如何做好大型OA系統(tǒng)的需求分析

1/11OA(OfficeAutomation)系統(tǒng)是廣大企事業(yè)單位信息化建設(shè)過程必然要經(jīng)過的里程碑，“他山之石，可以攻玉”，希望這篇“需求分析”對(duì)你能有所裨益。隨著S省郵政業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，市場(chǎng)的不斷擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈。為滿足企業(yè)日常S為企業(yè)的健康發(fā)展提供強(qiáng)有利的信息服務(wù)和決策支持。協(xié)同工作以及上下級(jí)之間請(qǐng)示、批復(fù)等下情上達(dá)、上情下達(dá)等信息傳遞。實(shí)時(shí)檢查下級(jí)單位的工作，提高企業(yè)的執(zhí)行力。建立一個(gè)企業(yè)內(nèi)部信息共享和交互的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的共享和員工的協(xié)同工實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享。信息系統(tǒng)的維護(hù)工作量，通過流程、組織等的用戶自定義，滿足不斷便化地用戶需求。充分保證系統(tǒng)的整體安全。慮到現(xiàn)狀，又要考慮將來的業(yè)務(wù)發(fā)展和組織機(jī)構(gòu)變化建設(shè)原則。2/11實(shí)用性：要考慮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特殊性，要重點(diǎn)解決好辦公系統(tǒng)的關(guān)鍵工作。安全性：在本期工程中應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的安全性面推廣應(yīng)用S省郵政辦公系統(tǒng)(第一階段)完成后，系統(tǒng)將覆蓋省公司機(jī)關(guān)部室全體人員、直屬單位和地市公司，主要業(yè)務(wù)功能包括：會(huì)議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)和電子郵件系統(tǒng)。完成基礎(chǔ)平臺(tái)和服務(wù)器產(chǎn)品購(gòu)置安裝，省公司和二級(jí)單位之間的公文通過系統(tǒng)傳遞，省公司和二級(jí)單位習(xí)慣通過系統(tǒng)進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)和辦公。S省郵政辦公系統(tǒng)(第二階段)完成后，系統(tǒng)將覆蓋省公司機(jī)關(guān)部室全體人員、直屬單3/11OA(第一階段)的功能，包括會(huì)議通知、工作通知、發(fā)文處理和收文處理、電子郵件級(jí)單位的公文流轉(zhuǎn)，省公司疊加新功能，在實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上全面提升辦公效率。.3第三階段S省郵政辦公系統(tǒng)(第三階段)完成后，系統(tǒng)將覆蓋全省所有網(wǎng)點(diǎn)，包括支局所、儲(chǔ)蓄置和部署。系統(tǒng)集成現(xiàn)有主要管理類系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理類系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄。(1)采用先易后難、逐步加載的推廣方式OA的推廣要先易后難，而且要做到對(duì)員工有用，所以首先推廣應(yīng)用會(huì)議通知、工作通報(bào)、信息門戶等新應(yīng)用。(2)對(duì)OA的應(yīng)用提供充分的業(yè)務(wù)、技術(shù)和培訓(xùn)支持。(3)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)在OA推廣中的帶頭作用。4/11OA系統(tǒng)推廣的重要力量來自領(lǐng)導(dǎo)，因此建議各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分支持OA系統(tǒng)的建設(shè)并帶(4)從上而下堅(jiān)定地推廣OA系統(tǒng)，使得OA成為生產(chǎn)的一個(gè)環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)的推廣靠大家的積極性，但也要靠組織由上而下的推動(dòng)力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下，要堅(jiān)決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用，使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運(yùn)行，成為生產(chǎn)必須的一個(gè)環(huán)節(jié)。(5)加強(qiáng)制度考核，將OA系統(tǒng)的推廣與相關(guān)考核掛鉤。處罰落后1.5應(yīng)用功能要求通過對(duì)《S省郵政辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)需求》的分析以及和相關(guān)人員進(jìn)行的需求溝通，在第的郵政基礎(chǔ)信息體系結(jié)構(gòu)，同時(shí)在此基礎(chǔ)上構(gòu)建郵政內(nèi)部目前最迫切的部分應(yīng)用：如會(huì)議通知、工作通知和收發(fā)文系統(tǒng)等。.1功能列表????5/11換、接收提供可視化的工具方便地定義公文流程提供可視化的工具方便地設(shè)定表單格式及權(quán)限況上資源的預(yù)定設(shè)定一定的步驟和規(guī)則，并能夠在系統(tǒng)中執(zhí)行預(yù)定、確認(rèn)等相關(guān)才能查看這些信息。.2企業(yè)門戶企業(yè)的知識(shí)門戶有兩個(gè)作用如下。是作為郵政業(yè)務(wù)系統(tǒng)界面整合的框架，把所有的應(yīng)用系統(tǒng)界面整合在知識(shí)門戶中，實(shí)現(xiàn)6/11最終的企業(yè)知識(shí)門戶主要包括以下功能：各種處理功能的統(tǒng)一界面這個(gè)網(wǎng)站既是信息瀏覽的界面，也是修改、討論和審批等各種功能的操作界面的入口。通過網(wǎng)站中各個(gè)功能模塊的入口，用戶就能夠快速進(jìn)入到相應(yīng)功能的操作界面中去。個(gè)性化的界面設(shè)置進(jìn)入到自己的工作主題中去。