淺談會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)踐的影響及需注意的問題

淺談會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)踐的影響及需注意的問題淺談會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)踐的影響及需注意的問題[摘要]會計(jì)電算化具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷、編制報(bào)表簡單、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。會計(jì)電算化改變了會計(jì)數(shù)據(jù)處理方式和賬務(wù)處理方式及內(nèi)部控制制度,注重會計(jì)信息分析。應(yīng)強(qiáng)化會計(jì)電算化理論研究,增長會計(jì)信息的平安性、體察性與檔案管理工作,使會計(jì)電算化向更深層次開展。

[關(guān)鍵詞]會計(jì)電算化;會計(jì)實(shí)踐;影響

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛開展,我國的會計(jì)電算化已跨入有組織、有方案的推廣遍及開展階段。會計(jì)信息系統(tǒng)的長足開展,對會計(jì)工作產(chǎn)生了巨大影響,同時(shí)也出現(xiàn)許多問題。筆者僅就會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對會計(jì)實(shí)踐的影響和需要解決的幾個(gè)問題進(jìn)行探討。

一、會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)務(wù)的影響

會計(jì)電算化的遍及和應(yīng)用,不僅僅是會計(jì)核算工作的現(xiàn)代化過程,也是促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化、制度化、規(guī)模化的過程,更是促進(jìn)會計(jì)改革和開展的過程。會計(jì)電算化對會計(jì)實(shí)務(wù)的影響主要表現(xiàn)在下列幾個(gè)方面:

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改變了會計(jì)數(shù)據(jù)的處理方式和賬務(wù)處理方式

實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作電算化后,會計(jì)數(shù)據(jù)的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié),只要在數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)加大其準(zhǔn)確性控制,計(jì)算機(jī)就可以自動(dòng)完成記賬、算賬、對賬、結(jié)賬、轉(zhuǎn)賬以及編制報(bào)表和會計(jì)核算數(shù)據(jù)分析等工作。與手工會計(jì)相比,數(shù)據(jù)處理無論在準(zhǔn)確性上還是在處理速度上都發(fā)生了很大的變化,會計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性和會計(jì)數(shù)據(jù)處理的集中化、自動(dòng)化程度大大提高,賬務(wù)處理程序也趨于簡單。

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對會計(jì)組織機(jī)構(gòu)及人員素質(zhì)要求更高

實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后,會計(jì)組織體制發(fā)生了很大的變化:一方面會計(jì)工作的組織機(jī)構(gòu)以會計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài)為主要依據(jù),把會計(jì)工作分為專業(yè)組、數(shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組、系統(tǒng)維護(hù)組等;另一方面,這種新的組織機(jī)構(gòu)也產(chǎn)生了新的崗位設(shè)置和新的人員分工,

不僅需要專業(yè)會計(jì)人員,還需要計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,特別需要既懂會計(jì)又懂計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才。

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將改革會計(jì)的內(nèi)部控制制度

會計(jì)電算化后,原來賬簿之間相互核對的查錯(cuò)糾錯(cuò)控制不復(fù)存在。由于數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化,大大減少了人工干涉,人工不能直接參與內(nèi)部控制。在這種情況下,局部內(nèi)部控制工作必須由計(jì)算機(jī)通過專門程序進(jìn)行,這種內(nèi)部控制的局部程序化,使控制對象由原來的對組織、文檔等進(jìn)行控制擴(kuò)展到對軟件、硬件、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行控制;控制方式從單純的手工控制轉(zhuǎn)化為組織控制、手工控制和程序控制相結(jié)合的全面內(nèi)部控制,包括組織控制、系統(tǒng)使用權(quán)控制、輸入輸出正確性控制、操作過程控制等。

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更加重視會計(jì)信息分析

在各種信息高速開展時(shí)代,會計(jì)信息對社會經(jīng)濟(jì)開展和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提高起著越來越重要的作用。現(xiàn)代信息技術(shù)和會計(jì)電算化能將社會經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的細(xì)枝末節(jié)精確地記錄、保留和傳播,會計(jì)信息的分類、提煉、再加工將成為極其重要的工作。系統(tǒng)化、條理化、有針對性的信息,只有經(jīng)過加工整理、分析,才能滿足這種需要?？傊?會計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn),必然帶動(dòng)會計(jì)核算對象、內(nèi)容、辦法等會計(jì)理論和會計(jì)技術(shù)的開展,促進(jìn)會計(jì)制度的改革。

二、會計(jì)電算化開展中需注意的問題

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解決人們思想認(rèn)識問題

我國電算化事業(yè)起步較晚,人們還未充沛認(rèn)識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,基本未認(rèn)識到建立完整的會計(jì)信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理效勞。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,基本沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運(yùn)作效率。事實(shí)說明,會計(jì)電算化不僅改變了會計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和辦法,擴(kuò)大了會計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會計(jì)信息質(zhì)量,而且改變了會計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的辦法和技術(shù),因而推動(dòng)了會計(jì)理論與會計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步開展,促進(jìn)了會計(jì)管理制度的改革。所以,會計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算辦法的改良,而且必然會引起會計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高。

