物業(yè)管理服務(wù)檔案管理辦法

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網(wǎng)絡(luò)整理，如有侵權(quán)，請聯(lián)系刪除，謝謝！第部分物業(yè)管理服務(wù)檔案管理方案第一節(jié)檔案資料管理方案隨著建筑設(shè)計高科技專業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中的重要因素，為此思蘭雅苑物業(yè)管理的檔案建立與管理，必須采用先進的管理技術(shù)，通過檔案的集中化、有序化、信息化的科學(xué)程序，對物管區(qū)域內(nèi)所有物業(yè)管理與服務(wù)項目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件等，都建立相應(yīng)的管理檔案，并牢固樹立檔案管理財務(wù)觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案材料的管理真正為管理服務(wù)。檔案資料管理，設(shè)檔案管理員一人，有一定檔案資料管理經(jīng)驗，精通電腦操作，工作責(zé)任心強。一、檔案資料管理運作流程收集——整理——歸檔——利用1、檔案資料的收集：（1）設(shè)立檔案資料室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段，由專職檔案管理員，建立相應(yīng)的管理制度，對所有的檔案資料進行嚴格管理。（）資料的收集，堅持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容，以實際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道；規(guī)劃設(shè)計到工程竣工驗收的全部工程技術(shù)，維修資料；物業(yè)構(gòu)成的方面，到房屋主體，公共設(shè)施，小到一樹一木全有詳細的資料。2整理的重點是去偽存真，根據(jù)資料信息的來源，內(nèi)容，表現(xiàn)形式的特點，做到條理清晰，分類合理。二、檔案資料的分類三、資料的歸檔管理業(yè)業(yè)主主車保日?。?）歸檔就是根據(jù)資料本身的內(nèi)存規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)的分類與保存。根據(jù)實裝修管理檔案驗收竣工資料其他檔際需要，思蘭雅苑的資料歸檔由管理處保存，如：錄像帶、膠卷、照片、圖景等檔案案按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)編號，造冊，編輯并分柜保存，運用計算機的先進管理手段，案案盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案的出室、入室都有嚴格規(guī)定，出室必須具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出，入室時，須由專人檢查，如有破損，立即修復(fù)，并視情追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理員需及時收回在外的文件資料，嚴防丟失。（3）檔案管理環(huán)境必須做好三防工作，即防火、防潮、防變質(zhì)。四、檔案資料的運用：充分發(fā)揮檔案資料的儲存和使用價值，所有管理處資料，如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等，隨時可以查閱調(diào)用，便于工作的監(jiān)察和檢查。第二節(jié)住戶檔案管理物業(yè)管理處在業(yè)主入住時應(yīng)按規(guī)定程序，指導(dǎo)、協(xié)助業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)，并同時進行業(yè)主檔案的登記和建立。在業(yè)主檔案登記和建立之前，除進行相關(guān)的管理服務(wù)、驗收房屋、交納費用、簽領(lǐng)鑰匙和物資等之外，須進行前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議、物業(yè)管理服務(wù)合同、業(yè)主公約、裝修管理規(guī)定、住宅室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修現(xiàn)場注意事項、物業(yè)使用守則、治安責(zé)任書等事項的受理與簽訂。1、業(yè)主辦理入住流程圖交房通知物業(yè)管理處咨詢驗房收房簽定物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議交納費用簽領(lǐng)鑰匙及物資建立檔案2、檔案的建立管理處在辦理業(yè)主入住手續(xù)的同時，向業(yè)主發(fā)放《思蘭雅苑小區(qū)辦理入住手續(xù)情況登記表》，指導(dǎo)業(yè)主填寫房號、姓名、聯(lián)系電話、人戶分離情況、入住手續(xù)、住房面積、合同編號等并要求業(yè)主提供身份證復(fù)印件，在收集和整理業(yè)主資料后，分戶建立業(yè)主檔案。3、檔案的管理（1）物業(yè)管理處設(shè)資料管理員，對業(yè)主檔案按照樓棟、單元進行分類，實行統(tǒng)一管理；（2）業(yè)主檔案必須實行資料專人專管，除公司有關(guān)部門查閱、公安執(zhí)法部門因工作需要須持有證明調(diào)閱外，不得隨意向他人借閱、