Excel 技能培訓-初級篇課件

Excel技能培訓-初級篇MicrosoftExcel***大綱我們要學什么Excel基礎知識Excel界面Excel基本介紹一個EXCEL文件是由“文件->工作簿->工作表->行、列(X,Y)->單元格”構成的。工作簿：就是處理和存儲數據的文件；一個工作簿可以創(chuàng)建256個工作表；一個工作表包括65536行,256列；一個工作表包括65536*256個單元格EXCEL是一個容量非常大的數據表格！注：EXCEL2007在數據容量上超過了EXCEL2003EXCEL2007一個工作表包括行，16384列；EXCEL2007一個工作表包括1048576*16384個單元格Excel常用技巧Excel常用技巧EXCEL數據輸入技巧-1數據的定義：數據是數值、文字、日期、時間、公式和符號的總稱。數據的分類：數據分為字符數據和數值數據。數據輸入常用方法：1、非數值數字的輸入：數字前加單引號或設置單元格屬性為“文本”如：身份證號碼輸入2、分數的輸入：“=+0+分子+/+分母”如：直接輸1/3，EXCEL默認為1月3日，應該寫成01/33、當前日期的輸入：“Ctrl+；”(分號)4、當前時間的輸入：“Ctrl+：”(冒號)5、批量錄入相同數據：“Ctrl+Enter”先選擇需要批量輸入相同數據的區(qū)域，在輸入數據，使用快捷點Ctrl+Enter6、在單元格中換行：“Alt+Enter”注意“；/-”均為英文

狀態(tài)下的符號快速移動到活動單元格在拖動鼠標的同時，按住“Ctrl鍵”選擇不連續(xù)區(qū)域在拖動鼠標的同時，按住“Shift鍵”可以選中兩點之間區(qū)域“Ctrl+Shift+8”或“Ctrl+*”可以選中當前單元個周圍連續(xù)的矩形區(qū)域“Ctrl+Home”將光標移動到第一個單元格“Ctrl+End”將光標移動到表格最后一個單元格“Ctrl+向右方向鍵”可將光標移動到當前區(qū)域最右列(其他方向箭頭依此類推)“Ctrl+Shift+向下箭頭”選擇當前單元格至當前區(qū)域最后一行的內容．查找功能常用技巧1.模糊查找按“CTRL+F”進入查找，在查找里直接輸查找內容為模糊查找。2.精確查找在查找里點開選項，將“單元格匹配”的勾打上為精確查找3.值查找在查找里點開選項，“查找范圍”選擇值為“值”查找。（如果單元格里是公式那必須用值查找）自動填充-1自動填充，就是根據已輸入的數據，按照系統(tǒng)規(guī)定的規(guī)則或用戶指定的規(guī)律，自動將數據填充到選定的區(qū)域。如果單元格中是文本、數據填充柄起復制的作用如果單元格中是日期填充柄起到填充序列的作用自動填充-3要填充比較復雜的數據時，可以試試右鍵來拖動填充柄選中單元格-編輯-填充-序列數據分列的妙用1用Excel輸入數據時，如果在一行內輸入內容過長，可以采取快速分列方法。具體操作如下:

在選中單元格中輸入數據或文字,然后選定所要分割的數據區(qū)域;

單擊菜單欄【數據】-------【分列】

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在彈出的對話框中選擇【固定寬度】,點擊“下一步”

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在【數據預覽】中,按住分列線,移動至指定位置,點擊“下一步”

