工程管理公文寫作公文寫作基本知識

工程管理公文寫作主講人李文濤2018年9月-12月（應(yīng)用文寫作）一、公文文種二、公文格式三、行文style四、寫作寶典五、寫作雷區(qū)公文寫作國家法定的行政公文種類《黨政機關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14號)規(guī)定：15種：決議、決定、命令（令）、公告、通告、意見、通

知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、

紀要。一、公文文種常用公文命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀要12種一、公文文種公文之初了解通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或周知的事項。通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或告知重要情況。一、公文文種公文之初了解報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問事宜。請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。一、公文文種公文之初了解意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。會議紀要：適用于記載會議情況和議定事項。一、公文文種公文之再判斷公告VS通告：一是從所宣布告知事項的性質(zhì)來看，“公告”重于“通告”；二是從所公布的范圍看，“公告”大于“通告”；三是從發(fā)布的機關(guān)看，“公告”高于“通告”。一、公文文種公文之再判斷通告VS通知：告“告”字是普遍告知的意思，是把某一機關(guān)、組織的意圖、要求普遍告訴人們知道并加以遵守。知“知”字具有特定告知的意思，有可能告知所屬單位全部下級單位、人員，也可能告知部分下級單位，要求他們知照辦理。一、公文文種公文之再判斷請示VS報告（都是上行文）行文要求不同“報告”不要求上級批復(fù)，“請示”要求上級批復(fù)；行文時間不同“報告”是事中或事后行文，“請示”只能是事前行文；文種性質(zhì)不同“報告”屬陳述性的上行公文，“請示”屬請求性的上行公文。結(jié)尾用語不同報告”一般用“特此報告”、“以上報告如有不妥，請批示”等用語；“請示”一般用“可否（妥否、當否），請批示”。一、公文文種版頭版頭：：“公文文份數(shù)數(shù)序號號”、、“秘秘密等等級””和““保密密期限限”、、“緊緊急程程度””、““發(fā)文文機關(guān)關(guān)標識識”、、“發(fā)發(fā)文字字號””、““簽發(fā)發(fā)人””等內(nèi)內(nèi)容。。行數(shù)和和字數(shù)數(shù)：一般每每面排排22行，，每行行排28個個字。。二、公公文格格式主體、、版記記、公公文紙紙型主體版記公文紙紙型標題主送機機關(guān)正文附件成文時時間公文生生效識識附注……抄送印發(fā)機機關(guān)和和印發(fā)發(fā)時間公文用用紙采采用國國際標準準A4型。。公文一一律采采取左左側(cè)裝訂訂的形形式。。二、公公文格格式成文日日期安排在在文件件末尾尾，落落款之之下；；沒有落落款的的公文文，日日期就就直接接寫在在寫在在正文文右下下方；；成文日日期與與落款款要上上下對對稱，，年月月日的的第一一個數(shù)數(shù)字不不宜超超越落落款第第一個個字，，日字字靠右右以空空四個個字為為宜。。成文日期必須寫明明年月日，使用阿阿拉伯數(shù)字（15年05月X日）。二、公文格式用印和簽署用印和簽署：除“會議紀要””外，公文均應(yīng)加加蓋印章。一般用印方法：居中下壓發(fā)文機機關(guān)署名和成文日日期，使發(fā)文機關(guān)關(guān)署名和成文日期期居印章中心偏下下位置，印章頂端端應(yīng)當上距正文（（或附件說明）一一行之內(nèi)。聯(lián)合行文用印：主辦機關(guān)印章在在前，兩個印章均均壓成文時間，排排列整齊，不相交交或相切，相距不不超過3毫米。