文檔管理的制度

第文檔管理的制度文檔管理的制度1

一總則

1.公司計算機軟、硬件及網(wǎng)絡(luò)管理的歸口部門為辦公室，并由辦公室負(fù)責(zé)具體實施。

2.辦公室對公司所有計算機軟、硬件及信息實行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對公司計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行登記、造冊、維護和維修。

3.公司計算機軟、硬件及低值易耗品由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一申購、保管、分發(fā)和管理。

4.公司各部門的計算機硬件，遵循誰使用，誰負(fù)責(zé)的原則。

二內(nèi)容和適用范圍

1.本文所稱的計算機硬件主要指：主機、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)、u盤及附屬打印機等設(shè)備。

2.本文所稱的計算機軟件是指各類系統(tǒng)軟件、各部門專用軟件、公司統(tǒng)一安裝的殺毒軟件等。

3.本文所稱的網(wǎng)絡(luò)即為互聯(lián)網(wǎng)。

三計算機硬件管理

1.公司計算機主要硬件設(shè)備均應(yīng)設(shè)置臺賬進行登記，注明設(shè)備編號、名稱、型號、規(guī)格、配置、生產(chǎn)廠家、供貨單位、使用部門等信息。

2.計算機主要硬件設(shè)備應(yīng)粘貼設(shè)備標(biāo)簽，設(shè)備標(biāo)簽不得隨意撕毀，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落應(yīng)及時告知辦公室重新補貼。

3.嚴(yán)禁私自拆卸計算機硬件外殼，嚴(yán)禁未經(jīng)許可移動、拆卸、調(diào)試、更換硬件設(shè)備。

4.計算機主要硬件設(shè)備的附屬資料(包括但不限于產(chǎn)品說明書、保修卡、附送軟件等)由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。

四計算機軟件管理

1.公司使用的計算機、網(wǎng)絡(luò)、軟件由辦公室統(tǒng)一進行安裝、維護和升級，不允許私自安裝操作系統(tǒng)及其他可能影響公司網(wǎng)絡(luò)正常運行的軟件。如有特殊需要，經(jīng)部門主管審批后，向辦公室申請。

2.公司購買的商品軟件由辦公室統(tǒng)一保管并做好備份，其密鑰、序列號、加密狗等由使用部門在辦公室登記領(lǐng)用，禁止在公司外使用。如特殊需要，須經(jīng)

部門主管同意后并在辦公室備案登記。

五計算機信息管理

1.公司員工必須自覺遵守企業(yè)的有關(guān)保密約定，不得利用網(wǎng)絡(luò)有意或無意泄漏公司的涉密文件、資料和數(shù)據(jù);不得非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的文件、資料和數(shù)據(jù)。

2.公司重要電子文檔、資料和數(shù)據(jù)務(wù)必存儲在除操作系統(tǒng)盤外的硬盤空間，嚴(yán)禁將重要文件存放在桌面上。

六計算機安全防護管理

1.公司內(nèi)部使用移動存儲設(shè)備，使用前需先對該存儲設(shè)備進行病毒檢測，確保無病毒后方可使用。

2.進入公司郵箱或私人郵箱，不要隨便打開來歷不明的`郵件及附件，同時開啟殺毒軟件進行郵件監(jiān)控程序以免被計算機病毒入侵。

3.計算機使用者應(yīng)定期對自己使用的計算機查殺病毒，更新殺毒軟件病毒庫，以確保計算機系統(tǒng)安全、無病毒。

4.禁止計算機使用者刪除、更換或關(guān)閉殺毒軟件。

5.所有公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)用戶的計算機必須設(shè)置操作系統(tǒng)登陸密碼，密碼長度不得少于6個字符且不能采用簡單的弱口令，最好是由數(shù)字、字母、和其他有效字符組成。員工應(yīng)不定期修改密碼，每次修改間隔期不得長于三個月。

6.計算機使用者離職時必須由信息組確認(rèn)其計算機硬件設(shè)備完好、移動存儲設(shè)備歸還、系統(tǒng)密碼清除后方可離職。

七計算機操作規(guī)范管理

1.計算機開機：遵循先開電源插座、顯示器、打印機、外設(shè)、主機的順序;每次的關(guān)、開機操作至少間隔1分鐘，嚴(yán)禁連續(xù)進行多次的開關(guān)機操作。

