合同檔案管理（合集5篇）

12/12合同檔案管理（合集5篇）

合同檔案管理第1篇為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。

1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

3、檔案的查閱：

任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。

公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

4、檔案的保護：

查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。

嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。

微機室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名的檔案資料打印、拷貝或復(fù)印。否則，對責(zé)任人每次罰款200元。

任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當(dāng)事人罰款200元XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

5、公司購買設(shè)備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請購買的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。

6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款100010000元，并承擔(dān)公司一切損失。

7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。

8、檔案管理員每年12月份對公司上年度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

合同檔案管理第2篇公司為進一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

三、合同檔案管理原則

1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的采購、銷售均須訂立合同。

2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

3、銷售部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務(wù)合同文檔。

四、合同章管理原則

1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷售部。

2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

3、各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)人員用章時應(yīng)填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。

五、合同文檔的管理要求

1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。

五、附則：

1、本制度自審批通過之日起實施。

2、本制度由銷售部負(fù)責(zé)解釋。

六、附件：《合同檔案登記表》

合同檔案管理第3篇為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。

1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

3、檔案的查閱：

任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。

公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

4、檔案的保護：

查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。

嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。

微機室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名的檔案資料打印、拷貝或復(fù)印。否則，對責(zé)任人每次罰款200元。

任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當(dāng)事人罰款200元XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

5、公司購買設(shè)備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請購買的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。

6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款100010000元，并承擔(dān)公司一切損失。

7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。

8、檔案管理員每年12月份對公司上年度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

合同檔案管理第4篇為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

二、檔案資料管理原則

1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。①招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理；②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

2、原則上所有原件只作存檔，不予外借；

3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

4、各項目部應(yīng)及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

三、檔案資料的移交

1、工程項目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查；投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

2、工程項目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔；項目部及成本部分別留存影印件備查。

3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔；項目部留存影印件備查。

5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

四、檔案資料的管理辦法

1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件；確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。

7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

合同檔案管理第5篇為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

二、檔案資料管理原則

1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。①招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理;②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

4、各項目部應(yīng)及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

三、檔案資料的移交

1、工程項目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

2、工程項目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

3、工程項目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

4、竣工報告、消防驗收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

四、檔案資料的管理辦法

1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統(tǒng)計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須