小區(qū)物業(yè)管理方案詳解

小區(qū)物業(yè)管理方案公司情況介紹物業(yè)管理公司成立于年初，屬于股份有限公司，注冊資金萬元，各類專業(yè)人員多人。提供全方位的專業(yè)物業(yè)管理服務(wù)、保安服務(wù)、清潔服務(wù)、維修服務(wù)、家政服務(wù)及會所服務(wù)。我公司不斷追求一流的進(jìn)取精神。全體員工勤奮工作和對員工系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，為顧客提供高水準(zhǔn)的服務(wù)，是我們的工作目標(biāo)。公司的管理架構(gòu)圖：總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)管理部公司拓展部公司辦公室總經(jīng)理辦公室物管分公司管理處管理處管理處物管分公司管理處管理處管理處管理處圖1公司管理架構(gòu)圖我公司采用總經(jīng)理負(fù)全權(quán)責(zé)任的垂直指揮職能與職能部門的專業(yè)職能結(jié)合起來，既保證了公司一把手對各部門的直接領(lǐng)導(dǎo)指揮，充分掌握全局情況，把握主力方向，正確決策，又能夠放手授權(quán)給公司各管理層去操作具體工作的進(jìn)行。而作為基層作業(yè)層的各個(gè)管理處，則能夠在各職能部門的指導(dǎo)、監(jiān)控和考核下依照明確的目標(biāo)和要求具體工作。在實(shí)際工作中，本公司還非常重視各類有效會議的召集，如職能部門每月底的例會，各管理處主管每周的例會等。會上，反映情況，匯報(bào)工作，討論問題，制定措施；會下，監(jiān)督檢查，了解情況，捕捉信息，觀察動(dòng)向，細(xì)微周密科學(xué)的管理體制時(shí)刻把握著公司正常運(yùn)作的脈搏。向管理要效益是本公司是做好物業(yè)管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)，也是公司生存和發(fā)展的客觀要求。我們積極走向市場，適應(yīng)社會、適應(yīng)市場，以市場機(jī)制來調(diào)節(jié)我們的行為。不斷修正我們的管理方式和策略，最大限度地獲取經(jīng)濟(jì)效益、社會效益和環(huán)境效益，并且堅(jiān)持三個(gè)效益的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。在內(nèi)部管理上，我們始終堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的競爭原則。“平平淡淡就是錯(cuò)，無功就是過”是我們判斷員工合格與否的標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)主管以上干部必須同時(shí)擔(dān)負(fù)三項(xiàng)工作，否則就是不稱職。競爭機(jī)制的引入，為公司終以健康向上、一往無前的精神風(fēng)貌發(fā)展壯大，提供了人力資源保障。概括地說，本公司的運(yùn)行機(jī)制包括以下內(nèi)容：樹立企業(yè)人才觀，為人才的脫穎而出和健康成長創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。在用人方面，形成“能者上，庸者下”、“無功就是過，平平淡淡就是錯(cuò)”的企業(yè)人才觀，堅(jiān)決摒棄論資排輩的陳舊觀念，明確考核管理處主任的唯一標(biāo)準(zhǔn)是能否為企業(yè)、為公司多創(chuàng)效益，包括社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。建立有效的激勵(lì)機(jī)制，努力提高員工的整體素質(zhì)。公司把對員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)放在公司發(fā)展的重要位置。每年都制定全年培訓(xùn)計(jì)劃，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外聘培訓(xùn)、外送培訓(xùn)。規(guī)定主任主管都要持證上崗，必須會操作電腦。建立有效的激勵(lì)機(jī)制，努力培養(yǎng)員工奮發(fā)向上的精神風(fēng)貌。激勵(lì)機(jī)制包括三種，一是榮譽(yù)激勵(lì)，二是參與激勵(lì)，三是物質(zhì)激勵(lì)。