中小型制造企業(yè)的ERP系統(tǒng)應用戰(zhàn)略

摘要:21世紀的中國，參與加入可丁。后的國際市場競爭已過去了很多年，雖然每年的GEP仍然保持8%的強勁增長，但我仍然想說，中國目前的很多企業(yè)結構與管理狀況并不那么盡如人意，如何提高企業(yè)效率，降低成本，加強企業(yè)核心競爭力，是目前中國大部分企業(yè)要面對的首要問題，本人在眾多企業(yè)類型中選擇了中小型制造企業(yè)這一群體展開論述：通過分析中小型制造的生存現(xiàn)狀、管理現(xiàn)狀入手，結合中小型制造企業(yè)的一些行業(yè)特點與管理特點，同時對ERP系統(tǒng)核心管理思想以及模式進行了分析，再結合自身收集到的一些中小型制造企業(yè)在前ERP系統(tǒng)選擇、使用過程中碰到的各類問題，當然也有許多有用的成功經驗，并對它進行整理歸納，提出在目前的中國中小型機械制造企業(yè)如何成功實施ERP系統(tǒng)的關鍵環(huán)節(jié)，如何正確選擇適合自己的ERP系統(tǒng)，以及在實施過程中應該注意的各類問題。關鍵詞：中小型；制造企業(yè)；ERP；流程再造；實施在中國，成功實施ERP的企業(yè)并不多，且成功實施者中又以外資和國有大型企業(yè)居多，而占企業(yè)總數(shù)90%以上的中小型企業(yè)大都對ERP系統(tǒng)持觀望態(tài)度，未敢采取實際行動。然而，中國的中小企業(yè)又迫切需要走上信息化建設之路，加快信息共享與資源整合，來降低成本，提升管理效率與自己的核心競爭力。我選擇這個課題的目的就是為了通過對ERP系統(tǒng)的分析介紹，對我國的中小型制造企業(yè)如何合理選擇適合自己的ERP系統(tǒng)有所啟示。美國著名管理咨詢公司GARTNERGROUPINC于1990年提出ERP系統(tǒng)這個概念，最初它被定義為應用軟件，然后迅速為全世界商業(yè)企業(yè)所接受,現(xiàn)在它已經發(fā)展成為現(xiàn)代企業(yè)管理理論之一°ERP系統(tǒng)中文意思為企業(yè)資源管理系統(tǒng)，它是指建立在資訊技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它同樣是實施企業(yè)流程再造的重要工具之一，世界500強中有80%的企業(yè)在用ERP軟件作為其決策的工具，并管理其公司的日常工作流程，其功效由此可見一斑。國外機構對它的研究從它開始誕生起便開始了，并不斷提出新的觀點與想法來完善這個理論，我國國內在90年代初期也對它進行了一定的探究與分析，這幾年更是如火如荼，一大批EPR軟件被國內知名軟件商（如用友、浪潮等）開發(fā)出來并投入使用。但據(jù)我了解，國內只有大型企業(yè)在使用它，而中小型企業(yè)不太了解，有些甚至對EPR系統(tǒng)聞無未聞，這非常不利于我們企業(yè)的整體結構調整與未來發(fā)展。我覺得，我們中小型制造企業(yè)也需要引進一套適合自己的ERP系統(tǒng)，并將它付諸實行，以盡快走上信息化建設之路。在本文中，我通過對中小型制造企業(yè)的管理特點與行點特點分析入手，結合ERP系統(tǒng)的核心理念，找出適合中小型制造企業(yè)對面對ERP系統(tǒng)時，學會有的放矢，掌握選擇ERP系統(tǒng)的幾大基本原則：具備何種特點的ERP系統(tǒng)才是最適合自身的；同時對現(xiàn)在中小型制造企業(yè)存在的一些生產上、管理上的問題進行探討，如何調整自己的生產流程、管理思路，如何進行流程再造，思路再造，以使自己成功完成ERP系統(tǒng)的實施引入。第一章ERP管理思想與管理特點所謂ERP是英文EnterpriseResourcePlanning（企業(yè)資源計劃）的簡寫。它是從MRP（物料資源計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理，它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，是基于網絡經濟時代的新一代信息系統(tǒng)。