論高校大型體育賽事的檔案管理工作-檔案管理論文

5/5論高校大型體育賽事的檔案管理工作-檔案管理論文

中圖分類號(hào)：G251.6文件標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2457（2023）04-0185-002

OntheFileManagementofLarge-scaleSportsEventsinCollegesandUniversities

GONGWei-chenGUODong-xiao

（1.CollegeofSportsandArt，ShandongAgriculturalUniversity，Tai’an，Shandong271018，China；

2.TaishanNursingVocationalCollege，Tai’an，Shandong271000，China）

【Abstract】Thispaperexpoundsthestatusquoofthearchivesmanagementoflarge-scalesportseventsincollegesanduniversities，pointsouttheproblemsexistinginthearchivesmanagementoflarge-scalesportseventsincollegesanduniversities，andputsforwardthemethodsandrequirementsforarchivesmanagementoflarge-scalesportseventsincollegesanduniversities.

【Keywords】Large-scalesportsevents；Sportsfiles；Filemanagement；Methodsandmethods

體育工作是高校工作的重要組成部分，隨著高校體育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和場館設(shè)施的的不斷改善，大型的體育賽事陸續(xù)走進(jìn)高校校園，這不僅提高了學(xué)校的知名度，活躍了高校的校園文化氣氛，也給高校體育的發(fā)展帶來了新的生機(jī)和活力。部分高校為了在大型賽事中一展本校的體育風(fēng)采，在承接大型的體育賽事、組建高水平運(yùn)動(dòng)隊(duì)、引進(jìn)體育人才、組建高水平的教練團(tuán)隊(duì)、以及資金投入等方面做了大量工作。高校也培養(yǎng)了很多國家級(jí)的優(yōu)秀運(yùn)動(dòng)員，在運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練、運(yùn)動(dòng)管理等方面也積累了很多經(jīng)驗(yàn)。競技體育越來越受到高校，甚至是一些國內(nèi)名校的重視。正是由于各大高校對(duì)體育賽事的重視和國內(nèi)知名高校的不斷加入，使得高校體育的運(yùn)動(dòng)水平越來越高，成績、名次的競爭也越來越激烈。如今要想在體育比賽中獲取優(yōu)異的成績，絕非易事。新形勢下，如何記載高校體育發(fā)展的歷程，保存并記錄下那些激動(dòng)人心的競賽場面，完美的再現(xiàn)斬金奪銀的瞬間，那就必須全面細(xì)致的做好體育賽事的檔案管理工作。

1學(xué)校體育大型賽事檔案管理的現(xiàn)狀

談學(xué)校體育大型賽事的檔案管理工作之前，我們先了解一下高校的檔案管理工作。從目前高校檔案管理情況來看，各高校都非常重視檔案工作，特別是2023年9月1日新的檔案管理辦法施行以來，大部分高校都設(shè)立了檔案管理行政編制，配備了具有一定專業(yè)素質(zhì)的專職檔案管理人員和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，制定嚴(yán)格的檔案管理制度，建成了設(shè)施網(wǎng)絡(luò)化功能智能化、管理制度化的現(xiàn)代化檔案館，學(xué)校的檔案管理工作有序穩(wěn)步的進(jìn)行。從技術(shù)層面上講，建立體育大型賽事的檔案入檔工作不是一件困難事。然而，體育工作中產(chǎn)生的檔案除人事、教學(xué)、科研、學(xué)籍、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)設(shè)施等，按照學(xué)校的統(tǒng)一要求，有各自的主管部門組織入檔外。其他體育活動(dòng)，比如組織和參加大型體育賽事的檔案，就很少入檔。體育檔案的管理現(xiàn)狀，與高校檔案管理的水平和體育事業(yè)的快速發(fā)展水平極不相稱，存在著諸多問題亟待解決。

