淺析秘書的禮儀修養(yǎng)資料

1/1淺析秘書的禮儀修養(yǎng)資料淺析秘書的禮儀修養(yǎng)

洛陽理工學(xué)院

畢業(yè)論文

題目：淺析秘書的禮儀修養(yǎng)

姓名:楊丹

系（部）:中文系

專業(yè):文秘

指導(dǎo)教師:李馥明

2011年5月30日

淺析秘書的禮儀修養(yǎng)

中文系楊丹

指導(dǎo)教師李馥明

SECRETARYOFCULTIVATED

ABSTRACT

Interpersonaletiquetteisanartformusedisaninnerbeautyandouterbeautyofpeoplethecombinationofthequalityoftrainingisasignofcivicvirtue,butalsoasymbolofnationalprogress.Inmanyaffairssecretary,secretaryetiquetteisextremelyimportantelements,andcreateagoodimagefortheenterprise,theenterprise'sintangibleassets.Soagoodsecretary,theoryofknowledgenotonlyhaveahighideologicalandmoralcultivationandcultivation,strongsenseofprofessionalism,responsibilityandselflessdedication,butalsomusthavegoodmannerstraining.SecretaryofetiquettetrainingnotonlyreflectsthebasicqualityofservicereflecttheSecretaryoftheorgansandunitsoftheimage,andontheSecretaryofthequalityofwork,interpersonalrelationshipsanddevelopgrowthofsecretarialworkandplayedaninvaluablerole.Sosecretarialstafftoconstantlyimprovetheirownquality,theadvantagesoftheritualplayinthesecretarytothemaximum

KEYWORDS:Secretary;amenity;self-cultivation

目錄

前言(1)

一、秘書禮儀修養(yǎng)的基本知識(2)

（一）秘書禮儀的含義和內(nèi)容(2)

（二）秘書禮儀的特點(diǎn)(5)

（三）秘書禮儀的原則(5)

（四）秘書禮儀的基本理念(7)

二、秘書禮儀的功能和作用(7)

（一）秘書禮儀的三大功能(7)

（二）秘書禮儀的作用(9)

三、提高秘書禮儀修養(yǎng)的方法和途徑(10)

（一）加強(qiáng)道德修養(yǎng)(10)

（二）提高文化素質(zhì)(11)

（三）自覺學(xué)習(xí)禮儀知識，接受禮貌教育(12)

（四）積極參加禮儀實(shí)踐(12)

（五）養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣(12)

結(jié)論(13)

謝辭(15)

前言

秘書，在我國是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個(gè)行政職位，在世界范圍內(nèi)是最廣泛的社會職業(yè)之一。近幾年來，秘書這個(gè)職業(yè)發(fā)展越來越快，每一個(gè)正在秘書這個(gè)崗位和準(zhǔn)備踏上這個(gè)崗位的人，都必須學(xué)習(xí)與研究這門科學(xué)，以提高自己從事秘書工作、秘書活動的自覺性和科學(xué)性。所謂禮儀是人成功的先導(dǎo)官。禮儀無處不在!禮儀包羅萬象，禮儀意義重大。作為21世紀(jì)的一員，擁有禮儀意識和掌握的禮儀知識是符合時(shí)代要求，順應(yīng)潮流發(fā)展的必備素質(zhì)。從某種意義上說，禮儀已經(jīng)成為人的一種無形資產(chǎn)，并成為參與激烈競爭的重要籌碼。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的直接輔助者，經(jīng)常要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)接待各方面的來客，工作在經(jīng)常直接與社會廣泛接觸的外向型崗位上，良好的禮儀也是秘書人員不可忽視的一種修養(yǎng)和技能。秘書工作不能忽視禮儀內(nèi)容，而禮儀則在秘書工作中具有自己的特殊意義。所以秘書人員要不斷提高自身素養(yǎng)，把禮儀的優(yōu)勢在秘書工作中發(fā)揮到最大。

一、秘書禮儀修養(yǎng)的基本知識

（一）秘書禮儀的含義和內(nèi)容

1.秘書禮儀的含義

秘書禮儀，是指秘書在工作和社會活動中，為了塑造個(gè)人和組織的良好形象而應(yīng)當(dāng)遵循的對交往對象表示的尊敬與友好的規(guī)范或程序，是一般禮儀在商務(wù)活動中的運(yùn)用，它體現(xiàn)了秘書人員自身的文化素養(yǎng)、精神風(fēng)貌和工作態(tài)度。

