服務(wù)管理程序

XXXX有公司服務(wù)理程B編制

銷售部

審核XXXX

批準(zhǔn)XXX

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目的落實(shí)質(zhì)量方針和質(zhì)量承諾，規(guī)范售前、售時、售后服務(wù)工作，最大限度地滿足用戶的服務(wù)需求。2345

適用范適用于本公司產(chǎn)品的售前、售時和售后服務(wù)。定義3.1售前服務(wù)：指為滿足顧客需求而與顧客潛在顧客進(jìn)行的各種溝通工作。3.2售時服務(wù)：指對顧客從開票、結(jié)算、退貨、或換貨過程的服務(wù)。3.3售后服務(wù)：指公司對顧客提供的技術(shù)支持、質(zhì)量“三包”等服務(wù)。職責(zé)4.1銷售部為銷售服務(wù)工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)產(chǎn)品售前、售時、售后服務(wù)。4.2其它相關(guān)部門配合實(shí)施本程序。工作內(nèi)5.1售前服務(wù)銷售部負(fù)責(zé)向客戶介紹、推銷公司產(chǎn)品、質(zhì)量情況及服務(wù)承諾，確切了解客戶要求，對客戶提出的要求及時與規(guī)劃研發(fā)部、生產(chǎn)質(zhì)量部、采購供應(yīng)部等部門溝通，并進(jìn)行評價，與客戶協(xié)商一致后，作為簽訂訂單/合同和質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)，記錄予以保存。若客戶要求提供樣品，由銷售部提出書面申請，由相關(guān)部門核準(zhǔn)，交由生產(chǎn)質(zhì)量部安排樣品制作，銷售部負(fù)責(zé)樣品的追蹤、確認(rèn)等相應(yīng)工作。若客戶提出要求特制樣品、技術(shù)資料、技術(shù)指導(dǎo)、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議時，由銷售部人員提出書面申請，呈相關(guān)部門主管批示，經(jīng)批示可行則由相關(guān)部門提供該項(xiàng)服務(wù)；若批示不可行，則由銷售部人員婉言向客戶說明。對客戶做各項(xiàng)的信息調(diào)查或客戶主動提供的信息，由銷售部人員填寫《客戶走訪記錄部門領(lǐng)導(dǎo)審核后正本由銷售部保存，若有需要時則以復(fù)印件通知相關(guān)單位，以便讓其可以了解各項(xiàng)市場信息。5.2售時服務(wù)銷售部應(yīng)了解客戶訂單合同的生產(chǎn)過程及進(jìn)度，及時將信息反饋客戶時將客戶信息傳達(dá)各部門。建立《客戶檔案售部建立與客戶溝通渠道，雙方確立通訊地址、聯(lián)絡(luò)人姓名、職務(wù)等聯(lián)系方式。做好顧客來電、來函、來訪的記錄和接待工作。銷售部將信息及時反饋有關(guān)部門處理并于一周（除特殊情況向顧客反饋。必要時將分析與糾正措施的結(jié)果通知顧客，并融入持續(xù)改進(jìn)或開發(fā)工作。5.3售后服務(wù)一級配套用戶售后服務(wù)銷售部按照用戶要求，選派服務(wù)人員常駐用戶單位，及時提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

駐用戶單位服務(wù)人員遇到無法解決的質(zhì)量問題，應(yīng)將有關(guān)信息及時傳遞到銷售部，銷售部與生產(chǎn)質(zhì)量部及其它相關(guān)部門協(xié)調(diào)后拿出解決方案并實(shí)施。配套用戶售后服務(wù)二級配套用戶一般不派駐服務(wù)人員。外出服務(wù)人員在確認(rèn)屬于本公司產(chǎn)品質(zhì)量問題的情況下，按照“能修則修，不能修則退換”的原則予以妥善處理。對于重大質(zhì)量問題應(yīng)及時向銷售部領(lǐng)導(dǎo)請示。派駐人員應(yīng)視質(zhì)量問題的頻率提出備件的需求，并負(fù)責(zé)監(jiān)控使用。對配套用戶處存放的經(jīng)檢查不合格的產(chǎn)品應(yīng)做出標(biāo)識，視情況從公司調(diào)件維修或總成返修。不合格品的管理參見《不合格品控制程序社會市場銷售用戶售后服務(wù)零星用戶由銷售人員（代理商）隨時提供售后服務(wù)，重點(diǎn)用戶由銷售部指派專人進(jìn)行定點(diǎn)服務(wù)。5.4產(chǎn)品早期預(yù)警系統(tǒng)公司通過以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ莆债a(chǎn)品在使用階段的表現(xiàn)以防范產(chǎn)品在使用期內(nèi)出現(xiàn)的隱患。質(zhì)管部就可能出現(xiàn)的失效情況分析后出具書面報告通知銷售部。由銷售部通知顧客并協(xié)商解決途徑。適當(dāng)?shù)姆椒òǖ粌H限于以下方法：a.售后服務(wù)的反饋b.顧客采購量明顯減少定期顧客滿意度調(diào)查d.市場故障件的分析e.最終用戶的調(diào)查訪問等5.5顧客投訴的處理銷售部負(fù)責(zé)顧客投訴的接收，登記在《顧客投訴登記表》上，并轉(zhuǎn)換成《報告》交質(zhì)管部，由質(zhì)管部牽頭組織相關(guān)部門對顧客投訴進(jìn)行分析，找出問題的原因并確定發(fā)生的崗位。若是正在生產(chǎn)的產(chǎn)品被投訴質(zhì)管部必須立即制定緊急措施并要求相關(guān)部門實(shí)施，防止繼續(xù)出現(xiàn)同類不合格品。質(zhì)管部會同生產(chǎn)部相關(guān)人員對已完成品進(jìn)行記錄、隔離、標(biāo)識，必要時安排返工，返工后的產(chǎn)品需經(jīng)質(zhì)管部檢驗(yàn)合格后方能入庫，詳見《不合格品控制程序如顧客投訴的改善措施中需修改作業(yè)指導(dǎo)書，則技術(shù)部根據(jù)需要進(jìn)行修改并跟蹤修改后的實(shí)施效果。

