國開電大行政管理專科2021年春《辦公室管理》試題庫

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁眉頁腳。本資料屬于網(wǎng)絡整理，如有侵權，請聯(lián)系刪除，謝謝！[最新]國開電大行政管理專科2021一、考試說明：(一)紙質版閉卷考試90分鐘(二)考試題型單選5個，每小題2分，共10分；判斷題5個，每小題2分，共10分；簡答題2個，每小題10分，共20分；設計題1個，每小題30分，共30分；案例分析題1個，每小題30分，共30分。(三)復習資料紙質教材、網(wǎng)絡課程、開放云書院(書后面的二維碼掃描，里面有復習指導冊的電子版)二、試題庫(一)簡答題1.簡述辦公室的普遍含義。參考答案：(1)辦公室是泛指一切機關、學校、企業(yè)等單位辦理行政性事務的辦公場所。(2)辦公室是機關企事業(yè)單位正常運行不可或缺的機構。(3)辦公室是組織內部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。2.簡述辦公室的主要特點。參考答案：(1)輔助性(2)綜合性(3)服務性3.談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善謀”的理解。參考答案：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。4.簡述常用辦公設備使用規(guī)范。參考答案：(1)必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。(2)必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。(4)未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。(5)辦公設備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85％，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應切斷電源。5.簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。參考答案：(1)儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。(2)儲藏需要的面積取決于單位的大小。(3)合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。(4)儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到。(5)辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙張不能正常的送入打印機或復印機中。6.簡述調查研究的三個階段及其主要任務。參考答案：(1)準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求。(2)實施階段，主要包括確定調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果。(3)完成階段，主要是撰寫調研報告。7.簡述辦公室督查工作的方式。參考答案：(1)現(xiàn)場督查(2)會議督查(3)書面督查(4)電話督查(5)互聯(lián)網(wǎng)督查8.簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。參考答案：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。(2)按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。9.簡述剪彩儀式需要準備的材料及其程序。參考答案：(1)剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。(2)剪彩的程序：請來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國歌→進行發(fā)言→進行剪彩→進行參觀。10.簡述第三代時間管理的ABCD法則及其內容。參考答案：第三代時間優(yōu)先級管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情區(qū)分輕重緩急，又叫ABCD法則。A.重要且緊急——必須立刻做。在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。其當成緊急的事去做，不要拖延。D.既不緊急也不重要(如娛樂、消遣等)——有閑工夫再說。11.簡要回答公文寫作的五部曲。參考答案：第二步，站在領導角度考慮問題。第三步，把握常用思維方法：模式化思維；對象化思維；辯證思維；散點思維；求同存異思維。第四步，牢記擬寫公文要素及要求第五步，符合國家公文格式標準參考答案：(1)因為什么請示——對于原因、目的的說明。(2)請示什么問題——提出請示的主題內容。(3)怎樣解決問題——提出解決問題的建議或方案。(4)請求上級回復——結尾用語的使用。(5)有無附件需要說明——根據(jù)需要確定附件的使用與否。13.簡述公文校對工作要求。參考答案：(1)校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等；(2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題；(3)進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關領導人或撰稿人處理；(4)需要使用標準校對符號；(5)對于重要的或者大量印制的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。14.簡述電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。參考答案：(1)創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文。(2)辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關操作。(3)交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞。(4)歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲。(5)銷毀：依據(jù)有關規(guī)定將電子公文從存儲介質上物理刪除。15.衡量會議質量的會前主要標準有哪些？參考答案：(1)會議是否確有召開的客觀必要性；(2)會議目的和會議風氣是否端正；(3)會議時機是否已經(jīng)成熟；(4)會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位；(5)各項準備工作是否已經(jīng)準備充分，包括軟件和硬件。16.簡述會議的積極作用。參考答案：(1)交流信息，互通情報；(2)發(fā)揚民主，科學決策；(3)增強友誼，促進團結；(4)統(tǒng)一認識，協(xié)調行動；(5)帶動消費，促進經(jīng)濟。17.簡述會務管理中對會務工作人員的要求。參考答案：(1)會前的最后檢查(工作認真負責、細心、耐心)；(2)組織簽到和登記(任勞任怨，能連續(xù)作戰(zhàn))；(3)做好聯(lián)絡協(xié)調(溝通協(xié)調能力強)；(4)會議記錄與保密(業(yè)務素質強，有原則)；(5)會議后勤保障(服從分配，具有協(xié)作意識)。18.簡述制作會議證件的注意事項。參考答案：(1)重要的大中型會議，會議證件和姓名卡片要正規(guī)。內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。(2)重要的、具有保密性質的會議要在會議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。(3)會議證件的形式應反映出會議的內容，設計要盡量經(jīng)濟實用、美觀大方。(4)大型會議應區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務人員等不同身份參加者的會議證件的樣式。(5)應注意根據(jù)單位不同的文化理念設計會議證件和姓名卡片。19.簡述公共關系的三大構成要素及其原則。參考答案：(1)三大構成要素是主體：社會組織；客體：公眾；手段：傳播途徑(2)公共關系原則：公眾利益至上；實事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。(二)設計題1.幾位領導同時布置任務怎么辦？X李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。請你為李助理設計一個合理的應對之策。