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力的作用是顯而易見的。1.1ERP的核心管理思想1.1.1體現(xiàn)對整個供應鏈資源進行管理的思想在知識經濟時代僅靠自己企業(yè)的資源不可能有效地參與市場競爭，還必須把經營過程中的有關各方如供應商、制造工廠、分銷網絡、客戶等納入一個緊密的供應鏈中，才能有效地安排企業(yè)的產、供、銷活動，滿足企業(yè)利用全社會一切市場資源快速高效地進行生產經營的需求，以期進一步提高效率和在市場上獲得競爭優(yōu)勢。1.1.2體現(xiàn)精益生產、同步工程和敏捷制造的思想ERP系統(tǒng)支持對混合型生產方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產LP（LeanProduction）”的思想，它是由美國麻省理工學院（MIT）提出的一種企業(yè)經營戰(zhàn)略體系。即企業(yè)按大批量生產方式組織生產時，把客戶、銷售代理商、供應商、協(xié)作單位納入生產體系，企業(yè)同其銷售代理、客戶和供應商的關系，已不再簡單地是業(yè)務往來關系，而是利益共享的合作伙伴關系，這種合作伙伴關系組成了一個企業(yè)的供應鏈，這即是精益生產的核心思想。其二是“敏捷制造"（AgileManufacturing）的思想。當市場發(fā)生變化，企業(yè)遇有特定的市場和產品需求時，企業(yè)的基本合作伙伴不一定能滿足新產品開發(fā)生產的要求，這時，企業(yè)會組織一個由特定的供應商和銷售渠道組成的短期或一次性供應鏈，形成“虛擬工廠”，把供應和協(xié)作單位看成是企業(yè)的一個組成部分，運用“同步工程（SE）”，組織生產，用最短的時間將新產品打入市場，時刻保持產品的高質量、多樣化和靈活性，這即是“敏捷制造”的核心思想。1.1.3體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想ERP系統(tǒng)中的計劃體系主要包括：主生產計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統(tǒng)中。另一方面，ERP系統(tǒng)通過定義事務處理（Transaction）相關的會計核算科目與核算方式，以便在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。從而實現(xiàn)了根據(jù)財務資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。1.2ERP管理模式的特點1）計劃的一貫性與可行性，ERP是一種計劃主導型的管理模式。2）管理的系統(tǒng)性：ERP管理系統(tǒng)性把企業(yè)所有與經營生產直接相關部門的工作聯(lián)系成一整體。3）數(shù)據(jù)共享性：企業(yè)各部門都依據(jù)同一數(shù)據(jù)信息進行管理，任何一種數(shù)據(jù)變動都能實時地反映給所有部門，達到共享。4）動態(tài)應變性：提高企業(yè)適應市場與客戶需求快速變化的能力。5）模擬預見性：按照規(guī)律建立的信息邏輯必然具有模擬功能6）物流、信息流、資金流的統(tǒng)一。第二章中小型制造企業(yè)的現(xiàn)狀2?1中小型制造企業(yè)行業(yè)特點機械制造業(yè)主要是通過對金屬原材料物理形狀的改變、加工組裝進而成為產品。其生產的主要特點是離散為主、流程為輔、裝配為重點。具體有以下幾個特點：1）加工過程墓本上是把原材料分創(chuàng)，然后逐一經過車、銑、刨、磨等加工工藝，部件裝配，最后裝配成成品出廠；2）生產方式以按訂單生產為主，按訂單設計和按庫存生產為輔；3）產品結構（BOM）復雜，工程設計和生產過程有較多的設計變更和工藝設計；4）制造工藝復雜，加工工藝路線具有很大的不確定性，生產過程所需機器設備和工裝夾具種類繁多；5）產品中各部件制造周期長短不一和加工工藝路線復雜造成在制品管理不易；6）生產計劃的制訂與車間任務工作繁。一般采用自側與委外相結合的方式。