會計電算化賬務(wù)核算系統(tǒng)

會計電算化賬務(wù)核算系統(tǒng)第1頁/共24頁6.2系統(tǒng)初始化6.2.1總賬系統(tǒng)基本設(shè)置1.會計科目會計科目的設(shè)立和管理是會計核算的基礎(chǔ)，建立完整的會計科目體系，是賬務(wù)處理必須首先進行的環(huán)節(jié)。主要包括：級次、科目編碼、科目名稱、科目類型、助記碼、賬頁格式、輔助核算、科目性質(zhì)（余額方向）、外幣核算、數(shù)量核算。2.憑證類別第一次進行憑證類別設(shè)置，系統(tǒng)提供了幾種常用分類方式供選擇：記賬憑證；收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證；現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證；現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證；自定義憑證類別。3.外幣及匯率匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的，對賬套所使用的外幣進行定義。第2頁/共24頁6.2.2賬簿選項

賬簿選項決定了將如何使用總賬系統(tǒng)，如果希望系統(tǒng)的功能與控制能夠適應(yīng)單位的實際需要，最好先在這里進行相應(yīng)的設(shè)置。

6.2.3錄入期初余額

錄入期初余額2.對期初余額對賬3.錄入輔助核算科目期初余額6.2.4項目第3頁/共24頁6.2.5賬簿清理

當(dāng)年初建完賬后，發(fā)現(xiàn)賬建得太亂或錯誤太多，此時可能希望將該賬沖掉，然后重新建賬，這時執(zhí)行“賬簿清理”后系統(tǒng)將已建好的賬全部沖掉，然后重新開始建賬。賬簿清理將沖掉本年各賬戶的余額和明細賬，并將上年的會計科目，部門目錄、個人目錄、客戶分類、客戶目錄、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商目錄、項目目錄，憑證類別，常用摘要，常用憑證轉(zhuǎn)入本年。若本年為賬套啟用年，則沖掉本年各賬戶的余額和明細賬，只保留會計科目，部門目錄，客戶目錄，供應(yīng)商目錄，項目目錄，個人目錄，憑證類別，常用摘要，常用憑證。執(zhí)行賬簿清理后，應(yīng)重新調(diào)整科目和余額。第4頁/共24頁6.3憑證處理

憑證處理是賬務(wù)系統(tǒng)日常工作的基本內(nèi)容，包括填制憑證、出納簽字、主管簽字、審核憑證、查詢憑證、打印憑證、科目匯總、記賬等的賬務(wù)處理工作。第5頁/共24頁6.3.1填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實行計算機處理賬務(wù)后，電子賬簿的準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準確完整，在實際工作中，可直接在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的，可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。主要信息包括：憑證類別、憑證編號、制單日期、附單據(jù)數(shù)等和憑證每一筆分錄的相關(guān)內(nèi)容：摘要、科目、輔助信息、金額。6.3.2修改憑證第6頁/共24頁6.3.3作廢憑證

如果填制的憑證，出現(xiàn)錯誤，并且已經(jīng)保存，可以作廢，賬務(wù)不進行處理。6.3.4憑證整理

有些作廢憑證不想保留，可以通過憑證整理功能將這些憑證徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。

6.3.5常用憑證第7頁/共24頁6.3.6出納簽字

出納憑證涉及企業(yè)的現(xiàn)金收入與支出，應(yīng)加強對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目（必須在“科目設(shè)置”時調(diào)用編輯功能的“指定科目”，設(shè)定現(xiàn)金和銀行存款科目）的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目和金額是否正確，審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。第8頁/共24頁6.3.7審核憑證

