文件和資料控制程序(服務(wù)管理體系)

文件和資料控制程序目的對(duì)與服務(wù)管理體系相關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場(chǎng)所使用的文件均為有效版本。適用范圍適用于本公司與服務(wù)管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。職責(zé)XXXX部組織《管理手冊(cè)》、《程序文件》的編寫(xiě)和修訂，管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)發(fā)布；責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)組織三層作業(yè)指導(dǎo)文件的編寫(xiě)，XXXX部及相關(guān)部門(mén)參與，責(zé)任部門(mén)分管副總審批；XXXX部負(fù)責(zé)服務(wù)管理體系文件的發(fā)放（包括配置服務(wù)器上文件發(fā)布）、更改控制和管理。各部門(mén)設(shè)兼職文檔管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的簽收、組織傳閱及歸檔管理，負(fù)責(zé)外來(lái)文件的跟蹤和管理。管理者代表負(fù)責(zé)審批文件發(fā)放范圍。工作程序文件的分類(lèi)分類(lèi)按類(lèi)別分以下幾種：《管理手冊(cè)》《程序文件匯編》《支持性文件》：包括作業(yè)指導(dǎo)文件、規(guī)章制度及有關(guān)資料?！锻鈦?lái)文件》：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)法律法規(guī)等。按受控狀態(tài)分2種：受控、非受控紙質(zhì)管理體系受控文件，由XXXX部文件管理員負(fù)責(zé)在封面上加蓋“受控”印章，注明發(fā)放部門(mén)及編號(hào)，以確定其現(xiàn)行有效性；配置服務(wù)器上發(fā)布的文件均為受控文件，并注明版本號(hào)和發(fā)布日期。按信息敏感性分：絕密、秘密、內(nèi)部公開(kāi)和外部公開(kāi)。信息資產(chǎn)密級(jí)定義：絕密：只有公司高級(jí)管理層領(lǐng)導(dǎo)可以訪問(wèn)的文件或數(shù)據(jù)；秘密：公司部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上人員可以訪問(wèn)的文件或數(shù)據(jù)，或只有某個(gè)/某些部門(mén)可以訪問(wèn)的文件或數(shù)據(jù)；內(nèi)部公開(kāi)：限于公司內(nèi)部人員可以訪問(wèn)的文件或數(shù)據(jù)；外部公開(kāi)：對(duì)內(nèi)外全部可公開(kāi)的信息。對(duì)于哪些文件或記錄屬于絕密和秘密在《資產(chǎn)識(shí)別清單》中識(shí)別。絕密和秘密文件或記錄只有經(jīng)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。文件的編號(hào)、標(biāo)識(shí)文件的編號(hào)管理手冊(cè)編號(hào)為：XX-FW-SC—版次；程序文件編號(hào)為：XX-FW-P順序號(hào)―版次；支持性文件編號(hào)：XX-FW-ZC―順序號(hào)―版次；與服務(wù)管理體系有關(guān)的外來(lái)文件直接采用原文件編號(hào)；記錄表格的編號(hào)按《記錄控制程序》的要求進(jìn)行編號(hào)。注：順序號(hào)為從001開(kāi)始的流水號(hào)；版次規(guī)定為大寫(xiě)字母A、B、C、D等表示。文件的標(biāo)識(shí)本公司采用文件的版次和修訂次數(shù)來(lái)標(biāo)識(shí)受控文件的修訂狀態(tài)，如B/1表示B版第一次修改。該修訂應(yīng)在文件的明顯位置標(biāo)識(shí)。XXXX部負(fù)責(zé)建立全公司的《服務(wù)管理體系文件清單》，清單中標(biāo)明文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。文件的形式：文件可以呈現(xiàn)光（磁）盤(pán)、照片、紙質(zhì)和配置服務(wù)器上電子版發(fā)布等任何媒體形式。文件的編寫(xiě)、審批按本文件“3職責(zé)”條款的規(guī)定執(zhí)行。文件的管理服務(wù)管理體系文件以電子版為主、紙質(zhì)版為輔，由XXXX部留存紙質(zhì)版文件，電子版文件以通知的形式發(fā)布到公司內(nèi)部的配置管理服務(wù)器上，由各部門(mén)的文件管理員負(fù)責(zé)通知、下載和保存。服務(wù)管理體系文件如發(fā)生變更，由XXXX部負(fù)責(zé)將更改后的新版本重新發(fā)布，并更改紙質(zhì)版文件。文件的發(fā)放管理紙質(zhì)受控文件的發(fā)放XXXX部文件管理員按審批的發(fā)放范圍及編號(hào)，填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）記錄》后發(fā)放文件。