2體育大型賽事檔案管理存在的主要問題

（1）對(duì)體育檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠充分，檔案意識(shí)淡薄。組織一次高水平的體育比賽，參賽各隊(duì)從賽前集訓(xùn)、組織報(bào)名、到參賽整個(gè)過程都要進(jìn)行刻苦的訓(xùn)練和精心的準(zhǔn)備。承辦一次大型體育賽事，從賽事籌備、開、閉幕式的表演、比賽過程、以及頒獎(jiǎng)等方面，也要進(jìn)行認(rèn)真籌備。組織者想方設(shè)法也要把競賽過程搞得是轟轟烈烈，熱熱鬧鬧，井井有條。但比賽結(jié)束后，無論是參賽方還是組織方，大都忽略賽后的檔案入檔工作，成功的賽事留不下有價(jià)值的信息資料，造成一些珍貴的體育賽事資料丟失。以山東農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，近幾年來學(xué)校先后承辦或參加過《華東區(qū)高等農(nóng)業(yè)院校第十二屆田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)》、《第三屆CBA青年隊(duì)與CUBA球隊(duì)對(duì)抗賽》、?；@球隊(duì)多年蟬聯(lián)山東省大學(xué)生籃球賽冠軍，連續(xù)十幾年參加北方賽區(qū)的比賽，兩次打進(jìn)全國CUBA的總賽、2023年?；@球隊(duì)和田徑隊(duì)隊(duì)員，代表山東省參加第十屆全國大學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)，男籃獲第五名，男子三級(jí)跳遠(yuǎn)獲得銅牌，取得驕人的成績。像承辦或參加這樣的比賽，賽后應(yīng)該認(rèn)真組織材料，提交給學(xué)校檔案館存檔，形成行政性的文件，以便將來查詢。然而，由于我們對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不夠深刻，忽略了這些大型體育賽事的檔案入檔工作，在校檔案館里查不到任何信息。這樣的大型賽事活動(dòng)，如果不去整理存檔，將來他只能成為人們之間流傳的故事，隨著時(shí)間的流逝而消失。因此，我們必須重視大型?w育賽事的檔案管理工作，及時(shí)組織材料入檔，形成具有行政意義的檔案材料。

（2）缺少專職的檔案管理人員。檔案管理新辦法出臺(tái)以后，各高校雖然對(duì)檔案館的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)都進(jìn)行了補(bǔ)充，但缺乏有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員的狀況，卻始終沒有得到改善。以山東農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，學(xué)校屬百年老校，下設(shè)17個(gè)二級(jí)分院有在校生33757人，教職工2677人，檔案館建筑面積2000多平方米。這樣規(guī)模的高校，檔案館只有4名員工，而且大部分是非檔案管理的專業(yè)人員。學(xué)校二級(jí)學(xué)院不設(shè)檔案室。檔案管理人員配置不足，工作量大，嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，對(duì)檔案管理中非主流科目的體育賽事檔案管理影響就更大了。（3）高校檔案管理系統(tǒng)除了像人事處、科研處、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工處等主要部門有自己的分賬號(hào)，能直接和檔案館進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)往來外，其他二級(jí)學(xué)院沒有分賬號(hào)，不能通過檔案管理系統(tǒng)直接和檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，?哪持忠庖逕轄?wèi)K燦跋旌橢圃劑頌逵?的檔案管理。

（4）責(zé)任不明確。大型賽事的檔案整理工作由哪個(gè)部門具體負(fù)責(zé)，是組委會(huì)、辦公室、檔案館、還是資料管理員，責(zé)任不夠明確，沒有人去組織整理賽事材料，也就無法完成大型體育賽事的檔案入檔工作。

3做好高校體育大型賽事檔案工作，需從以下幾個(gè)方面進(jìn)行

3.1充分認(rèn)識(shí)體育檔案管理的重要性

管理好體育檔案，是對(duì)學(xué)校體育歷史的傳承和發(fā)展；是對(duì)學(xué)校體育工辛勤付出的尊重；也是對(duì)體育工的鼓勵(lì)與鞭策；是廣大師生的精神食糧；是學(xué)校迎接檢查和評(píng)估的第一手資料；大型體育賽事只有建檔立案，才能保證它的長久性、行政性以及鮮活的生命力。每當(dāng)我們把體育檔案中的美好片段，特別是我們?nèi)〉幂x煌戰(zhàn)績的比賽視頻展現(xiàn)給廣大師生的時(shí)候，它必將激勵(lì)我們的學(xué)子，更加熱愛自己的母校，增強(qiáng)學(xué)生的自豪感和凝聚力，以更加飽滿的熱情投入到學(xué)習(xí)和生活中去，這就是體育賽事的魅力。因此，我們必須做好大型體育賽事的檔案保存工作，保護(hù)好我們的體育成果。

