綜合臺(tái)帳管理制度

綜合臺(tái)帳管理制度綜合臺(tái)帳管理制度第一章總則第一條、為提高企業(yè)管理水平，建立科學(xué)規(guī)范的臺(tái)賬管理機(jī)制，保證臺(tái)賬資料完整、統(tǒng)一，提高綜合臺(tái)賬的利用效率，根據(jù)公司經(jīng)理辦公會(huì)關(guān)于在全公司推行臺(tái)賬管理的有關(guān)精神制定本制度。第二條、臺(tái)賬管理的基本要求是注重實(shí)用、內(nèi)容完整、簡(jiǎn)明扼要。具體要求是工作任務(wù)量化，責(zé)任單位明確，時(shí)間節(jié)點(diǎn)具體，操作簡(jiǎn)單容易。第三條、綜合臺(tái)賬包括合同管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收應(yīng)付款管理等第四條、各公司辦公室、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)綜合臺(tái)賬的編制、匯總、反饋工作。在臺(tái)帳資料的記錄、整理和積累過(guò)程中起到自我督促、強(qiáng)化管理的作用。第五條、臺(tái)賬運(yùn)作程序：（一）臺(tái)賬建立。各部門(mén)根據(jù)公司提供的臺(tái)賬模板建立相應(yīng)的本部門(mén)工作臺(tái)賬，全面推行臺(tái)賬管理。（二）臺(tái)賬督查。按職責(zé)分工對(duì)臺(tái)賬相關(guān)事項(xiàng)實(shí)行跟蹤督辦，周督辦、月提醒、季度檢查、半年點(diǎn)評(píng)、年終總結(jié)。對(duì)重要工作、重點(diǎn)工程、重點(diǎn)項(xiàng)目，適時(shí)組織相關(guān)部門(mén)開(kāi)展聯(lián)合督查，及時(shí)公開(kāi)督查結(jié)果。（三）臺(tái)賬反饋。按職責(zé)分工對(duì)臺(tái)賬相關(guān)工作進(jìn)展情況按月進(jìn)行登記，并進(jìn)行結(jié)果認(rèn)定。每月5日前將結(jié)果認(rèn)定情況匯總至綜合事業(yè)部。每個(gè)季度進(jìn)行一次通報(bào)。第二章合同臺(tái)賬管理制度第六條、凡以各公司或集團(tuán)名義簽訂的合同，均應(yīng)由專(zhuān)職或兼職合同管理人員依照本制度建立合同臺(tái)賬，并向公司綜合事業(yè)部備案。第七條、專(zhuān)職或兼職合同管理人員負(fù)責(zé)合同的分類(lèi)歸檔、臺(tái)賬的登記、資料的收集、保管等工作。同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)合同簽訂、履行進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量、價(jià)格、數(shù)量、交貨期等主要條款的實(shí)質(zhì)性變更情況，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),重要情況應(yīng)同時(shí)向有關(guān)部門(mén)通報(bào)。第八條、專(zhuān)職或兼職合同管理人員應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺(tái)賬，并對(duì)重大合同進(jìn)行備案審查。第九條、合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容： （一）合同名稱(chēng)；（二）合同主體；（三）合同內(nèi)容（含標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款或者酬金、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法及其它須注明的事項(xiàng)）；（四）合同履行情況（有無(wú)違約、爭(zhēng)議、訴訟等情況及合同履行完畢的時(shí)間）；（五）合同所附資料；（六）其它應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。第十條、合同臺(tái)帳應(yīng)附以下資料：1.合同正本或副本；2.對(duì)方《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》和資質(zhì)等級(jí)證明等資料的復(fù)印件；3.對(duì)方法定代表人身份證明和委托代理人授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證明；4.補(bǔ)充合同、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函電；5.有關(guān)的重要資料。第十一條、專(zhuān)職或兼職合同臺(tái)帳管理人員有權(quán)對(duì)合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤、資料不全、顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴(yán)重?fù)p害我方利益等問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。