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選擇【列數據格式】,點擊“完成”.電話號碼交易時間2012100108:21:502012100108:38:502012100108:39:482012100108:49:072012100109:08:392012100109:10:222012100109:42:59電話號碼交易日期交易時間8:21:508:38:508:39:488:49:079:08:399:10:229:42:59數據分列的妙用2批量轉換日期格式以前在Excel中輸入職工出生時間時，為了簡單都輸入成“yymmdd”形式，但上級部門一律要求輸入成“yyyy-mm-dd”格式，那么一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉化。最快速的方法是：先選定要轉化的區(qū)域。點擊【數據】→【分列】，出現(xiàn)【文本分列向導】對話框。勾選“固定寬度”，連續(xù)兩次點擊【下一步】按鈕，在步驟三對話框的【列數據格式】中，選擇“日期”，并選定“YMD”形式，按下【完成】按鈕，以前的文本即轉化成了需要的日期了。選擇性粘貼2對單元格進行同增同減操作在Excel中，如果要對某一單元格或某一區(qū)域中的每個單元格中的數值進行同加、同減、同乘或同除操作時，可以使用“選擇性粘貼”功能輕松實現(xiàn)。例如：讓選定區(qū)域中的每個單元格都同乘以2，首先在選定區(qū)域外的某個單元格中輸入2，選擇這個單元格并復制;然后選擇要進行同乘操作的單元格區(qū)域，單擊“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”命令，在“運算”欄中選擇“乘”單選項，單擊“確定”按鈕.結果顯示在了每個單元格中。使用這個功能還可以對單元格進行自身操作，例如可以進行單元格的自身相加、相減、相乘以及相除。定位在Excel中，經常要選定空白單元格，逐個選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開“編輯→定位”，在“定位”窗口中，按下“定位條件”按鈕；選擇“定位條件”中的“空值”，再按“確定”，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數據的單元格，在上面方法的“定位條件”窗口中，選擇“常量”，再點“確定”，含有數據的單元格全部選定。快速選定“空白”和“數據”單元格單元格的引用技巧相對引用單元格地址會隨公式所在單元格的位置變更而改變。如：“A1+B1”絕對引用單元格地址將不隨公式所在單元格的位置變化而改變。如：“$A$1+$B$1”混合引用只給行號或列號加“$”符號。如：A$1，$B2,復制后部分地址改變。顯示標題技巧2編輯時讓每頁都顯示標題在編輯狀態(tài)時向后翻頁會看不到第一行的標題行，在操作數據時就會很不方便。這個問題很簡單就可以解決，方法如下：選中標題所在行的下面一行單元格，打開“窗口”菜單，選擇“凍結窗格”選項，上面一行就被固定了，無論怎么向下翻頁，它都始終在第一行不會移動。使用Excel公式與函數常用函數——SUMIFSUMIF用途：對滿足單個條件的單元格求和。語法：SUMIF(range，criteria，sum_range)參數：Range為用于條件判斷的單元格區(qū)域Criteria是由數字、邏輯表達式等組成的判定條件Sum_range為需要求和的單元格、區(qū)域或引用用法舉例：常用函數——DSUMDSUM用途：求滿足給定多個條件的數據庫中記錄的字段（列）數據的和。語法：DSUM(database,field,criteria)參數：Database表示構成列表或數據庫的單元格區(qū)域。是引用的數據。Field指定函數所使用的數據列。列表中的數據列必須在第一行具有標志項。可以用雙引號括住的列標簽，或是表示該列在列表中位置的數值。是數值型數據。Criteria為一組包含給定條件的單元格區(qū)域。區(qū)域包括列標簽及列標簽下滿足某個條件的單元格。用法舉例：常用函數——MAX和MINMAX用途：返回數據集中的最大數值。語法：MAX(number1，number2，...)參數：Number1，number2，...是需要找出最大數值的1至N個數值。MIN用途：返回數據集中的最大數值。語法：MIN(number1，number2，...)參數：Number1，number2，...是需要找出最小數值的1至N個數值。用法舉例：常用函數——COUNT和COUNTIFCOUNT用途：返回包含數字以及包含參數列表中的數字的單元格的個數。語法:COUNT(value1,value2,...)參數：Value1,value2,...

為包含或引用各種類型數據的參數（1到N個），但只有數字類型的數據才被計算。COUNTIF用途：統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數目。語法：COUNTIF(range，criteria)參數：range為需要統(tǒng)計的符合條件的單元格數目的區(qū)域；Criteria為參與計算的單元格條件，其形式可以為數字、表達式或文本。其中數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。用法舉例：常用函數——ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWNROUND用途：返回某個數字按指定位數取整后的數字。語法：ROUND(number,num_digits)參數：Number為需要進行四舍五入的數字。Num_digits為指定的位數，按此位數進行四舍五入。ROUNDUP：不做四舍五入的向上取整如算通話分鐘數ROUNDDOWN：不做四舍五入的向下取整用法舉例：ROUND(“2.1547”,3)=2.155ROUNDUP(“2.1547”,3)=2.155ROUNDDOWN(“2.1547”,3)=2.154常用函數——LEFT和RIGHTLEFT用途：基于所指定的字符數返回文本字符串中的左邊第一個或前幾個字符語法：LEFT(text,num_chars)參數：Text是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符數。RIGHT：為取右用法舉例：LEFT(“ad246g”,3)=ad2RIGHT(“ad246g”,3)=46g常用函數——MIDMID由用戶自行指定開始的位置和字符的長度。由用戶自行指定開始的位置和字符的長度語法：MID(text,start_num,num_chars)

參數：Text是包含要提取字符的文本字符串，可以直接輸入含有目標文字的單元格名稱。

Start_num是文本中要提取的第一個字符的位置。文本中第一個字符的start_num為1，以此類推。Num_chars指定希望MID從文本中返回字符的個數。用法舉例：假設A1身份證號碼是2116014,提取生日的公式是“=MID(A1,7,4)&"年"&MID(A1,11,2)&"月"&MID(A1,13,2)&"日"”，返回的是“1998年12月31日”。常用函數——RANKRANK用途：根據指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和。語法：RANK(number,ref,order)參數：Number：為需要找到排位的數字。Ref：為數字列表數組或對數字列表的引用。Order：為一數字，指明排位的方式。如果order為0（零）或省略，MicrosoftExcel對數字的排位是基于ref為按照降序排列的列表;如果order不為零，MicrosoftExcel對數字的排位是基于ref為按照升序排列的列表。用法舉例：常用函數——IFIF用途：根據指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和。語法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)參數：Logical_test：表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。例如，A10=100就是一個邏輯表達式，如果單元格A10中的值等于100，表達式即為TRUE，否則為FALSE。Value_if_true：logical_test為TRUE時返回的值。Value_if_false：logical_test為FALSE時返回的值。用法舉例：常用函數——VLOOKUPVLOOKUP用途：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組中該數值所在行中指定列處的數值。語法：

