì)，就越需要反復(fù)論證。

(3)預(yù)算體系所需的人力和物力

在系統(tǒng)功能的根底上，結(jié)合企業(yè)的規(guī)模和管理狀況，合理確定ERP項(xiàng)目所需的人員和資金，并做出相應(yīng)的預(yù)算報(bào)告。同時(shí)，初步確定項(xiàng)目小組成員。對(duì)于許多企業(yè)來說，指派專職人員實(shí)施ERP項(xiàng)目是相當(dāng)困難的，因此許多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可能身兼數(shù)職。因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的穩(wěn)定性和培訓(xùn)程度從一開始就應(yīng)該受到重視。

第二階段:系統(tǒng)選擇和購買階段。

在第一階段工作的根底上，形成企業(yè)ERP系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃報(bào)告，經(jīng)高級(jí)管理層批準(zhǔn)后，即可進(jìn)入ERP系統(tǒng)選型和采購階段。ERP系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃報(bào)告是現(xiàn)階段指導(dǎo)選型和采購的根底文件。這一階段的工作包括:

(1)參觀已實(shí)施ERP系統(tǒng)企業(yè)的示范系統(tǒng)。

企業(yè)想購買ERP系統(tǒng)之前，最好先去拜訪一下已經(jīng)實(shí)施了該系統(tǒng)的企業(yè)，聽聽其實(shí)施意見和經(jīng)驗(yàn)。這個(gè)可以由系統(tǒng)提供商要求和安排(一般會(huì)安排在管理制度和企業(yè)文化差異不大的企業(yè))。通過系統(tǒng)演示，企業(yè)可以了解系統(tǒng)是否滿足企業(yè)的功能需求，進(jìn)而選擇性價(jià)比最好的系統(tǒng)。

(2)定型并簽訂采購合同

一旦選定系統(tǒng)，接下來就是根據(jù)企業(yè)自身需求，制定系統(tǒng)采購計(jì)劃，簽訂相應(yīng)的系統(tǒng)采購合同。在這個(gè)階段，相應(yīng)的法律顧問和財(cái)務(wù)人員可以介入，以保護(hù)利益，規(guī)避相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

第三階段:系統(tǒng)導(dǎo)入階段

ERP系統(tǒng)的引入，根據(jù)企業(yè)的不同需求和復(fù)雜程度，從一年到兩三年不等。這一階段的主要任務(wù)是:

(1)系統(tǒng)硬件和軟件的安裝和調(diào)試

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境好、人才素質(zhì)高的企業(yè)來說，這并不是一件難事。重點(diǎn)是及時(shí)與系統(tǒng)供給商協(xié)調(diào)溝通，以便即時(shí)交貨，不耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。根底條件較差的企業(yè)，可以部分依靠咨詢機(jī)構(gòu)完成本企業(yè)項(xiàng)目組成員的指派，以此來培訓(xùn)員工，在簽訂合同時(shí)可以包含在本條中。

(2)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)必須適合企業(yè)的管理特點(diǎn)。在導(dǎo)入階段，系統(tǒng)的二次開發(fā)和定制是一項(xiàng)重要的工作，這主要取決于企業(yè)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員。因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)應(yīng)該先行。為保證項(xiàng)目進(jìn)度，培訓(xùn)可適當(dāng)提前，可在項(xiàng)目引進(jìn)合同簽訂后開展。

(3)定制系統(tǒng)的二次開發(fā)

二次開發(fā)是系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中最復(fù)雜也是最關(guān)鍵的一步。這項(xiàng)工作需要項(xiàng)目組的大量時(shí)間，對(duì)于系統(tǒng)中沒有但企業(yè)必須具備的功能需求，可以根據(jù)系統(tǒng)功能需求方案的報(bào)告開展。不要使用或刪除不合適的功能或預(yù)訂。在這項(xiàng)工作之前，需要收集系統(tǒng)參數(shù)的原始數(shù)據(jù)，這也是一項(xiàng)數(shù)據(jù)量很大的工作。對(duì)于一個(gè)擁有數(shù)千員工的公司來說，員工檔案信息的收集和初始化是一個(gè)巨大的工作量。索要系統(tǒng)所有參數(shù)，了解參數(shù)定義，收集參數(shù)原始數(shù)據(jù)，設(shè)定系統(tǒng)參數(shù)；擁有相應(yīng)管理信息系統(tǒng)的企業(yè)可以與相應(yīng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫開展接口。

⑷最終用戶培訓(xùn)

在上述工作完成之前、之后和之后，應(yīng)根據(jù)權(quán)限和責(zé)任范圍的界定，分批安排所有最終用戶承受培訓(xùn)。最終用戶包括系統(tǒng)操作員和系統(tǒng)維護(hù)人員。

(5)系統(tǒng)調(diào)試

導(dǎo)入階段的最后一項(xiàng)工作是系統(tǒng)的試運(yùn)行，這是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)管理問題的過程。一般需要兩三個(gè)月。從ERP實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)來看，ERP導(dǎo)入