基本建設(shè)檔案管理課件

基本建設(shè)檔案管理

基本建設(shè)綜述①基本建設(shè)，是指國民經(jīng)濟(jì)各部門中固定資產(chǎn)的再生產(chǎn)，包括工廠、礦井、鐵路、公路、橋梁、農(nóng)田水利、商店、住宅、醫(yī)院、學(xué)校等工程的建設(shè)和機(jī)器設(shè)備、車輛、船舶等的購置。建設(shè)工程項(xiàng)目就是指按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算，并且有獨(dú)立的組織形式的基本建設(shè)單位?；窘ㄔO(shè)綜述②建設(shè)項(xiàng)目按不同形式可以分為：1、按建設(shè)性質(zhì)分為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基本建設(shè)、國防軍事基本建設(shè)和民用基本建設(shè)。2、按建設(shè)類型分為新建項(xiàng)目、擴(kuò)建項(xiàng)目，改造項(xiàng)目和恢復(fù)項(xiàng)目。其中恢復(fù)項(xiàng)目是指企業(yè)、事業(yè)單位因自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等原因，原有固定資產(chǎn)全部或部分報(bào)廢，再投資按原有規(guī)模重新恢復(fù)起來的建設(shè)項(xiàng)目。3、按建設(shè)規(guī)模分為大、中、小型項(xiàng)目，是按項(xiàng)目的建設(shè)總規(guī)?；蚩偼顿Y確定的。第一節(jié)

基本建設(shè)檔案概述①

基本建設(shè)檔案簡稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和使用、維護(hù)活動(dòng)中形成的科技檔案。其定義是：基建檔案是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料?；窘ㄔO(shè)檔案概述②基建檔案，按建筑對(duì)象性質(zhì)的不同?？蓜澐譃槿N。一種是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠礦建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案；再一種是軍事國防工程建設(shè)的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案；第三種是民用工程的基建檔案，如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、住宅等工程建設(shè)形成的基建檔案。基本建設(shè)檔案概述③基建檔案是一個(gè)總類，它包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案，基本建設(shè)工程的管理、監(jiān)理檔案，基本建設(shè)工程的施工、安裝檔案和基本建設(shè)工程的竣工檔案?；窘ㄔO(shè)檔案，不僅從靜態(tài)上反映一項(xiàng)基本建設(shè)工程的面貌，而且從動(dòng)態(tài)上反映該項(xiàng)基本建設(shè)工程的變化和發(fā)展情況，因此，基本建設(shè)檔案必須始終同它所反映的工程對(duì)象保持一致。第二節(jié)

基本建設(shè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成

基建檔案的內(nèi)容構(gòu)成，因工程性質(zhì)而異。諸如前面所提到的有工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性建設(shè)、道路橋梁通訊等的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、國防軍事建設(shè)、民用建筑等。不同性質(zhì)的工程，檔案的內(nèi)容構(gòu)成也各不相同。就是同一性質(zhì)的基本建設(shè)，也因其不同的專業(yè)特性和工程的建設(shè)規(guī)模大小不同，所形成的基建檔案的內(nèi)容構(gòu)成，也不盡一致。如工業(yè)基本建設(shè)工程，就有冶金工業(yè)基本建設(shè)、化學(xué)工業(yè)基本建設(shè)、機(jī)械工業(yè)基本建設(shè)、水利電力基本建設(shè)等等。不論基本建設(shè)項(xiàng)目其工程性質(zhì)、專業(yè)、規(guī)模如何，就總體來說，其形成過程和主要內(nèi)容如下：基本建設(shè)程序（基建檔案）立項(xiàng)

建設(shè)管理

勘察設(shè)計(jì)

