公司郵件、快遞管理辦法1

目的為了規(guī)范郵件、快遞的收發(fā)業(yè)務(wù)管理,合理的控制物流成本，方便公司文件及物品快速送達，提高辦公效率，明確責任，特制定本辦法。適用范圍公司員工因工作需要，向外部寄送文件、資料、樣板、貨物以及其他物品等的快遞物品管理。職責與分工各部門負責本部門的快遞收、發(fā)及賬務(wù)管理工作。行政管理部負責月底賬務(wù)匯總及報賬工33 財務(wù)資產(chǎn)部負責快遞費用審核檢查。由公司門衛(wèi)室負責簽收的快遞，門衛(wèi)負責保管。寄件流程準備寄件物品→選擇快遞公司→填寫快遞單→包裝→寄送→保存單據(jù)流程說明5。1 準備寄件物品信息：仔細核對所寄物品。品的性質(zhì)與緊急程度、合理、準備地選擇性價比高的快遞公司（聯(lián)系方式：見附件。填寫快遞單:用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料（如收件人、收件人地址、聯(lián)系電話、寄件人、寄件人地址等上部門，以便核對。包裝：根據(jù)所寄物品的類型，按照快遞物品包裝要求進行包裝。如文件類的物品，放入快件袋即可；易碎物品，要用柔軟的物料包裹好，再放入快遞箱，若物品不止一件，還要分別用海綿、瓦楞紙等物包扎；貴重物品,要裝箱外再用堅韌的紙或者用布包裝。寄送：寄件人將包裝好的快遞交給提前聯(lián)系好的快遞員寄出。.寄件相關(guān)規(guī)定6。1所有需寄出的快遞由本部門自行負責。6。2物品分類：普通件（如資料、票據(jù)、普通文件、普通樣品與配件、一般物品等；緊急件（);貴重件（(價值500上、重要資料、文件（如證件）等超重件（1KG的物品）.6.3 :郵政或申通（以平信方式郵寄；緊急件：順風快遞或EM；貴重件：郵政:郵政收件相關(guān)規(guī)定7。1所有外來快遞原則上由收件人本人到門衛(wèi)室簽字接收,郵遞員不允許進入公司內(nèi)部，若收件人不在，可電話通知本部門其他人員代為簽收.7。2如遇周六、周日、下班時間或節(jié)假日期間，除貴重物品、公司私密文件外，不需支付到付快遞費的收件，可由公司門衛(wèi)室人員代為簽收，需要支付到付快遞費的收件，應及時聯(lián)系收件人或收件部門簽收。7。3門衛(wèi)室代為簽收的所有快遞，必須在《快遞接收登記?。?）上登記，并在門衛(wèi)室門口小黑板上公布收件人姓名，由收件人本人到門衛(wèi)室簽字領(lǐng)取。7。4門衛(wèi)室代為簽收的所有快遞,門衛(wèi)要檢查有無開封、損壞現(xiàn)象,如有開封、損壞，門衛(wèi)負責通知快遞接受部門或接收人，部門指派人員到門衛(wèi)室查收，部門不派人或不收的函件按退回處理。7.5由門衛(wèi)室代為簽收的信件、包裹，在公布后五個工作日內(nèi)必須取走，超過五個工作日按退回處理.遺損件索賠寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）號報到主管領(lǐng)導，由主管領(lǐng)導與快遞公司跟進索賠，寄（收）件人須給予相82 各部門須對索賠件進行記錄，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺/損壞率評價快遞公司的服務(wù)水平。費用管理91 每月15—20號各部門與快遞公司核對業(yè)務(wù)明細，以月為單位，紙質(zhì)由部門負責人審核確認后與電子版一起，交行政管理部統(tǒng)一匯總核算、報銷費用。9。2 行政內(nèi)勤收到各部門的快遞費用明細后,檢查質(zhì)版與電子版是否一致，部門負責人是否審核確認。行政內(nèi)勤核對無誤后，將匯總表按快遞公司劃分明細后發(fā)至財務(wù)部。9.3及各部門負責人審核確認過的紙質(zhì)版一起交由財務(wù)報銷本期快遞費用。94 快遞費用均掛到各部門管理成本，各部門負責人應做好此項費用成的年度費用預算支出95 對于每月快遞費過高的部門，部門負責人應進行分析，并制定整改施交總經(jīng)理確認后報審計監(jiān)察