工商管理學(xué)院校慶接待保障工作方案

工商管理學(xué)院校慶接待保障工作方案學(xué)院校慶辦公室主要職責(zé).負(fù)責(zé)校友飛機(jī)場(chǎng)，火車場(chǎng)接送；.負(fù)責(zé)校友到酒店和校內(nèi)報(bào)道.負(fù)責(zé)所有校友捐贈(zèng)，禮品的接收，展示和管理負(fù)責(zé)校友(部分)的賓館，酒店駐地服務(wù)負(fù)責(zé)校友參加重要活動(dòng)(慶典大會(huì)，晚會(huì)等)的交通保障；負(fù)責(zé)校友參加學(xué)?；顒?dòng)的組織實(shí)施職責(zé)分工.交通保障組.酒店服務(wù)組.場(chǎng)站接送組.校內(nèi)報(bào)道組.應(yīng)急保障組工作方案(一)交通保障方案.職責(zé)服務(wù)(1)配合學(xué)校負(fù)責(zé)嘉賓貴賓及校友從飛機(jī)場(chǎng)，火車站到達(dá)學(xué)?；蛘呷胱【频甑慕铀廷婆浜蠈W(xué)校負(fù)責(zé)貴賓嘉賓及校友從酒店到學(xué)校參加重大活動(dòng)的接送⑶負(fù)責(zé)臨時(shí)性的校友參與與校慶重大活動(dòng)及工作人員用車的交通保障.運(yùn)力組織按校慶來(lái)校貴賓嘉賓，校友200人，需要乘座交通車的教職工80人，應(yīng)急運(yùn)力100人計(jì)算組織能力(1)聯(lián)系第二公交公司確定車輛大客車2輛，機(jī)動(dòng)備用。⑵配合學(xué)校做好運(yùn)輸調(diào)度工作。.人員分工(1)總調(diào)度⑵教職工及工作人員專用車調(diào)度⑶機(jī)動(dòng)車備用車調(diào)度.工作措施(1)飛機(jī)場(chǎng)，火車站接送車安排從5月17日至22日，配合學(xué)校，根據(jù)我院貴賓嘉賓校友到達(dá)時(shí)間來(lái)確定接送，主以學(xué)校車輛安排為主(2)5月20日校慶晚會(huì)車輛安排在日常交通班車的基礎(chǔ)上，配合學(xué)校做好教職工車輛安排。(3)5月21日校慶慶典車安排1.配合學(xué)校做好貴賓嘉賓用考斯特接送，8：30從入住酒店出發(fā)，答謝午宴結(jié)束后原車返回。.配合學(xué)校做好校友用車工作，用長(zhǎng)運(yùn)集團(tuán)車接送，8：00酒店出發(fā)，答謝午宴結(jié)束后按校慶活動(dòng)情況，返回賓館，我院校友校外活動(dòng)用車由所在班級(jí)輔導(dǎo)員老師聯(lián)系確定，報(bào)學(xué)院校慶辦公室備案。.配合學(xué)校做好教職工用車服務(wù)。(4)特別措施.及時(shí)和各班級(jí)聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系，掌握貴嘉賓校友的到達(dá)及參加重要活動(dòng)的時(shí)間。.加強(qiáng)與校車隊(duì)和第二公交公司聯(lián)系，協(xié)調(diào)車輛。.貴賓用車有特殊要求，需提前申請(qǐng)。.要特別注意貴嘉賓及校友在答謝午宴后的返回工作，尤其是各班級(jí)安排的校外活動(dòng)。.進(jìn)程安排4月30前，簽定租用協(xié)議，確定好2輛備用車輛。5月中旬，對(duì)全體工作人員進(jìn)行必要培訓(xùn)。.應(yīng)急預(yù)案(1)及時(shí)掌握用車信息(2)各工作人員相互幫助.經(jīng)費(fèi)預(yù)算(1)大客車2輛，每輛每天1200元(2)其他(二)酒店服務(wù)方案1職責(zé)任務(wù)熱情周到負(fù)責(zé)貴嘉賓和校友入住負(fù)責(zé)其報(bào)道負(fù)責(zé)接收貴嘉賓的捐贈(zèng)負(fù)責(zé)會(huì)議資料，證件等發(fā)放負(fù)責(zé)簽到表和信息收集傳遞負(fù)責(zé)貴嘉賓返回組織負(fù)責(zé)酒店服務(wù)2.