施工安裝

試使用

監(jiān)理管理

竣工驗(yàn)收

施工子項(xiàng)１

２

３......Ｎ

安裝子項(xiàng)１２３......Ｎ

設(shè)備檔案

聲像檔案

實(shí)物檔案

電子檔案

基建會(huì)計(jì)檔案

項(xiàng)目立項(xiàng)計(jì)劃任務(wù)書或設(shè)計(jì)任務(wù)書項(xiàng)目評(píng)估和環(huán)境預(yù)測(cè)可行性研究報(bào)告、方案論證項(xiàng)目建議書及其論證材料立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)勘察設(shè)計(jì)施工圖設(shè)計(jì)文件技術(shù)設(shè)計(jì)文件擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)文件基礎(chǔ)資料設(shè)計(jì)依據(jù)性文件和工程設(shè)計(jì)工程施工竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。交工驗(yàn)收證明施工技術(shù)總結(jié)施工日志和大事記缺陷處理記錄工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄基礎(chǔ)和隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單材質(zhì)證明材料工程沉降、位移觀測(cè)記錄隱蔽工程施工記錄建筑工程測(cè)量定位記錄圖紙會(huì)審、技術(shù)交底記錄施工組織設(shè)計(jì)或施工工藝方案工程開工審批文件工程安裝竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。交工驗(yàn)收證明安裝技術(shù)總結(jié)安裝日志和大事記缺陷處理記錄操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)記錄工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄管線清洗、探測(cè)記錄設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單材質(zhì)證明材料設(shè)備調(diào)試、系統(tǒng)調(diào)試記錄隱蔽工程施工記錄安裝工程測(cè)量定位記錄圖紙會(huì)審、技術(shù)交底記錄安裝組織設(shè)計(jì)或安裝工藝方案工程開工審批文件竣工驗(yàn)收消防、環(huán)保、安全衛(wèi)生、檔案、審計(jì)等專項(xiàng)驗(yàn)收中形成的文件工程總體竣工驗(yàn)收證明書和竣工報(bào)告全套工程竣工圖工程決算書竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要紀(jì)要一、基本建設(shè)工程前期工作文件前期工作包括從基建項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、審批到建設(shè)管理各環(huán)節(jié)，它貫穿于整個(gè)基本建設(shè)工作的全過程，是基建項(xiàng)目得以立項(xiàng)并順利建設(shè)的重要保證?；窘ㄔO(shè)前期工作文件是基建檔案的重要內(nèi)容。它包括：1、項(xiàng)目建議書及批復(fù)。其內(nèi)容有：請(qǐng)求立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、項(xiàng)目建議書及其論證材料。2、可行性研究文件?？尚行匝芯浚淙蝿?wù)是研究、論證建設(shè)項(xiàng)目在技術(shù)、環(huán)境保護(hù)和經(jīng)濟(jì)方面的可行性和合理性，為編制設(shè)計(jì)任務(wù)書提供依據(jù)?？尚行匝芯课募缈尚行匝芯繄?bào)告、方案論證等，是基本建設(shè)工程重要的基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件。3、項(xiàng)目評(píng)估和環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告及其審查審批文件。4、計(jì)劃任務(wù)書。計(jì)劃任務(wù)書也稱設(shè)計(jì)任務(wù)書，是確定基本建設(shè)項(xiàng)目、安排項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和進(jìn)行設(shè)計(jì)的基本依據(jù)。所有新建、改建、一、基本建設(shè)工程前期工作文件②擴(kuò)建項(xiàng)目，都必須編制計(jì)劃任務(wù)書。其內(nèi)容包括：建設(shè)目的、建設(shè)規(guī)模、和建設(shè)依據(jù)，產(chǎn)品方案、生產(chǎn)方法或工藝原則（包括設(shè)備選型、操作技術(shù)、主要工藝路線和生產(chǎn)流程），資源條件（包括原料、燃料、動(dòng)力、供水、運(yùn)輸）等，5、工程選址和設(shè)計(jì)原始資料。