秘書禮儀是社會禮儀的重要組成部分，但它又不同于一般的人際交往禮儀，它包括秘書禮節(jié)和儀式兩方面的內(nèi)容。秘書禮節(jié)就是秘書在工作和社會交往中為表示尊重對方而采用的約定俗成的規(guī)范形式。儀式即按程序進(jìn)行的禮節(jié)形式。

秘書禮儀所涉及的范圍較廣，辦公禮儀規(guī)范、接待禮儀規(guī)范、外事禮儀規(guī)范、社交禮儀規(guī)范、形象禮儀規(guī)范等等，哪個(gè)方面都不可偏廢。個(gè)別秘書人員認(rèn)為，在工作中只要注意辦公禮儀規(guī)范就可以了，至于個(gè)人形象，那是自己的事情，“穿衣戴帽，各有所好”，與他人無關(guān)。其實(shí)，這是對秘書禮儀認(rèn)識的誤區(qū)。這些人應(yīng)學(xué)習(xí)秘書禮儀的相關(guān)內(nèi)容，盡早意識到秘書禮儀的重要性，提高自身禮儀修養(yǎng)并在工作中發(fā)揮其優(yōu)勢。

2.秘書禮儀的內(nèi)容

總體說來，秘書禮儀的內(nèi)容大致可以分為四個(gè)方面：

（1）秘書自身的禮儀

秘書自身的禮儀主要包括儀表的協(xié)調(diào)、儀表的色彩搭配和不同場合的儀表三個(gè)方面。所謂儀表的協(xié)調(diào)，是指一個(gè)人的儀表要與他的年齡、體型、職業(yè)和他所在的場合吻合，表現(xiàn)出一種和諧，這種和諧能給人以美感。要把握適度性，無論在修飾程度，還是飾品的數(shù)量和搭配技巧上，都要把握分寸，自然適度，追求雕而無痕的效果。要注意適體型，修飾要與容貌、體型、個(gè)人氣質(zhì)相適宜；要與自己的身份和和職業(yè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，合乎和體現(xiàn)自己的身份特點(diǎn)和表現(xiàn)自己的內(nèi)在的氣質(zhì)?；瘖y方面，在工作崗位上，以淡妝為主，避免使用芳香型化妝品。

不同的色彩有不同的象征意義，也有不同的禮儀效果。暖色調(diào)（紅、橙、黃等）給人以溫和，華貴的感覺，冷色調(diào)（紫、藍(lán)、綠等）則使人感到?jīng)鏊?/p>

恬靜、安寧、友好。中和色（白、黑、灰等）給人平和、穩(wěn)重，可靠的感覺，是最常見的工作服裝顏色。在選擇服裝外飾物的色彩時(shí)，應(yīng)考慮到各種色調(diào)的協(xié)調(diào)與膚色，選定合適的著裝、飾品，同時(shí)運(yùn)用相近的色彩配色，遵守服飾禮儀的“三色原則”。

儀表應(yīng)注意場合，根據(jù)不同的場合來進(jìn)行著裝。喜慶場合，莊重場合及悲傷場合應(yīng)注意有不同的服裝，要遵循不同的規(guī)范和風(fēng)俗，考慮文化背景的影響。在不同的時(shí)間、地點(diǎn)及場所所適宜的裝扮是秘書人員不能忽視的。秘書還必須注意：除了穿著應(yīng)該考究之外，從頭到腳的整體裝扮也應(yīng)講究強(qiáng)調(diào)“整體美”。

（2）與領(lǐng)導(dǎo)相處禮儀

美國著名成功教育家戴爾?卡耐基認(rèn)為：一個(gè)人事業(yè)上的成功，只有15％是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外的85％是要靠人際關(guān)系、良好的人際關(guān)系不僅能使你心情愉快，重要的是會幫助你的工作步入成功。