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重視會計(jì)電算化理論研究

會計(jì)電算化事業(yè)的開展依賴于電算化會計(jì)理論的開展。電算化會計(jì)理論是指導(dǎo)、推動(dòng)會計(jì)電算化在新的根底上不斷完善和開展的實(shí)踐指南。電算化會計(jì)產(chǎn)生和開展的過程是突破傳統(tǒng)會計(jì)觀念,對現(xiàn)行會計(jì)理論和辦法提出新問題、新課題,以及研究和確立新的理論和辦法的過程。如電算化會計(jì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工作組織、信息處理及賬務(wù)處理程序等方式和辦法上的改變,本身就是對現(xiàn)行會計(jì)理論和辦法的突破和完善。隨著電子技術(shù)的飛速開展和電算化信息系統(tǒng)的遍及應(yīng)用,新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)。如:信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后,企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會計(jì)信息,又能有效愛護(hù)商業(yè)秘密;兩個(gè)會計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)結(jié)合后,如何改良現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)告;信息經(jīng)濟(jì)將對現(xiàn)行會計(jì)理論和辦法產(chǎn)生什么影響等。對新課題進(jìn)行深入研究,必將形成新的會計(jì)理論和辦法,而新的會計(jì)理論和辦法確實(shí)立,又將使電算化會計(jì)在新的根底上獲得進(jìn)一步完善和開展。傳統(tǒng)的會計(jì)電算化理論主要研究如何用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)手工系統(tǒng)的工作,而沒有對系統(tǒng)提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求,這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電算化會計(jì)理論即研究實(shí)現(xiàn)電算化后的會計(jì)信息系統(tǒng)組織、會計(jì)核算的程序和管理制度,會計(jì)核算的辦法,以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對會計(jì)理論、會計(jì)制度的影響和會計(jì)工作的新特點(diǎn)。電算化會計(jì)理論的研究確定了電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的根本功能體系、運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)及特點(diǎn)、審計(jì)接口、會計(jì)檔案等根本要求,它一方面合乎手工會計(jì)的根本要求,同時(shí)又具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)。電算化會計(jì)理論的根本問題研究透徹了,會計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),能更合乎會計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求,會計(jì)電算化軟件才能更好地效勞于會計(jì)工作,使會計(jì)工作在實(shí)現(xiàn)電算化后更加標(biāo)準(zhǔn)、效率更高、平安性更強(qiáng),更好地為管理決策效勞,以實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的效益原那么。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速開展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬,也使會計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。這些既推動(dòng)現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)的開展,也對現(xiàn)有的會計(jì)電算化系統(tǒng)的開展產(chǎn)生障礙。為此就提出了一個(gè)挑戰(zhàn)性的課題,即會計(jì)電算化系統(tǒng)必然向網(wǎng)絡(luò)化的方向開展。這就要求我們必須加強(qiáng)電算化會計(jì)理論的研究,建立較完備的電算化會計(jì)理論體系,以適應(yīng)會計(jì)電算化迅速開展的需要。

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做好會計(jì)根底工作

電算化會計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具,但其整個(gè)信息處理過程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過程序來進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。比方,對操作權(quán)限的限制有密碼程序,驗(yàn)證借貸金額是否平衡有校驗(yàn)程序等。同時(shí),由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。其控制點(diǎn)由手工會計(jì)對人的控制轉(zhuǎn)到對人和機(jī)器兩方面的控制,控制的內(nèi)容波及人員分工、職能別離和計(jì)算機(jī)軟、硬件的維護(hù),以及會計(jì)信息和會計(jì)檔案的保留和保管。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,會計(jì)電算化系統(tǒng)要求原始會計(jì)數(shù)據(jù)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,所有錄入到電腦里面的會計(jì)信息必須代碼化,以便于電腦集中處理。同時(shí),所使用的代碼必須與財(cái)政部規(guī)定相符,與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對會計(jì)數(shù)據(jù)的傳輸要求相一致,從而更好地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。在整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會計(jì)電算化的開展規(guī)劃和方案并認(rèn)真組織實(shí)施,重新調(diào)整會計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工,建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度,提高企業(yè)管理水平。還要修改擴(kuò)建機(jī)房,選購、安裝、調(diào)試設(shè)備,自行開發(fā)或購置會計(jì)軟件,培訓(xùn)會計(jì)電算化人員,進(jìn)行系統(tǒng)的試運(yùn)行等工作。以上所列的各項(xiàng)工作必須做好,否那么電算化會計(jì)系統(tǒng)將不能正常工作,有損于會計(jì)電算化的整體效益并使其不能深入持久地發(fā)展下去,會計(jì)和企業(yè)管理現(xiàn)代化將無法實(shí)現(xiàn)。

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增強(qiáng)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的平安性、保密性

財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與開展。但當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件公司認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。為了對付日益猖獗的計(jì)算機(jī)犯罪,國家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)平安法律,在全社會加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)平安的宏觀控制,政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會計(jì)制度,對危害計(jì)算機(jī)平安的行為進(jìn)行制裁,為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會環(huán)境。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,某些內(nèi)部人員的歹意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計(jì)信息的不平安性,因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。一是實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)信息崗位責(zé)任。二是建立健全對病毒、電腦黑客的平安防備措施。三是從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)入手,增加軟件本身的限制功能。四是建立會計(jì)信息資料的備份制度,對重要的會計(jì)信息資料實(shí)行多級備份。五是強(qiáng)化審計(jì)線索制。六是建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與愛護(hù)。在數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)必須加一些用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋識別等檢測伎倆和用戶權(quán)限設(shè)置等限制伎倆。另外還可以考慮硬軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度。

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做好電算化會計(jì)檔案管理工作

為了更有效地做好電算化會計(jì)檔案管理工作,必須根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會計(jì)檔案的收集、保留、利用等方面的工作。

(1)電算化會計(jì)檔案的收集。所謂電算化會計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會計(jì)年度,把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保留好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢還原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

(2)電算化會計(jì)檔案的管理與保留。由于電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,要根據(jù)這些信息載體的物理特性采用雙備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并將其寄存在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以避免地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會計(jì)電算化系統(tǒng)的消滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保留這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保留的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,避免由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案喪失,造成無法挽救的損失。

(3)電算化會計(jì)檔案的利用還應(yīng)注意電算化會計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。在不同版本軟件下形成的