二、公文格式上行文上行文是下級機關(guān)向上級級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)（包括括有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系系的上級機關(guān)在內(nèi)內(nèi)）的行文。文種一般是請示、報告和上報報的意見。總結(jié)、計劃等可另加“文頭”。一般不能越級。不能交叉向上級機機關(guān)行文請示、報報告或提出意見。。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)關(guān)，在向上級請示示時，應(yīng)主送一個個上級機關(guān)，同時時抄送另一個上級級機關(guān)，不可一并并報送。三、行文style下行文下行文是上級機關(guān)對所屬屬下級組織的行文文。一般是決定、命令（令））、意見、通知、、通報、會議紀要要、批復(fù)等，另加通知為主件，將下發(fā)的的應(yīng)用文作為附件一并下發(fā)。一般只發(fā)直屬下級級。上級機關(guān)不可與下下屬機關(guān)聯(lián)合向基基層發(fā)文。三、行文style平行文平行文是平行機關(guān)或不相相隸屬機關(guān)之間的的行文。一般是“函”、“周知性通知”和告知性的“意見”。寫法上要做到態(tài)度度謙和，多用商量量的語氣，不能強強加于人，更不能能用指示性的口吻吻。三、行文style通知一般分為公布性通通知、批轉(zhuǎn)性通知知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、、指示性通知、一一般性通知、事務(wù)務(wù)性通知、會議性性通知、任免性通通知。周知性通知：要求受文機關(guān)知曉曉某一事項的通知知，例如會議通知、人事通通知、人事任免通通知等。會議性通知用于發(fā)發(fā)布召開會議、告告知有關(guān)事宜時使使用的通知，限于于上級對下級機關(guān)關(guān)，平級機關(guān)或不不相隸屬機關(guān)之間間用“邀請函”（（工作聯(lián)系單）。四、寫作寶典通知?周知性通知：標題：一般應(yīng)由發(fā)發(fā)文機關(guān)、事由和和文種三要素組成成。國務(wù)院關(guān)于印發(fā)《《中國制造2025》的通知正文：會議通知應(yīng)應(yīng)寫明召開會議緣緣由、目的、會議議名稱、組織召集集單位、會議內(nèi)容容、起止時間、參參加人員、會議地地點、報到的時間間及地點，需要準準備的材料、食宿宿安排和其它事項項；有時還要寫明明交通路線、交通通工具等。四、寫作寶寶典請示各機關(guān)都都有自己己的職權(quán)權(quán)范圍，，對屬超超出職權(quán)權(quán)范圍的的事項，，凡涉及及有關(guān)方方針政策策界限、、工作中中的重大大問題、、需要上上級機關(guān)關(guān)予以審審核批準準的事項項（如財財政支持持、資產(chǎn)產(chǎn)購置、、人員定定編、機機構(gòu)設(shè)置置）等諸諸多方面面的內(nèi)容容時，應(yīng)應(yīng)以“請請示”行行文。四、寫作寶寶典請示標題：由發(fā)文機機關(guān)、事事由、文文種三要要素組成成。某市交通通局關(guān)于于擴建長長途客運運站所需需費用的的請示正文：請示事由由——要要用簡明明扼要的的語言將將請示的的原因和和背景情情況或者者請示問問題的依依據(jù)、出出發(fā)點及及思想基基礎(chǔ)交代代清楚；；要抓住住主要矛矛盾，采采取敘事事和說理理相結(jié)合合的表達達方式，，敘事要要精煉，，說理要要透徹，，力戒繁繁冗累贅贅。請示事事項———要要和盤盤托出出，直直截了了當，，明白白顯露露，請請求上上級機機關(guān)作作出答答復(fù)。。結(jié)尾：：妥否（（可否否、是是否可可行）），請請批示示。