審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符、會計分錄是否正確等，審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。只有有審核權(quán)的操作員才能使用審核功能。注意：審核人除了要具有審核權(quán)外，還需要有對待審核憑證制單人所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)限可在“明細權(quán)限”中設(shè)置。審核人和制單人不能是同一個人。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進行修改或刪除；取消審核簽字只能由審核人自己進行。采用手工制單的用戶，在憑單上審核完后還須對錄入機器中的憑證進行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯。已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先按“取消”，取消標(biāo)錯后才能審核。第9頁/共24頁6.3.8查詢憑證在日常操作中，需要查找已記賬及未記賬憑證。如某某職工某月報銷差旅費的業(yè)務(wù)，現(xiàn)需要了解具體的報銷情況，手工查找較難，可以利用查詢功能進行。6.3.9打印憑證利用打印功能可打印已記賬及未記賬憑證。6.3.10科目匯總科目匯總是指按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張科目匯總表。第10頁/共24頁6.3.11記賬

記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。系統(tǒng)對記賬采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確。注意：

1)記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。另外由于某種原因，事后發(fā)現(xiàn)本月記賬有錯誤，利用本功能則可將本月已記賬的憑證全部重新變成未記賬憑證，進行修改，然后再記賬。

2)如果發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可單擊“上一步”返回后進行修改。如果在設(shè)置過程中不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消本次記賬工作。

3)在記賬過程中，不得中斷退出。

4)在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

5)所選范圍內(nèi)的憑證如有不平衡憑證，系統(tǒng)將列出錯誤憑證，并重選記賬范圍。

6)所選范圍內(nèi)的憑證如有未審核憑證時，系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬范圍（只有財務(wù)主管才能恢復(fù)到月初的記賬前狀態(tài)）。第11頁/共24頁6.3.12常用摘要在日常填制憑證的過程中，因為業(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要儲存起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。調(diào)用常用摘要可以在輸入摘要時直接輸摘要代碼或按〈F2〉鍵或單擊按鈕參照輸入?！俺Ｓ谜惫δ芸梢凿浫刖幪?、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目，這些信息（數(shù)據(jù)）可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補充。常用摘要的編碼是調(diào)用常用摘要的依據(jù)，因此，不能重復(fù)輸入，也不能為空。如果某條常用摘要對應(yīng)某科目，則可在“相關(guān)科目”處輸入，在填制憑證時，在調(diào)用常用摘要的同時，也被調(diào)入，提高憑證錄入效率。第12頁/共24頁6.4出納管理

出納管理是為出納員進行資金管理提供各種工具，包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、資金日報、銀行對賬、支票管理等。6.4.1日記賬

現(xiàn)金和銀行存款是企業(yè)流動性最強的資產(chǎn)。日記賬是為了加強現(xiàn)金、銀行存款而設(shè)置的賬簿，能夠每日了解現(xiàn)金和銀行存款的收支存情況。

第13頁/共24頁6.4.2銀行對賬1.錄入銀行對賬期初為了保證銀行對賬的正確性，在使用“銀行對賬”功能進行對賬之前，必須先將日記賬、銀行對賬單未達項錄入系統(tǒng)中。2.銀行對賬單銀行對賬單是平時用于錄入銀行對賬單業(yè)務(wù)，以便于期末對賬，系統(tǒng)要求指定賬戶（銀行科目），然后即可錄入本賬戶下的銀行對賬單。3.銀行對賬銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。自動對賬是計算機根據(jù)對賬依據(jù)自動進行核對、勾銷，對賬依據(jù)由用戶根據(jù)需要選擇，方向、金額相同是必選條件，其他可選條件為票號相同、結(jié)算方式相同、日期在多少天之內(nèi)。4.編制余額調(diào)節(jié)表在對銀行賬進行兩清勾對后，便可查詢打印“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，以檢查對賬是否正確。在操作時，屏幕顯示所有銀行科目的賬面余額及調(diào)整余額。第14頁/共24頁6.5賬表管理1.總賬

總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可查詢所有二至六級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額。2.余額表

余額表用于查詢統(tǒng)計各級科目的本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等。傳統(tǒng)的總賬，是以總賬科目分頁設(shè)賬，而余額表則可輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額，在實行計算機記賬后，建議用余額表代替總賬。6.5.1科目賬第15頁/共24頁3.明細賬明細賬功能主要是平時查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。有三種明細賬的查詢格式：普通明細賬、按科目排序明細賬、月份綜合明細賬。普通明細賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細賬；按科目排序明細賬是按非末級科目查詢，按其發(fā)生的末級科目排序的明細賬；月份綜合明細賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細數(shù)據(jù)的綜合明細賬，使對各級科目的數(shù)據(jù)關(guān)系一目了然。4.日報表用于查詢輸出某日所有科目的發(fā)生額及余額情況（不包括現(xiàn)金、銀行存款科目）。5.多欄賬第16頁/共24頁6.5.2輔助賬1.個人科目余額表2.個人往來清理

