公司行管文件發(fā)文管理制度

行管文件發(fā)文管理制度第一章總則一、為規(guī)范公司行管文件發(fā)文，進一步提高行政管理類文件建設(shè)的科學(xué)性及有效性，特制定本制度。二、本制度所稱行管文件，是指公司各部門在職責(zé)范圍內(nèi)依照本制度制定的具有約束力的規(guī)范性文件。三、本制度中的行管文件分為通知、規(guī)定、辦法、制度四種文件。（一）、通知是指向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。在本公司通知用于受文對象在單個部門、多個部門或全公司的范圍。（二）、規(guī)定指針對某一具體事物做出關(guān)于方式、方法或數(shù)量、質(zhì)量的要求；在本公司規(guī)定受文對象在單個部門內(nèi)部的范圍（三）、辦法指針對某一項工作或問題提出具體做法和要求的文件，辦法可以包含規(guī)定，但規(guī)定不能包含辦法，規(guī)定及辦法可以是臨時性的，如暫行規(guī)定、試行辦法等；在本公司辦法用于受文對象在多個部門或全公司的范圍。（四）、制度指長期要求大家共同遵守的辦事標準或行為準則。制度可以包含辦法，但辦法不能包含制度。在本公司制度用于受文對象在多個部門或全公司的范圍。四、行管文件正式發(fā)布前需經(jīng)過：起草、審核、會簽、合法性審查、修訂、審批等程序。第二章起草一、公司行管文件建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和政策規(guī)定，并通過公司法務(wù)進行合法性審查。二、公司行管文件建設(shè)應(yīng)當(dāng)切實保障公司、員工及相關(guān)利益者的合法權(quán)益，體現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀，實事求是地規(guī)范公司經(jīng)營管理行為，促進公司各項工作向科學(xué)、規(guī)范、高效轉(zhuǎn)變。三、行管文件撰寫人應(yīng)按如下規(guī)范起草文件送審稿：（一）、行管文件抬頭標題下方應(yīng)填寫送審稿抬頭信息；（二）、行管文件編號規(guī)則為：公司及部門字母簡寫-年號-XG/文件序號-文件版本修訂號。（XG指行管類）1、格式中，年號為四位年份號，部門字母簡寫，具體如下：發(fā)文部門規(guī)范簡稱字母簡寫總經(jīng)辦（含公司各委員會）總Z系統(tǒng)集成部系統(tǒng)XT市場部市場SC物資保障部物資WZ質(zhì)量部質(zhì)量ZL運營計劃部運營YY創(chuàng)新研究院創(chuàng)新CX安全保衛(wèi)部安保AB行政辦行政XZ人力資源部人力RL財務(wù)部財務(wù)CW2、文件序號為文件的流水號，其中-1××為通知流水號，-2××為制度流水號，-3××為辦法流水號，-4××為規(guī)定流水號3、文件版本修訂號中，版本號以大寫字母從A、B、C、D…Z的順序表示同一年度第幾次發(fā)布，數(shù)字表示正式發(fā)布前送審的修訂次數(shù)。（三）、字體規(guī)定：1、抬頭標題：宋體黑色四號字加粗；2、送審稿抬頭檔案信息：黑體黑色小五號字；3、文件正文：宋體黑色五號字；條目章節(jié)序號需加粗；4、文件頁眉：左上角統(tǒng)一高0.5厘米企業(yè)LOGO，右側(cè)行管文件編號黑體黑色小五號字5、文件頁腳：黑體黑色小五號字；四、行管文件用語應(yīng)當(dāng)準確簡潔，條文內(nèi)容明確、具體、無歧義，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短具有可操作性。五、列入年度建設(shè)計劃的行管文件，由相應(yīng)職能委員會或部門負責(zé)起草或修訂。起草或修訂過程中應(yīng)廣泛征求意見，征求意見由起草委員會或部門組織。