3.2配備專職或兼職的檔案管理員

首先，高校體育檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它需要檔案管理員既要由檔案管理方面專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有雄厚的體育理論基礎(chǔ)，并能夠深刻解讀大型賽事的內(nèi)涵，它要求檔案管理員，不僅有高度責(zé)任感和使命感，還要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。因此，選擇懂體育，敢擔(dān)當(dāng)，有責(zé)任心的人去履行檔案管理員的職責(zé)，通過檔案管理員與學(xué)校檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，完成體育專業(yè)與檔案管理專業(yè)的對(duì)接，充分挖掘和利用現(xiàn)有的檔案管理資源，完成大型體育賽事的檔案歸檔工作。人員選擇，可以是辦公室人員，也可以是賽事組委會(huì)人員、還可以是資料管理員。其次，增加硬件設(shè)施，為檔案管理員配備計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)等電子設(shè)備要配備，以便采集和整理體育賽事信息，也方便與檔案館的業(yè)務(wù)互通。最后，要對(duì)檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)本工作。

3.3制定大型賽事檔案管理的辦法

1）要明確責(zé)任；體育檔案的管理工作有檔案管理員負(fù)責(zé)，歸檔所需的所有材料由檔案管理員收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、整理，并將整理好的檔案材料在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上傳學(xué)校檔案館，有檔案館的人員進(jìn)行歸檔、保管和提供利用。

2）大型賽事的定位：大型賽事是指省級(jí)或省級(jí)以上政府、學(xué)校主管部門、體育協(xié)會(huì)等組織的比賽、同級(jí)別之間的邀請(qǐng)賽、學(xué)校傳統(tǒng)項(xiàng)目（比如田徑）的比賽等。

3）大型賽事歸檔需要收集的材料（1）關(guān)于批準(zhǔn)承辦賽事的批復(fù)文件。（2）籌委會(huì)、組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)成員名單。（3）特邀嘉賓名單。（4）組委會(huì)工作計(jì)劃和重要活動(dòng)方案。（5）競賽規(guī)程總則，競賽總?cè)粘瘫恚鲉雾?xiàng)競賽規(guī)程。（6）賽事總成績冊、秩序冊，各單項(xiàng)成績冊、秩序冊、最終排名。（7）運(yùn)動(dòng)員資格規(guī)定、審查辦法，運(yùn)動(dòng)員資格問題處理決定。（8）運(yùn)動(dòng)員報(bào)名手冊，技術(shù)代表、技術(shù)官員、運(yùn)動(dòng)員名冊；（9）總成績冊，每日成績公告。（10）影像資料主要包括開閉幕式、頒獎(jiǎng)、各種會(huì)議、各種重要活動(dòng)、以及比賽過程中產(chǎn)生的音、像材料。（11）組委會(huì)和競賽委員會(huì)的賽后總結(jié)。（12）若有會(huì)徽、會(huì)旗、吉祥物請(qǐng)?jiān)斒鲋谱鞣桨?，并配以?shí)物。（13）值班醫(yī)生和值班保安人員名單。

4）將收集和整理好的檔案材料，分別以電子版和實(shí)物的形式上報(bào)校檔案館由檔案館管理人員整理、設(shè)計(jì)、存檔，以備后用。

3.4采取“亡羊補(bǔ)牢”的方法，對(duì)以前承辦或參加過的還沒有進(jìn)行存檔的大型體育競賽檔案，進(jìn)行挖掘式補(bǔ)充整理。主要是通過教練員和運(yùn)動(dòng)員回憶，結(jié)合獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、以及舉辦賽事的相關(guān)文件等實(shí)物，對(duì)大型體育賽事的信息材料進(jìn)行發(fā)掘整理，補(bǔ)齊檔案材料，并建檔