第十二條、使用或借用合同臺(tái)帳資料，應(yīng)當(dāng)辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應(yīng)妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將使用或借用的合同資料歸還合同臺(tái)帳管理人員。若違反前款規(guī)定給企業(yè)造成不良后果，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十三條、財(cái)務(wù)部門(mén)為合同金額的結(jié)算部門(mén)及控制部門(mén)（一）對(duì)涉及金額結(jié)算的合同應(yīng)嚴(yán)格按照合同的內(nèi)容及要求進(jìn)行結(jié)算，嚴(yán)禁沒(méi)有合同而向其它單位、個(gè)人等進(jìn)行付款。（二）對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督并嚴(yán)格按照實(shí)際履行情況和合同的內(nèi)容、條件進(jìn)行結(jié)算，對(duì)合同檔案進(jìn)行管理并建立相應(yīng)的合同臺(tái)帳。（三）凡不按合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款或付款手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕辦理。（四）付款或收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱(chēng)不一致的，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)要求承辦部門(mén)索要對(duì)方當(dāng)事人出具的相關(guān)證明。（五）與非法人單位或一人公司簽訂合同時(shí)，不得有預(yù)付款的約定；與法人單位簽訂合同原則上預(yù)付款、進(jìn)度款等標(biāo)的交付前支付的款項(xiàng)不得超過(guò)其注冊(cè)資本的30%。特殊情況應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或提供擔(dān)保。（六）對(duì)于下列合同須由對(duì)方提供不低于合同金額10%的履約保證金（現(xiàn)金、現(xiàn)金支票或者銀行履約保函形式）：1.大宗材料訂購(gòu)合同；2.大型工程合同；3.其它標(biāo)的金額較大、存在履約風(fēng)險(xiǎn)的合同。第十四條、合同管理中須注意的事項(xiàng)（一）各公司對(duì)外發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，除標(biāo)的額在3000元以下且能及時(shí)清結(jié)的外，均需簽訂書(shū)面合同；雖能及時(shí)清結(jié)，但屬批量交易、交易額較大或當(dāng)時(shí)難以檢測(cè)產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能，極易引起糾紛或潛在風(fēng)險(xiǎn)較大的交易也應(yīng)簽訂書(shū)面合同。集團(tuán)公司內(nèi)部經(jīng)濟(jì)往來(lái)亦應(yīng)簽訂合同。與合同有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的重要資料。（二）簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用政府相關(guān)部門(mén)、公司制定的統(tǒng)一合同文本或參照文本。具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，但我方至少留存三份，綜合事業(yè)部一份、各公司財(cái)務(wù)部門(mén)一份、承辦部門(mén)一份。（三）簽訂合同必須使用合同專(zhuān)用章。（四）法律規(guī)定需經(jīng)國(guó)家專(zhuān)門(mén)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同，合同簽訂后應(yīng)由承辦部門(mén)的承辦人辦理審批手續(xù)；凡是法律規(guī)定需經(jīng)國(guó)家專(zhuān)門(mén)機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)登記或備案的合同，必須向規(guī)定的機(jī)關(guān)申請(qǐng)登記或備案。（五）雙方對(duì)合同達(dá)成一致意見(jiàn)后，由對(duì)方先蓋章，然后由合同承辦人到綜合事業(yè)部辦理合同審批表并加蓋合同章。（六）未經(jīng)批準(zhǔn)不得先發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為后簽訂合同。因緊急情況確需后補(bǔ)合同的，應(yīng)在采購(gòu)行為發(fā)生前經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并在發(fā)生之日起5日內(nèi)出具書(shū)面說(shuō)明報(bào)公司總經(jīng)理批示，補(bǔ)辦合同審批手續(xù)。