公司召開的由各管理處主任參加的行政例會，經(jīng)常邀請各級主管和普通員工代表參加，讓他們了解公司的計(jì)劃、目標(biāo)、存在的問題、發(fā)展規(guī)劃等，平時(shí)節(jié)氣組織員工聯(lián)誼活動(dòng)，每年春節(jié)都要宴請全體員工，并進(jìn)行座談、評選先進(jìn)個(gè)人、先進(jìn)集體。努力塑造企業(yè)形象，增強(qiáng)員工的自信心和認(rèn)同感。公司非常重視社會形象宣傳，凡對外宣傳之事都由公司領(lǐng)導(dǎo)親自抓，在規(guī)范企業(yè)形象上堅(jiān)持從大處著眼，從小事做起。從策劃對外宣傳上，從抓企業(yè)管理現(xiàn)場上，甚至對員工著裝、接聽電話用語、行走站立姿勢、與住戶講話語氣語調(diào)態(tài)度上、進(jìn)入住戶家從敲門力度到工作完成后如何退出等都有明確的行為規(guī)范要求，公司通過教育，既培養(yǎng)了員工的素質(zhì)，以向社會公眾展示了“我們物人”的精神風(fēng)貌。公司倡導(dǎo)的是“以人為本，偶管理于服務(wù)”的思想。“以人為本”的思想所熏陶的企業(yè)公司是一個(gè)強(qiáng)化的溫室社會，處身期其間的個(gè)人，逐步被培養(yǎng)起類似天家庭意識的社團(tuán)意識，具有克已、忠誠、服務(wù)、合作及效忠精神，愿把自己與公司結(jié)合起來，大多數(shù)人能為公司的利益和個(gè)人的尊嚴(yán)而努力工作。對待住戶重視第一印象，因?yàn)槟芊衽c住戶建立良好的合作關(guān)系，很大意義上取決于住戶入住或進(jìn)入小區(qū)時(shí)的第一印象。把住戶的責(zé)備批評投訴當(dāng)成神佛之聲，不論責(zé)備什么，都要欣然接受，“要聽聽住戶的聲音”是公司經(jīng)常向員工強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，傾聽之后，要即刻有所行動(dòng)，這是搞好對住戶管理工作的重要條件。對待所有住戶都一視同仁，包括新老住戶、不同身份的住戶、通情達(dá)理或刻薄刁蠻的住戶、臨時(shí)租房的住戶、公司戶等。因?yàn)槊恳粋€(gè)不同的人，都可以為我們的企業(yè)形象帶來相同的正面或負(fù)面影響。不在住戶及來往客人面前斥責(zé)員工。因?yàn)樽屚馊丝吹筋I(lǐng)導(dǎo)斥責(zé)、爭吵的場面，會使他們感到厭惡難受和蔑視.同時(shí)，也維護(hù)了員工的基本尊嚴(yán)。以節(jié)約為榮，視浪費(fèi)為恥。公司經(jīng)常教育員工，從一把刷子到一張紙，都不充許浪費(fèi)，告誡員工做到“物盡其用，反復(fù)再反復(fù)”，比如油刷、電腦用紙等。培養(yǎng)住戶的自律，杜絕任何形式的警告牌，將對住戶及來客的防范式管理轉(zhuǎn)換為疏導(dǎo)式。比如，在我們的小區(qū)內(nèi)，沒有一塊“禁止隨地吐痰……….違者罰款”等字樣的警告牌，清潔工默默地將住戶隨手丟棄的雜物撿起而不是粗暴地指責(zé)，這種跟蹤式清掃，令客人不好意思再亂扔亂吐。這就是一種自律，就如同你走進(jìn)金碧輝煌、明亮映人的五星級大酒店大堂，人人都不由自主地產(chǎn)生這種自律，絕對不好意思也不忍去破壞它。重視領(lǐng)導(dǎo)作用，發(fā)揮“群體效能”。一個(gè)企業(yè)要成為強(qiáng)者，就要依靠群體的作用，依靠團(tuán)結(jié)奮斗和拼搏的企業(yè)精神支撐。公司每做出一項(xiàng)重要決定及決策，都是經(jīng)過集體討論而確定的，盡量避免出現(xiàn)偏差。本公司經(jīng)過不斷的探索、發(fā)展、完善，建立制度化、科學(xué)化的質(zhì)量管理體系。在未來發(fā)展方面，我們將密切關(guān)注顧客之需求，加強(qiáng)員工培訓(xùn)，借此不斷提高服務(wù)素質(zhì)，以創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)底閥及社會效益。三、擬采取的管理方式管理處內(nèi)部管理架構(gòu)圖（圖2）市房管局物業(yè)管理有限公司業(yè)主委員會物業(yè)分公司XXXX物管處主任收費(fèi)員（兼）樓宇管理員維修主管（兼）保安主管保潔主管（兼）日常維護(hù)維修保安部保潔部管理處內(nèi)部管理架構(gòu)圖（圖2）機(jī)構(gòu)設(shè)置小區(qū)管理處將采取業(yè)主管理委員會領(lǐng)導(dǎo)下的經(jīng)理負(fù)責(zé)制，這是一種直線制的領(lǐng)導(dǎo)形式。