加強大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的探討

加強大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的探討加強大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的探討

中圖分類號：G27文獻辨認碼：A文章編號：1001-828X〔2022〕009-0000-02

進入大數(shù)據(jù)時代后，人們能夠在多領域多層次下獲取全面、完整的信息量，用于在當前世界中獲取新知識和探索新經(jīng)驗，進一步獲取大量的商機。大數(shù)據(jù)時代的到來，為企業(yè)的人事檔案這類用于數(shù)據(jù)整理和歸類的工作來說，既提供了機遇，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)，此外，還為我們在思路和辦法上開辟了新的路徑。當前，在我國的企業(yè)中一般都是以收集、整理和保留作為人事檔案管理共組的根本模式和內(nèi)容，并不能真正意義上到達大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)的管理需要。當前科技十分興旺，運用大數(shù)據(jù)理念對人事檔案進行統(tǒng)一管理，是我們需要面臨的重要問題。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

在企業(yè)人事檔案管理中作用，有一個經(jīng)常被提起的話題，就是人事檔案不足完整性和全面性。進入大數(shù)據(jù)時代后，對數(shù)據(jù)的需求量和管理量的要求很高，更重要的是要求研究數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

1.保密性原那么導致檔案所有人無法及時完整地核對、補充個人信息

人事檔案在企業(yè)中是重要的機密文件，一般會有專門的人員統(tǒng)一進行整理、檢查、審核、保留和傳遞，檔案所有人是沒有資格自行申請的，特別是一些保密級別高的個人人事資料，就算是檔案所有人自己在申請查看這一方面，也是沒有資格的。這些因素導致了檔案所有人不能及時了解自己的檔案信息，檔案所有人也沒有方法及時了解，更沒有方法做到及時補充和完善了。

2.檔案所有人的個人重視程度不夠

人事檔案是一個人所經(jīng)歷的所有歷程和在各個方面所取得的成績的信息檔案匯總資料，需要有專業(yè)的檔案管理人進行記錄和整理，非專業(yè)人員是無法認識到檔案的重要性的，同時也不會明白檔案中需要記錄的重要信息有哪些。企業(yè)一般在市場和科研上投入大量的人力、經(jīng)理和物力，而無視了個人檔案的整理和完善工作。

3.人事檔案收集頻率過低，導致歸檔信息有所喪失

我國在考察教職工年度工作成果的時候，一般采取年度總結(jié)的匯報方式，考察教職工的各項工作表現(xiàn)，同時在必要的時候還要將證明材料一并歸入到個人檔案中。但是由于一年的時間過長，很多重要資料在時間面前都失去了重要價值，同時由于保管不當，還會出現(xiàn)資料喪失的情況，這些問題都直接導致了人事檔案信息的喪失。

4.企業(yè)人事檔案信息歸檔存在的問題

首先，人事檔案或者是業(yè)績檔案在歸檔前都要經(jīng)過仔細的篩選和審查，而且要嚴格遵循“優(yōu)先歸檔重要信息，其次歸檔重要信息，對于一般的無用信息采取不歸檔〞的原那么。在企業(yè)中專門有專業(yè)工作人員來從事信息的判斷工作，而這些工作人員在學歷水平、知識結(jié)構(gòu)和個人喜好等方面都會影響到歸檔信息的評估，造成在歸檔過程中誤判或喪失一些重要信息，或者是存儲了一些無用信息。喪失局部的重要信息，有可能在企業(yè)的長期開展戰(zhàn)略的制定和人才培養(yǎng)以及科研團隊的組建工作中用到，所以信息的喪失會造成檔案失去了參考價值。

其次，在企業(yè)中，人事檔案部門一般采取條目式或概要性的歸檔方式來管理企業(yè)人事檔案存儲工作，重點關注記錄發(fā)生時間、地點、內(nèi)容和造成的結(jié)果，以及產(chǎn)生的重要影響等。詳細內(nèi)容那么由檔案所有人自己保管，對于一些重要成果也可以保留在相關的職能部門。如果需要調(diào)取具體的信息內(nèi)容的時候，假設只是人事檔案中的資料無法滿足這一需求，可以求助于其他部門提供資料。因此，人事檔案信息歸檔是目前企業(yè)人事檔案管理要解決的主要問題之一。

二、人事檔案管理制度中存在問題的解決措施

1.建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫

〔1〕人事檔案的保密形式

人事檔案中由個人填寫，完善個人信息、教學成果和科研成果，這局部信息可以采取開放式的處理方式，便于檔案所有人及時查看和隨時完善，確保歸檔資料的全面和完整，至于組織評價等重要信息，要采取保密原那么進行封閉式管理。

