【企業(yè)內(nèi)部控制制度】01采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度

SHAPE東莞市凱金新能源科技股份有限公司采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度文件編號(hào)版本/版次頁(yè)次/總頁(yè) 6/6采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度編制：審核：批準(zhǔn)：201年月發(fā)布201年月實(shí)施東莞市凱金新能源科技股份有限公司文件更新一覽表版本更改原因更改頁(yè)碼更改單號(hào)實(shí)施日期修改人批準(zhǔn)人目的遵照國(guó)家政策、法規(guī)、技術(shù)性能要求對(duì)公司正常運(yùn)作所需物資及器件的采購(gòu)進(jìn)行控制，使公司采購(gòu)規(guī)范化、系統(tǒng)化，便于準(zhǔn)確及時(shí)將公司所需物資及器件適時(shí)、適量、適價(jià)、適質(zhì)、適地購(gòu)入。相關(guān)文件本制度與《采購(gòu)控制程序》《供應(yīng)商管理制度》《供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書》（見(jiàn)本制度附件）共同規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程的工作，使用人務(wù)必同時(shí)熟讀附件文件中對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施要求。適用范圍本程序適用于原、輔材料、石墨化回料、設(shè)備和備品備件、勞保用品、辦公用品等日常所需零件物資和服務(wù)的采購(gòu)管理。作業(yè)程序采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)計(jì)劃制定及審批工作流程，參見(jiàn)《采購(gòu)控制程序》（CX-08）中的5.1條款要求。采購(gòu)計(jì)劃過(guò)程中產(chǎn)生的月度物料需求計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃、物料請(qǐng)購(gòu)單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。主要原、輔材料申購(gòu)主要原、輔材料采購(gòu)的申請(qǐng)及審批工作流程，參見(jiàn)《采購(gòu)控制程序》（CX-08）中的5.2條款要求。主要原、輔材料采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的合格供方名錄、供應(yīng)商代碼表等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。設(shè)備、備品備件及低值易耗品申購(gòu)設(shè)備、備品備件及低值易耗品采購(gòu)的申請(qǐng)及審批工作流程，參見(jiàn)《采購(gòu)控制程序》（CX-08）中的5.3條款要求。設(shè)備、備品備件及低值易耗品采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的物料請(qǐng)購(gòu)單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。采購(gòu)詢價(jià)及貨源、合同/訂單訂立程序采購(gòu)合同訂立及審核工作流程，參見(jiàn)《采購(gòu)控制程序》（CX-08）中的5.5條款要求。采購(gòu)合同訂立及審核過(guò)程中產(chǎn)生的采購(gòu)合同審批表、供應(yīng)商詢價(jià)記錄及推薦審批表、采購(gòu)合同會(huì)簽等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。原則上所有采購(gòu)均需簽訂《采購(gòu)合同》，由于備品備件的采購(gòu)過(guò)于零散，但單筆備品備件采購(gòu)額超過(guò)人民幣伍仟元的，都應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同；對(duì)于超過(guò)伍仟元但特殊原因不能簽訂采購(gòu)合同的，由采購(gòu)部經(jīng)理提出無(wú)需簽訂采購(gòu)合同的《申請(qǐng)報(bào)告》，交財(cái)務(wù)總監(jiān)、公司領(lǐng)導(dǎo)層分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于已經(jīng)簽訂框架采購(gòu)合同的采購(gòu)，每次采購(gòu)業(yè)務(wù)必須填制《采購(gòu)訂單》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)層分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后，由采購(gòu)部經(jīng)理與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)訂單。采購(gòu)合同/訂單的跟進(jìn)及交付采購(gòu)合同/訂單的跟進(jìn)及交付工作流程，參見(jiàn)《采購(gòu)控制程序》（CX-08）中的5.6條款要求。采購(gòu)合同/訂單跟進(jìn)及交付工作過(guò)程中產(chǎn)生的物料到貨跟進(jìn)表、采購(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、到貨通知單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。入庫(kù)/退貨管理采購(gòu)入庫(kù)/退貨工作流程，參見(jiàn)《物料收貨管理程序》4.1-4.4條款要求、《采購(gòu)控制程序》（CX-08）中的5.8條款。采購(gòu)入庫(kù)/退貨工作過(guò)程中產(chǎn)生的不合格品報(bào)告單、物料不良改善通知單等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。到貨前，采購(gòu)部需及時(shí)將采購(gòu)供應(yīng)商、物料名稱、單位、數(shù)量以及到貨日期通知倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)完成后，倉(cāng)管員應(yīng)及時(shí)將《入庫(kù)單》、供應(yīng)商《送貨單》分別給到采購(gòu)部采購(gòu)專員和財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)。采購(gòu)部采購(gòu)專員根據(jù)收到的《入庫(kù)單》、供應(yīng)商《送貨單》核對(duì)采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同，核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)登記采購(gòu)入庫(kù)明細(xì)登記表，注明入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱、品名、數(shù)量、單價(jià)、金額等，并將信息與財(cái)務(wù)部及時(shí)共享。