尤其有關(guān)酬勞、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、員工培訓(xùn)、勞動紀律等涉及員工切身利益的文件，應(yīng)當(dāng)充分征求職工代表意見后，再寫入文件條款。第三章審核一、部門起草的文件，須撰寫人須將送審稿及“送審意見會簽表”（詳見附樣表一）提交給所在二級部門的負責(zé)人審核；委員會起草的文件，須撰寫人須將送審稿及“送審意見會簽表”提交給所在委員會組長審核；審核流程如下：（一）、是否與有關(guān)規(guī)定、辦法、制度相協(xié)調(diào)銜接；（二）、是否目的明確，各條款切實可行；（三）、是否深入征求有關(guān)部門或員工意見；（四）、對送審稿無異議且符合本制度第二章的規(guī)定的，在“送審意見會簽表”審核意見一欄中提出“同意”意見；（五）、對送審稿有異議或不符合本制度第二章規(guī)定的，在“送審意見會簽表”審核意見一欄中提出修改意見；（六）、部門起草的送審稿內(nèi)容涉及多個部門的，撰寫人需將送審稿送至相關(guān)二級部門負責(zé)人會簽；并將所有會簽人姓名填入送審稿抬頭檔案信息中的審核人一欄；二、二級部門負責(zé)人經(jīng)審閱后在5個工作日內(nèi)向撰寫人反饋審核意見；撰寫人應(yīng)按照二級部門負責(zé)人的審核意見，對行管文件送審稿進行修改，修改完成后再次送交所在二級部門負責(zé)人審核，直至通過。三、通過審核的行管文件，由撰寫人或?qū)徍巳怂徒还痉▌?wù)進行合法性審查。通過合法性審查后僅涉及單個部門內(nèi)部的通知、規(guī)定，可在部門內(nèi)部直接發(fā)布。第四章審批一、部門起草的文件發(fā)文范圍涉及兩個或兩個以上部門的通知、辦法、制度在通過審核及合法性審查后，由撰寫人或?qū)徍巳藢⑺蛯徃寮啊八蛯徱庖姇灡怼保ㄔ斠姌颖硪唬┨峤唤o分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批；委員會起草的文件通過審核和合法性審查后，由撰寫人或?qū)徍巳藢⑺蛯徃寮啊八蛯徱庖姇灡怼保ㄔ斠姌颖硪唬┨峤唤o委員會主任審批；審批流程如下：（一）、對送審稿無異議且送審稿符合本制度中第三章規(guī)定的，在“送審意見會簽表”審批意見一欄中提出“同意”意見。（二）、對送審稿有異議或送審稿不符合本制度中第三章規(guī)定的，在“送審意見會簽表”審批意見一欄中提出修改意見；（三）、對于相關(guān)人員對主要內(nèi)容存在較大爭議或沒有征求主要相關(guān)人員審核意見的，提出補辦意見；（四）、有關(guān)內(nèi)容涉及重大事宜的，需通過審議會研究審批的，應(yīng)邀請相關(guān)人員參與審議會決定審批意見或?qū)⑺蛯徃灏l(fā)送有關(guān)部門和職工代表再次征求意見。二、審批人經(jīng)審閱后在10個工作日內(nèi)向撰寫人反饋審批意見；撰寫人應(yīng)按照審批意見，對文件送審稿進行修改，修改完成后再次按本制度第三章及本章條款提交審核、審批，直至通過才可發(fā)布。第五章發(fā)文一、對于僅涉及單個部門內(nèi)部的通知、規(guī)定，通過審核及法務(wù)合法性審查后，可在該部門內(nèi)部發(fā)布；涉及兩個或兩個以上部門的通知、辦法、制度通過審批后，由起草部門或委員會將送審稿抬頭檔案信息填寫完整并送交行政辦發(fā)文。二、發(fā)文可直接用送審稿格式發(fā)布，涉及兩個或兩個以上部門的通知、辦法、制度也可選用紅色文頭發(fā)文格式發(fā)布，紅色文頭格式規(guī)范如下（詳見附樣表六）：（一）、紅色文頭：公司全稱黑體紅色小初號字加粗。（二）、發(fā)文號：紅頭文頭標題下方居中，黑體黑色五號字，格式：××（××××）×××號1、格式中，××為發(fā)文部門規(guī)范簡稱；2、格式中，（××××）為所發(fā)文件的年份號。