包括選址報(bào)告，擬選地區(qū)水文、地質(zhì)勘探和地形測(cè)量形成的勘測(cè)資料，選點(diǎn)審批文件和建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃許可證。6、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書等文件。7、基本建設(shè)計(jì)劃、基本建設(shè)程序中各項(xiàng)申請(qǐng)、審查、審批文件。包括施工執(zhí)照，環(huán)保、消防、安全、衛(wèi)生等文件，水、暖、電、煤氣供應(yīng)協(xié)議書等8、招標(biāo)、投標(biāo)文件及各種有關(guān)的合同、協(xié)議等。9、工程建設(shè)管理文件。包括對(duì)基建項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、安裝、試運(yùn)行（使用）及與有關(guān)單位在工程建設(shè)管理工作中形成的往來文件三、基本建設(shè)工程施工文件工程施工文件記錄了施工過程的實(shí)際面貌，是基建檔案的主要組成部分，也是基建檔案形成數(shù)量最多的部分。一個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目的施工，根據(jù)其項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模和所涉及的專業(yè)情況，一般由多個(gè)不同的專業(yè)施工隊(duì)伍來完成，每個(gè)施工隊(duì)伍完成的獨(dú)立施工工作，可以看作一個(gè)施工子項(xiàng)，每個(gè)施工子項(xiàng)都將形成數(shù)量和內(nèi)容各不相同的檔案資料，但其基本形式大體一致，主要有：施工準(zhǔn)備工作文件。包括：施工組織設(shè)計(jì)或施工工藝方案，工程開工報(bào)告，圖紙會(huì)審、技術(shù)交底記錄及施工預(yù)算書等。施工文件。包括：建筑工程測(cè)量定位記錄，建筑材料試驗(yàn)報(bào)告及預(yù)制構(gòu)件出廠證明書，隱蔽工程施工記錄，工程沉降、位移觀測(cè)記錄，設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單，材料代用審核文件，施工日志和大事記等。施工驗(yàn)收、總結(jié)文件。包括：基礎(chǔ)工程和隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄，工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定及缺陷處理文件，交工驗(yàn)收證明，施工技術(shù)總結(jié)和竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。四、基本建設(shè)工程安裝文件與基本建設(shè)工程連在一起，密不可分的設(shè)備、電氣、儀表及管線的安裝工程形成的安裝文件，也是基建檔案重要的組成部分。它同施工過程相類似，一般也是由多個(gè)不同的專業(yè)安裝隊(duì)伍來完成，每個(gè)安裝隊(duì)伍完成的獨(dú)立安裝工作，也可看作一個(gè)安裝子項(xiàng)，每個(gè)安裝子項(xiàng)也都將形成數(shù)量和內(nèi)容各不相同的檔案資料，主要有：安裝準(zhǔn)備文件。工準(zhǔn)備工作文件。包括：開工報(bào)告，安裝施工組織設(shè)計(jì)或工藝方案、技術(shù)措施，圖紙會(huì)審、技術(shù)交底記錄及安裝預(yù)算書等。安裝文件。包括：安裝材料試驗(yàn)報(bào)告及合格證明書，隱蔽工程施工記錄，設(shè)備調(diào)試記錄，系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄，管線清洗、探測(cè)記錄，管線標(biāo)高、位置、坡度測(cè)量記錄，操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)記錄，設(shè)計(jì)變更及工程聯(lián)系單，材料代用審核文件，安裝日志和大事記等。安裝驗(yàn)收、總結(jié)文件。包括：基礎(chǔ)工程和隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄，安裝質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定及缺陷處理文件，交工驗(yàn)收證明，安裝技術(shù)總結(jié)和竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。五、工程試生產(chǎn)(使用)文件基本建設(shè)工程試生產(chǎn)（使用）是在相關(guān)專業(yè)特定的條件和環(huán)境下，通過生產(chǎn)（使用）來檢驗(yàn)基建工程的設(shè)計(jì)水平和施工安裝質(zhì)量。