第十五條、專(zhuān)職或兼職合同管理人員應(yīng)做好簡(jiǎn)便有效的合同履行督促檢查工作，定期對(duì)到期合同的履行情況進(jìn)行檢查。每月5日之前將上月合同履行情況書(shū)面匯總并制定表格，報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及公司相關(guān)部門(mén)。第三章應(yīng)收賬款臺(tái)賬管理制度第十六條、應(yīng)收帳款管理目標(biāo)1．有效控制在途應(yīng)收帳款的額度，實(shí)現(xiàn)合理鋪貨，加快資金周轉(zhuǎn)。2．降低應(yīng)收帳款的管理成本，提高銷(xiāo)售利潤(rùn)。第十七條、應(yīng)收賬款的日常管理1．做好應(yīng)收帳款的日常記錄。2．做好客戶基本信息的收集（地址、電話、負(fù)責(zé)人、資金狀況、有關(guān)負(fù)債等情況，如本部人力有限則要求客戶親自填寫(xiě)）；法律憑證收集（要求一切原始憑證，主要是合同、退貨申請(qǐng)單等，因?yàn)樯婕耙院蠓杉m紛，要求銷(xiāo)售部門(mén)有一份留檔）。3．發(fā)貨之日起10日內(nèi)，及時(shí)做好發(fā)貨情況的核查工作，并做好臺(tái)帳記錄，月度歸檔管理。第十八條、業(yè)務(wù)人員應(yīng)建立銷(xiāo)售及應(yīng)收賬款的明細(xì)臺(tái)賬：（一）業(yè)務(wù)部門(mén)按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄應(yīng)收賬款基礎(chǔ)資料。包括每個(gè)客戶的客戶類(lèi)別、客戶名稱(chēng)及聯(lián)系資料、信用額度、信用期限、每筆業(yè)務(wù)的訂單編號(hào)、合同編號(hào)、經(jīng)辦人員、批準(zhǔn)人員，項(xiàng)目明細(xì)、產(chǎn)品明細(xì)、貨款明細(xì)、發(fā)貨單編號(hào)、貨物簽收情況、發(fā)票編號(hào)、貨款回籠情況和對(duì)賬、催收記錄以及上述相關(guān)發(fā)生日期等。（二）銷(xiāo)售及應(yīng)收賬款臺(tái)賬應(yīng)以數(shù)據(jù)庫(kù)格式或Excel表格格式建立。凡賬齡在30天以上的應(yīng)收賬款即登入臺(tái)賬。（三）應(yīng)收賬款臺(tái)賬，按客戶分類(lèi)管理，第十九條、業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)收賬款管理的責(zé)任（一）業(yè)務(wù)人員對(duì)其經(jīng)辦的應(yīng)收賬款全程負(fù)責(zé)，并對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)情況、催付能力進(jìn)行追蹤分析，及時(shí)了解客戶資金持有量與調(diào)劑程度，保證應(yīng)收賬款的回收。（二）業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款客戶分類(lèi)管理，賬期內(nèi)的應(yīng)收賬款應(yīng)在到期前30天及時(shí)提醒客戶按約付款，在到期前10天傳真提醒客戶按約付款；逾期的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)人員提交分析說(shuō)明及清收措施交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審閱，并向客戶寄、送催款書(shū)。（三）業(yè)務(wù)人員工作調(diào)動(dòng)，該銷(xiāo)售業(yè)務(wù)人員經(jīng)辦或接管的應(yīng)收賬款應(yīng)作為主要內(nèi)容逐筆進(jìn)行交接，后任業(yè)務(wù)人員必須接任應(yīng)收賬款清欠責(zé)任，發(fā)生逾期呆賬、壞賬的，應(yīng)根據(jù)具體情況同時(shí)追究前任、后任銷(xiāo)售人員的責(zé)任。（四）業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期與客戶對(duì)賬，對(duì)賬結(jié)果可使用詢證函或?qū)~確認(rèn)書(shū)加以確認(rèn)。詢證函或?qū)~確認(rèn)書(shū)應(yīng)由雙方蓋章，并及時(shí)交財(cái)務(wù)部門(mén)，確保債權(quán)明確有效。雙方對(duì)賬有問(wèn)題的，必要時(shí)由財(cái)務(wù)部門(mén)提供對(duì)賬支持，和業(yè)務(wù)人員共同與客戶對(duì)賬。第二十條、財(cái)務(wù)人員對(duì)應(yīng)收賬款管理的責(zé)任（一）財(cái)務(wù)部門(mén)按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)賬，及時(shí)反映每一客戶應(yīng)收賬款的發(fā)生，余額的增減變動(dòng)，監(jiān)督信用政策的執(zhí)行情況。（二)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)編制應(yīng)收賬款明細(xì)表，并對(duì)應(yīng)收賬款賬齡進(jìn)行分析，提供給銷(xiāo)售部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)信用政策對(duì)應(yīng)收賬款數(shù)額過(guò)大或超過(guò)信用期、賬齡延長(zhǎng)等情況提供預(yù)警信息反饋。