MS Office軟件使用技巧 - Excel篇

MSOffice軟件使用技巧——Excel篇

不知道大家是否還記得在今年六月中旬，我們?yōu)榇蠹彝扑土艘黄?MSOffice軟件使用技巧——Word篇》，以及七月末，我們?yōu)榇蠹彝扑偷?MSOffice軟件使用技巧——PPT篇》，與大家分享了一些使用Word與PPT時實用的小技巧。時間過得很快，現(xiàn)在已然步入九月下旬，對于之前的兩篇推文，局部小搭檔們可能已經(jīng)有所遺忘，也可能還沒來得及收藏，沒關(guān)系，點(diǎn)擊下方文字鏈接，凌佳佳帶你們一鍵回憶：

?MSOffice軟件使用技巧——Word篇》

?MSOffice軟件使用技巧——PPT篇》

本篇中，凌佳佳將帶大家一起了解微軟辦公軟件中Excel的使用技巧，這也是我們MSOffice軟件使用技巧系列中的最后一篇！

MicrosoftExcel是一款電子表格軟件，他直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場營銷，使Excel成為最流行的個人計算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件?，F(xiàn)在不論應(yīng)聘什么崗位，在投遞簡歷時，我們的簡歷中大多都寫著諸如能熟練使用辦公Excel軟件的話，而步入職場后，Excel更是成為了大家得力又必備的工具，可見，在職場中我們得熟練掌握這個必備技能，才能更好地完成工作。

鑒于Excel軟件在職場中如此重要，凌佳佳今天就從下列三點(diǎn)為大家解決大多數(shù)人使用Excel時遇到的問題，讓你在職場中輕松提高工作效率。

1、數(shù)據(jù)的輸入

2、格式與函數(shù)

3、數(shù)據(jù)透視表

01

數(shù)據(jù)的輸入

Excel作為一個表格處理軟件，處理最多的自然是與數(shù)據(jù)相關(guān)的內(nèi)容，而在面對這些數(shù)據(jù)的時候經(jīng)常要做的動作便是數(shù)據(jù)的輸入了?？赡苡腥瞬唤?，數(shù)據(jù)輸入這么簡單為什么還要講解？因為這次要講的主要是數(shù)據(jù)輸入中的兩個功能：數(shù)據(jù)有效性和選擇性粘貼。

首先，我們先來看如圖所示所示的工具欄中“數(shù)據(jù)〞下的“數(shù)據(jù)有效性〞。

為了保證填入Excel中數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性，我們可以利用“數(shù)據(jù)有效性〞使得數(shù)據(jù)在被輸入前就按照設(shè)定進(jìn)行輸入。我們可以使用“數(shù)據(jù)有效性〞限制單元格填入的內(nèi)容、格式、長度，還可以設(shè)置輸入提示，來幫忙我們降低輸入數(shù)據(jù)時因粗心或手誤產(chǎn)生的錯誤。

這里可以舉個例子幫忙大家了解更分明：假如要輸很多人的身份證號碼，但是由于目前二代身份證號碼是18位，這串?dāng)?shù)字便顯得又長又相似，很有可能會多打或者少打了一個數(shù)字，這時候可以按照如圖所示所示中的四個步驟來杜絕這個現(xiàn)象：

1〕選中對應(yīng)單元格，并在工具欄當(dāng)選擇“數(shù)據(jù)〞下的“數(shù)據(jù)有效性〞；

2〕在“允許〞的下拉選項當(dāng)選擇“文本長度〞；

3〕在“數(shù)據(jù)〞的下拉選項當(dāng)選擇“等于〞；

4〕在“長度〞的下拉選項當(dāng)選擇“18〞，即可。

則當(dāng)輸入單元格內(nèi)的數(shù)字不滿足18位的長度時，便會有錯誤提示框出現(xiàn)。

接著，便是大家可能常會接觸到的“選擇性粘貼〞。很多人習(xí)慣了使用快捷鍵“Ctrl+C〞和“Ctrl+V〞來進(jìn)行復(fù)制與拷貝，但是使用粘貼快捷鍵“Ctrl+V〞很有可能粘貼過來的是錯誤的版本，而真正需要粘貼的可能是能直接與當(dāng)前格式保持一致的，或者是能保存之前列寬、公式和數(shù)字格式等內(nèi)容的版本，這時候就需要用到右鍵的“選擇性粘貼〞來進(jìn)行具體的安頓。

在輸入完數(shù)據(jù)后，我們還經(jīng)常需要進(jìn)行格式的調(diào)整和函數(shù)的計算來完善整個表。接下來，我們一起來看一下關(guān)于格式與函數(shù)方面的功能。

02

格式與函數(shù)

我們常常會用到格式與函數(shù)來幫忙我們?nèi)ブ谱鞅砀?，其中，格式主要是指?shù)值和文本之間的相互轉(zhuǎn)換，而函數(shù)那么是用來幫忙我們提高對表格內(nèi)數(shù)字計算的便捷度。

首先，我們來看格式。格式是指對工作簿、工作表以及單元格的設(shè)置，比方頁面范圍，單元格格式等，其最常見的就是數(shù)值和文本之間的相互轉(zhuǎn)換，比方日期和貨幣。操作辦法也很簡單，只需要選中對應(yīng)的單元格，右鍵“設(shè)置單元格格式〞，在“數(shù)字〞欄目下的“分類〞當(dāng)選擇相對應(yīng)想設(shè)置的類別即可。

而函數(shù)其實就是對數(shù)據(jù)的設(shè)置，比方計算，判斷，查詢等，這里主要講搜尋函數(shù)的辦法。如圖所示所示，搜尋函數(shù)共有三個步驟：

1〕在工具欄當(dāng)選擇“公式〞欄目，點(diǎn)擊函數(shù)按鈕“fx插入函數(shù)〞；

2〕在“查找函數(shù)〞下的空格內(nèi)填入關(guān)鍵字，比方求和；

3〕在下方“選擇函數(shù)〞中就可以選擇系統(tǒng)給你推薦的函數(shù)種類，點(diǎn)擊函數(shù)還能在下方看到對此函數(shù)的解釋。

除了通過熟練運(yùn)用格式與函數(shù)的調(diào)整來完善表格，我們還得為其做一些圖表使梳理完后的表格能被更快理解與分析，比方餅狀圖，柱狀圖等，接下來凌佳佳將會帶大家認(rèn)識一下數(shù)據(jù)透視表。

03

數(shù)據(jù)透視表

表格的最終形態(tài)其實就是可視化圖表，這可以使得一份繁復(fù)的表格能通過清晰的圖表樣式呈現(xiàn)，我們今天就來講講其中的數(shù)據(jù)透視表。

數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計算，如求和與計數(shù)等，所進(jìn)行的計算與數(shù)據(jù)跟數(shù)據(jù)透視表中的排列有關(guān)，每一次改變版面布置時，數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)。而要做出一張數(shù)據(jù)透視表還須進(jìn)行如圖所示所示的三個步驟：

1〕在Excel里選中相對應(yīng)的表格范圍；

2〕點(diǎn)擊工具欄中“插入〞下的“數(shù)據(jù)透視表〞并點(diǎn)擊“確定〞；

3〕在右側(cè)跳出的菜單“分析〞當(dāng)選擇自己所需要的維度。

就這樣，一張數(shù)據(jù)透視表便完成了。

大多數(shù)Excel的使用者或多或少都會遇到以上三個方面的問題。一張