2.計算機關(guān)機：遵循先關(guān)主機、顯示器、外設(shè)、電源插座的順序;下班時，務(wù)必要將電源插座的開關(guān)關(guān)上，節(jié)假日應(yīng)將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災(zāi)隱患。

3.打印機及外圍設(shè)備的使用：打印機在使用時要注意電源線和打印線是否連接有效，當(dāng)出現(xiàn)故障時注意檢查有無卡紙;激光打印機注意硒鼓有無碳粉，噴墨水是否干涸，針式打印機看是否有斷針;當(dāng)打印機工作時，不要強行阻止，否則更容易損壞打印機。

4.停電時，應(yīng)盡快關(guān)閉電源插座或?qū)⒉遄蜗拢悦庖鸲搪泛突馂?zāi)。

5.來電時，應(yīng)等待5～10分鐘待電路穩(wěn)定后方可開機，開機時應(yīng)遵循開機流程操作。

6.計算機發(fā)生故障應(yīng)盡快通知辦公室，不允許私自維修。

7.計算機操作人員必須愛護計算機設(shè)備，保持計算機設(shè)備的清潔衛(wèi)生。

8.禁止在開機狀態(tài)下使用濕物(濕毛巾、溶劑等)擦拭顯示屏幕。

9.禁止在使用計算機設(shè)備時，關(guān)閉、刪除、更換公司殺毒軟件。

10.嚴(yán)格遵守《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際互聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》，嚴(yán)禁利用計算機非法入侵他人或其他組織的計算機信息系統(tǒng)。

11.禁止卸載公司統(tǒng)一安裝的防護軟件、管理軟件等。

八相關(guān)懲戒措施

1.如發(fā)現(xiàn)公司員工利用網(wǎng)絡(luò)有意或無意泄漏公司的涉密文件、資料和數(shù)據(jù)或非法復(fù)制、轉(zhuǎn)移和破壞公司的文件、資料和數(shù)據(jù)的，將視其后果，處以罰款、調(diào)離崗位、辭退等處罰，情節(jié)嚴(yán)重者將依法追究其民事、刑事責(zé)任。

2.如發(fā)現(xiàn)工作時段內(nèi)游戲、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁、觀看電影等，一次記過處分，兩次罰扣獎金，三次予以開除。

3.如出現(xiàn)故意造成公司計算機硬件損毀，將由個人做等額賠償。

4.各類違規(guī)操作可由各部門主管提交至辦公室，并記錄至個人檔案。

九附則

1.對于使用私人電腦的員工，除了硬件不做相關(guān)要求外，遵照此制度相關(guān)條款執(zhí)行。

2.本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

3.本制度自20__年9月1日起執(zhí)行。

__有限公司辦公室

20__年8月31日文檔管理的制度2

（一）為明確工作職責(zé)，理順工作程序，規(guī)范調(diào)度文檔管理，根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評分方法（試行）》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求，制定本制度。

（二）調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1、圖表：調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

2、臺賬：

（1）綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實情況等。

（2）綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。

（3）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。

3、記錄簿：建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事件）分析統(tǒng)計記錄，存檔管理。

4、電子顯示屏：

（1）電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息；

（2）主要設(shè)備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控；

（3）煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示；

（4）顯示的'數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確，實時集中監(jiān)控。

（三）調(diào)度文檔內(nèi)容齊全，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，記錄規(guī)范，值班記錄無涂改。

（四）檔案資料，應(yīng)有專人管理。

（五）調(diào)度文檔的保存期限：

1、班、日調(diào)度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結(jié)，調(diào)度臺賬保存1年以上。

2、調(diào)度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3、死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。

（六）各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對外公布。

（七）立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。

（八）對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)鑒定，報礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。文檔管理的制度3

為了加強我監(jiān)理部科技檔案的科學(xué)管理。并使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本工程項目的實際情況，特制定如下管理辦法：

1、在正副總監(jiān)的.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由綜合組負(fù)責(zé)監(jiān)理部文檔管理工作。

2、檔案管理人員應(yīng)不斷加強科技檔案工作專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。認(rèn)真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。