2.2中小企業(yè)的管理特點中小企業(yè)在國民經濟中占有十分重要的地位，正確引導和推動中小企業(yè)改革與發(fā)展，已經成為一項刻不容緩的戰(zhàn)略任務。目前，我國中小企業(yè)在管理方面主要有以下幾個主要特點：1）組織結構層次簡單，管理層次相對較少且欠規(guī)范，經理可監(jiān)控到車間，基層管理者可監(jiān)控到人員；2）不具備迅速應對外部變化的能力。而新型企業(yè)管理的要求是無論是市場信息的獲取還是內部信息交流都要求做到快捷便利；3）內部管理人員職責模糊，部門之間的分工模糊；4）信息化環(huán)境基礎設施比較薄弱，管理系統(tǒng)集成性低；5）中小型企業(yè)當然也有一些優(yōu)點，產品容易轉型，業(yè)務流程重組能力強，能快速響應市場的轉變；6）實際生產與計劃預測偏離較大，生產批次多，批量少；7）企業(yè)員工文化水平普遍較低，并具有較高的流動率；8）自身的資金力比較薄弱，到外部籌集資金的能力也相對較低。因此其資金管理是一個重要環(huán)節(jié)。中小企業(yè)在其生產經營中比大企業(yè)面臨著更多的不確定性和環(huán)境的動態(tài)性。為了能夠對動態(tài)變化的外部環(huán)境作出迅速反應，并且能夠靈活快捷地滿足客戶的動態(tài)需求，中小企業(yè)必須要對各種企業(yè)資源進行有效靈活的計劃和管理。第三章實施ERP的關鍵（ERP應用方略）機械制造行業(yè)中小企業(yè)傳統(tǒng)的企業(yè)資源管理手段已無法解決所面臨的間題，需要實施，項目來提高對資源的優(yōu)化置。在實施過程中，準確把握以下幾個關鍵環(huán)節(jié)是成功實施的根本保證。3.1最高領導層的大力支持和身體力行企業(yè)最高領導層的大力支持和身體力行是成功實施ERP的決定性因素。最高領導層的全力支持是建立強有力統(tǒng)一指揮機構最重要的保障?？梢詮囊韵聨追矫鎭韽娀?.1.1樹立決策層意識ERP是關系到企業(yè)全局的問題，只有高層領導的充分理解、持續(xù)支持、親自參與才能成功。項目投資大、周期長高層領導保證有足夠的人力、物力、財力投人，是ERP順利實施的基本保障。3.1.2樹立一把手意識ERP是一把手工程，并且是“層層一把手工程”，從上到下，每一個一把手都要了解，都要參與，都要全力支持和配合。他們都應在項目中提供資源、參與決策，成為推動項目的關鍵人物和主導者。3.1.3樹立大局意識ERP的實施不是一個單純信息系統(tǒng)的搭建或者上一套軟件，而完全是一種管理的變革和改造，涉及到企業(yè)的各個層面，滲透到企業(yè)的眾多活動中。實施的過程會深深地觸及到企業(yè)的管理、組織結構和人員的觀點等深層次方面。必然會觸動到某些部門或某些個人的具體利益，還有可能要求職工改變以前的工作方式和內容。也只有總經理級的人物才有資格協(xié)調實施過程中所出現(xiàn)的業(yè)務和技術沖突。3.2選型應立足企業(yè)需求實施的根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實行業(yè)務的改善，這就決定了選型過程中必須立足企業(yè)的實際需求。3.2.1要考慮選擇成熟的系統(tǒng)因為成熟的產品，往往已經經過了多家企業(yè)的實施，在系統(tǒng)的通用性和完整性方面都有很強的優(yōu)勢。很大程度上會大大降低實施的風險，成功率較容易控制，并且所積累的同類企業(yè)成功經驗非常值得借鑒。3.2.2應該具備完整的功能要看其是否能很好地處理生產、計劃、排產、庫存，以及有物流控制方面的管理平衡能力。因為能否讓整個生產過程在這幾個步驟中走好、走順，對于制造行業(yè)來說非常重要。ERP系統(tǒng)應人性化、易接受、易掌握由于中小企業(yè)的IT基礎相對薄弱，應選擇易學易用的系統(tǒng)，經過了簡單的培訓之后就能上手，很大程度加快了員工的培訓和學習進程。3.3合理的業(yè)務流程重組（BPR）對任何企業(yè)來說，在它現(xiàn)有的業(yè)務流程中都會存在著一些不合理的地方，企業(yè)要能夠借助ERP在企業(yè)中的實施應用，不斷地優(yōu)化它的業(yè)務流程，使整個經營活動更加符合科學管理的要求。