而作為下屬，一定要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。特別是秘書，只有獲得上級領(lǐng)導(dǎo)有力的支持，才能更好的開展工作。否則，只會在工作中處處受阻。與領(lǐng)導(dǎo)相處，需要注意一下幾點(diǎn)：一是要了解你的領(lǐng)導(dǎo)。與人相處，貴在相知。人與人之間如果多點(diǎn)了解，就會少一些誤會。與領(lǐng)導(dǎo)相處，更是如此。秘書經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，要了解他的工作作風(fēng)、習(xí)慣、愛好等，這樣就會減少許多不必要的麻煩。二是要尊重你的領(lǐng)導(dǎo)。人際關(guān)系學(xué)家告訴我們，即使對最友好、最親近的人，也不要忘記應(yīng)有的禮儀。單位的領(lǐng)導(dǎo)，一般具有較高的威望、資歷和能力、有很強(qiáng)的自尊心。作為下屬，應(yīng)當(dāng)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威望和自尊。學(xué)會與你的上司愉快相處。三是在工作中要配合你的上司。領(lǐng)導(dǎo)想不到的你能幫他想到，領(lǐng)導(dǎo)想到的你已經(jīng)做到了，并且一個(gè)稱職的秘書還應(yīng)該多向上司提出有創(chuàng)造性的好意見。四是接受指示的禮儀。上司對下屬指示工作時(shí)，大都希望受到尊重，如多能馬上回答：“是”，“好的”，“我馬上來”等類似的話，上司會很高興。聽完指示后，要問明工作完成的最后期限，如果上司時(shí)間充裕，態(tài)度從容，可以請上司再復(fù)述一遍不明確的地方。要學(xué)會運(yùn)用良好的溝通技巧，解決指示中的疑問。五是聽取上級領(lǐng)導(dǎo)的批評。對于上級的批評，首先要正確對待，認(rèn)真聽取，在聽取批評的過程中一定要平心靜氣，注意禮節(jié)。

（3）接待禮儀

對秘書而言，接待工作是不容忽略的日常性工作之一。不論是接待遠(yuǎn)道而來的貴賓，還是接待來訪的群眾，秘書在具體的接待工作里既要有所區(qū)分，又要一視同仁。在任何時(shí)刻，對對方的重視、友好與熱情，是不可缺少的。做好來賓的工作，關(guān)鍵需要在接待計(jì)劃、禮賓次序、迎送陪同等三個(gè)方面做到面面俱到。要擬定好接待計(jì)劃。包括接待方針、接待日程、接待規(guī)格、接待人員、接待費(fèi)用、飲食住宿、旅游觀光、交通工具、安保宣傳等。制定好盡可能完善的接待計(jì)劃，便可以使接待工作在具體操作時(shí)按部就班，有備無患。其次是禮賓次序。它所指的是在同一時(shí)間或同一地點(diǎn)接待來自不同國家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門不同身份的多方來賓時(shí)，接待方按照約定俗成的方式，對其尊卑、先后的順序或次位所進(jìn)行的排列。然后是迎送陪同。接待正式來訪的重要客人，有時(shí)可酌情為其安排迎接、送別活動，以示對對方的重視和禮遇。迎送時(shí)要注意限制迎送的規(guī)模和明確時(shí)間和地點(diǎn)。在客人陪同方面，要注意照顧客人，為客人盡可能的提供方便，要堅(jiān)守崗位，做到隨叫隨到。

（4）社交禮儀

禮儀的類別很廣泛，它涉及社會生活的各個(gè)方面，職業(yè)、民族、宗教、工作、學(xué)習(xí)、生活各個(gè)不同的領(lǐng)域均有不同特定的禮儀要求，因此，禮儀的內(nèi)容多種多樣，豐富多彩，但它有著自身的規(guī)律性。一是自律的原則。這是禮儀的基礎(chǔ)和出發(fā)點(diǎn)。自律就是自我約束，按照禮儀規(guī)范嚴(yán)格要求自己，知道自己該做什么，不該做什么。二是敬人的原則。即人們在社會交往中，要敬人之心常存。不可損人利己，不可傷害他人的個(gè)人尊嚴(yán)，更不能侮辱對方的人格。三是寬容的原則。即人們在交際活動中運(yùn)用禮儀時(shí)，要嚴(yán)于律己，更要寬以待人。四是適度的原則。應(yīng)用禮儀時(shí)要注意把握分寸，認(rèn)真得體。五是真誠的原則。真誠就是在交際過程中做到誠實(shí)守信、不虛偽、不做作。人與人之間信息傳遞、情感交流、思想溝通的過程，如果缺乏真誠則不可能達(dá)到目的，更無法保證交際效果。

禮儀作為一個(gè)社會、一個(gè)民族的道德規(guī)范的外化，它的作用是多方面的?？梢愿爬橐韵氯齻€(gè)方面：規(guī)范人的行為的作用，積極的教育作用，促進(jìn)社會和諧的作用?！度龂尽酚涊d的劉備是一個(gè)有缺點(diǎn)、甚至才能平庸的人，然而，他確是一位不可思議、頗孚眾望的君主，其中最大的原因就是很得人心，他是一個(gè)社交高手，非常有個(gè)性的關(guān)羽、張飛都為劉備所吸引住，連諸葛亮這

樣的英才，也心悅誠服，劉備乃是能夠利用這些人的領(lǐng)導(dǎo)者。劉備成功的關(guān)鍵所在：注重社交，講究禮儀，坦誠待人，表里如一。

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，人們的精神需求層次和自我認(rèn)知價(jià)值的越來越高，就越來越希望得到理解、受到尊重。毫無疑問，在當(dāng)前的社會形勢下，禮儀已不是個(gè)別行業(yè)、個(gè)別社會層次的需求，而是全民所需。