3、及時對往來文件進行登記。并建立收文閱辦制度。

4、嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準(zhǔn)私自外借。努力做好文檔的保密工作。

5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別（合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類）進行分類、編號、保存。并建立文件清單。

6、年終時應(yīng)及時對本年度所有文件資料進行清理、統(tǒng)計工作。

7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導(dǎo)。

8、工程竣工時嚴(yán)格按照國家科技檔案案卷質(zhì)量要求分綜合類、工程質(zhì)量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監(jiān)理月報、照片和錄像七項對監(jiān)理文件資料進行組卷上報。

9、未盡事宜，按業(yè)主有關(guān)技術(shù)檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。文檔管理的制度4

1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規(guī)范,確保安全;

2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件,如:銷售部門負(fù)責(zé)營銷檔案、客房往來資料、設(shè)計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務(wù)部負(fù)責(zé)各類財務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;

3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

4、對內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號,要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé),依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類,報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

7、文檔按照機密程度,分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次,撰稿人應(yīng)依據(jù)機密程度確定報送范圍,秘密文件的'報(發(fā))送由專人進行,確保發(fā)送未超出報送范圍;

8、機密文件應(yīng)確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負(fù)有保密的義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;

10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;

11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。文檔管理的制度5

為進一步規(guī)范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合工作實際，特制定本辦法。

一、本辦法所指的文件檔案為：

1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔;

2.公司形成的各種規(guī)章制度、報告、通知、紀(jì)要等文檔;

3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價值的各類業(yè)務(wù)資料等文檔。

二、文件檔案管理辦法

(一)立卷歸檔

1.各類文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進行分類、編號、統(tǒng)計、歸檔和管理。

2.學(xué)校類文檔：編號規(guī)則為學(xué)校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號。學(xué)校下發(fā)的原文件，直接根據(jù)類別進行編號登記歸檔，根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報告等文檔需留存副本至公司類文件進行歸檔，電子版文檔需轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)性文檔后進行編號登記歸檔。

3.公司類文檔：編號規(guī)則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。所屬類別即指規(guī)章制度類、人事類、合同類、物資設(shè)備類、財務(wù)類等，紙質(zhì)文檔和電子文檔根據(jù)編號規(guī)則同步進行編號登記歸檔。

4.公司各部門文檔：編號規(guī)則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時，須當(dāng)面填寫移交清單并簽字認(rèn)可后方完成交接手續(xù)。

5.歸檔文件材料應(yīng)完整齊全，質(zhì)地優(yōu)良，格式規(guī)范，文字清楚，手續(xù)完備且具有保存價值。

(二)文檔管理

1.辦公室指定專人負(fù)責(zé)文檔分類、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據(jù)，編制文檔存放清單，以有效開展文檔的.查詢、利用工作。

2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。

3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開，做好文檔安全保密工作。

4.未經(jīng)公司授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布涉及公司秘密、涉及個人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內(nèi)容。

(三)文檔查閱

1.公司職工查閱利用檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并說明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時歸還。

2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。

3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。

4.利用者須對檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，違反查閱規(guī)定的要追究責(zé)任。

本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。文檔管理的制度6

一、檔案資料的管理規(guī)定

1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。

2、由運營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

3、各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運營中心。

4、所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

二、文檔資料的主要范圍

1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;

2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;

3、各部門例會和重要會議的'會議紀(jì)要;

4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;

5、員工提案、述職報告等文字材料。

三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。文檔管理的制度7

為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發(fā)

1、建立收文登記制度。對上級機關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。

5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進行經(jīng)濟技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的`實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報表要及時齊全。

3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:

1）、管理號碼;

2）、設(shè)備名稱;

3）、型號規(guī)格;

4）、技術(shù)狀況;

5）、保管單位;

6）、本季運轉(zhuǎn)小時;

7）、原值;

8）、凈值;

9）、組資日期;

10）、生產(chǎn)廠家;

11）、本機編號;

12）、出廠日期;

13）、外型尺寸;

14）、整機重量;

15）、動力機名稱;

16）、動力機型號;

17）、動力機規(guī)格;

18）、動力機生產(chǎn)廠;