實施過程中，業(yè)務流程重組不是要與不要的問題,而是如何做的問題。3.3.1實施BPR的主要內容實施BPR主要要弄清六個方面的問題，歸納為6W，即WHY一為什么；BPR的目的：WANT—需要什么，期望達到什么樣的效果；WHAT-做什么，針對什么問題;WHERE一哪個部門業(yè)務環(huán)節(jié)，業(yè)務再造所涉及的范圍是多大；WHEN-時間，在何種時機進行再造；HOW-怎么做，業(yè)務再造的規(guī)劃準備和實施步驟是什么。3.3.2實施BRP的策略根據(jù)企業(yè)信息化的應用基礎，可采用改進、優(yōu)化、再造三部曲式的漸進策略,其目的就是從數(shù)據(jù)和業(yè)務環(huán)節(jié)逐步樹立規(guī)范，通過業(yè)務流程的調整為ERP軟件的實施逐步做好準備。BPR和ERP集成實施BPR關注管理思想，ERP側重于技術實現(xiàn)。在應用的過程中，二者互為成功的前提，在從思想到實現(xiàn)的轉變中，系統(tǒng)有效地支撐和固化了新的業(yè)務流程，而在思想的引領下，應用也將更容易地達到預期的效果。通過BPR和ERP的集成實施和應用將有效地優(yōu)化企業(yè)的資源和流程。3.4準確、完整的基礎數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)的信息集成是通過數(shù)據(jù)共享來實現(xiàn)物流、信息流與資金流的統(tǒng)一的，因此，保證基礎數(shù)據(jù)的準確性、真實性和完整性至關重要°IT行業(yè)有句俗語：輸入是垃圾，輸出的必然是垃圾。為保證基礎數(shù)據(jù)的質量，要采取幾個重要的步驟：3.4.1建立良好的編碼體系建立良好的編碼體系、對數(shù)據(jù)的收集和整理，能夠收到事半功倍的效果。對項目中涉及的客戶、供應商、物料包括原材料、成品和半成品等、工藝、部門、單據(jù)等進行編碼。具體的編碼盡可能參照有關國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準。如果同行業(yè)企業(yè)已經有了較成熟的編碼方案，可以參考如果實施公司能夠提供較成熟的編碼方案，也可以參考。其中，物料編碼最為復雜，也最為重要，動輒成千上萬條，對此要引起足夠重視，做好規(guī)劃。3.4.2配置準確的BOM表BOM是ERP系統(tǒng)運行的依據(jù)，ERP系統(tǒng)實施的廣度和深度取決于BOM的覆蓋面和數(shù)據(jù)內容。要使ERP運行好，必須要求企業(yè)有一套健全、成熟的機制來對BOM建立、更改進行維護。配置BOM表主要由設計人員、工藝人員、生產人員等經驗豐富人員組成的編制小組來完成，并對其進行BOM嚴格核查。做到覆蓋率達到99%以上，更新及時，準確率達到98%以上。3.4.3行之有效的信息溝通以編碼部門為主導，建立行之有效的信息溝通與反饋機制，進一步提高數(shù)據(jù)精確度。3.5持續(xù)的全員培訓對于信息基礎相對薄弱的中小企業(yè)來說,應始終如一地進行全員培訓，借助培訓手段統(tǒng)一認識，使得中層管理者和基層人員也能充分認識和理解ERP的實質,局部利益服從整體利益，上下協(xié)調一致、眾志成城地開展ERP的建設，為成功實施ERP提供基本保障。3.5.1正確認識培訓培訓絕不僅僅是單純系統(tǒng)操作的培訓，從項目開始到后期，相應的培訓都是貫穿始終的。目的是提高用戶對實ERP的根本認識，提高員工積極性與主動參與意識。使員工真正從思想觀念上轉變對ERP的陌生感和抵觸情緒，使員工真切感受到ERP給他們帶來的實實在在的效益和好處，從而接受ERP，并積極主動地參與ERP系統(tǒng)的實施。3.5.2多種培訓形式相結合采用集中學習培訓、現(xiàn)場輔導培訓、單獨培訓、研討會等方式進行有針對性的培訓。采用靈活的培訓方式，分階段、分內容、分人員，分管理層次地進行有效的ERP培訓。注重科學性、實用性和針對性。3.5.3制定科學的培訓計劃對培訓內容、對象、地點、時間、方式、預期效果、目的等都應有詳細的規(guī)劃，配有相應的進度表。根據(jù)實施進度分階段落實具體培訓計劃。