主要有：生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備文件。包括技術(shù)準(zhǔn)備計(jì)劃，試生產(chǎn)（使用）管理、技術(shù)責(zé)任制文件。試生產(chǎn)（使用）文件。包括開停車方案，設(shè)備試車、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、觀測(cè)記錄，安全操作規(guī)程、事故分析處理報(bào)告，試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報(bào)告等。六、基本建設(shè)工程監(jiān)理文件②工程進(jìn)度控制文件。包括：監(jiān)理工程項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃及計(jì)劃表，監(jiān)理工程項(xiàng)目月施工進(jìn)度計(jì)劃表和實(shí)施情況表，監(jiān)理工程項(xiàng)目完成工程量匯總表，開工令、復(fù)工令、停工令、迫工令，監(jiān)理工程項(xiàng)目的年度計(jì)劃、施工進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行報(bào)告，施工進(jìn)度計(jì)劃的修改審核單，施工進(jìn)度的記錄和統(tǒng)計(jì)，進(jìn)度完成情況統(tǒng)計(jì)月報(bào)（年報(bào)）。工程造價(jià)及合同管理文件。包括：合同項(xiàng)目分年度需用資金計(jì)劃表，項(xiàng)目總狀況報(bào)告表，項(xiàng)目投資完成情況月報(bào)表，計(jì)量結(jié)單，索賠單，索賠處理意見，合同變更指令，索賠月匯總表，工程造價(jià)分析報(bào)告。監(jiān)理記錄報(bào)告表。包括：現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員日志，各分項(xiàng)目監(jiān)理工作日志，監(jiān)理大事記，監(jiān)理月報(bào)、旬報(bào)和年報(bào)，專題討論會(huì)議紀(jì)要，緊急重大事項(xiàng)報(bào)告。監(jiān)理驗(yàn)收總結(jié)文件。包括：單元工程檢查及開工簽證，工程分部分項(xiàng)驗(yàn)收簽證和申請(qǐng)報(bào)告，單位工程驗(yàn)收簽訂書、階段驗(yàn)收鑒定書和監(jiān)理總結(jié)報(bào)告，竣工驗(yàn)收簽訂書和監(jiān)理總結(jié)報(bào)告。七、基本建設(shè)竣工文件基建工程項(xiàng)目單項(xiàng)驗(yàn)收文件。包括：消防、環(huán)保、安全衛(wèi)生、檔案、審計(jì)等專項(xiàng)驗(yàn)收中形成的文件。工程項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收證明書和竣工報(bào)告，全套工程竣工圖，工程決算書和竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等。一、基建檔案的分類②基建檔案的分類方案，是每一個(gè)工程項(xiàng)目（或建設(shè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)）的檔案管理部門和人員，根據(jù)該項(xiàng)目（或本單位本系統(tǒng)）基建工作的程序和基建檔案的屬性、特征、關(guān)系等關(guān)聯(lián)，將分類的標(biāo)準(zhǔn)、分類方法、類目內(nèi)容等固定下來的成果，是該項(xiàng)目（或本單位或本系統(tǒng)）用以指導(dǎo)基建檔案進(jìn)行分類整理的依據(jù)性文件?；n案的分類方案，實(shí)際上就是一個(gè)工程項(xiàng)目檔案（或一個(gè)單位一個(gè)系統(tǒng)全部基建檔案）的分類類目表，它由各大類和各級(jí)屬類（二級(jí)、三級(jí)……）的類目組成。各大類和各級(jí)屬類構(gòu)成分類方案的類目體系。在進(jìn)行基建檔案的分類時(shí)，以分類方案為指導(dǎo)，根據(jù)基建檔案在分類方案在類目體系中的具體位置“對(duì)號(hào)入座”，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類。因此，基建檔案分類方案的類目體系，必須滿足分類方案的類目體系的可包容性、嚴(yán)整性和相對(duì)穩(wěn)定性的要求。二、文件材料的鑒別為確?；n案的歸檔質(zhì)量，在整理工作中，要對(duì)基建工程文件材料進(jìn)行鑒別工作，其內(nèi)容包括歸檔材料完整性的鑒別，歸檔材料準(zhǔn)確性的鑒別，文件材料屬性的鑒別，文件材料保存價(jià)值和保管期限的鑒別，文件材料密級(jí)的鑒別。鑒別工作直接關(guān)系著基建檔案的完整系統(tǒng)和質(zhì)量。