酒店預(yù)定及物品匹配(1)酒店預(yù)定由學(xué)院安排校友入住桃都酒店和白云賓館，共住114人。如不夠，則統(tǒng)一安排到分別揚(yáng)家平，大平7天酒店。酒店報(bào)到處物品配備酒店大堂布置宣傳標(biāo)語(yǔ)簽到桌3張等器具接收來(lái)賓捐贈(zèng)需要的的東西貴賓入住房間的物品配備歡迎牌，活動(dòng)指南備用物品備用金5000元到10000元入住酒店備干糧人員配備校友入住酒店派1名學(xué)院副處級(jí)作為負(fù)責(zé)人，配備3名二級(jí)學(xué)院的工作人員，桃都和白云分別一名，1名財(cái)政人員，每個(gè)賓館確定4名學(xué)生志愿者，共12名。服務(wù)措施與工作流程前期準(zhǔn)備流程確認(rèn)來(lái)賓名單，督促酒店檢修房間設(shè)施，抽樣房間，熟悉酒店環(huán)境，檢查房間擺放貴賓嘉賓報(bào)道流程辦房卡，簽字，收取身份證件，發(fā)放資料，送至房間，前臺(tái)登記，送還身份證，接收捐贈(zèng)手續(xù)，工作人員電腦錄入。校友報(bào)道入住提前安排房間，簽到，捐贈(zèng)，發(fā)證件，電腦錄入，辦入住手續(xù)，送至房間。接受來(lái)賓捐贈(zèng)、登記，捐贈(zèng)，發(fā)捐贈(zèng)證書(shū)來(lái)賓參與校慶活動(dòng)確認(rèn)填寫(xiě)確認(rèn)表，簽到錄入電腦，信息傳遞給綜合組貴賓嘉賓酒店用餐流程憑貴嘉賓證，就餐券就餐來(lái)賓返回信息確認(rèn)填返回信息表，簽到處工作人員錄入電腦，傳遞信息給信息組來(lái)賓用車服務(wù)貴賓嘉賓，工作人員向交通保障組匯報(bào)，安排車輛校友：二級(jí)學(xué)院向交通保障組匯報(bào)，安排車輛來(lái)賓用餐通知人員用餐時(shí)間和地點(diǎn)，工作者短信提示來(lái)賓返回票務(wù)聯(lián)系票務(wù)公司定票，反饋情況，拿票送給嘉賓來(lái)賓返回乘車組織收集來(lái)賓返程到達(dá)飛機(jī)場(chǎng)、火車站時(shí)間，提前1小時(shí)向車輛保障組提出申請(qǐng)，組織來(lái)賓上車酒店就醫(yī)服務(wù)向駐店醫(yī)生報(bào)告來(lái)賓身體狀況，根據(jù)情況通知120并立即到客人房間處置，若有需要陪同客人到醫(yī)院就診來(lái)賓叫早服務(wù)及洗衣服務(wù)（必要時(shí)增加）接待要求與接待禮儀總體要求：樹(shù)立“來(lái)賓滿意，是對(duì)我服務(wù)接待工作的最高獎(jiǎng)賞與評(píng)價(jià)”的思想著裝要求：統(tǒng)一佩帶?；?、工作牌，著裝整潔大方得體（志愿者著志愿者服裝）語(yǔ)言要求：統(tǒng)一使用普通話交流，語(yǔ)速適中，始終面帶微笑；接聽(tīng)電話時(shí)言語(yǔ)文明、音調(diào)適中舉止要求：始終保持飽滿的精神狀態(tài)，保持正確的站立、行走姿勢(shì)，注意維護(hù)學(xué)校形象；始終保持昂揚(yáng)的接待熱情，耐心細(xì)致做好各項(xiàng)工作紀(jì)律要求：來(lái)賓信息及行程嚴(yán)格保密，不得對(duì)外泄露；嚴(yán)格按照接待要求將接待工作做深、做細(xì)、做實(shí)建議事項(xiàng)酒店駐地服務(wù)房間及其負(fù)責(zé)人電話，溫馨提示信息單獨(dú)印制后至于來(lái)賓房間顯眼處氣象信息服務(wù)納入接待手冊(cè)酒店提供旅游交通信息（重慶市旅游交通地圖、重慶市及周邊旅游景點(diǎn)介紹）進(jìn)程安排4月10