四、寫作作寶典典××系關(guān)于于舉辦辦中國國西部部地區(qū)區(qū)橋梁梁建設(shè)設(shè)學(xué)術(shù)研研討會會的請請示××學(xué)校行行政：：為提升升西部部橋梁梁建設(shè)設(shè)水平平、促促進我我校橋橋梁工工程學(xué)學(xué)科的的建設(shè)設(shè)和發(fā)發(fā)展、、促進進橋梁梁科學(xué)學(xué)研究究和人人才培培養(yǎng)，，擬召召開“中國西西部地地區(qū)橋橋梁建建設(shè)學(xué)學(xué)術(shù)研研討會會”。具體體意見見如下下：一、研討會會由××、××、××共同主主辦，，學(xué)校校××系承辦辦。會會期3天，于于2004年11月下旬旬召開開。主主會場場設(shè)在在××。擬邀邀請國國內(nèi)外外有關(guān)關(guān)高校校、科科研院院所和和設(shè)計計院所所等橋橋梁屆屆專家家學(xué)者者、中中青年年教學(xué)學(xué)及研研究人人員代代表參參會，，會議議規(guī)模?？刂浦圃?00人左右。二、成立研討會籌籌備組，由學(xué)學(xué)校辦公室、、科技處、××系負責(zé)人和××、××（另2個主辦單位））有關(guān)人員組組成，具體負負責(zé)有關(guān)籌備備事宜。三、經(jīng)預(yù)算，，研討會約需需經(jīng)費25萬元人民幣，，向與會代表表收取住宿、、會務(wù)費等每每人800元，共計約16萬元左右，我我系自籌2萬元，請學(xué)校校資助7萬元。四、請學(xué)校邀邀請××、××、××等上級有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)參會。五、……以上請示妥否否，請批示。?！痢列！痢料刀稹鹚哪昃啪旁戮湃眨ǜ阶ⅲ郝?lián)系系人××，聯(lián)系電話××）報告一般分為工作作報告、情況況報告、呈請請性報告、檢檢討（檢查））報告、例行行報告、回復(fù)復(fù)性報告、送送文送物報告告。寫作通用規(guī)則則——三段式：：情況，做法，，問題（意見見）/情況（做法法），問題，，今后意見/情況，原因（（責(zé)任），下下步做法/情況，原因因，責(zé)任及處處理意見/情況，問題，，建議。四、寫作寶典報告標題：由發(fā)文機關(guān)關(guān)、事由、文文種三要素組組成。關(guān)于渤海2號號鉆井翻沉事事故的檢討報報告正文：開頭為報告告引據(jù)，簡明明扼要的語句句交代出全文文主要內(nèi)容或或基本情況，，也可陳述有有關(guān)的背景或或緣由，開門門見山，落筆筆入題。報告告事項，要準準確簡要、條條理明晰的將將有關(guān)工作或或事情的情況況表達清楚，，給人全面、、深刻的了解解。結(jié)尾：以上報報告如如有不不妥，，請批批示。。/特特此報報告。。四、寫作作寶典典××市政府府關(guān)于于治理理×河水質(zhì)質(zhì)污染染問題題的報報告××省人民民政府府：省政府府轉(zhuǎn)來來××委員會會提出出的關(guān)關(guān)于×河水質(zhì)質(zhì)污染染狀況況的報報告，，經(jīng)市市政府府調(diào)查查研究究，對對報告告中提提出的的有關(guān)關(guān)問題題及解解決方方案報報告如如下：：一、解解決××河水質(zhì)質(zhì)污染染問題題的關(guān)關(guān)鍵是是盡快快建成成污水水處理理廠?！，F(xiàn)在在××河的污污染主主要是是××區(qū)排放放的污污水所所致。?！羺^(qū)的排排放量量為2.5萬噸，，污水水比較較集中中，因因污水水處理理廠未未能及及時建建立，，致使使污水水直接接排入入×河，造成了了×河的污染。。為解決×河的污染，，市政府已已抓緊×區(qū)污水處理理廠建設(shè)，爭取取在××年建成?！羺^(qū)污水處理理廠原設(shè)計計概算為831.6萬元，按現(xiàn)現(xiàn)行價格估估算約為1100萬元，已于于××年×月開工，建建成了8項附屬設(shè)施施，計完成成投資200萬元。市政政府今年安安排的300萬元投資已已全部落實實，×區(qū)城環(huán)局正正在組織實實施。根據(jù)×河河道以南南人口密集集區(qū)的地下下水污染和和環(huán)境問題題，在污水水處理廠未未建成之前前，利用現(xiàn)現(xiàn)有污水管管道，把污污水引到某某區(qū)污水處處理廠以西西，污水直直接排入污污水處理廠廠的出口，，這就避開開了污染區(qū)區(qū)。