3.個人往來催款單4.個人往來賬齡分析第17頁/共24頁6.6期末處理

期末賬務(wù)處理是主要是進行月末結(jié)賬、結(jié)轉(zhuǎn)下月的工作，利用計算機可以簡化會計月末結(jié)轉(zhuǎn)賬的處理。6.6.1自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置

自定義轉(zhuǎn)賬可以完成期末的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，主要有：費用分配的結(jié)轉(zhuǎn)，如工資分配等；費用分攤的結(jié)轉(zhuǎn)，如制造費用等；稅金計算的結(jié)轉(zhuǎn)，如增值稅等；提取各項費用的結(jié)轉(zhuǎn)，如提取福利費等；部門核算的結(jié)轉(zhuǎn)；項目核算的結(jié)轉(zhuǎn)；個人核算的結(jié)轉(zhuǎn)；客戶核算的結(jié)轉(zhuǎn)；供應(yīng)商核算的結(jié)轉(zhuǎn)。

第18頁/共24頁6.6.2轉(zhuǎn)賬設(shè)置操作方法1.自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置期末的轉(zhuǎn)賬處理，可以根據(jù)單位的情況和需要進行設(shè)定，并自動轉(zhuǎn)賬。注意：轉(zhuǎn)賬科目、部門只能錄入明細級科目、部門。如果要錄入多個科目，且這些科目有同一上級科目，在新增分錄時，可錄入此上級科目，當(dāng)錄入完這一行后，按〈Enter〉鍵，系統(tǒng)將列出所輸科目下的所有末級科目，可選擇所需的科目，系統(tǒng)將自動生成這些科目的轉(zhuǎn)賬分錄。2.對應(yīng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置用于對兩個科目的下級科目進行一一對應(yīng)的結(jié)轉(zhuǎn)。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只允許輸入兩個科目，科目可為上級科目，但其下級科目必須能一一對應(yīng)，如有輔助核算，則兩個科目的輔助賬類也必須一一對應(yīng)。第19頁/共24頁3.銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能，是將月末商品（或產(chǎn)成品）銷售數(shù)量乘以庫存商品（或產(chǎn)成品）的平均單價計算各類主營業(yè)務(wù)成本并進行結(jié)轉(zhuǎn)。4.匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置用于期末自動計算外幣賬戶的匯兌損益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證，匯兌損益只處理以下外幣賬戶：外匯存款戶；外幣現(xiàn)金；外幣結(jié)算的各項債權(quán)、債務(wù)，不包括所有者權(quán)益類賬戶，成本類賬戶和損益類賬戶。5.期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置期間損益結(jié)轉(zhuǎn)是用于在一個會計期間終了將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。第20頁/共24頁6.6.3轉(zhuǎn)賬生成

在定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去了。

6.6.4對賬

對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。

第21頁/共24頁6.6.5結(jié)賬

單擊系統(tǒng)主菜單“期末”下的“結(jié)賬”，屏幕顯示結(jié)賬向?qū)б弧⒍?、三、四直至結(jié)賬。注意：

1)上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。

2)上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但可以填制、復(fù)核憑證。

3)本月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。

4)已結(jié)賬月份不能再填制憑證。

5)結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)的人進行。

6)若總賬與明細賬對賬不符，則不能結(jié)賬

7)如果結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)問題，可進行反結(jié)賬，在結(jié)賬向?qū)б恢?，選擇要取消結(jié)賬的月份，按〈Ctrl〉+〈Shift〉+〈F6〉鍵，一定注意只有主管才能進行反結(jié)賬。第22頁/共24頁6.7思考題6.1