（二）秘書禮儀的特點(diǎn)

1.等級性。秘書禮儀的等級性表現(xiàn)在對不同身份、地位的人士禮賓待遇的不同。在社會生活中，人們往往用長幼之分、男女之別來規(guī)范每個(gè)人的受尊重程度。而在官方交往中，則要確定有官方禮賓次序，確定官方禮賓次序的主要依據(jù)是擔(dān)任公職或社會地位的高低。這種禮賓次序帶有某種強(qiáng)制性，不同的人因此而得到不同的禮賓待遇，但這并不意味著尊卑貴賤，而是現(xiàn)代社會正常交往秩序的表現(xiàn)，反映了各種人員的社會身份和角色規(guī)范。

2.差異性。秘書禮儀作為一種約定俗成的行為規(guī)范，其運(yùn)用要受到時(shí)間、地點(diǎn)和環(huán)境的約束，同一禮儀會因時(shí)間、地點(diǎn)或?qū)ο蟮淖兓兴煌＿@就是禮儀差異性的特點(diǎn)。禮儀的差異性首先表現(xiàn)為民族差異性，不同民族的禮儀多姿多彩，各具特色。各民族的習(xí)俗禮儀都凝結(jié)著本民族本地區(qū)人民的文化情結(jié)，人們嚴(yán)格遵循，苦心維護(hù)，難以改變。比如同是見面禮，不同的民族有著不同的表現(xiàn)形式。禮儀的差異性還表現(xiàn)為個(gè)性差異，每個(gè)人因其地位、性格、資質(zhì)等因素的不同，在使用同樣的禮儀時(shí)會表現(xiàn)出不同的形式和特點(diǎn)。比如同是出席招待會，男士和女士要有不同的表現(xiàn)風(fēng)格。

3.時(shí)代性。禮儀的時(shí)代性表現(xiàn)在其時(shí)代變異性，它隨著社會的進(jìn)步而不斷發(fā)展、豐富和完善。不同時(shí)期的禮儀具有不同的時(shí)代特點(diǎn)，禮儀總是體現(xiàn)著時(shí)代要求和時(shí)代精神，因而會隨著時(shí)代發(fā)展而產(chǎn)生差異。禮儀總是體現(xiàn)著時(shí)代要求和時(shí)代精神。所以，秘書應(yīng)該關(guān)注秘書禮儀的變化，不要以為禮儀是一成不變的，可以完全照搬。應(yīng)該在實(shí)踐中多觀察、多學(xué)習(xí)，力求適應(yīng)禮儀的變化。世界各國都很重視禮儀改革，現(xiàn)代禮儀發(fā)展變化的趨勢是使禮儀活動更加文明、簡潔和實(shí)用。

（三）秘書禮儀的原則

禮儀是社會文化的一種表現(xiàn)，是溝通人與人之間關(guān)系的重要手段之一，更是社會人群中的一種行為規(guī)范和關(guān)系潤滑劑。秘書禮儀則是秘書在工作和社會交往中為了表示對交往對象的尊重和友好而共同遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則，是做好秘書工作的前提條件。秘書工作面寬量大，禮儀工作又往往是混雜于這項(xiàng)工作中，因此秘書人員的禮儀工作必須遵循以下三點(diǎn)原則：

1.平等的原則

平等是秘書人員禮儀工作的第一原則。一方面，是禮儀活動中注重“禮尚往來”，如一方對另一方表現(xiàn)出的禮數(shù)應(yīng)有對等的反應(yīng)，表現(xiàn)為回答對方的致敬或致禮，答謝對方的宴請，及時(shí)對對方的來訪進(jìn)行回訪等；另一方面，在禮儀活動中，要注重平衡，如按國際慣例，在國際會議上，各國代表的位次，不是按國家的大小強(qiáng)弱狀況來排序，而是按會議所用文字的國名的字母順序來排列的。在簽訂條約協(xié)定時(shí)，應(yīng)遵守“輪換制”，即每個(gè)締約國在其保存的一份文本上名列首位，由它的代表在這份文本上首先簽字。這種平衡的做法體現(xiàn)的就是平等原則。