按照公司核定下達(dá)的應(yīng)收賬款合理額度和周轉(zhuǎn)率催收管理。月度對(duì)臺(tái)帳記錄進(jìn)行整理、歸檔。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)在清查應(yīng)收賬款時(shí)，相對(duì)應(yīng)的應(yīng)付款項(xiàng)應(yīng)當(dāng)一并清查。對(duì)既有債權(quán)又有債務(wù)的同一債權(quán)人，應(yīng)由銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)共同說(shuō)明情況，經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)抵扣處理，以確認(rèn)應(yīng)收賬款的真實(shí)數(shù)額。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)于每月底要對(duì)往來(lái)帳目進(jìn)行核對(duì)。，對(duì)當(dāng)月發(fā)貨情況進(jìn)行對(duì)帳核實(shí)，發(fā)出對(duì)帳單。集團(tuán)內(nèi)部單位形成的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門(mén)也應(yīng)定期對(duì)賬。定期清收。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)核定應(yīng)收賬款占用額、賬齡結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)期，并分解到各業(yè)務(wù)分部，與銷(xiāo)售額、回款率一并考核。第二十一條、應(yīng)收賬款的催收管理（一）主要經(jīng)過(guò)電話、傳真等方式，由業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)催收工作。根據(jù)公司催收工作程序，每3－4天催收1次，并做好日常催收臺(tái)帳記錄。（二）做好月度催收匯報(bào)工作。由催收人員編寫(xiě)催收書(shū)面報(bào)告書(shū)，交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報(bào)營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理。（三）對(duì)催收無(wú)效的逾期應(yīng)收帳款，由催收人員編寫(xiě)催收書(shū)面報(bào)告書(shū)并提出相關(guān)處理意見(jiàn)（停滯發(fā)貨、計(jì)罰利息等），交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報(bào)總經(jīng)理審定。（四）對(duì)有以下情況之一者，列入重點(diǎn)催收對(duì)象，派員進(jìn)一步核查，并提出催收意見(jiàn)書(shū)。1.貨款逾期，經(jīng)多次催收仍不回款的。2.拖欠、挪用貨款的。3.發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有破產(chǎn)、解散跡象，可能形成破產(chǎn)債權(quán)的。4.發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有騙貨、逃債跡象，可能形成非常債權(quán)的。（五）每月5日之前將上月應(yīng)收賬款催款情況書(shū)面匯總并制定表格，報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及公司相關(guān)部門(mén)。第四章固定資產(chǎn)臺(tái)賬管理制度第二十二條、法定所有權(quán)屬于企業(yè)的固定資產(chǎn)，無(wú)論其存放在何處，都應(yīng)作為企業(yè)的固定資產(chǎn)，納入固定資產(chǎn)臺(tái)賬管理范疇。第二十三條、辦公室為固定資產(chǎn)管理部門(mén)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理，各資產(chǎn)使用部門(mén)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的合理使用、維護(hù)、保管。第二十四條、各類(lèi)固定資產(chǎn)的歸口管理分工，本著有利于組織領(lǐng)導(dǎo)、有利于貫徹責(zé)任制的原則，結(jié)合機(jī)構(gòu)設(shè)置的具體情況確定各部門(mén)的分工如下：（一）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的綜合核算，全面掌握固定資產(chǎn)的增減變化情況，以及正確計(jì)提折舊等財(cái)務(wù)核算。（二）房屋及建筑物、辦公家具及設(shè)備、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備歸口管理部門(mén)為辦公室。