〔2〕加大宣傳力度，提高員工檔案意識

企業(yè)人事檔案管理部門要擴大宣傳，讓職工了解到人事檔案的重要性，培養(yǎng)職工的檔案管理理念，培養(yǎng)他們主動完善人事檔案的好習慣。

〔3〕創(chuàng)立人事檔案實時更新平臺

大數(shù)據(jù)時代對于數(shù)據(jù)的真實性和實效性的要求比擬高，企業(yè)的人事檔案管理部門要及時更新人事檔案信息，做好人事管理和效勞等工作，將數(shù)據(jù)信息及時、準確的錄入到人事檔案數(shù)據(jù)庫中，愛護職工在科研和創(chuàng)作，以及社會效勞的業(yè)績的平安性、準確性和及時性。

2.創(chuàng)新“大檔案〞思維，掌握人事檔案信息

進入大數(shù)據(jù)時代后，人們已經(jīng)不用擔憂海量信息的分析、整理和存儲的工作。數(shù)據(jù)分析在檔案管理工作中的作用更加突出，如果這些數(shù)據(jù)都記錄在書中，則這些書連起來能夠覆蓋整個中國高達52次。假設說這些數(shù)據(jù)存儲在光盤上，則把這些光盤堆起來可以從地球推到月球上，并且可以堆成五堆。我們相信隨著科技的開展和進步，在存儲方面的技術水平也會越來越高，所以在信息的存儲上，我們可以對企業(yè)的檔案信息進行更加有效的管理。企業(yè)要根據(jù)自身的實際開展情況，建立起適合自己的大檔案體系，從而促進企業(yè)的生產(chǎn)開展。大檔案體系主要指的是在端口中能夠迅速、準確和全面的搜索到個人的全部信息資料，即個人根本信息、工作情況、科研成果、等所有信息，包括各個方面、各種形式〔文字、圖片、視頻〕的全部資料。大檔案體系的建立能夠有效提升企業(yè)各部門的辦事效率，同時對于企業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃、人才評估和科研團隊的組建都有十分重要的意義。但是大數(shù)據(jù)時代背景下檔案的建立需要對信息平安進行管理，用于用戶的權限設定、限制訪問權限和標注等級和密級，這樣可以避免企業(yè)的人事信息泄露，維護企業(yè)人事信息的平安。3.組建“大檔案團隊〞

進入大數(shù)據(jù)時代后，建立“大檔案〞體系是包含在人事檔案管理工作中的，是人事檔案信息量的龐大需要專業(yè)的管理人才對檔案進行管理，建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，才能夠加強對企業(yè)人事檔案的管理。大數(shù)據(jù)的核心作用是預測和統(tǒng)計，為企業(yè)尋找需要的人才。所以認識檔案信息要做到數(shù)據(jù)化而不是數(shù)字化。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化聽起來差不多，但是實際內(nèi)容南轅北轍。數(shù)據(jù)化是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為表格用來分析量化形式。數(shù)字化指的是將模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字的二進制碼。比方說數(shù)字化的表現(xiàn)形式就是通常說的電子書，通過數(shù)據(jù)化的統(tǒng)計為企業(yè)人事信息管理產(chǎn)生重要的作用。因此，企業(yè)的人事檔案假設要實現(xiàn)實時檢索，就必須要進行數(shù)據(jù)化，真正意義上的開掘數(shù)據(jù)的價值。

進入大數(shù)據(jù)時代后，企業(yè)要進一步加強人事檔案信息管理就要做到下列幾個方面：首先，整合企業(yè)數(shù)據(jù)能力，對企業(yè)人事信息檔案進行有效的管理；其次，挖掘數(shù)據(jù)的背后價值和準確制定行動綱領的能力；最后是行動時精確、快速地能力。企業(yè)大檔案的數(shù)據(jù)建立，為企業(yè)人事信息檔案管理帶來了很大的方便。因此，企業(yè)要建立專業(yè)的信息管理團隊，對企業(yè)人事檔案信息進行管理，需要有各學科門類的頂級專家學者、資深的人力資源從業(yè)人員、IT精英、數(shù)據(jù)分析高手等共同構(gòu)成。根據(jù)各個學科的不同特點和院校的下一步開展方案，首先進行程序設計，其次有人事檔案信息為我們提供相應的數(shù)據(jù)，最后為了促進企業(yè)的進一步開展，制定相應的開展戰(zhàn)略和制定培養(yǎng)，優(yōu)化設置課程，此外還要根據(jù)準確的數(shù)據(jù)分析組建一支科研團隊。通過分析員工的根本信息，可以了解到員工的年齡層次、學歷水平、男女比例等信息，在現(xiàn)階段，想要做到這些還十分簡單，隨著大數(shù)據(jù)的開展，相信會取得良好的成果，通過分析員工的科研成就，可以分明地了解到企業(yè)的整體上的科技水平?？蒲袌F隊的建立可以從各個方面保障企業(yè)的持續(xù)健康的開展。

三、結(jié)語

隨著經(jīng)濟的開展和社會的進步，檔案的數(shù)量也會積存的越來越多，為檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。這主要是因為當前的檔案管理模式已經(jīng)拖累了