2.規(guī)范適度的原則

秘書工作是現(xiàn)代社會文明交往的客觀需要，因此，禮儀要合乎規(guī)范，切合場景，表現(xiàn)適度。任何一種禮儀行為都有一定的規(guī)則，體現(xiàn)著一定的文明精神，有些不成文的國際慣例也是禮儀工作的基本要求，如交往中要為各方的內(nèi)部情況保密，交往各方要在公平的基礎(chǔ)上競爭，不得向自己現(xiàn)有的客戶的競爭對手提供服務(wù)等，這些都是禮儀的規(guī)范，只有以真誠的熱情來規(guī)范的表現(xiàn)禮儀，才能達(dá)到禮儀的目的。當(dāng)然禮儀工作還應(yīng)注重適度問題，禮儀的目的是為親睦合作伙伴，架起溝通的橋梁，所以禮儀的表現(xiàn)應(yīng)該從容、不失態(tài)、不失格，彬彬有禮，熱情大方，因具體情況的不同使用相應(yīng)的禮儀。

3.尚美的原則

尚美要求既要有生機(jī)勃勃的精神面貌、親切的微笑、穩(wěn)重大方的舉止；還要有行為主體的精神境界、氣度胸襟、洞察力和判斷力。禮儀以儀表和環(huán)境給人耳目的愉悅，又以熱情和真誠給人精神和信任，并以寬厚和容忍給人心理的安慰。通過這些，禮儀的交際功能、潤滑功能才得以充分體現(xiàn)，禮儀的行為規(guī)范功能才有廣泛的意義。秘書人員的工作頭緒多，牽扯面廣，在平時(shí)的禮儀工作中，只有認(rèn)識和真正把握禮儀工作的原則，自覺主動地增加禮儀知識修養(yǎng)，調(diào)節(jié)自己的行為，提升自己的品位，才能把秘書工作做得更好。

（四）秘書禮儀的基本理念

禮儀并非僅僅是言談和舉止，從根本上說，它是一個(gè)人內(nèi)在素養(yǎng)的外在表現(xiàn)。真正受人稱道的禮儀是由內(nèi)而外的，心里有“禮”，舉止才能合“儀”。因此提高禮儀修養(yǎng)，首先要樹立正確的理念。筆者認(rèn)為，秘書禮儀的基本理念有三：

1.尊重為本

不論是學(xué)習(xí)還是運(yùn)用秘書禮儀，關(guān)鍵是要懂得尊重為本，尊重在先，時(shí)時(shí)處處事事尊重所有的人。要尊重別人，首先要尊重自己，必須嚴(yán)于律己，自尊自愛。如果一個(gè)人對自己都不尊重，就不可能尊重別人。尊重自己的交往對象應(yīng)當(dāng)是一種自覺的、由衷的行為，包含著自己的德才學(xué)識和氣度雅量，絕不是裝出來的。對秘書人員而言，尊重上級意味著服從，尊重同事是一種本分，尊重下級是一種美德，尊重所有人是一種教養(yǎng)。

2.善于表達(dá)

尊重別人只在心里頭尊重是不夠的，還得善于表達(dá)。不僅要有“禮”，還要有“儀”。“儀”就是恰到好處地向別人表示尊重的形式。必要的表達(dá)形式絕對不可或缺，沒有具體的表達(dá)形式，你的尊重就無法讓別人感知。比如說，我們在接待來訪者時(shí)，如果不使用規(guī)范化的待客“三聲”，即“來有迎聲”、“問有答聲”、“去有送聲”，就會使客人感覺不到被尊重。即使你是從心里尊重對方的，但人家感受到的卻可能是你的冷漠。

3.形式規(guī)范

除了尊重為本、善于表達(dá)之外，還必須講究形式規(guī)范。講究形式規(guī)范，就是要以標(biāo)準(zhǔn)化的、規(guī)范化的具體形式來表現(xiàn)自己對他人的尊重。講究形式規(guī)范，就是要求秘書人員不僅要有尊重別人的愿望，有表達(dá)禮儀的行為，還要求這種行為準(zhǔn)確規(guī)范，也就是有規(guī)矩。講不講待人接物的規(guī)矩，既能反映秘書人員自身素質(zhì)的高低，又可以體現(xiàn)一個(gè)單位的管理是否完善。

二、秘書禮儀的功能和作用

（一）秘書禮儀的三大功能

現(xiàn)代秘書工作，是一種以領(lǐng)導(dǎo)工作為主要服務(wù)對象，以發(fā)揮參謀、助手作用為主要服務(wù)形式，以處理信息為主要服務(wù)或工作內(nèi)容的服務(wù)性職業(yè)。因此秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，必須完成這種有助于領(lǐng)導(dǎo)管理、決策的工作與事務(wù)。