3、格式中，×××號為年度該部門所發(fā)文件的流水號，其中-1××為通知流水號，-2××為制度流水號，-3××為辦法流水號，-4××為規(guī)定流水號（三）文件正文：宋體黑色四號字；條目章節(jié)序號需加粗（四）發(fā)文紙張一般采用A4紙；面頁設(shè)置：上頁邊距2.0CM、下頁邊距1.5CM、左頁邊距2.0CM、右頁邊距1.5CM。電子發(fā)文統(tǒng)一以PDF文件格式發(fā)送。三、發(fā)文部門或發(fā)文委員會要指定專人做好文件歸檔工作，對于電子文檔應(yīng)分年度建立文件夾，并按所發(fā)文件的文件編號建立電子文檔；對于所有發(fā)放文件應(yīng)保存一份書面文檔，于每個年度結(jié)束時按順序裝訂存檔。四、行管文件發(fā)布后，相關(guān)部門負責(zé)組織學(xué)習(xí)，并貫徹。相關(guān)部門負責(zé)人對文件執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查、評估，并及時向上一級領(lǐng)導(dǎo)反饋執(zhí)行效果。五、行管文件發(fā)布后由起草部門或委員會負責(zé)最終解釋。第六章修改一、公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各委員會、各部門負責(zé)人根據(jù)對相關(guān)規(guī)定、辦法、制度的執(zhí)行情況進行分析，實時根據(jù)公司發(fā)展情況提出修改建議。二、相應(yīng)人員接到修改意見后根據(jù)實際情況組織修改，修改后按本制度第三章、第四章條款提交審核、審批。三、修改后的送審稿，須發(fā)布部門更新發(fā)布日期、版本、修訂號等信息，并注明廢止所替代的原文件名稱、版本、修訂號及發(fā)布日期。第七章廢止一、規(guī)定、辦法、制度發(fā)布注明廢止的文件為廢止文件，不再另行發(fā)布通知。二、僅涉及單個部門內(nèi)部發(fā)布的規(guī)定可由所在二級部門負責(zé)人自行決定是否廢止，如廢止通過發(fā)布通知予以廢止。三、辦法、制度在公司實際運營中超過兩年以上未執(zhí)行的，由起草部門或委員會向行政辦提出申請廢止，行政辦報分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理意見后決定是否廢止，如廢止通過發(fā)布通知予以廢止。第八章附則一、公司各委員會、各部門行管文件建設(shè)程序參照本制度執(zhí)行，具體格式可參照本制度附樣表二、三、四、五、六，由各委員會、各部門內(nèi)部制定相關(guān)工作計劃。二、本制度自2017年9月1日起執(zhí)行，原相關(guān)文件在本制度執(zhí)行之日起廢止。行管文件發(fā)文流程圖：撰寫人起草攜送審搞及送審意見會簽表總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批未通過審查，退回部門修改通過審核，起草部門送法務(wù)審查未通過審核，退撰寫人修改撰寫人起草攜送審搞及送審意見會簽表總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批未通過審查，退回部門修改通過審核，起草部門送法務(wù)審查未通過審核，退撰寫人修改未通過審批，未通過審批，退部門修改發(fā)文范圍的二級部門負責(zé)人發(fā)文范圍的二級部門負責(zé)人審核會簽會通過審批，起草部門送行政辦通過審查，發(fā)文范圍涉及多部門通過審批，起草部門送行政辦通過審查，發(fā)文范圍涉及多部門法務(wù)法務(wù)合法性審查行政辦發(fā)文通過審查，發(fā)文范圍僅本部門通過審查，發(fā)文范圍僅本部門撰寫人所在二級部門負責(zé)人撰寫人所在二級部門負責(zé)人發(fā)文附樣表一：送審意見會簽表文件名稱送審日期撰寫人起草部門送審類型起草修訂審核意見涉及部門負責(zé)人或委員會組長意見會簽：合法性審查法務(wù)審查人：日期：年月日審批意見附樣表二：通知的參考格式關(guān)于××××××的通知（通知送審稿標題）編號：××-××××-XG/1××版本/修訂：×/×計劃發(fā)布日期：yyyy-mm-dd附件數(shù)：×撰寫人：審核人：審批人：密級：一般/秘密/機密發(fā)文范圍：1、（具體內(nèi)容條目）2、（具體內(nèi)容條目）（1）、、、（2）、3.