質(zhì)管部、生產(chǎn)部根據(jù)工藝流程卡、生產(chǎn)報表、檢驗(yàn)記錄追溯到產(chǎn)生不良產(chǎn)品的操作者和檢驗(yàn)員，對責(zé)任者采取培訓(xùn)等措施，防止不合格的再次發(fā)生。質(zhì)管部將顧客投訴的調(diào)查處理結(jié)果以客戶要求的形式寫成回答書通過銷售人員回復(fù)顧客。當(dāng)發(fā)生顧客退貨時，質(zhì)管部經(jīng)理組織相關(guān)部門分析不良原因并確定改善措施，制作成《報告》通知本公司生產(chǎn)部、技術(shù)部等部門限期改進(jìn)，質(zhì)管部負(fù)責(zé)跟蹤。若是顧客設(shè)計制造不良，由銷售部與顧客聯(lián)系協(xié)商解決。所有顧客投訴及處理結(jié)果由質(zhì)管部傳閱管理者代表和總經(jīng)理。銷售部將客戶投訴處理的有關(guān)資料保存，詳見《記錄控制程序客戶投訴及其處理作為管理評審的資料。5.6“三包”賠償“三包”賠償范圍自用戶購買之日起計算，一年內(nèi)或行駛在3萬公里以內(nèi)（以先到者為準(zhǔn)）予以保修。若銷售部與配套用戶簽訂了服務(wù)協(xié)議的，相關(guān)條款以服務(wù)協(xié)議為準(zhǔn)。產(chǎn)品材質(zhì)不符合公司技術(shù)文件或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求。因產(chǎn)品制造存在缺陷，影響用戶正常使用。有下列情況之一者，不屬于“三包”賠償范圍由于用戶未按產(chǎn)品說明進(jìn)行安裝或使用不當(dāng)造成的質(zhì)量問題或改裝、拆卸不當(dāng)造成的損壞。不能證明為本公司生產(chǎn)和銷售的產(chǎn)品。超過本公司承諾保質(zhì)期限內(nèi)的產(chǎn)品。用戶管理不善造成的外觀缺陷（如：嚴(yán)重銹蝕、嚴(yán)重磕碰傷、摔裂、零部件

殘缺不全等產(chǎn)品已經(jīng)過改裝、拼裝的非原裝件產(chǎn)品。5.7用戶走訪銷售部每年初應(yīng)編制年度用戶走訪計劃，經(jīng)銷售部領(lǐng)導(dǎo)審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。按用戶走訪計劃，銷售部組織有關(guān)人員對各主要用戶進(jìn)行走訪。用戶走訪主要內(nèi)容用戶意見和要求。出廠產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)情況。用戶對服務(wù)質(zhì)量是否滿意。走訪人員應(yīng)認(rèn)真聽取并記錄用戶對產(chǎn)品、服務(wù)等方面的評價、意見和要求。用戶走訪中發(fā)現(xiàn)的各類問題，由訪問人員集中向銷售部書面反饋，由銷售部組織制定改進(jìn)措施。5.8技能培訓(xùn)銷售部每年須至少組織一次對服務(wù)人員的技能培訓(xùn)，以提高服務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。技能培訓(xùn)參見《人力資源管理和培訓(xùn)程序5.9要求用戶來訪、來函來電應(yīng)認(rèn)真聽取并做好登記，24時內(nèi)做出答復(fù)。重大質(zhì)量問題應(yīng)立即向生產(chǎn)質(zhì)量部、銷售部反映或直接向公司主管領(lǐng)導(dǎo)報告。退修產(chǎn)品由服務(wù)人員會簽并填寫退修單，退回到成品庫房。成品庫在接收時應(yīng)核對退修數(shù)量、會簽手續(xù)等，準(zhǔn)確無誤后辦理接收。由于現(xiàn)場服務(wù)特殊情況，銷售部到成品庫辦理相關(guān)手續(xù)后可領(lǐng)取部分零部件或總成，庫房應(yīng)優(yōu)先予以保證。服務(wù)人員應(yīng)當(dāng)建立服務(wù)記錄，記述有關(guān)質(zhì)量缺陷、形態(tài)、配套廠家、處理結(jié)果等事項(xiàng)，每周將質(zhì)量信息反饋到銷售部。銷售部將服務(wù)人員或用戶反饋的質(zhì)量信息分類匯總后以《信息反饋單》形式報生產(chǎn)部、質(zhì)量部和其它相關(guān)部門。重大典型質(zhì)量問題以《8D報告》形式立即呈報。銷售部每半年一次對階段服務(wù)工作做出總結(jié)并提《服務(wù)工作總結(jié)報告便肯定成績，找出不足，明確今后改進(jìn)的方向，更好的做好服務(wù)工作。6.相關(guān)文件6.