19）、動力機出廠日期;

20）、動力機編號;

21）、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

4、及時上報的報表:《設(shè)備臺帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。

5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。

6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。文檔管理的制度8

1、秘書科負(fù)責(zé)文書檔案的立卷歸檔工作，每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。

2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全，遵循文件的形成規(guī)律，進行科學(xué)的.分類、編目、登記和必需的加工整理。

3、檔案的查（借）閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，使用檔案者必須愛護檔案，不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。

4、借出使用的檔案必須妥善保管，不得帶入公共場所。

5、不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

6、文檔必須排列整齊，編號準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。文檔管理的制度9

一、總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收：

凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

第四條公文的編號保管：

1、辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、辦公室收發(fā)員對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

三、發(fā)文的管理

第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。

第八條發(fā)文的范圍：

1、凡是以公司名義發(fā)出的'文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構(gòu)變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)重大事項；

3、上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

4、在日常經(jīng)營管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會議紀(jì)要。

6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。

四、發(fā)文程序與要求

第九條發(fā)文程序規(guī)定：

1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。

3、辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿；

4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

5、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打??；

8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔范圍：

以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷毀

第十五條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。文檔管理的制度10

為加強公司文件、檔案管理，增強文件、檔案安全性和保密性，規(guī)范公司文件、檔案格式，統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。

公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要做到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對外聯(lián)系、內(nèi)部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計算機打印后發(fā)送，不得手寫。

公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類，如下：

1）公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會議紀(jì)要、重要函件；

2）機要文件:股東會/董事會會議紀(jì)要、決議等材料；審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復(fù)印的文件或傳閱的文件等；

5）行政產(chǎn)生的各項記錄，資產(chǎn)、設(shè)備說明書、驅(qū)動盤等。

1）技術(shù)文檔/產(chǎn)品代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄；

2）技術(shù)資料：與工作有關(guān)的開發(fā)工具及技術(shù)參考、學(xué)習(xí)資料。

2）經(jīng)營合同：用于公司的.租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務(wù)經(jīng)營活動合同，包括正式合同、內(nèi)部合同、采購合同及合同執(zhí)行過程記錄等；客戶檔案，以客戶為單位，自與該客戶建立聯(lián)系開始，除基本情況外，記錄每一次活動及每一項合同執(zhí)行情況。媒介檔案：每一家媒介建立獨立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。

從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，全部獨立存檔。

公司名稱縮寫（CF）+科目名稱+具體類別+年份+順序號（3位）

如：公司行政管理會議紀(jì)要一份：CF-AM-會議紀(jì)要-20__-005

如：**項目溝通會議紀(jì)要一份：20__1009-_S-溝通會議紀(jì)要-003

如：考勤管理制度：CF-HR-005-1.0,“CF”代表公司，“HR”代表所屬科目-人力資源管理，“005”代表序號，“1.0”代表版本號。

五、本規(guī)定自制定之日起執(zhí)行，人事行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋。文檔管理的制度11

（一）公文管理

⒈公文種類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。

⒉公文起草：按照領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發(fā)文，由常委會主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結(jié)束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。

⒊公文打印：需要印發(fā)的正式文件或較大型會議的有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應(yīng)填寫兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結(jié)算。

⒋公文校對：由擬稿人校對，并由核稿人再次進行校對，確認(rèn)無差錯后方可印制。

⒌公文裝訂：文件印完后，起草人要及時進行裝訂，并將文件分發(fā)的.具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。グ嬡ㄋ有

⒍公文分發(fā)：公務(wù)員接到文件后應(yīng)及時進行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達(dá)有關(guān)單位，急辦文件隨印隨發(fā)。

⒎公文存檔：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時交文檔管理人員，文書要及時存檔立卷，不得漏存漏報。

（二）檔案管理

⒈文件檔案實行專人管理。所有密級文件和內(nèi)部資料，要嚴(yán)格登記、傳閱和借閱手續(xù)，嚴(yán)防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。

⒉嚴(yán)格文檔借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應(yīng)在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準(zhǔn)將文件隨意帶出或亂放，不準(zhǔn)將文件帶回家中。

⒊對收到的各類文件，文檔人員要及時查收并按要求進行傳閱，傳閱