高效的時間管理

時間管理的三個基本事實：——個人的時間總是稀缺的——時間不可能完全被我們自主控制——計劃趕不上變化第一頁，共48頁。在此次課題中，我們將分享到:時間管理是什么時間管理為什么時間管理怎么做第二頁，共48頁。一、時間管理是什么？第三頁，共48頁。時間是什么：T：target目標(biāo)和任務(wù)I：integrate整合M：management管理E：executive執(zhí)行第四頁，共48頁。時間管理是什么?時間管理是：不可逆轉(zhuǎn)的交換無意識的速度認(rèn)知缺陷挑戰(zhàn)習(xí)慣性拖延獲得豐滿人生時間管理不是：工具主義形式主義表格主義文牘主義第五頁，共48頁。二、時間管理為什么？第六頁，共48頁。時間管理能給我們帶來什么？時間管理是為了：——工作與生活的平衡——獲得現(xiàn)實適當(dāng)?shù)幕貓蟆嗟闹R經(jīng)驗，對未來更強的掌控力——豐富圓滿的人生體驗——獲得一顆寧靜、寬容、敬畏、感恩的心第七頁，共48頁。為此，我們要：——學(xué)習(xí)優(yōu)先矩陣，建立輕重緩急概念——理解重要與緊迫的區(qū)別，學(xué)會專注——帕雷托原則在時間管理中的運用：找到工作中的長遠(yuǎn)性問題，識別主要矛盾——分析自己在工作中產(chǎn)生忙亂的根源，并分析其主觀性——克服惰性，時間與任務(wù)的管理需要從“自己”開始第八頁，共48頁。三、時間管理怎么做？第九頁，共48頁。時間管理體驗環(huán)節(jié)：

案例分析：鄧先生的故事第十頁，共48頁。問題：1、到現(xiàn)在為止，鄧先生有沒有可能解決他遇到的問題？為什么？2、造成目前情形的主要原因是什么？3、這個案例可以給我們哪些啟發(fā)？第十一頁，共48頁。我們的時間有可能浪費在哪里？浪費時間的十五個賊：——最厲害的五個賊——最致命的五個賊——最難對付的五個賊問問自己，哪些“賊”就在我的身邊？到底該如何進(jìn)行改善？第十二頁，共48頁。最厲害的“賊”

工作中間的電話突如其來的來訪者無效的會議環(huán)境與政策的影響缺乏目標(biāo)、優(yōu)先完成的最后期限浪費時間的十五個“賊”第十三頁，共48頁。最致命的“賊”沒有方向感和程序感，想到什么做什么沒有有效的任務(wù)分解滿足于現(xiàn)狀，沒有壓力感和動力感計劃趕不上變化缺乏有效的個人約束或管理浪費時間的十五個“賊”第十四頁，共48頁。最難對付的“賊”個人性格缺陷沒有對目前所從事事業(yè)的高度狂熱感老好人，不會說“不”疲倦，意志消沉、體力不支個人能力不足浪費時間的十五個“賊”第十五頁，共48頁。有關(guān)時間管理的改善那么，對時間管理進(jìn)行改善到底涉及哪幾個方面呢？應(yīng)該從哪里開始呢？——有關(guān)時間管理金字塔第十六頁，共48頁。有效時間管理模型1、恰當(dāng)——保持合理有序的日常工作狀態(tài)2、邏輯——善于思考和推理，從根本上快速解決問題3、溝通——老話題遇到的新問題4、關(guān)系——愉快的團(tuán)隊管理，愉悅的協(xié)作體驗5、適應(yīng)——讓自己與環(huán)境高度匹配，讓自己與工作一同成長

第十七頁，共48頁。有效時間管理模型

1、恰當(dāng)——保持合理有序的日常工作狀態(tài)

第十八頁，共48頁。案例分享：1、失敗者的故事2、成功者的故事第十九頁，共48頁。采取行動：1、追問：自己必須隨時追問自己的五個問題2、核心：“恰當(dāng)”包含著什么東西3、厘清：保持工作合理性的第一步４、分解：保持工作合理性的第二步５、計劃：保持工作合理性的第三步有效時間管理模型—恰當(dāng)?shù)诙?，?8頁。1、追問：自己必須隨時追問自己的五個問題