采購(gòu)對(duì)賬與付款每月月初5號(hào)前，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商結(jié)款期限編制本月《采購(gòu)付款計(jì)劃》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人。每月月初5號(hào)前，要求供應(yīng)商編制上月采購(gòu)貨款對(duì)賬單，加蓋供應(yīng)商公章或財(cái)務(wù)專用章，交給采購(gòu)部；對(duì)賬單內(nèi)容包括：供應(yīng)商名稱、來(lái)貨日期、物料名稱、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、本年累計(jì)發(fā)生額等。采購(gòu)部負(fù)責(zé)人根據(jù)入庫(kù)單、送貨單核對(duì)供應(yīng)商交來(lái)的對(duì)賬單明細(xì)，核對(duì)無(wú)誤后，在對(duì)賬單上簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會(huì)計(jì)。財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會(huì)計(jì)核對(duì)無(wú)誤后，對(duì)賬單上簽字蓋章確認(rèn)，并給回采購(gòu)部負(fù)責(zé)人并回傳供應(yīng)商。財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會(huì)計(jì)與采購(gòu)部負(fù)責(zé)人核對(duì)無(wú)誤后，通知供應(yīng)商開具發(fā)票。采購(gòu)部負(fù)責(zé)人收到發(fā)票后，在采購(gòu)入庫(kù)明細(xì)登記表中核對(duì)對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單，并在相應(yīng)的入庫(kù)單明細(xì)后注明發(fā)票號(hào)，同時(shí)，復(fù)印一份發(fā)票的發(fā)票聯(lián)留存，并將發(fā)票聯(lián)與抵扣聯(lián)交給財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會(huì)計(jì)，同時(shí)采購(gòu)部應(yīng)建立發(fā)票登記簿，記錄采購(gòu)部門發(fā)票遞交情況。供應(yīng)商月結(jié)期到期后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人填寫《支付申請(qǐng)單》，后附對(duì)賬單、入庫(kù)單、送貨單以及發(fā)票復(fù)印件，臨時(shí)采購(gòu)另需《申請(qǐng)報(bào)告》與《采購(gòu)合同》，簽訂框架合同的供應(yīng)商貨款需另需《采購(gòu)訂單》；《支付申請(qǐng)單》申請(qǐng)單填寫完成后，交給采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)中心應(yīng)付會(huì)計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心《費(fèi)用報(bào)銷與付款制度》的相關(guān)程序進(jìn)行付款。對(duì)于需要預(yù)付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，填寫《支付申請(qǐng)單》并后附《采購(gòu)合同》與《申請(qǐng)報(bào)告》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交應(yīng)付會(huì)計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心《費(fèi)用報(bào)銷與付款制度》的相關(guān)程序進(jìn)行付款。對(duì)于貨到付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，由采購(gòu)負(fù)責(zé)人填寫《支付申請(qǐng)單》并后附《采購(gòu)合同》、《入庫(kù)單》、《送貨單》與發(fā)票，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核，轉(zhuǎn)交應(yīng)付會(huì)計(jì)復(fù)核，根據(jù)財(cái)務(wù)中心《費(fèi)用報(bào)銷與付款制度》的相關(guān)程序進(jìn)行付款。供應(yīng)商管理供應(yīng)商管理工作流程，參見(jiàn)《供應(yīng)商管理制度》（CG-01）中的4.1-4.9條款要求。供應(yīng)商管理工作過(guò)程中產(chǎn)生的合格供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商評(píng)估表等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。供應(yīng)商新增供應(yīng)商開發(fā)工作流程，參見(jiàn)《供應(yīng)商開發(fā)工作指導(dǎo)書》（CG-03）中的4.1-4.6條款要求。供應(yīng)商開發(fā)工作過(guò)程中產(chǎn)生的合格供應(yīng)商名錄、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商評(píng)估表、樣品測(cè)試等文件，應(yīng)按照上述條款要求進(jìn)行審批，且留下審批記錄。監(jiān)督及檢查本制度經(jīng)審批并實(shí)施的當(dāng)日起，未按本制度要求進(jìn)行執(zhí)行造成經(jīng)濟(jì)損失的，現(xiàn)5.2款所述情形的，根據(jù)造成的影響及損失分別采取以下處理措施：造成公司重大損失以及構(gòu)成違法行為的，由公司向司法機(jī)關(guān)提起訴訟，追究其法律責(zé)任，由其承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；對(duì)公司造成損失但不構(gòu)成違法的，由責(zé)任人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并列入當(dāng)期績(jī)效考核；未做成損失且未構(gòu)成違法的，列入當(dāng)期績(jī)效考核。違規(guī)情形包括：工作瀆職造成公司損失或影響公司正常運(yùn)作的；采購(gòu)人員以采購(gòu)回扣、禮品等方式為供應(yīng)商提供從便利，造成公司損失或影響正常生產(chǎn)的；未及時(shí)提交采購(gòu)計(jì)劃、提交的采購(gòu)計(jì)劃明顯不合理以及未按本制度提交審批的；未按規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)詢價(jià)或采購(gòu)詢價(jià)未保留詢價(jià)記錄的；采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單未按規(guī)定進(jìn)行審批的；采購(gòu)合同、訂單未建立臺(tái)賬、臺(tái)賬不完整或者未按