二、×電熱廠的粉粉煤灰也是是污染源之之一。對于于電熱廠儲儲灰廠的選選址，必須須考慮到對對地下水和和環(huán)境的污污染。選址址已責(zé)成×區(qū)×電熱廠抓緊緊做工作，，爭取盡快快報市政府府有關(guān)部門門審批。對對儲灰廠滲滲漏對地下下水的污染染，主要采采取截流集集中排放的的措施，以以減少對地地下水的污污染。落款會議紀要會議紀要是傳達會議議議定事項項和主要精精神，要求求與會單位位共同遵守守、執(zhí)行的的文種。主要內(nèi)容：：一是寫明會會議研究和和解決的中中心議題；；召開會議議所依據(jù)的的文件精神神或上級指指示以及批批準機關(guān)；；會議召開開的政治、、經(jīng)濟背景景；會議的的宗旨、目目的。二是寫明會會議的名稱稱、召開的的時間、地地點、主持持人、參加加人員及所所在單位，，會議的經(jīng)經(jīng)過，主要要收獲。三是會議研研究討論的的問題及決決定事項，，包括會議議的基本情情況，對工工作的分析析、提出的的問題、決決定的事項項以及大會會提出的要要求和希望望。四、寫作寶典典會議紀要（（會議記錄）標題：機關(guān)名稱稱+會議名名稱+文種種/會議名稱+文種/正、副標標題式。某某座談會會議紀要正文：總述部分分，是全文文的前言、、導(dǎo)語，即即會議情況況；分述部部分，應(yīng)寫寫出會議討討論的情況況和結(jié)果，，一些小型型會議可不不寫討論情情況直接寫寫決議事項項。結(jié)尾：一是提出出希望、號號召；二是是交代會議議的有關(guān)事事項。四、寫作寶典典函標題：關(guān)于+事事項+的函函。關(guān)于XX公司建建立食品購購銷站征用用土地的函函正文：緣由+事事項結(jié)尾：申請函（（可否，請請函復(fù)。））/商洽函（可可否，盼予予函復(fù)。））/答復(fù)函（（此復(fù)。））四、寫作寶典典函函適用于不不相隸屬機機關(guān)之間相相互商洽工工作、詢問問和答復(fù)問問題、請求求批準和答答復(fù)審批事事項。答復(fù)函申請函詢問函按內(nèi)容分商洽函告知函來函復(fù)函按行文方向向分四、寫作寶典典××公司關(guān)于選選派技術(shù)人人員進修的的函××大學(xué)：我公司屬于于新建公司司，為提高高專業(yè)人員員的業(yè)務(wù)水水平和科研研能力，經(jīng)經(jīng)研究決定定選派×××、×××、×××等3名同志分別別到你校中中文系、計計算機系、、外語系進進修1年，進修費費用按國家家規(guī)定的標標準，由我我公司支付付，進修同同志入校時時由我公司司財務(wù)人員員統(tǒng)一一次次付清。能否接受，，請予函復(fù)復(fù)。附件：×××等3名技術(shù)人員員情況登記記表××公司×年×月×日條例、規(guī)定定、辦法要注意體現(xiàn)現(xiàn)整體政策策思想的準準確性，做做到既無““缺口”，，又無“重重疊”，更更無矛盾。。形式多樣，，不離其宗宗?？梢哉聴l款式（全篇設(shè)章章、章下分分條、條下下有款），，也可以開開頭說明制制發(fā)緣由、、目的和依依據(jù)，然后后分條列項項；還可以全文由若干條條項貫通，但但內(nèi)在結(jié)構(gòu)就就是“總-分分-附”。“總”即開開端要講明制制定的目的、、依據(jù)與適用用范圍，“分分”即規(guī)定的的具體事項內(nèi)內(nèi)容，“附””即用來明確確時效、地效效、人效、解解釋權(quán)及未盡盡事宜的部分分。四、寫作寶典條例、規(guī)定、、辦法區(qū)別情況，規(guī)規(guī)范行文。在在行文時，要要用“通知”作“文件頭”來加以頒行行。全面具體，用用語嚴謹。內(nèi)內(nèi)容要合理、、切實、全面面、具體，要要字字清清楚楚楚、句句擲地地有聲。四、寫作寶典總結(jié)標題：公文式標題題——單位名稱+適適用時限+文文種。新聞式標題———《開足馬力保保持第一———某某公司司2014年年度工作總結(jié)結(jié)》。基本情況概述述：概述工作的的基本情況、、背景、環(huán)境境、指導(dǎo)思想想及工作成效效和總體評價價。主文：“三大塊（（基本情況、、主要做法、、問題及今后后打算）”式式；“因果倒倒置（先講成成績再講取得得成績的原因因）”式………。