——我的工作意愿如何？

——我的工作目的是什么？

——我的核心能力在哪里？

——我的工作適配性如何？

——我的工作資源有哪些？有效時間管理模型—恰當(dāng)?shù)诙豁?，?8頁。2、核心：“恰當(dāng)”包含著什么東西

——處于恰當(dāng)?shù)脑?/p>

——在恰當(dāng)?shù)臅r間和地點

——面對恰當(dāng)?shù)膶ο?/p>

——以恰當(dāng)?shù)姆绞?/p>

——做恰當(dāng)?shù)氖虑橛行r間管理模型—恰當(dāng)?shù)诙摚?8頁。3、厘清：保持工作合理性的第一步厘清五個細(xì)節(jié)：

——目標(biāo)

——任務(wù)

——期望

——標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)則）

——職責(zé)有效時間管理模型—恰當(dāng)?shù)诙?，?8頁。４、分解：保持工作合理性的第二步分解的五個動作：

——熟化

——文化

——優(yōu)化

——轉(zhuǎn)化

——固化有效時間管理模型—恰當(dāng)?shù)诙捻?，?8頁。５、計劃：保持工作合理性的第三步計劃的五個部分：

——每日

——每周

——每月

——每季

——每年有效時間管理模型—恰當(dāng)?shù)诙屙?，?8頁?！_個頭，獲得做下去的快感和信心——巨大的工程或計劃就每天做一點——事務(wù)性工作在狀態(tài)較差的時候做，創(chuàng)造性工作在最佳狀態(tài)的時候做——階段性目標(biāo)達(dá)成時記得犒勞自己——改掉拖延的習(xí)慣有效時間管理模型—恰當(dāng)保持工作合理性的五個細(xì)節(jié)第二十六頁，共48頁。有效時間管理模型邏輯——善于思考和推理，從根本上快速解決問題第二十七頁，共48頁。1、節(jié)約時間的關(guān)鍵：面對問題，第一次就做對，第一次就做好2、做問題的預(yù)警者和解決者，不要成為問題的制造者3、發(fā)揮創(chuàng)造力4、學(xué)習(xí)如何分析問題和解決問題

——問題本質(zhì)分析

——問題關(guān)聯(lián)度分析

——問題解決對策分析有效時間管理模型—邏輯第二十八頁，共48頁。有效時間管理模型3、溝通——老話題遇到的新問題第二十九頁，共48頁。1、溝通就是潤滑劑：減少摩擦與沖突，建立良性的協(xié)作氛圍，就是節(jié)約時間、快速完成任務(wù)的關(guān)鍵，千萬不要讓溝通成為效率的障礙2、案例分享1：綜合溝通的技巧3、案例分享2：對象溝通的技巧4、案例分享3：情景溝通的技巧有效時間管理模型—溝通第三十頁，共48頁。1）、高效協(xié)作溝通的五個啟示啟示1:要么事先溝通，要么及時溝通，千萬不要讓任務(wù)拖到最后變成一種壓力啟示2：善于分解，讓每次溝通都能得到成果啟示3：及時表達(dá)自己的權(quán)益要求，保持對最終協(xié)議的推進(jìn)狀態(tài)啟示4：一定要確認(rèn)，反饋啟示5：追求雙方都可以接受的結(jié)果（雙贏）第三十一頁，共48頁。2）、與同事高效溝通的五個關(guān)鍵1、關(guān)鍵1：同事就是我們的客戶，不要忽略客戶的需求，更不能忽視傾聽2、關(guān)鍵2：主題單一，內(nèi)容簡潔，切忌啰嗦3、關(guān)鍵3：盡可能使用多種溝通方式4、關(guān)鍵4：從誰那里開始，到誰那里結(jié)束5、關(guān)鍵5：沒有反饋，等于沒有溝通第三十二頁，共48頁。1、時機(jī)技巧：預(yù)約與詢問，因為上司比我們更忙2、復(fù)述技巧：事前厘清確認(rèn)，好過事后解釋3、確認(rèn)技巧：有疑問、有要求、有建議一定要及時提出，以進(jìn)一步確認(rèn)4、書面技巧：盡可能白紙黑字，并標(biāo)注性質(zhì)、時間與緊迫程度5、報備技巧：主動向上司提前報告，避免溝通障礙風(fēng)險3）、與上級溝通的五個技巧第三十三頁，共48頁。4）、與客戶高效溝通的五個要點1、要點1：傾聽，體驗式地傾聽（澄清、釋義、共鳴、專注、反饋）2、要點2：給出并得到清楚的定義、數(shù)據(jù)或事實，永遠(yuǎn)不要主觀臆斷式的猜測3、要點3：問中帶說，說中帶問，層層推進(jìn)，步步為營4、要點4：避免使用過多行話或技術(shù)術(shù)語5、要點5：注意客戶的非口頭性暗示第三十四頁，共48頁。5）、跨部門溝通的五個原則1、原則1：平等，相互尊重，相互欣賞2、原則2：換位，多站在別人的角度考慮問題3、原則3：學(xué)習(xí)，做到知己知彼，避免說大話、說蠢話，說空話4、原則4：結(jié)果，從一開始起做到以解決問題為導(dǎo)向，盡可能對事不對人5、原則5：真誠，既要有勇氣據(jù)理力爭，又要有勇氣坦然認(rèn)錯；既要有智慧發(fā)現(xiàn)問題，更要有智慧解決問題第三十五頁，共48頁。有效時間管理模型