由于管理處的編制精干、簡單、職責(zé)明確，所以日常工作由經(jīng)理直接對各部門人員領(lǐng)導(dǎo)，即集指揮和職能于一身，便于經(jīng)理全面掌握日常工作及人員狀況，減小失控。各項(xiàng)工作的安排及臨時(shí)任務(wù)的下達(dá)，均由經(jīng)理直接安排，各主管下屬人員直接向其主管負(fù)責(zé)，各主管及各職位專業(yè)人員直接向經(jīng)理負(fù)責(zé)。運(yùn)作機(jī)制管理處在內(nèi)部管理上，采取的是將管理活動(dòng)和管理手段構(gòu)成一個(gè)連續(xù)封閉回路的做法，即注重封閉性，這樣才能形成有效的管理運(yùn)動(dòng)。否則，如果管理系統(tǒng)內(nèi)的結(jié)構(gòu)、聯(lián)系松散，沒有一定的控制，那么內(nèi)部管理必定是無效的。在具體運(yùn)作中，管理處經(jīng)理是日常工作的指揮者，同時(shí)又是監(jiān)督檢查者。各項(xiàng)指令下達(dá)后，執(zhí)行機(jī)構(gòu)即開始運(yùn)作，執(zhí)行過程中的信息通過反饋渠道回到指揮機(jī)構(gòu)，供經(jīng)理作出校正、判斷、總結(jié)。在整個(gè)過程中，經(jīng)理還要從檢查、評比結(jié)果中發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并加以糾正，做到有布置、有檢查、在總結(jié)，從而保證了管理的有效性。工作流程（圖3）本公司及遂寧物業(yè)管理分公司將嚴(yán)格按照公司針對遂寧苑區(qū)的具體情況所制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，做到不論大小，每件事都要程序化，一絲不茍，環(huán)環(huán)相扣、節(jié)節(jié)相連，從根本上保證本公司的服務(wù)管理質(zhì)量。針對日常物業(yè)管理工作，我們編制了詳盡全面的質(zhì)量體系文件，相信我們在遂寧苑區(qū)的管理繼續(xù)參照程序文件，因地制宜，一定能夠取得良好的成績。崗位培訓(xùn)規(guī)章制度的建立物業(yè)接管日常管理與維修養(yǎng)護(hù)收費(fèi)員（兼）樓宇管理員維修主管（兼）保安主管（兼）保潔主管（兼）日常維護(hù)維修保安部保潔部完善配套及各部門關(guān)系的協(xié)調(diào)圖3工作流程圖信息反饋渠道如管理運(yùn)作機(jī)制所述，信息反饋是非常具有鑫天禹物業(yè)管理模式特點(diǎn)的，這個(gè)環(huán)節(jié)包括硬件和軟件兩方面。硬件方面，要是嚴(yán)格按照公司制定的質(zhì)量體系進(jìn)行過程控制。比如，在對住戶方面，我們有《與顧客溝通的程序》，在此文件中規(guī)定了管理處每年至少召開一次顧客懇談會，另外每年公司要對顧客進(jìn)行一次意見調(diào)查，并發(fā)放“顧客意見調(diào)查表”。在對內(nèi)部的管理中，管理處有定期與不定期的各種會議，比如每周一次的主管人員例會、每周五的每班組班務(wù)會，每月一次的公司經(jīng)理會議等等，會議的內(nèi)容就是反映情況、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系和解決問題。在軟件方面，管理處將十分重視尊重人、教育人、幫助人這種“以人為本”的管理方式，透過這種“人情化”的管理及時(shí)了解掌握員工的心理活動(dòng)、思想狀態(tài)，將員工在言等中表露出來的各種消極情緒及時(shí)指導(dǎo)糾正，將可能發(fā)生的問題消滅在萌芽狀態(tài)中，確保管理處的工作秩序不受到干擾和阻礙。在這方面，管理處將強(qiáng)調(diào)針對員工心理狀態(tài)做好思想工作，包括：結(jié)合每位員工心理活動(dòng)做思想工作。管理者要把握下屬心理活動(dòng)的規(guī)律，在尊重人的感情（首先尊重人格）的基礎(chǔ)上，引導(dǎo)人們的動(dòng)機(jī)和激發(fā)人們的興趣。因?yàn)楫?dāng)人們對工作有“不樂意”的情感時(shí)，情感就成為阻力，從而產(chǎn)生消極性，降低人的活動(dòng)能力和工作效果。同時(shí)，還要根據(jù)每個(gè)人當(dāng)時(shí)的個(gè)性心理人？向有針對性地做思想工作，使每個(gè)人都能在不同的時(shí)間、不同的環(huán)境得到不同的激勵(lì)。利用群體的心理去做。