（具體內(nèi)容條目）3.13.1.13.1.23.2說明：通知知是指向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。在本公司通知用于受文對象在單個部門、多個部門或全公司的范圍。附樣表三：規(guī)定的參考格式關(guān)于××××××的規(guī)定（規(guī)定送審稿標題）編號：××-××××-XG/4××版本/修訂：×/×計劃發(fā)布日期：yyyy-mm-dd附件數(shù)：×撰寫人：審核人：審批人：密級：一般/秘密/機密發(fā)文范圍：1．（目的）2．（適用范圍）2.12.1.13.（具體內(nèi)容條目）3.13.1.13.1.23.24.4.14.24.2.14.2.1.14.2.1.24.2.24.3……X．本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行，原《××××××》，版本/修訂號：×/×，自本規(guī)定執(zhí)行之日起廢止。說明：規(guī)定指針對某一具體事物做出關(guān)于方式、方法或數(shù)量、質(zhì)量的要求。規(guī)定可以是長期的也可以是臨時性的，如暫行規(guī)定，但規(guī)定中不能包含辦法和制度在本公司規(guī)定受文對象在單個部門內(nèi)部的范圍，不可針對多個部門或者全公司的目的：主要針對辦法出臺的原因、原則、預(yù)期的效果進行簡單描述適用范圍：對辦法的適用條件、對象、場所等進行描述；具體內(nèi)容是從不同角度對規(guī)定的各項具體條款進行描述，如每一條有多層級時，請參考以上格式排序。附樣表四：辦法的參考格式××××××辦法（辦法送審稿標題）編號：××-××××-XG/3××版本/修訂：×/×計劃發(fā)布日期：yyyy-mm-dd附件數(shù)：×撰寫人：審核人：審批人：密級：一般/秘密/機密發(fā)文范圍：1．（目的）2．（適用范圍）2.12.1.13.（具體內(nèi)容條目）3.13.1.13.1.23.24.4.14.24.2.14.2.1.14.2.1.24.2.24.3……X．本辦法自××××年××月××日起執(zhí)行，原《××××××》，版本/修訂號：×/×，自本辦法執(zhí)行之日起廢止。說明：辦法指針對某一項工作或問題提出具體做法和要求的文件辦法可以是長期的也可以是臨時性的，如試行辦法，辦法中可以包含規(guī)定，但不能包含制度在本公司辦法用于受文對象在多個部門或全公司的范圍目的：主要針對辦法出臺的原因、原則、預(yù)期的效果進行簡單描述適用范圍：對辦法的適用條件、對象、場所等進行描述；從“3”條開始為具體內(nèi)容，是從不同角度對辦法的各項具體條款進行描述，如每一條有多層級時，請參考以上格式排序。附樣表五：制度的參考格式××××××制度（制度送審稿標題）編號：××-××××-XG/2××版本/修訂：×/×計劃發(fā)布日期：yyyy-mm-dd附件數(shù)：×撰寫人：審核人：審批人：密級：一般/秘密/機密發(fā)文范圍：總則一、二、……（具體內(nèi)容）一、二、（一）、1、（1）、、、（2）、三、……第×章附則X．本制度自××××年××月××日起執(zhí)行，原《××××××》，版本/修訂號：×/×，自本制度執(zhí)行之日起廢止。說明：制度指長期要求大家共同遵守的辦事標準或行為準則，制度可以包含辦法和規(guī)定在本公司制度用于受文對象在多個部門或全公司的范