日前完成酒店預(yù)訂4月15日前確定酒店分配方案4月20日前確定各家酒店服務(wù)組工作人員4月25日前落實(shí)接受來(lái)賓捐贈(zèng)、捐贈(zèng)禮品的條件設(shè)備4月30日前完成酒店服務(wù)組工作人員培訓(xùn)及演練應(yīng)急預(yù)案酒店房源不足的預(yù)案校友入住的賓館、酒店：立即聯(lián)系周邊的一些商務(wù)賓館安排入住用餐預(yù)案學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)部分貴賓、嘉賓宵夜火鍋：南方鴨腸王老火鍋、孔亮火鍋、大隊(duì)長(zhǎng)知青老火鍋中餐：南方大排擋或到陶然居、新七十二行、順風(fēng)123、菜香源、西木兔、壁山城內(nèi)酒樓、西永巴渝紅用餐貴賓嘉賓錯(cuò)過(guò)用餐時(shí)間酒店內(nèi)安排自助餐。用車預(yù)案貴賓嘉賓入住酒店盡量備1輛工作車，若當(dāng)時(shí)無(wú)工作車但貴賓嘉賓又臨時(shí)急用車，可由簽到處負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)使用酒店車輛，或使用工作人員私車來(lái)賓錯(cuò)過(guò)用餐時(shí)間就餐處置流程立即聯(lián)系酒店自助餐廳或附近用餐地，通知接待人員用餐時(shí)間與地點(diǎn)，負(fù)責(zé)結(jié)帳來(lái)賓行李物品遺失處置流程立即通知酒店保安，想方設(shè)法找回客人行李物品，送交來(lái)賓安全保衛(wèi)應(yīng)急處置流程若遇酒店突發(fā)流血事件，立即保護(hù)來(lái)賓安全，將來(lái)賓護(hù)送到安全地點(diǎn)或房間；若我方人員與不相干人員發(fā)生沖突，應(yīng)首先平息矛盾，盡量避免事態(tài)擴(kuò)張，必要時(shí)打110交警方處置經(jīng)費(fèi)運(yùn)算酒店住宿費(fèi)來(lái)賓用餐費(fèi)（四）場(chǎng)站接送方案.職責(zé)任務(wù)安全、準(zhǔn)確、禮貌、熱情、耐心、周到，充分展現(xiàn)學(xué)院師生的風(fēng)采，為校友留下美好的第一印象。（1）負(fù)責(zé)在飛機(jī)場(chǎng)、龍頭寺火車站、菜園壩火車站設(shè)立來(lái)賓接待站（2）協(xié)助貴賓嘉賓接待組迎接我院貴賓嘉賓和校友（4）負(fù)責(zé)與車輛保障組聯(lián)系，及時(shí)組織車輛運(yùn)送貴賓嘉賓和校友乘車入住酒店（5）負(fù)責(zé)在飛機(jī)場(chǎng)、龍頭寺火車站、菜園壩火車站設(shè)立貴賓嘉賓和校友送別站，協(xié)助貴賓嘉賓接待組及各學(xué)院送別貴賓嘉賓和校友。.設(shè)立接待站（送別站）根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一安排，我院每個(gè)地點(diǎn)派出一名工作人員參與。（1）5月19日—20日，租用機(jī)場(chǎng)平層的咖啡廳及二樓的貴賓室，設(shè)立來(lái)賓接待站（2）5月19日—20日，分別在龍頭寺火車站、菜園壩火車站合適位置，設(shè)立來(lái)賓接待站（3）5月21日下午一22日，租用機(jī)場(chǎng)平層的咖啡廳，設(shè)立來(lái)賓送別站（4）5月21日下午-22日，分別在龍頭寺火車站、菜園壩火車站合適位置，設(shè)立來(lái)賓送別站（5）在來(lái)賓接待站（送別站）布置校慶宣傳標(biāo)識(shí)和歡迎（送別）標(biāo)識(shí)，并準(zhǔn)備好接機(jī)（站）牌（6）5月18日—22日，分別在飛機(jī)場(chǎng)、龍頭寺火車站、菜園壩火車站附近為工作人員預(yù)訂夜間值班住宿賓館（7）在來(lái)賓接待站準(zhǔn)備小瓶飲用水，送發(fā)給需要的來(lái)賓.