我們還將在管理處這個(gè)集體中多組織群體成員相互接觸，包括工作上的協(xié)作互助，學(xué)習(xí)上的互敬互學(xué)，生活上的互相關(guān)心等，去引導(dǎo)員工進(jìn)行健康的心理活動(dòng)的交流，互相給予積極影響，抵制消極情緒，使群體思想健康向上，正氣得到上升邪氣受到壓制。管理工作的控制方式科學(xué)、全面、嚴(yán)格的質(zhì)量保證體系及崗位責(zé)任制、各項(xiàng)規(guī)章管理制度。嚴(yán)格的考核、獎(jiǎng)罰、晉升、辭退制度，多樣化的激勵(lì)手法。及時(shí)細(xì)致的思想教育工作，團(tuán)結(jié)向上、熱情飽滿的工作狀態(tài)。融洽的住管雙方關(guān)系，暢順的溝通渠道。另外本公司非常重視對外服務(wù)質(zhì)量的控制。比如我們制定了《不合格服務(wù)的識別及處理程序》并填寫不合格報(bào)告。同時(shí)，依照《糾正和預(yù)防措施實(shí)施程序》加以處理，還制定了保安員巡查制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題。管理處還建立了對顧客的回訪制度，不定期對顧客回訪，以對照檢查管理服務(wù)工作，安裝在小區(qū)內(nèi)的由經(jīng)理直接掌握的“經(jīng)理意見箱”，隨時(shí)征集住戶的廣泛意見。針對遂寧苑區(qū)物管費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)較低的情況，管理處擬通過優(yōu)質(zhì)的各種家庭服務(wù)增加維修服務(wù)等收入以彌補(bǔ)管理費(fèi)收入的不足。制定各項(xiàng)開支標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，增收節(jié)支，以最終達(dá)到收支平衡。四、管理人員的配置管理人員4人；物管處主任1名；管理員3名；保安部設(shè)保安主管1人；設(shè)保安班長3人；設(shè)保安員21人；共分早、中、晚三班，其中每個(gè)班門崗4名，苑區(qū)巡邏3人，休息1人。房屋維修部（1）、設(shè)主管1人（兼）；（2）、維修工2人；保潔部（1）、設(shè)主管1人（兼）；（2）、設(shè)清潔工6人；綠化部（1）、設(shè)主管1人（兼）；（2）、設(shè)綠化工2人；五、管理規(guī)章制度本公司將以管理的寬松和諧與法治嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕y(tǒng)一，在小區(qū)實(shí)施管理過程中，管理處依然將按公司的規(guī)范做法，做到軟硬兼?zhèn)洌味粊y，管而不死，堅(jiān)決貫徹業(yè)主自治專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，必要的規(guī)章制度是做好物業(yè)管理的保證，要使小區(qū)的管理和服務(wù)走上正軌，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起，而建立健全的經(jīng)營管理制度，這些制度的建立，不是憑空編造出來的，而是以政府的文件和公司的宗旨、經(jīng)營范圍和承擔(dān)的任務(wù)為依據(jù)，并在多年的實(shí)踐中反復(fù)補(bǔ)充修改，逐步健全完善和提高，概括地講，這些制度包括兩大方面：一是公司內(nèi)部管理制度，這是公司自身運(yùn)作的章程，它包括公司的宗旨、任務(wù)、各類人員和各部門的職能、職責(zé)、言行舉止、著裝等，這一制度的建立，為公司造就一支良好的員工隊(duì)伍，樹立企業(yè)整體形象奠定了基礎(chǔ)。二是公眾管理制度，是物業(yè)公司和小區(qū)居民的行為準(zhǔn)則?？傮w上講，規(guī)章制度的制定有以下幾方面：（1）公眾制度部份，（2）崗位責(zé)任制部份，（3）管理運(yùn)作制度部份，（4）考核標(biāo)準(zhǔn)部份。六、本公司歷來十分重視資料檔案的建立與管理。1、在遂寧苑區(qū)管理處，我們將分小區(qū)工程）建設(shè)資料、小區(qū)住戶資料和日常管理資料三部分進(jìn)行檔案的建立和集中管理。2、在本公司進(jìn)駐遂寧苑區(qū)后，我們希望能從原管理單位獲得完整的小區(qū)建筑竣工資料，這些應(yīng)包括：結(jié)構(gòu)、建筑、電氣、消防、給排水等方面的竣工圖紙及資料。