HR你的員工加班、出差的管理制度是怎么做的

HR你的員工加班、出差的管理制度是怎么做的？

員工加班、出差的管理制度

作者：胡華成原創(chuàng)

企業(yè)規(guī)模越大，加班、出差等情況就會越多，對這方面事務(wù)的管理，是HR日常工作中需要面對的常見問題，如果對其處理不當，也很容易成為企業(yè)和員工之間潛在矛盾的重要原因。不言自明，加班、出差和報銷的管理制度，需要HR付出辛勤勞動和堅實工作。

嚴格來說，加班是指員工根據(jù)企業(yè)要求，在法定節(jié)假日或者公休假日進行工作，加班費那么是企業(yè)為此而需要給付的額外工資。需要指出的是，加班通常有兩種情況，或者是公司安頓，或者是員工自愿，但無論何種情況，HR都應該制定一套標準的加班管理制度，否那么就會出現(xiàn)問題。

下面案例中，有著加班事務(wù)引起了企業(yè)的內(nèi)部矛盾：

某外企員工徐某，和公司簽訂了一年期勞動合同，其職務(wù)為行政專員，公司確定田某工作時間為每日8小時，每周40小時的法定規(guī)范工作時間，公司按照規(guī)范工時制度，支付田某工資待遇。

工作期間，徐某正常完成工作，為了不拖延工作，在下班之后，徐某經(jīng)常在下班后自動加班，完成任務(wù)。合同期限屆滿之后，徐某表示不再續(xù)簽合同，但要求公司能夠支付其下班后延長工作時間的加班工資，共計80個小時，同時他還出示了一年內(nèi)延長工作時間的考勤記錄。

就此，公司告訴徐某，由于實行計時工資制度，同時并沒有安頓徐某加班，因此徐某加班行動是個人自愿的，公司并不能另外支付加班工資。但徐某對此說法表示不同意，并將爭議提交到勞動爭議部門，最終勞動爭議部門沒有支持徐某的仲裁請求。

雖然徐某的主張并沒有成立，但我們可以看到，之所以會發(fā)生這樣的誤會，浪費公司管理層的精力去應對，問題還是出現(xiàn)在HR工作不夠細致上。企業(yè)必須要形成全面、統(tǒng)一的加班管理制度，才能減少類似麻煩。

HR在員工加班管理的工作中，要注意到下列幾點：

第一，嚴格控制加班時間

根據(jù)?中華人民共和國勞動法》的規(guī)定，企業(yè)應當控制勞動者加班時間，因此，在HR起草擬定企業(yè)加班制度時，下列兩條必須寫分明：

1、部門經(jīng)理需要安頓員工進行加班的，需要上報公司，并獲得總經(jīng)理審批，同時報備公司人力資源部；

2、任何人如未經(jīng)公司手續(xù)批準自行加班，那么其考勤記錄不能認定為加班。

3、如果企業(yè)實行規(guī)范工時制，HR應該倡議企業(yè)規(guī)定平時下班后不輕易延時、法定節(jié)假日和公休假日，不輕易安頓上班。

4、如果企業(yè)實行綜合工時制，那么加班一定要獲得上級主管部門的批準，并做好倒班的考勤記錄。

第二，加班時間需要經(jīng)過雙方認定

企業(yè)對員工安頓加班之后，實際工作過程并不可能完全合乎預期，因此，實際時間有可能大于或小于預計時間，在加班之后，企業(yè)和員工之間需要進行確認，另一方面，HR也能就此檢查員工是否完成規(guī)定勞動量。

可以采用簽字確認、打卡確認等方式，真實記錄員工加班時間，并保留好資料完整性，避免日后產(chǎn)生加班費方面的爭議。

第三，在確認加班時間后，及時支付加班費

當員工簽字確認加班時間后，HR要注意提醒財務(wù)部門，一定要在工資表的加班費上有所體現(xiàn)，不能在一個月的薪水總數(shù)上進行合并支付，更不能忘記支付。

加班情況是由企業(yè)提出的，同樣，員工的出差事務(wù)，也是由企業(yè)發(fā)起的，HR需要先制定員工的出差管理制度，通過以后，企業(yè)各個部門可以在日常工作中，按照制度，圍繞出差的相關(guān)考前須知，去布置員工逐一遵守和執(zhí)行。

當然，理論上簡單而明確的概念，并不代表現(xiàn)實中管理就同樣簡單，下面的案例恰恰表明這點：

某電力設(shè)備制造企業(yè)，公司銷售員工X，由于業(yè)務(wù)調(diào)整，由企業(yè)將其調(diào)往工作性質(zhì)接近的另一個部門。但由于X對調(diào)崗之后的薪資分配計劃不同意，反對在崗位調(diào)動單上簽字，并且將已經(jīng)有兩邊部門領(lǐng)導簽字確認的調(diào)動單保存在身邊。兩個月之后，該員工以出差為名義離開，一直未回公司。結(jié)果，原部門和新部門都找到了企業(yè)的人事部門，要求拿出解決計劃。

該公司HR了解后發(fā)現(xiàn)，X出差向來不需要書面批準記錄，只是向其原分管領(lǐng)導打個請示即可，而這次出差，他也打了，雖然分管領(lǐng)導并沒有明確肯定，但這期間，公司一直在給他發(fā)工資。這就讓HR陷入難題，X到底是在按慣例出差，還是在嚴重違紀而能夠接觸勞動合同？

該企業(yè)顯然在平時就疏忽了對出差人員的管理，由于一直對出差人員的行為沒有書面審批記錄，出差中的考勤無法確定，而且員工始終在領(lǐng)取工資，有更加看似合法合理的理由，拒絕成認自己的曠工事實。這導致即使最后結(jié)果提交到勞動仲裁部門，企業(yè)依然會處于被動地位。

通過這個負面案例，HR應當認識到，出差管理屬于日常管理工作，但很可能在企業(yè)平靜的運行管理外表之下，形成漏洞，并招致未來的大麻煩，在執(zhí)行出差管理時，應當注意下面幾點：

第一，出差員工考勤管理

員工出差之前，需要按照規(guī)定，將出差審批表填寫完整上交，HR批準之后，通知部門考勤員和人力資源部門開始按照出差情況處理考勤。員工出差結(jié)束回到公司后，HR需要及時通知部門和人力資源部門，按正常高低班方式進行考勤。

第二，員工出差時的假日管理

員工出差時間稍長，也會碰到周末休息日或法定節(jié)假日，HR要提前在管理制度中做好相應規(guī)定，并負責對員工進行解釋、認定等工作。同時，如果員工在初潮過程中，堅持工作，沒有休假，或者假期依然在途中，那么應該考慮條件允許的情況下，在出差員工回公司之后，進行補休。

第三，和出差員工保持聯(lián)系

如果條件可能，應該由HR或部門經(jīng)理每天和出差員工聯(lián)系一次，這不僅是工作業(yè)務(wù)上的需要，HR也能夠由此了解到員工在外工作的情況，示例是否有什么意外、是否有什么需要，從而確保企業(yè)可以及時了解情況。尤其是長期在較遠地區(qū)出差的員工，更是要注意聯(lián)系的暢通。

另外，如果出差員工長期在外，HR有必要偶爾代表公司以簡單的問候或走訪形式去慰問員工家人。

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