會議接待流程

會議接待流程銷售員在獲取客戶在酒店舉辦會議的信息后，應(yīng)著手做以下工作：一、會議前：1、及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò):（1）清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時向部門經(jīng)理匯報情況，由部門經(jīng)理召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數(shù)量:在會議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房（在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間），當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向預(yù)定部發(fā)出預(yù)留場地及房間的預(yù)訂單。3、商談價格：當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應(yīng)和相關(guān)部門溝通對某些價格進(jìn)行調(diào)整及平衡，注意：價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向部門經(jīng)理請示。4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金：當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議定金；5、下發(fā)會議預(yù)訂單：簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會議接待通知單（結(jié)算方式，收費項目、聯(lián)系人和簽單人），經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案；并且需要在會議開始前提前查看會議室布置情況（會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏；二、會議中：1、在會期間，需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及酒店相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進(jìn)程；2、根據(jù)客人要求安排相應(yīng)服務(wù)員做好會前４０分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓；3、不定期到會場巡查，跟進(jìn)會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項；4、及時與相關(guān)部門落實當(dāng)天的帳務(wù)，最好銷售員自己留一份，方便會后與會務(wù)方負(fù)責(zé)人核對賬務(wù)及結(jié)賬。三、會議后：1、會議結(jié)賬：會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務(wù)必須經(jīng)過相應(yīng)銷售員保證，并上報部門經(jīng)理；2、會議送別：恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負(fù)責(zé)人，加深友情3、會議結(jié)束：會議結(jié)束，視需要召開此次會議的總結(jié)，分析會議接待的得失，并將