方便快捷地信息發(fā)布一定的審批流程后才能最終在門戶上進(jìn)行顯示。強(qiáng)大的搜索引擎信息發(fā)布網(wǎng)站需要提供一個(gè)強(qiáng)大的全文搜索引擎，用戶通過輸入一個(gè)或者多個(gè)的查詢條信息訂閱功能通過網(wǎng)站的欄目提醒或者E—mail、手機(jī)短信等較為迅速的手段通知用戶。點(diǎn)登錄單獨(dú)作為一個(gè)章節(jié)進(jìn)行描述。.3單點(diǎn)登陸在有了一個(gè)企業(yè)的統(tǒng)一門戶后，是否就能夠方便快捷地進(jìn)行資源訪問呢？答案是否定7/11郵政內(nèi)部用戶每天需要登錄到許多不同的信息系統(tǒng)中，除了網(wǎng)絡(luò)、郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)等系統(tǒng)外，還需要登錄到各種自身所開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)中。率，降低網(wǎng)絡(luò)操作的費(fèi)用，并提高網(wǎng)絡(luò)的安全性。4數(shù)據(jù)交換S省郵政目前已經(jīng)擁有各種類型的應(yīng)用系統(tǒng)，不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式可能并不相同。無論是郵政內(nèi)部應(yīng)用系統(tǒng)之間的交互，還是與其他公司系統(tǒng)之間的交互，都可能會(huì)存郵政內(nèi)部業(yè)務(wù)辦公流程種類比較多，按照固化流程實(shí)現(xiàn)的思路已經(jīng)不能很好地滿足要?jiǎng)h除任何流程，并且流程中的各種工作流屬性可以進(jìn)行設(shè)置，定制工具必須是對(duì)用戶友好無須編程的可視化工具。撰寫新公文的下一個(gè)步驟。辦理待辦公文待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文，系統(tǒng)提供的實(shí)時(shí)提醒功能會(huì)及時(shí)地告知用戶當(dāng)前需要辦理的待辦事務(wù)。8/11用戶辦理待辦公文可對(duì)公文進(jìn)行以下操作：文件發(fā)送給選定人員。催辦督辦公文文件辦理延誤人員及時(shí)辦理文件。.6事務(wù)處理事務(wù)處理系統(tǒng)是指郵政內(nèi)部的資源預(yù)定管理和辦公事務(wù)管理。資源預(yù)定管理把會(huì)議室、進(jìn)行資源查詢、預(yù)定和審批等工作。資源預(yù)定管理包括以下一些功能。會(huì)議管理會(huì)議申請(qǐng)時(shí)需要提交會(huì)議主題、計(jì)劃會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員，并準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料。發(fā)送有閱讀權(quán)限。對(duì)以往的會(huì)議記錄，可以按照日期、會(huì)議類別、議題等條件進(jìn)行查詢。日常辦公是指用戶在日常辦公中需要使用到的一些輔助功能。待辦事宜9/11建議業(yè)界成熟的產(chǎn)品作為電子郵件服務(wù)器，由于電子郵件除了實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的信息交流以較成熟的電子郵件系統(tǒng)是我們考慮的初衷。1.6技術(shù)需求前瞻性：系統(tǒng)不僅要滿足目前的需求，也要滿足將來發(fā)展的需要。集成性：本系統(tǒng)的最終目標(biāo)是建成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)上覆蓋總公司、分公司的系統(tǒng)，包括辦公系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成。應(yīng)用軟件層進(jìn)行優(yōu)化?？梢浦残裕簯?yīng)用軟件應(yīng)具有很強(qiáng)的可移植性，可在多種硬件平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)環(huán)應(yīng)用軟件支持在線幫助功能，而且系統(tǒng)管理員能夠修改幫助文本。后的需求進(jìn)行擴(kuò)充。W系統(tǒng)之間的結(jié)合。支持現(xiàn)有主流的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。能夠符合集團(tuán)公司公布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)體制。11安全性：應(yīng)具備強(qiáng)大完善的多級(jí)別安全控制；采用驗(yàn)證、數(shù)字簽名、存取控制、加密等多種技術(shù)手段，以及通過角色來定義安全級(jí)別，并且這種安全控制貫穿于系統(tǒng)的各個(gè)層次。傳輸加密以及電子簽名?？晒芾硇裕合到y(tǒng)的可配置管理，提供完備的管理手段。提供電子郵件功能：電子郵件系統(tǒng)具備新郵件到達(dá)提示功能?？梢约皶r(shí)打開自己的電子郵件信箱，閱讀有關(guān)郵件，并通過該郵件的指示(鏈接、URL等)自動(dòng)打開相關(guān)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行下一步的工作。系統(tǒng)能夠支持各種復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)：復(fù)合文檔型數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型。辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，以各種格式化數(shù)據(jù)(如含了各種各樣的數(shù)據(jù)對(duì)象。全文搜索功能：需要數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)提供對(duì)所有存儲(chǔ)信息的全文檢索引擎。點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門的收文處理過程。工作流也可是打破單位界限的，發(fā)生于部門以及與部門的相關(guān)單位之間。見，才能做出某種決策?；ハ鄿贤?、合作的工作方式，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，提高工作效率；支持外出人員在辦公室以外的辦公手段，在外地，辦公人員可以通過撥號(hào)上網(wǎng)(即上