1.塑造形象功能

秘書禮儀的基本目的就是樹立和塑造良好的個(gè)人和組織形象。所謂形象就是個(gè)人或組織在公眾觀念中的反映和評價(jià)。作為秘書人員，應(yīng)該從我做起，從每一件小事上注重禮儀修養(yǎng)，做到“內(nèi)慧外秀”。這樣才能樹立良好的個(gè)人形象。同時(shí)，從事商務(wù)活動的人員，必須文明經(jīng)商，樹立良好的企業(yè)形象，廣泛贏得客戶的信任，促進(jìn)信用的提高。

2.信息溝通的功能

信息溝通要求秘書人員做好綜合信息的工作,有能力把握單個(gè)信息在整體信息中的地位和作用,當(dāng)更多的信息通過各個(gè)系統(tǒng),被逐漸匯集之后,要能從這些大量的信息中準(zhǔn)確判斷哪些是重要的;哪些是緊急的;哪些雖然是緊急的但并不是重要的等等,以決定選擇與其相適應(yīng)的向領(lǐng)導(dǎo)傳遞的方式。其次,秘書人員應(yīng)充當(dāng)各信息系統(tǒng)之間的樞紐,并有效地加強(qiáng)各個(gè)系統(tǒng)之間的聯(lián)系,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)。會協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的工作,這是現(xiàn)代秘書信息服務(wù)中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。秘書必須對本單位以及社會各信息系統(tǒng)有一個(gè)整體上的把握。一旦明確了領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息,就能敏銳地反映出：該信息應(yīng)由哪個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作更快捷；各個(gè)系統(tǒng)可以從哪些不同的角度快速索取信息；它們各自能承擔(dān)的任務(wù)是什么等。這時(shí),秘書既可以建議領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排,又可以經(jīng)授權(quán)由秘書部門或秘書本人來承擔(dān)信息管理的統(tǒng)籌工作。這種有效地運(yùn)用組織、利用秘書職位的特點(diǎn),做好信息協(xié)調(diào)的工作方式,避免了領(lǐng)導(dǎo)急于“需要的信息上不來”,而各信息系統(tǒng)又抱怨“領(lǐng)導(dǎo)需要什么信息搞不清”相互脫節(jié)的現(xiàn)象,使每次對領(lǐng)導(dǎo)決策的信息服務(wù),進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。

在信息化日益發(fā)展的今天，信息社會為現(xiàn)代秘書提供了一個(gè)新的資源：網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)絡(luò)資源是隨著辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化而產(chǎn)生的，網(wǎng)絡(luò)將一個(gè)單位內(nèi)部的所有辦公室連接起來，然后連接一個(gè)城市的眾多的辦公室。秘書工作崗位就像一個(gè)樞紐，信息的上傳下達(dá)通過秘書來實(shí)施。

總之，信息溝通是秘書人員必備的基本能力，無論是日常信息溝通能力還是網(wǎng)絡(luò)的信息溝通能力，都是秘書人員做好秘書工作的必要條件，更是秘書禮儀在秘書工作中具體而生動的表現(xiàn)。

3.人際協(xié)調(diào)的功能

首先，秘書作為主管領(lǐng)導(dǎo)與一般職工之間的中介和橋梁，應(yīng)努力維護(hù)上下之間與同事之間的團(tuán)結(jié)。秘書在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)不太利于職工的指令時(shí)，應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信與形象；同樣，在向上反映不太有利于職工的情況時(shí)，既不能隱瞞、掩飾，又要盡力保護(hù)職工的利益。盡量采取對事不對人的態(tài)度，使職工的缺點(diǎn)錯(cuò)誤既得以糾正，使之獲得必要教訓(xùn)．又不至于受到傷害。對于同事、職工間的矛盾，也應(yīng)盡己所能加以協(xié)調(diào)、緩和。

其次，在秘書活動和工作中，難免要碰到溝通不暢的事情，有時(shí)客戶還可能因此而不高興。如果處理不當(dāng)，不僅客戶對秘書從業(yè)人員的印象不佳，而且還會影響企業(yè)的形象。秘書禮儀，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，達(dá)成諒解，調(diào)適人際關(guān)系，使之趨于和諧，從而妥善地解決商務(wù)糾紛。

（二）秘書禮儀的作用

孔子說：“不學(xué)禮，無以立。”“博學(xué)于文，約之于禮?！倍Y儀對人有較強(qiáng)的約束力。秘書禮儀不僅是秘書工作取得成功的重要手段，而且已逐漸滲透到社會經(jīng)濟(jì)生活中的各個(gè)方面，為構(gòu)建和諧文明社會起著重大的作用。

1.提高個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)