人員配備（1）飛機(jī)場(chǎng)接待站配備工作人員1名，學(xué)生志愿者4名（2）龍頭寺火車站、菜園壩火車站各配備工作人員1名，學(xué)生志愿者4名（3）學(xué)院安排隨車工作人員一名接送本學(xué)院校友至飛機(jī)場(chǎng)，火車站由學(xué)校安排隨車工作人員一名迎接校友。.工作措施（1）提前分別到飛機(jī)場(chǎng)、龍頭寺火車站和菜園壩火車站。（2）制作貴賓、嘉賓接機(jī)（接站）牌（1人1牌）（3）校友到達(dá)后，按照相對(duì)集中的方式，由學(xué)校安排考斯特送往所入住的酒店賓館（4）認(rèn)真做好包括工作人員、志愿者在內(nèi)的所有迎送陪同人員的接站規(guī)范培訓(xùn)，重點(diǎn)體現(xiàn)人性化、貼心服務(wù)和細(xì)節(jié)服務(wù)；接站時(shí)面帶微笑，保持自信大方、貼心服務(wù)的精神.進(jìn)程安排（1）4月30日前，明確接送工作人員和志愿者、禮儀人員名單，并進(jìn)行必要的培訓(xùn)和演練（2）5月18日，根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一安排進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)模擬接待.應(yīng)急預(yù)案（1）人員準(zhǔn)備充分，安排10名志愿者作為機(jī)動(dòng)，可交換于機(jī)場(chǎng)和火車站進(jìn)行接站支援服務(wù)（2）若接站時(shí)遇到不可控的安全因素，立即報(bào)警尋求幫助并報(bào)告工作組領(lǐng)導(dǎo).經(jīng)費(fèi)預(yù)算（1）接站牌制作費(fèi)用（2）工作人員食宿費(fèi)用（五）校內(nèi)報(bào)到方案.職責(zé)職務(wù)（1）負(fù)責(zé)校慶慶典日（5月21日）當(dāng)天到校校友的報(bào)道接待（當(dāng)天報(bào)道的川渝校友多，接待任務(wù)重）（2）負(fù)責(zé)校友捐贈(zèng)禮品的集中展示（3）負(fù)責(zé)校慶接待咨詢.條件準(zhǔn)備（1）5月21日，在第一教學(xué)樓大廳設(shè)立來(lái)賓報(bào)到處，準(zhǔn)備接待桌椅1套，來(lái)賓休息座椅20張，桌面鮮花2捧+題名簿1本、簽到表若干頁(yè)、簽到筆10支簽、泡沫筆2支、礦泉水5箱5月21日11:00—14:00，集中展示校友捐贈(zèng)的禮品.人員配備（1）報(bào)到簽到（21人）①負(fù)責(zé)人一名：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)校內(nèi)報(bào)到相關(guān)工作,及時(shí)更新綜合組提供的來(lái)賓信息管理平臺(tái)信息；到校慶辦領(lǐng)取禮品、資料；做好總的禮品資料發(fā)放登記②工作人員1名（教職工）：負(fù)責(zé)來(lái)賓簽到及要請(qǐng)貴賓嘉賓簽名題字；按照學(xué)校的禮品發(fā)放方案，發(fā)放禮品和資料，并提醒來(lái)賓校慶活動(dòng)安排③志愿者16名：1人負(fù)責(zé)核實(shí)綜合信息組提供的來(lái)賓信息，另15人分組協(xié)助工作人員做好來(lái)賓報(bào)到接待（2）捐贈(zèng)接收（3人）①禮品接收組：2人，登記及發(fā)放捐贈(zèng)證書(shū)、接受禮品各1人③捐資式接收組：1人，登記及發(fā)放捐贈(zèng)證書(shū)、接受捐資、開(kāi)票（財(cái)務(wù)處工作人員）1人（3）接待咨詢組（1人）安排1名掌握校慶接待保障全面情況的教職工，為來(lái)賓提供接待事宜咨詢.