參考答案：(1)辦公室的一項基本職能是為領導(政務)服務，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。(2)李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。(3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。(4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。2.設計一份A412020令，再訂貨量為35令。一令為500頁。參考答案：項目申請?zhí)栍囝~3.設計一份電話記錄表。參考答案：電話記錄表來電人單位部門：電話號碼：進行處理盡快回電再來電話記錄人4.設計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。參考答案：開業(yè)典禮籌備工作的流程：開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)→要做好來賓邀請工作→發(fā)放請柬→現(xiàn)場的布置→準備開幕詞、致答詞→要做好接待服務工作→要做好禮品饋贈工作→擬定典禮程序→做好各種物質的準備工作。5.設計一份新聞發(fā)布會的籌備流程。參考答案：主題的確定→時間的選擇→地點的確定→人員的安排→材料的準備→發(fā)送請柬→準備胸卡和名簽→準備好視聽設備→制定預算計劃。6.設計一份歸檔文件目錄歸檔文件目錄參考答案件號7.設計大型會議會中進程服務工作的主要環(huán)節(jié)。參考答案：接站工作→報到及接待工作→組織簽到→做好會議記錄→做好會議值班保衛(wèi)工作→做好會議信息搜集、傳遞工作→做好對外宣傳→編寫會議簡報或快報→做好會議保密工作→做好后勤保障工作。(三)案例分析題1.文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹問題：請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？參考答案：(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示；(2)在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。2.新加坡利達公司銷售部新聘任了文員陳小姐，試用期三個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，經(jīng)理鼓勵她努力干。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：美元一打行不行？”經(jīng)理回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知經(jīng)理。過了一星期，經(jīng)理提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了1001.6美元一打行不行，我知道你的定價是問題：陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？參考答案：(1)該問的沒有問(指對方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；(3)該說的沒有說(沒有及時向上司匯報)；(4)不該說的卻說了(價格上的自作主張，不向上司請示)；(5)不懂得保護自己(即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；(7)不等對方說完，就“啪”掛上電話。3.愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，現(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應該怎么辦？問題：(1)文秘人員接聽電話時，首先應做些什么？電話結束后又應該怎么做？(2)假如你是丁秘書，針對朱磊第三次來電，你怎樣說？(3)文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？(4)文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？參考答案：(1)文秘人員接聽電話時，首先應自報家門。掛斷電話應遵循“誰先打出誰先掛”的原則。丁秘書做錯了。(2)丁秘書在朱磊第二次來電時，就應告知對方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電如上司同意通話，可打回電或請對方再打過來；如上司不想通話，應想辦法拒絕對方。4.某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)說“公司小是否埋沒了你的才能？你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀律，完不成任務被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……問題：你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對。參考答案；(2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；(3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司；(4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；(5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么……問題：你認為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應該怎么做才是正確的？參考答案：(1)主人和客人之間，應該主人先伸手。(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。(5)客人應該坐后排，小李應該坐副駕駛座。(6)客人公司的一些內部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題。(7)應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。6.公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務部門轉了轉，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。星期四上午左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐左右有610：00見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。問題：你認為小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？參考答案：(1)應該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準備一份名單；(2)打印好書面通知；(3)在3天內，當面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認時間、地點、內容等)到名單上的每個人；(4)通知不能只寫在布告欄里，可能不被人注意；(5)通知上應寫清會議的時間(開始到結束時間)、地點；(6)應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備；(7)應提前到會議室做好準備，做好簽到工作；7.東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準備，還花了一番功夫進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國客商在接待室內寒喧時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。把自己的茶杯推得遠遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”問題：小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應該是怎樣的？參考答案(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(5)小沈應該對領導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領導的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她