VLOOKUP（查找值，區(qū)域，列序號，邏輯值）參數：“查找值”：為需要在數組第一列中查找的數值，它可以是數值、引用或文字符串?！皡^(qū)域”：數組所在的區(qū)域，如“B2:E10”，也可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數據庫或數據清單。“列序號”：即希望區(qū)域（數組）中待返回的匹配值的列序號，為1時，返回第一列中的數值，為2時，返回第二列中的數值，以此類推；“邏輯值”：為TRUE/1或FALSE/0。如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于“查找值”的最大數值；如果“邏輯值”為FALSE，函數VLOOKUP將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值用法舉例：Excel數據排序、篩選與分類匯總Excel數據排序、篩選與分類匯總排序是根據數據清單中某個字段的值排列各行記錄的順序。如果要求對一列數據對數據清單排序，在常用工具欄中單擊【升序】【降序】按鈕即可。如果要示對多列的數據對數據清單排序，操作步驟如下：1、選中【數據】菜單中的【排序】菜單項，彈出【排序】對話框。數據排序2、在彈出【排序】對話框中，根據數據清單中有無“標題行”，在“當前數據清單”設置區(qū)中選擇“有標題行”或“無標題行”選項3、在“主要關鍵字”、“次要關鍵字”、“第三關鍵字”中選擇相關要求4、單擊“確定”，此時表中的數據按照要求進行排序數據排序數據篩選是將不滿足條件的數據暫時隱藏起來，只顯示符合條件的數據。Excel提供“自動篩選”和“高級篩選”前者進行簡單件的篩選，后者進行復雜的條件篩選。使用自動篩選的方法：1、選中數據清單的標題行，單擊【數據】菜單中的【篩選】菜單項的【自動篩選】，在選中數據的每個字段名的右側都會出現(xiàn)下拉箭頭。數據篩選數據篩選2、如果要顯示分數前幾名考生，可單擊一拉箭頭，點擊“前10個”，系統(tǒng)會彈出【選前10個】對話框，用戶可根據需求進行設置，最后按“確定”。3、如果要進行某個不等式條件或某個區(qū)間進行篩選，右可單擊一拉箭頭，點擊“自定義”，系統(tǒng)會彈出【自定義】對話框，用戶可根據需求進行設置，最后按“確定”。數據篩選如果篩選條件很多，可以考慮使用“高級篩選”，使用“高級篩選”步驟如下：1、在與數據清單不相連的區(qū)域設置條件，將有“與”關系的條件放在同一行，有“或”關系的條件放在不同的行（注：“與”表示兩個條件同時成立，“或”表示兩個條件中有一個成立）2、單擊數據清單中的任一單元格，單擊【數據】菜單中的【篩選】菜單項的【高級篩選】命令，彈出【高級篩選】對話框。數據的高級篩選3、在【高級篩選】對話框中選擇數據區(qū)域和條件區(qū)域，4、可以選擇兩種放置篩選結果的方式，一種是“在原有區(qū)域顯示篩選結果”另一種是“將當前篩選結果復制到其他位置”，單擊【確定】。數據的高級篩選分類匯總之前要先對數據進行排序選中數據，單擊【數據】菜單中的【分類匯總】菜單項，出現(xiàn)【分類匯總】對話框在【分類匯總】對話框中設置：分類字段，匯總方式，匯總項。各項設置后單擊【確定】按鈕，完成分類匯總分類匯總Excel數據條件格式條件格式的使用技巧什么是條件格式對選定區(qū)域中符合指定條件的數據以指定格式顯示如何設置條件格式格式->條件格式使用條件格式顯示單元格的數據例：將表格中小于60的數字以紅色顯示目的：突出顯示滿足某個條件數據Excel數據透視表Excel數據透視表利用數據透視表，可以為不必再使用復雜的計算公式和函數對數據進行分類匯總，也可以拋開諸如自動篩選或高級篩選這樣的操作，學習數據透視表的制作方法，是一件值得花大力氣去做的事。下面以營業(yè)廳交易明細表為例，詳細介紹制作數據透視表的方法和步驟數據透視表制作數據透視表的方法和步驟：在數據中的任一非空白處單擊，然后單擊【數據】-【數據透視表和數據透視圖】命令，打開【數據透視表和數