3.6成立務實、高效、高執(zhí)行力的ERP項目實施小組務實高效的ERP項目實施小組，可以讓企業(yè)少走彎路，推進ERP項目進程，確保項目實施效果。構筑一個實施雙方在內的“自頂向下”項目實施小組是很重要的，項目小組一般由ERP軟件供應廠商和企業(yè)方代表共同構成，企業(yè)方項目小組成員應該吸收各個業(yè)務部門經理參與進來，并承擔重要角色。軟件供應廠商的項目小組成員應具備一定的實施經驗和專業(yè)技能°ERP項目實施小組主要要完成如下三個方面的工作：3.6.1制定切實可行的ERP項目實施策略總體規(guī)劃，分布實施，先易后難。成熟一塊，應用一塊，逐步推進。連點成線，連線成面，全面應用。根據(jù)數(shù)據(jù)的準備程度，先上銷售、采購、庫存模塊，再上人事、設備、質量模塊最后上物料需求計劃、生產計劃、車間管理以及成本等模塊，最終完成整個ERP系統(tǒng)的實施。從單個子系統(tǒng)或子模塊來講，應抓住業(yè)務流程主線，拋開非必要環(huán)節(jié)，先把主要業(yè)務功能用起來，當條件成熟時再逐步深入實施其他功能。如采購子系統(tǒng)可重點從請購、采購、檢驗、入庫等環(huán)節(jié)入手，當數(shù)據(jù)積累到一定程度時，再實施供應商ABC分析、比價分析等。3.6.2建立實施過程有效的溝通、協(xié)調、激勵機制實施小組應落實并向所有項目成員明示，重要角色如高層主管、項目經理、各實施點的項目負責人在項目組織中的職責和權利，為組織成員制定明確的目標、工作計劃、職責分工、激勵機制，建立制度確保項目實施中的溝通渠道暢通。為企業(yè)不同層次、各部門之間、企業(yè)與軟件供應商實施方等提供一個溝通、協(xié)調的平臺，以確保每位項目參與者積極配合、團結一致、共同努力，推動項目實施向良性的方向發(fā)展。營造員工互相學習，互相激勵的氛圍。經常和員工溝通，在最需要的時候給了員工信心和力量。在遇到一個難題的時候，項目組就坐在一起共同分析原因，商討處理辦法。越是困難越需要同甘共苦，越需要相互理解和關懷，越需要描繪美好的未來，激勵大家一起克服困難起體驗成功°ERP項目實施過程容易造成溝通上的困難，但項目又要求組織內的成員高度協(xié)同工作，建立制度確保項目實施中溝通渠道暢通非常重要。3.6.3實施過程的“日志”管理實施項目小組應該從項目開始就建立好實施過程詳細記錄，以便對項目實施的監(jiān)理和促進任務的落實。項目管理側重于計劃和檢查，中間過程則為下屬員工提供服務創(chuàng)造條件，提供資源支持，讓他們覺得自己是這個任務的主人，要讓他們知道要做什么，然后放手讓他們去做。每周的項目例會機制都能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，任務落實到人頭，每次會議后。以項目實施小組的名義整理出詳細的會議紀要下發(fā)，每個時期都有項目階段報告和安排通報全廠。每一個階段都有一個項目報告，項目現(xiàn)在實施到什么程度了，有什么問題，怎么解決的等等。讓大家知曉。另外，記錄還有一個好處就是能夠對相關貴任人有很好的提醒對問題解決進行跟進，保證把細節(jié)落實到行動上。再者，做好間題記錄，記錄每階段出現(xiàn)的問題和處理結果，大大小小的問題和處理意見都詳細記錄在案。這種良好的文檔記錄、間題追蹤機制保證了項目一步步推進。從開始，選型就要對于整個項目過程進行了詳細的記錄。中小型制造企業(yè)，在我國數(shù)量眾多，對我國國民經濟起著舉足輕重的作用。同時，它們也是對信息化建設需求最為迫切的一個群體。通過對中小機械制造企業(yè)，實施過程中的幾個關鍵環(huán)節(jié)分析,，應當充分認識在實施中的關鍵環(huán)節(jié)，并采取積極措施來保障關鍵環(huán)節(jié)的實現(xiàn)，保證系統(tǒng)的順利實施。希望該文能對正進行，項目選型或實施的中小機械制造企業(yè)有所啟發(fā)，切實、有效地提高我國中小型制造企業(yè)的核心競爭力，從而使企業(yè)的管理水平和經濟效益更上一層樓。參考文獻劉麗娜。沈陽理工大學經濟管理學院ERP在中小企業(yè)實施中存在的問題及對策。商業(yè)期刊M.D.Kilbridge，L。We