1、完整性鑒別為保證歸檔材料的完整，歸檔文件材料在整理歸檔前都應(yīng)按項(xiàng)目收集齊全，完整成套。在一套基建工程文件材料內(nèi)，不能缺項(xiàng)；在一份文件材料內(nèi)，不能缺張少頁。一個(gè)項(xiàng)目的基建工程文件材料應(yīng)該能夠完整地反映工程建設(shè)的全部內(nèi)容和歷史面貌。2、準(zhǔn)確性鑒別為保證基建工程文件材料的準(zhǔn)確性，歸檔的文件材料應(yīng)達(dá)到兩個(gè)“一致”，一是基建工程文件材料應(yīng)該同它所記載和反映的基建過程和對(duì)象相一致；二是同一個(gè)基建項(xiàng)目的文件材料相互之間在內(nèi)容上相一致。并要做到：文件材料的簽署手續(xù)（包括簽字簽章）要齊備，竣工圖圖物相符，文件材料不得用復(fù)印件和傳真件代替原件歸檔。3、文件材料屬性鑒別就是把基建工程文件材料、科技資料、政務(wù)文件三者區(qū)分清楚，以便把應(yīng)歸檔的基建工程文件材料整理歸檔，有效地保持基建檔案的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)成套。4、保管期限的鑒別歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)是具有保存價(jià)值的材料。因此，歸檔之前，要根據(jù)基建檔案的歸檔范圍和保管期限表等有關(guān)規(guī)定和文件材料的實(shí)際情況，鑒別文件材料是否具有保存價(jià)值，從而確定哪些材料應(yīng)該整理歸檔，哪些材料不必歸檔。并對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料確定具體的保管期限?；n案的保管期限，劃分為永久、長期和短期三種，其中永久表示文件材料需50年以上保存，長期為16－50年，需保存15年（含15年）以下為短期。5、密級(jí)的鑒別這項(xiàng)工作的內(nèi)容，是審查和確定應(yīng)歸檔的文件材料的機(jī)密等級(jí)，以便根據(jù)不同的密級(jí)分別組成不同的案卷?；üこ涛募牧厦芗?jí)的劃分，應(yīng)以上級(jí)主管機(jī)關(guān)的技術(shù)政策、保密規(guī)定等指導(dǎo)性文件為依據(jù)，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的專業(yè)性質(zhì)，由建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行。密級(jí)劃分為三級(jí)，即絕密、機(jī)密和秘密。三、組織保管單位(卷)歸檔的基建文件材料不應(yīng)是一堆雜亂無章的材料，也不應(yīng)是單份文件或圖紙，而應(yīng)該經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成保管單位（保管單位的形式有卷、冊(cè)、袋、盒，通常稱之為卷）。保管單位（卷）是一組具有有機(jī)聯(lián)系的、價(jià)值大體相同的文件材料的聚合體1、組卷的要求①一是它是一組文件材料，這組文件材料是具有有機(jī)聯(lián)系的，不是內(nèi)容不相關(guān)的一堆文件材料的隨意組合，而是由相互之間的密切聯(lián)系的文件材料組成的有機(jī)整體，“有機(jī)聯(lián)系”是保管單位的本質(zhì)特征，也是組卷的基本要求。比如，一個(gè)基建項(xiàng)目的全部文件材料，可以組成一卷，如果這個(gè)項(xiàng)目的文件材料數(shù)量較多，也可以按其內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系，分別組成若干卷。