四、寫作寶典總結(jié)基本做法——寫明做了了哪些工作，，是怎樣做的的。成績與經(jīng)驗——對成績進進行分析研究究，并上升到到理性高度，，總結(jié)出帶有有規(guī)律性的認認識。問題與教訓(xùn)——存在的不不足之處和尚尚未解決的問問題。四、寫作寶典總結(jié)四項注意找出規(guī)律突出出重點功夫下在平時磨刀不誤砍柴柴工+不要十步九回頭++忌“流水賬””（不分主次次，不講輕重重，事無巨細細，面面俱到到）。平時占有豐富富材料，不再再“巧婦難為為無米之炊””。跑步向前把初初稿寫出來，，再精雕細琢琢?！捌叻窒?，三三分寫”，先先列提綱再下下筆。四、寫作寶典計劃標題：制文單位位+時間概概念+文種種。某某公司2015年年度工作計計劃。正文：一般由““做什么””、“怎樣樣做”構(gòu)成成正文主體體，最后由由一個極其其簡短的號號召性結(jié)尾尾組成。“做什么”即計劃的指指導(dǎo)思想、、總的要求求與主要指指標；“怎樣做””即實現(xiàn)主要要指標或目目的、要求求而采取的的各種措施施、辦法，包括括人力、物物力、財財力、技術(shù)術(shù)、設(shè)備、、手段等。。四、寫作寶典典計劃兩項注意：：要突出重點點，加強預(yù)預(yù)見性。緊緊圍繞和和結(jié)合中心心工作去做做一般工作作，切不可可平分秋色色地或孤立立地去安排排工作。要切實把握握計劃主體體的內(nèi)在邏邏輯要求。。所謂“做什什么”，即即工作的目目標、任務(wù)務(wù)，要明確確各自目標標、任務(wù)的的質(zhì)量要求求，同時寫寫明完成的的時限；所所謂“怎樣樣做”，即即完成目標標、任務(wù)的的具體措施施與步驟、、方法、措措施。四、寫作寶典典文種使用不不規(guī)范除法定公文文種類之外外，均不可可直接行文文，但可作作為“通知知”的“附附件”行文文。例如，《關(guān)于使用用社會保障障卡有關(guān)問問題的說明明》，這里的““說明”不不應(yīng)作為文文種使用，，可以改成成《××關(guān)關(guān)于印發(fā)使使用社會保保障卡有關(guān)關(guān)問題的說說明的通知知》，不能能作為文種種使用的還還有“條例”、、“規(guī)定””、“辦法法”、“總總結(jié)”、““計劃”等，有的甚甚至把“安安排”、““要點”、、“細則””這些既不不是公文文文種又不是是應(yīng)用文體體種類的東東西常常作作為公文文文種直接行行文，都是是錯誤的。。五、寫作雷雷區(qū)文種使用不不規(guī)范把相近的““請示”和和“報告””、“函””等文種張張冠李戴。。報告是“向上級機關(guān)關(guān)匯報工作作、反映情情況、答復(fù)復(fù)上級機關(guān)關(guān)的詢問”，這類報報告，只要要把情況匯匯報、反映映清楚即可可，目的是是讓上級和和領(lǐng)導(dǎo)了解解發(fā)展情況況，掌握工工作進度，，做到心中中有數(shù)，不不需要回復(fù)復(fù)；而請示是“向上級機關(guān)關(guān)請求指示示、批準”，需要回回復(fù)，兩者者在使用上上有很大的的區(qū)別。有時也存在在“請示”和“函”混用?！掇k法》規(guī)規(guī)定：不相隸屬單單位之間相相互商洽工工作、詢問問和答復(fù)問問題，請求求批準和答答復(fù)審批事事項是用函函。有些單位當當有求于對對方（不相相隸屬單位位）時卻用用請示。五、寫作雷雷區(qū)格式不規(guī)范范排版規(guī)格不不當。標題濫用符符號。公文文標題中除除法規(guī)、規(guī)規(guī)章名稱加加書名號外外，一般不不用標點符符號。關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市政府《關(guān)于強化化非典型肺肺炎防治工工作責(zé)任制制的緊急通通知》的通知結(jié)構(gòu)層次序序數(shù)使用不不規(guī)則。文文中結(jié)構(gòu)層層次序數(shù)依依次可以用用“一、”““（一）””“1.””“（1））”標注；一般般第一層用黑黑體字、第第二層用楷楷體字、第第三層和第第四層用仿仿宋體字標注。只有有兩個層次次時，可用用“一、””“（一））”或“1.”“（（1）”表表示。五、寫作雷雷區(qū)標題擬寫