（三）運(yùn)輸工具歸口管理部門(mén)為貨運(yùn)部。（四）機(jī)器設(shè)備歸口管理部門(mén)為生產(chǎn)管理部門(mén)。第二十五條、企業(yè)固定資產(chǎn)實(shí)行由使用部門(mén)、歸口管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)分工負(fù)責(zé)的原則，使用部門(mén)、歸口管理部門(mén)負(fù)實(shí)物的直接管理責(zé)任，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)核算、監(jiān)督和檢查的管理責(zé)任。各部門(mén)職責(zé)如下：（一）使用部門(mén)1.建立和貫徹固定資產(chǎn)的使用，保管責(zé)任制度。2.建立臺(tái)帳及時(shí)反映固定資產(chǎn)的增、減變動(dòng)等情況，做到帳（卡）、物一致。3.正確使用固定資產(chǎn)，做好維護(hù)保養(yǎng)。4.定期進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，并提出盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。（二）歸口管理部門(mén)1.建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，做到財(cái)務(wù)、分管，使用三賬一致，明細(xì)賬、臺(tái)賬、實(shí)物一致，并按期填報(bào)有關(guān)的業(yè)務(wù)報(bào)表。2.正確及時(shí)辦理增加、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、報(bào)廢等手續(xù)。3.對(duì)使用部門(mén)進(jìn)行固定資產(chǎn)的維護(hù)、管理和使用情況的檢查和指導(dǎo)。4.定期組織清查盤(pán)點(diǎn)，提出盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)編制分管固定資產(chǎn)的大修理計(jì)劃。6.健全檔案資料，組織編號(hào)釘牌。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一核算，建立健全固定資產(chǎn)的核算憑證、明細(xì)賬和臺(tái)賬，正確填報(bào)有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表。2.辦理固定資產(chǎn)增加、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、盈虧報(bào)廢等的財(cái)務(wù)手續(xù)。3.正確計(jì)提折舊。準(zhǔn)確反映類(lèi)別、單個(gè)固定資產(chǎn)原值、累計(jì)折舊、凈值。4.組織并參與管理部門(mén)的清查盤(pán)點(diǎn)工作。第二十六條、固定資產(chǎn)臺(tái)帳是不作為財(cái)務(wù)帳的明細(xì)帳，是對(duì)財(cái)務(wù)帳的補(bǔ)充，比財(cái)務(wù)帳更明細(xì)。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一核算。正確填報(bào)有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表。財(cái)務(wù)部門(mén)建立的固定資產(chǎn)管理臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）固定資產(chǎn)名稱(chēng)（二）單位、數(shù)量、類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)（三）原值、殘值率（四）開(kāi)始使用日期、使用年限、使用部門(mén)（五）月折舊額、累計(jì)折舊數(shù)（六）當(dāng)期累計(jì)折舊數(shù)第二十七條、使用部門(mén)、歸口管理部門(mén)建立的各類(lèi)固定資產(chǎn)臺(tái)賬，本著有利于貫徹責(zé)任制的原則，結(jié)合固定資產(chǎn)的類(lèi)別具體情況而定。使用部門(mén)、歸口管理部門(mén)建立的固定資產(chǎn)保管臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）固定資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)（二）規(guī)格型號(hào)、類(lèi)別（三）購(gòu)置日期、使用日期（四）資產(chǎn)原值（計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)）（五）出入庫(kù)登記（入庫(kù)單編號(hào)、入庫(kù)日期、出庫(kù)編號(hào)、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人）（六）存放地點(diǎn)、使用部門(mén)、使用人第二十八條、固定資產(chǎn)每年至少全面盤(pán)點(diǎn)一次，為保證報(bào)表的真實(shí)可靠，年度內(nèi)可根據(jù)需