1、組卷的要求②二是卷內(nèi)的文件材料的數(shù)量要適度。組卷時(shí)，不但要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，還要從的利于保管和利用的目的出發(fā)，善于處理整體與部分，大的聯(lián)系與小的聯(lián)系之間的關(guān)系，從而使案卷內(nèi)文件材料的數(shù)量適當(dāng)。比如，一個(gè)基建工程項(xiàng)目的竣工圖有上萬張，作為該項(xiàng)目的一套完整的材料，它們之間是有有機(jī)聯(lián)系的；一個(gè)工程項(xiàng)目有許多個(gè)建筑物、構(gòu)筑物組成，每個(gè)建筑物、構(gòu)筑物又有上百張竣工圖，其內(nèi)部之間也存在著有機(jī)聯(lián)系；一個(gè)建筑物的一套竣工圖按專業(yè)也可分為土建、結(jié)構(gòu)、水、暖、電等，每個(gè)專業(yè)的圖紙又是具有有機(jī)聯(lián)系的。這說明，“有機(jī)聯(lián)系”的范圍，其大小幅度伸縮性很大。很顯然，把一個(gè)基建項(xiàng)目的上萬張竣工圖組成一卷是不適當(dāng)?shù)摹Ｗ鳛楸９軉挝唬ň恚?，還應(yīng)該有一個(gè)量的界限，這就是保管單位（卷）的組合度。一般情況下，一個(gè)保管單位（卷）的組合度為100±50張A4基本圖幅的圖紙厚度為宜1、組卷的要求③三是卷內(nèi)文件材料的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)該一致。但由于保持“有機(jī)聯(lián)系”和“區(qū)分價(jià)值”、“劃分密級(jí)”是從三個(gè)不同的角度提出的要求，其衡量標(biāo)準(zhǔn)不可能完全一致。應(yīng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主，在維護(hù)有機(jī)聯(lián)系的前提下，再考慮按不同價(jià)值和密級(jí)組卷，不要將有著密切聯(lián)系的文件材料硬性分開，在鑒定、保管和提供利用時(shí)，價(jià)值小的服從價(jià)值大的，密級(jí)低的服從密級(jí)高的。2、組卷的方法①①按結(jié)構(gòu)組卷。這種方法，主要用于基建工程中的生產(chǎn)設(shè)備及工藝管線等安裝工程文件材料，尤其是施工圖、竣工圖。②按子項(xiàng)組卷。這種方法常用于基建工程的施工、安裝子項(xiàng)文件材料的組卷。③按工序或階段組卷。這種方法適用于較大基建項(xiàng)目或設(shè)備工藝安裝，如按前期管理階段、設(shè)計(jì)階段、施工安裝階段……等組卷。④按專業(yè)組卷。這種方法適用于不同的施工安裝專業(yè)和工程圖紙等。2、組卷的方法②⑤按問題組卷。這種方法就是按文件材料所反映的不同問題組卷。如都為征用土地工作中形成的文件材料，可以組到一起。⑥按名稱組卷。這種方法就是按照文件材料的不同名稱，分別組卷。如隱蔽工程記錄、分部分項(xiàng)質(zhì)量評(píng)定表等⑦按區(qū)域組卷。這種方法適用于送變電線路建設(shè)、公路項(xiàng)目建設(shè)等的文件材料組卷。⑧按時(shí)間組卷。就是按照文件材料所反映或形成的時(shí)間，分別組卷。⑨按作者組卷。就是按文件材料的形成單位組卷。如按不同的參建單位所形成的文件材料分別組卷。3、卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列①

卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列，其目的是為了更好地保持和正確地反映文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于今后的管理和查找利用。1、文字材料的排列。文字材料的排列，可以按照問題、重要程度、時(shí)間順序等方法排列。即同一問題的文件材料，應(yīng)集中排列在一起，反映重要問題的文件材料，可以排列在一卷的最前面；同一問題中重要的文件材料，可排在該問題其它文件材料的前面，如結(jié)果性的文件材料在前，過程性的文件材料在后；不同問題或同一問題中不同的文件材料，除按重要程度將重要的提前外，其它的文件材料，可按文件材料反映或形成的時(shí)間先后順序排列。3、卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列②

1、圖樣材料排列。都是圖樣材料組成的案卷，可以根據(jù)圖紙相互之間的隸屬關(guān)系，按照總體到局部的關(guān)系，結(jié)合圖紙形成的時(shí)間順序排列。3、圖文混合材料的排列。由圖樣材料和文字性材料混合組成的案卷，如果文字性材料是對(duì)全面情況進(jìn)行說明或具有指導(dǎo)性的，則排在圖樣材料前面；如果文字性材料只是對(duì)卷內(nèi)圖樣材料進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的一般說明，則排在圖樣材料后面。四、編目編目就是以卷為對(duì)象，通過一定的形式，固定案卷系統(tǒng)整理的成果，揭示卷內(nèi)文件材料內(nèi)容與成份的工作。編目的內(nèi)容有：編頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表和卷內(nèi)封面。1、編制頁號(hào)文件材料排列順序確定以后，就應(yīng)當(dāng)編制頁號(hào)。頁號(hào)必須編制在有書寫內(nèi)容的頁面上；頁號(hào)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注，頁號(hào)編寫在文件材料的右下角，背面需要編頁號(hào)的，應(yīng)編寫在左下角。圖紙的頁號(hào)一般在圖紙圖標(biāo)框外下釤編寫。有下列情況的可不編寫頁號(hào)：成套圖樣或印刷成冊(cè)的工程文件材料。成套圖樣或印刷成冊(cè)的工程文件材料，與其它工程文件材料組成一卷的，應(yīng)將其排在最后，作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，可不必另行編寫頁號(hào)，只須在目錄備注中，注明總頁數(shù)即可。卷內(nèi)目錄和備考表不編寫頁號(hào)。2、填寫卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是反映一卷檔案中包含的文件材料基本情況的表格，是卷內(nèi)每一份文件材料的明細(xì)表。其內(nèi)容包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號(hào)和備注等，卷內(nèi)目錄排放在每卷文件材料的最前面。序號(hào)是指該份文件材料在卷內(nèi)的排列序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。文件編號(hào)是卷內(nèi)每份文件材料的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、合同編號(hào)等。責(zé)任者是該份文件材料的形成部門或主要形成部門。文件材料題名是指該文件材料的具體名稱。有些文件材料自身名稱不全時(shí)，填寫時(shí)應(yīng)補(bǔ)全，如：隱蔽工程記錄等，填寫時(shí)應(yīng)將該隱蔽工程記錄的是哪個(gè)基建工程項(xiàng)目，哪個(gè)部位的隱蔽工程記錄填寫齊全。日期應(yīng)填寫該份文件材料的形成日期。頁號(hào)應(yīng)填寫該份文件材料在卷內(nèi)的頁碼或頁碼區(qū)間。3、填寫卷內(nèi)備考表備考表是用來記載和說明歸檔前和歸檔后卷內(nèi)文件材料基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)案卷的管理和使用及鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表填寫的內(nèi)容主要有：該卷檔案中文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和提供使用過程中需要說明的問題等；檔案內(nèi)容相同而載體形式不同且另行保管的檔案的檔案互見號(hào)及檔案載體形式；立卷人、檢查人及立卷日期和檢查日期。卷內(nèi)備考表排列在文件材料最后面。4、編制卷內(nèi)封面卷內(nèi)封面是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和形式特征的一種工具。卷內(nèi)封面需填寫的內(nèi)容有：檔號(hào)：同基建檔案的分類方法的結(jié)構(gòu)相一致，它是基建檔案分類代字、代號(hào)和該卷檔案在分類體系某類目下的排列順序號(hào)的組合體。檔案館（室）代號(hào)：填寫國家給定的檔案館或檔案室的代號(hào)。