小區(qū)住戶檔案，也是管理處要建立的重要資料，內(nèi)容包括住戶家庭資料、居住人中變化情況等，這部分資料主要以3、日常管理檔案，包括：資料圖表文件等，如裝修檔案、暫住人中檔案、公用設(shè)備設(shè)施檔案、社區(qū)文化活動(dòng)檔案、財(cái)務(wù)檔案、員工個(gè)檔案、與上級往來文件、顧客意見調(diào)查表、服務(wù)質(zhì)量回訪表、顧客投訴記錄及處理情況、重大事件記錄等等。在檔案資料保管方面，管理處將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則設(shè)專人專柜保管。七、遂寧苑區(qū)各項(xiàng)管理指標(biāo)及措施根據(jù)本公司的管理目標(biāo)及質(zhì)量方針，為管理服務(wù)好遂寧住宅小區(qū)特制定以下管理指標(biāo)及措施(摘要)：（詳見各工作手冊）第一部份物管費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)及其它住宅物管費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為元/平方米，營業(yè)房物管費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為元/平方米，以上均按產(chǎn)權(quán)面積計(jì)算。第二部份房屋及維修管理對房屋共用部位進(jìn)行日常管理和維修養(yǎng)護(hù)，檢修和保養(yǎng)記錄完整；根據(jù)房屋使用年限，檢查房屋公用部位的使用狀況，需要維修，屬于小修范圍的及時(shí)組織修復(fù)；屬于大、中修范圍的，及時(shí)編制維修計(jì)劃和住房專項(xiàng)維修資金使用計(jì)劃，向業(yè)主大會或業(yè)主委員會提出報(bào)告，根據(jù)業(yè)主大會的決定，組織維修。每周巡查一次小區(qū)房屋單元門、樓梯通道及其他共用部位的門窗、玻璃等，定期進(jìn)行維修，記錄完整；對小區(qū)內(nèi)違反規(guī)劃私搭亂建和擅自改變房屋用途的行為及時(shí)勸阻，并報(bào)告業(yè)主委員會和相關(guān)行政主管部門。各棟、單元（門）、戶有明顯標(biāo)志。第三部份公用設(shè)施設(shè)備管理對公用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常管理和維修養(yǎng)護(hù)，工作記錄完整（依法應(yīng)由專業(yè)部門負(fù)責(zé)的除外）。具體做法：（1）定期對綠化柵欄及各園大門進(jìn)行油漆；定期對各園的坐椅等建筑小品進(jìn)行養(yǎng)護(hù)；定期對樓道扶手進(jìn)行維護(hù)，對損壞部份及時(shí)予以修復(fù)；建立公用設(shè)施設(shè)備檔案（設(shè)備臺賬），設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行、檢查、維修、保養(yǎng)等記錄完整。操作維護(hù)人員嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)施設(shè)備操作規(guī)程及保養(yǎng)規(guī)范；設(shè)施設(shè)備運(yùn)行正常。對共用設(shè)施設(shè)備定期組織巡查，作好巡查記錄，需要維修，屬小修范圍的，及時(shí)組織修復(fù)；屬大、中修的，及時(shí)編制維修計(jì)劃和信房專項(xiàng)維修資金使用計(jì)劃，向業(yè)主大會或業(yè)主委員會提出報(bào)告與建議，根據(jù)業(yè)主大會的決議，組織維修或更新改造。在消防設(shè)施管理方面，落實(shí)責(zé)任人，實(shí)行巡視制度，建檔記錄，管理處經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行，并定期維護(hù)和檢修以確保消防設(shè)施完好無損、正常使用。路燈、樓道燈完好率不低于90%。容易危及人身安全的設(shè)施設(shè)備有明顯警示標(biāo)志和防范措施；對可能發(fā)生的各種突發(fā)設(shè)備故障有應(yīng)急方案。第四部份公共秩序維護(hù)小區(qū)24小時(shí)值勤。公布業(yè)主投訴及求助電話。對重點(diǎn)區(qū)域、重點(diǎn)部位每3小時(shí)至少巡邏一次。大門門崗室保持潔凈。公共秩序維護(hù)隊(duì)員統(tǒng)一做