禮儀是成功者的潛在資本。市場競爭最終是人員素質(zhì)的競爭，對秘書人員來說，秘書人員的素質(zhì)就是秘書人員個(gè)人的修養(yǎng)和個(gè)人的表現(xiàn)。教養(yǎng)體現(xiàn)于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。通過學(xué)禮儀、講禮儀，會使人樹立起正確的價(jià)值觀，自覺調(diào)整站位，跳出自我的小圈子；以他人為先，以社會為上，從國家和社會的大局考慮問題；以“先天下之憂而憂、后天下之樂而樂”的高尚情懷凈化靈魂；以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規(guī)范自己的言行舉止，從而使自己的思想素質(zhì)提升到一個(gè)新的層次。

2.有助于塑造良好的公眾形象

公眾形象是十分重要的，它的形成大多數(shù)是通過禮儀來傳遞的，并且直接影響著交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個(gè)個(gè)體或一個(gè)單位，想要擴(kuò)大知名度、提升美譽(yù)度就要在社會公眾面前樹立最佳形象，而與社

會公眾交往的秘書禮儀形象是獲得成功的有效途徑?，F(xiàn)代市場競爭除了產(chǎn)品競爭外，更體現(xiàn)在形象競爭。一個(gè)具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè)，就容易獲得社會各方的信任和支持，就可在激烈的競爭中處于不敗之地。所以，秘書人員時(shí)刻注重禮儀，既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現(xiàn)，也是樹立和鞏固良好形象的需要。

3.有利于傳遞信息，展示價(jià)值

良好的禮儀可以更好地向?qū)Ψ秸故咀约旱拈L處和優(yōu)勢，它往往決定了機(jī)會是否降臨。比如，在公司，你的服飾適當(dāng)與否可能就會影響到你的晉升和同事的關(guān)系；帶客戶出去吃飯時(shí)你的舉止得體與否也許就決定了交易的成功與否；又或者，在辦公室不雅的言行或許就使你失去了一次參加老板家庭宴請的機(jī)會……這是因?yàn)槎Y儀是一種信息，通過這個(gè)媒介表達(dá)出尊敬、友善、真誠的感情。所以在商務(wù)活動中，恰當(dāng)?shù)亩Y儀可以獲得對方的好感、信任，進(jìn)而推動事業(yè)的發(fā)展。

三、提高秘書禮儀修養(yǎng)的方法和途徑

禮儀修養(yǎng)是秘書人員綜合素質(zhì)的組成部分，它不但直接影響秘書工作的效率，也關(guān)系到秘書人員以及秘書所屬企業(yè)的形象。秘書人員要提高自身的禮儀修養(yǎng)，需要加深對禮儀的認(rèn)識，加強(qiáng)對禮儀及其相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，重視言行小節(jié)，養(yǎng)成良好習(xí)慣。

（一）加強(qiáng)道德修養(yǎng)

道德，也稱品德或德行，它是社會道德現(xiàn)象在個(gè)人身上的具體體現(xiàn)，是指一定的社會的道德原則和規(guī)范在個(gè)人思想行動中所表現(xiàn)出的某種比較穩(wěn)定的特征和傾向。道德制約于道德規(guī)范，道德規(guī)范具有特殊的地位和作用，它是從社會生活中概括提煉出來的一種自覺的社會意識形態(tài)，它是依靠社會輿論、傳統(tǒng)習(xí)慣和個(gè)人的內(nèi)心信念來維持的。

社交禮儀反映了人們在共同生活、彼此交往中最一般的道德關(guān)系，是保證交往活動順利進(jìn)行和社會生活正常秩序的重要因素。道德品質(zhì)的修養(yǎng)和禮儀行為的養(yǎng)成有著密切的聯(lián)系，二者是相輔相成的統(tǒng)一的過程。禮儀要求人們在交往的過程中，互相尊重、誠懇和善、待人和氣、儀表端莊，而這些都源于具有

良好的道德品質(zhì)。古人常言“德誠于中，禮形于外?！奔此枷氲赖滦摒B(yǎng)蘊(yùn)蓄于中，禮儀修養(yǎng)形諸于外。在人際交往中，禮節(jié)、禮貌、禮儀形諸于外，交往對象可視讀、感知和體悟蘊(yùn)含其中的感情襟懷。人的禮節(jié)、禮貌、禮儀是受人的思想道德水平支配的，蘊(yùn)蓄于中的思想道德是禮貌、禮節(jié)、禮儀的基礎(chǔ)和內(nèi)驅(qū)力。