文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放（回收）記錄》上簽名，領(lǐng)取注有發(fā)放編號(hào)的文件，便于追溯。各部門(mén)文件管理員負(fù)責(zé)保管與本部門(mén)相關(guān)的程序文件的副本及其他相關(guān)文件，按審批的發(fā)放范圍及編號(hào)進(jìn)行受控文件的二次分發(fā)。其它規(guī)定需網(wǎng)上發(fā)布文件時(shí)，經(jīng)XXXX部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由XXXX部文件管理員負(fù)責(zé)按審批意見(jiàn)上傳到配置管理服務(wù)器上。文件持有人應(yīng)妥善保管在用文件，不準(zhǔn)私自外借，不得在文件上亂涂亂畫(huà)，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。所有文件應(yīng)分類(lèi)存放在干燥通風(fēng)、安全的地方。因培訓(xùn)學(xué)習(xí)或其他用途需要受控文件時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)到XXXX部填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄》，辦理借閱手續(xù)，必要時(shí)，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。未經(jīng)公司許可，禁止任何人和部門(mén)私自下載、轉(zhuǎn)發(fā)網(wǎng)上受控文件，不得借用他人的受控文件復(fù)印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理員立即收回，并追究當(dāng)事人或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。紙質(zhì)受控文件破損影響使用時(shí)，使用部門(mén)文件管理員應(yīng)及時(shí)到XXXX部辦理更換手續(xù)，并沿用原文件的分發(fā)編號(hào)，在《文件發(fā)放（回收）記錄》上注明“補(bǔ)發(fā)”字樣。受控文件丟失后，當(dāng)事人必須在申請(qǐng)時(shí)做出聲明，經(jīng)XXXX部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)新文件，新文件沿用原文件的發(fā)放編號(hào)，在《文件發(fā)放（回收）記錄》上注明“補(bǔ)發(fā)”字樣。受控文件的修訂和更改管理提出：文件更改申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)（通知）單》，說(shuō)明修改原因及內(nèi)容，對(duì)重要的修改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。局部修改文件時(shí)，文件管理員應(yīng)采用換頁(yè)或劃改的方式進(jìn)行，并注明修改狀態(tài)。當(dāng)文件經(jīng)過(guò)多次更改或一次更改內(nèi)容較多等情況下，文件更改可采用換版的方式，具體在《文件更改申請(qǐng)（通知）單》中規(guī)定。修改審批：按原文件審批程序進(jìn)行。如原審批人員因故不能及時(shí)審批時(shí)，可由熟悉此業(yè)務(wù)的同級(jí)或上一層人員進(jìn)行審批。發(fā)放及回收：部門(mén)文件管理員按原文件發(fā)放范圍發(fā)放修改后的文件，同時(shí)收回舊文件，并負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)對(duì)配置管理服務(wù)器上的文件進(jìn)行更新。更改登記：文件管理員負(fù)責(zé)在受控文件的文件更改記錄上做好更改記錄。文件的評(píng)審在文件形成后和實(shí)施中，必要時(shí)應(yīng)進(jìn)行評(píng)審，確保其適宜性。文件的評(píng)審應(yīng)由文件的批準(zhǔn)人或編制部門(mén)組織進(jìn)行；經(jīng)評(píng)審發(fā)現(xiàn)不適用或需修改的內(nèi)容，按本程序規(guī)定進(jìn)行修改。文件的回收、作廢各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將所有過(guò)期失效或作廢文件從所有使用場(chǎng)所撤出，交還原發(fā)放單位，由原發(fā)放單位加蓋“作廢”印章，并填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）記錄》。因法律或技術(shù)原因必須保留的作廢文件，由文件發(fā)放單位加蓋“作廢保留”印章，并在文件清單中注明。作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄和文件控制程序》外來(lái)文件（包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及顧客提供的技術(shù)資料），由各使用部門(mén)