檔案數(shù)字化建設(shè)中注意的幾點問題探討

檔案數(shù)字化建設(shè)中注意的幾點問題探討【【摘要】：'】檔案數(shù)字化建設(shè)有利于提高檔案管理的效率，節(jié)約成本，大大減輕了人工管理的工作量，而且還有利于管理的規(guī)范化和標準化，減少了信息誤差。本文對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進行了探討。【【關(guān)鍵詞】：八p 】檔案數(shù)字化；建設(shè)；問題；探討檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。極大提高了工作效率，節(jié)約了時間、成本。減輕了工作人員的勞動量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，實現(xiàn)了檔案管理的信息化、遠程化管理，實現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢，但是完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)還存在很多問題。一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個問題（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)。雖然紙質(zhì)版檔案工作量大，管理麻煩，但是要進行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案才能將檔案中的各種信息輸入電腦里面，因此紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)。而紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。也就是說有了完善的紙質(zhì)版檔案才能有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案。所以它的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別對于一些檔案管理知識不熟，業(yè)務不精的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性也是問題。（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件?，F(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用了電腦管理，但是僅僅是建立文件夾進行管理，沒有正式的軟件管理系統(tǒng)，因此用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，這也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義。進而也就無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠程操控。其次，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是處于本行業(yè)本部門的需要而進行的軟件開發(fā)，這種管理軟件其使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式專一，只能適合本行業(yè)本部門的檔案管理。甚至是管理軟件與本行業(yè)的計算機相匹配，一旦離開本行業(yè)的計算機則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。（三）計算機病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾。計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但使檔案無法打開，而且造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失。其檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦，功虧一簣。造成很大的經(jīng)濟損失。其次，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權(quán)被破壞，不僅給單位造成損失，而且給個人造成不可估量的傷害。所以計算機的安全性是進行檔案數(shù)字化建設(shè)必須解決的問題。（四）檔案信息管理人員的業(yè)務知識單一。檔案數(shù)字化建設(shè)必須具備檔案管理專業(yè)知識和計算機知識，只有融合兩者才能勝任數(shù)字化檔案管理。事實上很多單位和部門，其檔案管理人員不具備兩門知識，很多檔案管理人員都是單位委任的，把檔案管理相近的職工或者計算機專業(yè)的職工拿來進行檔案管理。這種情況不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位檔案管理。所以嚴格來說具備兩門知識的人才很少，現(xiàn)任的檔案管理人員其檔案管理水平不高，那么數(shù)字化檔案建設(shè)更是困難。二、針對檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點思考（一）保管好紙質(zhì)版檔案。雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，為了管理安全還需完善紙質(zhì)版檔案。為此，一是做好紙質(zhì)版檔案管理，包括檔案中的日期、個人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標點等。只有正確無誤，那么輸入電腦里面的檔案信息才會正確，才具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯誤的數(shù)字化檔案不僅造成他人損失，而且誤導管理者一錯再錯。二是做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性，個人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動或者單位搬遷建設(shè)，會發(fā)生紙質(zhì)版檔案的丟失，一旦丟失再也找不回。因此必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性。（二）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理，要應用當前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫。另一方面我們也要看到數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由罩個到群體的循序漸進的過程，而要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理必須要求單位上下要統(tǒng)一認識，領(lǐng)導要認識到數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。數(shù)據(jù)庫管理過程中要能夠重點面向應用，建立活庫，可以應用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的活性等。(三)要引進和應用先進的檔案管理軟件。管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計算機和網(wǎng)絡(luò)升級相同步，也就是說必須讓管理軟件進行相應的升級更新，否則計算機系統(tǒng)的發(fā)展，將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案數(shù)字化建設(shè)。其次引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級。使得數(shù)字化檔案管理更加順暢，應用更加方便。真正起到數(shù)字化檔案管理的目的。三、結(jié)語綜上所述，要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起，引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識培訓，熟練操作先進的管理軟件，充分應用好計算機知識，避免出現(xiàn)病毒感染和黑客攻擊，破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才具有意義，才能順應數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展?！尽緟⒖嘉墨I】：力