4、關(guān)系——愉快的團(tuán)隊管理，愉悅的協(xié)作體驗第三十六頁，共48頁。1、怎樣與你的老板一起愉快工作2、怎樣與你的同事一起愉快工作3、怎樣與你的下屬一起愉快工作4、怎樣贏得主動權(quán)與控制權(quán)有效時間管理模型—關(guān)系第三十七頁，共48頁。與老板一起愉快工作的五個提示：

——擔(dān)當(dāng)：積極進(jìn)取，敢做敢當(dāng)

——主動：主動警示，主動控制，主動報備

——完整：把事情做成一個句號

——領(lǐng)悟：舉一反三，融會貫通

——價值：成為團(tuán)隊的建設(shè)者，而不是破壞者第三十八頁，共48頁。與同事一起愉快工作的五個忠告：

——透明：有話當(dāng)面說，不要在背后議論

——事實：以事實為依據(jù)，不要妄加揣測

——能力：至少擁有一項拿得出手的專業(yè)技能

——品格：誠懇做人，實在做事

——協(xié)助：盡可能幫助別人，就是盡可能幫助自己第三十九頁，共48頁。與下屬一起愉快工作的五個關(guān)鍵：

——標(biāo)桿：以身作則，身先士卒

——導(dǎo)向：先解決問題，再發(fā)泄情緒

——教導(dǎo)：知道自己什么時候該干什么，更能指導(dǎo)別人什么時候該干什么

——明晰：尊重事實、數(shù)據(jù)、細(xì)節(jié)，盡可能給到下屬明確的指令

——情感：以法治人，以理服人，以情動人第四十頁，共48頁。有效時間管理模型5、適應(yīng)——讓自己與環(huán)境高度匹配，讓自己與工作一同成長

第四十一頁，共48頁。1、高效職場人士的個人“5S”管理1）、整理：每天工作結(jié)束時，將所有與工作有關(guān)的資料、工具、文件等，收拾在它應(yīng)該擺放的位置上，使自己隨時可取，隨手可得2）、整頓：每天整理手頭的資料（電子版或者紙版），分門別類，刪除多余，歸檔多余，使自己手頭的資料保持有用、好用、當(dāng)用的狀態(tài)3）、清掃：每天打掃工作現(xiàn)場的衛(wèi)生，清除垃圾4）、清潔：每天反省自己的行為，保持心靈的斗志和寧靜5）、素養(yǎng)：每天帶著微笑工作，多向同事大聲問好，保持樂觀、主動、禮貌的形象有效時間管理模型—適應(yīng)第四十二頁，共48頁。2、高效職場人士的5種好行為：

1）、記錄：買個漂亮的筆記本，每天寫工作日記

2）、學(xué)習(xí)：列下一張書單，每天看十頁專業(yè)書，每年讀十本左右

3）、對照：將值得學(xué)習(xí)的三位同事的名字寫下來，每天或每個星期堅持和他們溝通10到15分鐘

4）、反?。喝绻梢缘脑挘刻熠は?到10分鐘

5）、準(zhǔn)備：每天提前15到20分鐘上班，做５Ｓ有效時間管理模型—適應(yīng)第四十三頁，共48頁。３、高效職場人士應(yīng)該經(jīng)常說的５句話：禮貌親和：請，謝謝，對不起，麻煩了，是我的錯刨根問底：為什么？為什么？為什么？誠意協(xié)作：有問題的話，請馬上告訴我……利益權(quán)衡：如果……那么……原則堅守：對不起，現(xiàn)在不行第四十四頁，共48頁。４、高效職場人士的5個好習(xí)慣1）、明晰化：對自己工作范圍的各種狀況盡可能明晰2）、分解化：動作和細(xì)節(jié)應(yīng)該是我們追求的工作效果3）、側(cè)重化：分清楚輕重緩急4）、標(biāo)準(zhǔn)化：將動作變成標(biāo)準(zhǔn)和流程5）、行動化：執(zhí)行出績效，習(xí)慣成自然

最后，將這五個習(xí)慣持續(xù)循環(huán)下去吧有效時間管理模型—適應(yīng)第四十五頁，共48頁