工作措施與服務(wù)流程（1）報(bào)到簽到①直接到現(xiàn)場(chǎng)的貴賓嘉賓若事前與對(duì)應(yīng)志愿者聯(lián)系好的，由其對(duì)應(yīng)志愿者代為辦理簽到手續(xù)并領(lǐng)取相應(yīng)禮品資料②對(duì)前來(lái)的嘉賓貴賓請(qǐng)其出示邀請(qǐng)函或單位介紹信或經(jīng)我校對(duì)口部門引薦，若無(wú)法出示或無(wú)引薦部門，請(qǐng)其到學(xué)院接待點(diǎn)報(bào)到③根據(jù)綜合組提供的來(lái)賓信息管理平臺(tái)進(jìn)行核實(shí)④貴賓嘉賓簽到登記，提出捐贈(zèng)者指引至捐贈(zèng)處；未提出捐贈(zèng)者由志愿者引導(dǎo)至慶典會(huì)場(chǎng)⑤根據(jù)登記情況按照學(xué)校的禮品發(fā)放方案，發(fā)放學(xué)校及學(xué)院禮品和資料袋，提醒來(lái)賓校慶活動(dòng)安排⑥邀請(qǐng)貴賓嘉賓簽名題字，做好資料、禮品發(fā)放記錄（2）捐贈(zèng)接收①對(duì)捐贈(zèng)物品和款項(xiàng)進(jìn)行登記，并發(fā)放捐贈(zèng)證書(shū)②對(duì)捐資500元以上的捐贈(zèng)者開(kāi)具正式票據(jù)，捐資200元以下的請(qǐng)其直接投入捐贈(zèng)箱③對(duì)來(lái)賓饋贈(zèng)學(xué)校的禮品和款項(xiàng)進(jìn)行分類登記.工作要求與應(yīng)急預(yù)案（1）簽到辦法①5月21日7:30所有工作人員及志愿者集合②接待專員或志愿者主動(dòng)與尚未簽到的校友聯(lián)系（同時(shí)約定等候地點(diǎn)），并代校友簽到和領(lǐng)取禮品、資料③接待專員或志愿者接到校友后，確認(rèn)其身份，向校友發(fā)放禮品，提出捐贈(zèng)者指引至捐贈(zèng)處（征求來(lái)賓意見(jiàn)可為其代辦捐贈(zèng)手續(xù)），未提出捐贈(zèng)者將其直接帶入慶典會(huì)場(chǎng)（2）工作要求①工作人員要求服裝干凈整潔、大方得體，統(tǒng)一佩戴?；铡⒐ぷ髋脾跓崆榻哟?、禮貌大方、全面周到、準(zhǔn)確無(wú)誤③要認(rèn)真核對(duì)清楚發(fā)放禮品的類別和數(shù)量，保障禮品能及時(shí)、準(zhǔn)確發(fā)放到位④發(fā)放禮品時(shí)，如發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)或損壞的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與綜合信息組聯(lián)系解決⑤如果來(lái)賓對(duì)禮品發(fā)放有意見(jiàn)應(yīng)盡量妥善解決，不能與來(lái)賓發(fā)生沖突（4）應(yīng)急預(yù)案①5月20日晚最終確認(rèn)校對(duì)報(bào)到人數(shù)，在綜合信息組給出的確切數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上另備禮品和資料100份②禮品發(fā)放時(shí)如有差錯(cuò)或損壞，應(yīng)先確認(rèn)是否有誤，如屬實(shí)先發(fā)放相同規(guī)格的禮品給來(lái)賓，再及時(shí)綜合信息組聯(lián)系解決③派專人分階段及時(shí)更新綜合組提供的來(lái)賓信息管理平臺(tái)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤④安