禮儀行為從廣義上說就是一種道德行為，處處滲透和體現(xiàn)著一種道德精神。一個(gè)人想要在禮儀方面達(dá)到較高的造詣，離開了道德品質(zhì)方面的修養(yǎng)是不可能的；一個(gè)人要形成一種高尚的道德品質(zhì)，就應(yīng)該從日常禮儀規(guī)范這一基礎(chǔ)的層次做起。

（二）提高文化素質(zhì)

眾所周知，文化知識對人的精神氣質(zhì)的陶冶作用是潛移默化的，也是帶有根本性的?？鬃诱f：“質(zhì)勝文則野，文勝質(zhì)則史。文質(zhì)彬彬，然后君子?！币馑际钦f，德行質(zhì)樸如果沒有文化知識（文）的陶冶，就會顯得野蠻；相反，如果過分追求文采，則會流于浮華。只有樸實(shí)和文采相得益彰才能達(dá)到文質(zhì)彬彬的境界。沒有很好的文化修養(yǎng)，禮儀就成了無源之水。并且禮儀學(xué)是一門綜合性的專門學(xué)科，它和公共關(guān)系學(xué)、傳播學(xué)、美學(xué)、民俗學(xué)、社會學(xué)等許多學(xué)科都有密切關(guān)系，一個(gè)秘書只有具備廣博的文化知識，才能深刻理解禮儀的原則和規(guī)范。只有具備較高的文化層次，才能更加自如地在不同場合具體運(yùn)用禮儀。周恩來被譽(yù)為“禮儀外交官”，這與他的學(xué)識分不開的。一個(gè)言談舉止高雅的人，必定有很高的文化修養(yǎng)。相反，沒有文化素質(zhì)的人是裝不出得體的禮儀修養(yǎng)的，比如電影《窈窕淑女》中，兩個(gè)紳士妄想把一個(gè)賣花姑娘包裝成淑女，可是僅靠外在的包裝沒有內(nèi)在涵養(yǎng)，賣花姑娘弄出了許多笑話。豐富的科學(xué)文化知識是人際交往取得成功的一個(gè)基礎(chǔ)，有了各種知識，才能使自己懂禮貌、講禮節(jié)，才能思考問題周到詳盡，處理問題得體妥當(dāng)，也才能在當(dāng)今社會中，與方方面面的人進(jìn)行廣泛的交流。

因此要提高自己的禮儀修養(yǎng)，必須有意識地廣泛涉獵多種科學(xué)文化知識，不斷學(xué)習(xí)，使自己具備見多識廣的綜合知識素養(yǎng)，提高文學(xué)、藝術(shù)欣賞能力，提高審美能力。這樣，就會有意無意地按照美的規(guī)律來認(rèn)識生活和改造周圍的環(huán)境，同時(shí)，在秘書工作中，自己的言行也更具美感。

（三）自覺學(xué)習(xí)禮儀知識，接受禮貌教育

我國幾千年的文明，各個(gè)歷史階段都有浩繁的有關(guān)禮儀的知識，我國的各個(gè)民族禮節(jié)習(xí)俗也是各不相同。自覺學(xué)習(xí)各地區(qū)和各個(gè)民族的禮儀知識，以免我們在秘書工作中遇到禮儀問題時(shí)不知所措，甚至失禮于人，發(fā)生令人尷尬、不愉快的事情。

尊重國際禮儀和交際禮儀，尊重各國人民的風(fēng)俗習(xí)慣，是我國對外活動的一貫做法。它反映了我國維護(hù)世界和平、加強(qiáng)國際友好合作的真誠愿望。世界各國的禮儀風(fēng)俗千種萬類，在涉外秘書工作中，如對其他國家或某一具體活動的禮儀知識不了解，只憑以往的經(jīng)驗(yàn)辦事，輕則鬧笑話，重則影響工作效果，甚至造成誤解。另外，學(xué)習(xí)國際禮儀知識，要求我們既要繼承和發(fā)揚(yáng)我國的優(yōu)良傳統(tǒng)，保持禮節(jié)和禮儀的民族特色，又要吸收外國禮儀中一些好的東西和一系列國際通行慣例，為我所用；既要不斷創(chuàng)新，又要尊重各國不同的文化傳統(tǒng)和風(fēng)俗習(xí)慣。

作為秘書，我們應(yīng)該注意積極主動的收集、學(xué)習(xí)和領(lǐng)會各種秘書禮儀知識，以便在實(shí)踐中運(yùn)用，久而久之，不但自己在禮儀方面博聞多識，而且在禮儀修養(yǎng)的實(shí)踐上也能提高到新的高度。

（四）積極參加禮儀實(shí)踐

學(xué)習(xí)禮儀知識是一方面，更重要的是要把禮儀規(guī)范的