行文管理辦法

行文管理辦法目的為規(guī)范公司行政公文的擬寫、審批、印制、頒發(fā)、歸檔等工作，使之規(guī)范化、制度化，特制定本辦法。范圍適用于陽光壹佰物業(yè)總公司及所屬子（分）公司。職責(zé)3.1子（分）公司綜合管理部1）是所屬公司行政公文處理的管理機(jī)構(gòu)；2）主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬公司各部門政公文處理工作。3.2總公司綜合管理部1）是全公司行政公文處理的管理機(jī)構(gòu)；2）主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門及所轄子（公司）公司政公文處理工作。方法和過程控制4.1總則1公文處理指公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接的工作。公文處理必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全；必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保企業(yè)機(jī)密的安全。各公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所屬公司公文的編號、打印、用印、存檔、發(fā)文，各部門負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)部門公文的編號、打印、用印、存檔、發(fā)文。4.2行文種類1部門行文：行文單位以部門為主的文件，如工作呈報、工作往來函、會議紀(jì)要。公司行文：行文單位以公司為主的文件，如通知、通告、通報、請示、報告、申請、任命、指示、批復(fù)、會議紀(jì)要、函件、傳真。4.3行文格式公司行文4.3.1.1公司行文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送、正文、附件說明、成文時間、印章、附件、版記（包括主題詞、主送、抄送、呈報、打印和印數(shù)）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，推薦使用黑體一號，用紅色標(biāo)識。發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下，居中排布，推薦使用宋體小四號體字，用紅色標(biāo)識；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為1），不加“第”字，即“XX司X字〔XXXX〕X號”。具體規(guī)則如下：1）總公司發(fā)文號：統(tǒng)一采用“總司乂字〔XXXX〕X號，其中綜合管理部經(jīng)辦的文件為”總司行字〔XXXX〕X號“、人力資源部經(jīng)辦的文件為”總司人字〔XXXX〕X號"、財務(wù)管理部經(jīng)辦的文件為”總司財字〔XXXX〕X號“，以此類推。2）子（分）公司發(fā)文號：統(tǒng)一采用“XX分司X字〔XXXX〕X號，如北京分司、天津分司、長沙分司、重慶分司等，其中發(fā)文內(nèi)容為人力資源方面的使用“XX分司人字〔XXXX〕X號”、財務(wù)管理方面的使用“XX分司財字〔XXXX〕X號”、其它文件一律使用“XX分司行字〔XXXX〕X號”。公文標(biāo)題：紅色反線下，推薦使用小二號宋體加粗，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。主送：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，回行時仍頂格，推薦使用四號宋體字；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，推薦使用四號宋體字，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四號宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1、XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。成文日期：一般應(yīng)寫發(fā)文日期，會議通過的文件（會議記錄、會議紀(jì)要）等要寫會議通過的日期，重要文件要寫簽發(fā)的日期；成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。蓋章：公司紅頭文件在落款處不署公司名稱，只標(biāo)識成文時間；若出現(xiàn)代蓋章時，應(yīng)署代蓋章單位名稱并加標(biāo)為代字。蓋章應(yīng)在公文打印校對后進(jìn)行，蓋章文件的份數(shù)應(yīng)與印發(fā)的份數(shù)保持一致，蓋章位置“騎年蓋月”之稱。版記：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心，最后一個要素置于最后一行。部門行文以部門名義行文的發(fā)文文號由各部門統(tǒng)一進(jìn)行編號，但必須包括機(jī)關(guān)字號、年號、順序號。機(jī)關(guān)字號為所屬公司代碼+部門代碼，其中：1）公司代碼：總公司-Z、北京分司-BJ、天津分司-TJ、長沙分司-CS、重慶分司-CQ，以此類推。2）部門代碼：綜合管理部-ZH、財務(wù)管理部-CW、人力資源部-HR、經(jīng)營服務(wù)部-JY、管家部-GJ、運營中心-YY。部門行文的發(fā)文文號即為XX（公司代碼）-XX（部門代碼）-XXXX（年號）-XX（順序號）。公司所有發(fā)文統(tǒng)一格式，詳見各公文模板。4.4行文程序公司級行文：1）經(jīng)辦人擬搞一經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人核稿—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—總經(jīng)理批準(zhǔn)—綜合管理部門統(tǒng)一編號、排版、打印、發(fā)放。2）擬稿部門或人填寫《發(fā)文簽批單》并按上述程序?qū)徟⑿抻喓?，將審批稿及電子文檔一并提交綜合管理部門統(tǒng)一編號、排版、打印、發(fā)放。部門級行文經(jīng)辦部門擬寫、校對-部門經(jīng)理審核-部門發(fā)文，原件和電子文檔部門存檔，但各部門工作呈報、請示審批完畢后，原件留存綜合管理部門統(tǒng)一存檔。打?。汗炯壈l(fā)文文件由綜合管理部門統(tǒng)一打印，部門發(fā)文由各部門自行負(fù)責(zé)，字符校對差錯（含錯別字、標(biāo)點符號）率不得超過5%。，非正式文件可使用廢紙打印。復(fù)?。鹤舟E清楚、頁面整潔、無錯位、無偏斜等。發(fā)送范圍在2份（含2份）以上和頁數(shù)超過4張（含4張）時應(yīng)雙面復(fù)印。4.5發(fā)文凡公司文件發(fā)送時，必須進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄清楚：發(fā)文日期、發(fā)文編號、受文單位、事由以及受文單位確認(rèn)情況。4.6收文凡收到外來文件時，行政文員應(yīng)填寫《公文處理箋》，綜合管理部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)批示是否需要傳閱、傳閱范圍，批示后傳閱相關(guān)部門處理，處理完畢后歸專人存檔。4.7附錄1）附錄A：紅頭文件模板；2）附錄B：部門行文模板；3）附錄C：內(nèi)部公函模板；4）附錄D：工作呈報模板；5）附錄E：工作協(xié)調(diào)單模板。附則5.1總公司綜合管理部負(fù)責(zé)本辦法的解釋和